ตัวอย่างข้อจำกัดของโครงการ 6 อันดับแรก

เร็ว ถูก หรือดี เลือกสองอย่าง ฟังแล้วเบื่อมั้ย? หนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดที่ผู้จัดการโครงการทุกคนต้องเผชิญคือข้อจำกัดของโครงการ ข้อจำกัดของโครงการไม่เพียงแต่จำกัดโครงการเท่านั้น แต่ยังอาจเป็นอันตรายต่อความสำเร็จได้อย่างรวดเร็ว นี่คือเหตุผลที่จำเป็นต้องทราบข้อจำกัดที่เป็นไปได้ทั้งหมด อิทธิพลที่มีต่อกันและกัน และเครื่องมือการจัดการโครงการที่จัดการกับข้อจำกัดเหล่านั้น

ข้อจำกัดของโครงการคืออะไร?

ข้อจำกัดของโครงการในการจัดการโครงการคือสิ่งที่จำกัดขอบเขตของโครงการ มันคุกคามความเร็วและคุณภาพของโครงการ และอาจทำให้ต้องใช้งบประมาณเกิน แม้ว่าจะมีข้อจำกัดที่เป็นไปได้หลายอย่าง แต่ที่พบบ่อยที่สุดเรียกว่าข้อจำกัดสามข้อ

แบบจำลองข้อจำกัดสามประการ

ผู้จัดการโครงการทุกคนรู้ (และมักจะกลัว) ข้อจำกัดของโครงการแบบคลาสสิกในการจัดการโครงการ:

• เวลา: กำหนดเส้นตายสำหรับการส่งมอบผลงานคือเท่าไร?
• ขอบเขต: ผลลัพธ์ที่คาดหวังคืออะไรกันแน่?
• ค่าใช้จ่าย: มีเงินเท่าไหร่เพื่อให้บรรลุผลนี้?

หากคุณเปลี่ยนด้านหนึ่งของสามเหลี่ยมนี้ มันจะส่งผลต่ออีกสองด้าน หากคุณสามารถครอบคลุมข้อจำกัดสามประการได้ คุณมีแนวโน้มที่จะส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จมากกว่า

วิธีครอบคลุมข้อจำกัดสามประการนั้นยาก แต่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมสามารถช่วยได้ ProjectManager คือเครื่องมือการจัดการงานและโครงการที่รวบรวมข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อการตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น ผู้จัดการโครงการสามารถใช้เครื่องมือการรายงานของเราเพื่อเจาะลึกข้อมูลและกรองรายงานเกี่ยวกับสถานะ พอร์ตโฟลิโอ งาน ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ เพื่อทำความเข้าใจว่าสิ่งใดที่เป็นไปตามแผนและสิ่งที่ไม่เป็นไปตามนั้น รายงานเหล่านี้ง่ายต่อการแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้ข้อมูลอัปเดตอย่างรวดเร็ว เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

ข้อจำกัดของโครงการทั้ง 6 ประการ

โครงการมักจะถูกกำหนดให้ประสบความสำเร็จหากวัตถุประสงค์ของโครงการบรรลุตามกำหนดเวลาและเสร็จสิ้นภายในงบประมาณ นอกเหนือจากเวลา ขอบเขต และค่าใช้จ่ายแล้ว ยังมีข้อจำกัดเพิ่มเติมอีก 6 ข้อที่จำกัดกระบวนการในการบรรลุเป้าหมายของโครงการอย่างเหมาะสม

1. ค่าใช้จ่าย

โครงการของคุณต้องการทรัพยากร เช่น แรงงาน วัสดุและอุปกรณ์ ซึ่งทั้งหมดนี้มีค่าใช้จ่าย ในฐานะผู้จัดการโครงการ เป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องแน่ใจว่าคุณประเมินต้นทุนโครงการของคุณอย่างถูกต้องในระหว่างขั้นตอนการวางแผนและก่อนดำเนินการ นั่นคือเวลาที่คุณจะสร้างงบประมาณโครงการที่ครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณ หากคุณไม่สามารถกำหนดงบประมาณโครงการที่เพียงพอ โครงการของคุณอาจล้มเหลว

2. เวลา

หากต้องการจัดการเวลาที่สามารถดำเนินโครงการได้อย่างเหมาะสม คุณต้องสร้างกำหนดการที่กำหนดไทม์ไลน์สำหรับการดำเนินงานโครงการของคุณ กำหนดการโครงการยังกำหนดทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับแต่ละกิจกรรมโครงการโดยเฉพาะ เวลาเป็นข้อจำกัดของโครงการที่สำคัญ เนื่องจากหากไม่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม อาจส่งผลต่อข้อจำกัดอื่นๆ เช่น ขอบเขตและคุณภาพ ความล้มเหลวในการติดตามเวลาอาจส่งผลให้พลาดกำหนดเวลาและขอบเขตโครงการลดลง ที่แย่ไปกว่านั้น มันยังอาจลดคุณภาพของสิ่งที่ส่งมอบได้อีกด้วย

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลต Timesheet ฟรีสำหรับ Excel

3. ขอบเขต

ขอบเขตโครงการหมายถึงงานทั้งหมดที่จะดำเนินการในโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดกิจกรรม ผลลัพธ์ และเหตุการณ์สำคัญ นอกเหนือจากสิ่งที่จะไม่ทำเพื่อกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้จัดการโครงการใช้โครงสร้างการแบ่งงานเพื่อแบ่งขอบเขตโครงการออกเป็นส่วนย่อยที่เล็กกว่าและสามารถจัดการได้มากขึ้น

4. คุณภาพ

แม้ว่าข้อจำกัดนี้จะค่อนข้างคล้ายกับขอบเขต แต่ก็แตกต่างกันเล็กน้อยเมื่อขอบเขตกำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น ขอบเขตของโครงการของคุณอาจเกี่ยวข้องกับการสร้างหน้าเว็บ 10 หน้า คุณภาพเน้นที่คุณลักษณะของแต่ละหน้าเว็บเหล่านี้ เมื่อคิดถึงคุณภาพของโครงการ ให้ถามตัวเองว่า “ผลลัพธ์ตรงกับความคาดหวังมากน้อยเพียงใด”

ในตัวอย่างของเรา คุณภาพไม่ได้กำหนดจำนวนหน้าเว็บ แต่อาจมีความทนทานต่อคุณภาพเกี่ยวกับจำนวนคำ บางทีคุณอาจขอ 1,000 คำโดยมีค่าความคลาดเคลื่อนด้านคุณภาพที่ +/- 100 คำ หากหน้าเว็บมีคำ 900 คำ คุณจะต้องอนุมัติ แต่ถ้าหน้าเว็บอื่นมีคำเพียง 850 คำ คุณจะปฏิเสธ

คุณภาพสัมพันธ์กับข้อจำกัดอื่นๆ สมมติว่าคุณหมดเวลาแล้วและจำเป็นต้องถึงวันครบกำหนดที่แน่นอน คุณสามารถดำเนินการตามกำหนดเวลาได้โดยขยายความทนทานต่อคุณภาพและลดจำนวนคำเป็น 800

5. ความเสี่ยง

การจัดการความเสี่ยงเป็นงานที่สำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการ แต่คำนี้หมายถึงอะไรจริงๆ คุณสามารถประมาณความน่าจะเป็นที่ความเสี่ยงจะมีผลกระทบต่อโครงการของคุณ บางทีคุณกำลังสร้างโครงลวดสำหรับเว็บไซต์ของคุณและคุณตัดสินใจที่จะข้ามการตรวจทานของลูกค้าเนื่องจากคุณกำลังทำงานล่าช้า ในกรณีนี้ มีความเสี่ยงที่ลูกค้าจะปฏิเสธหน้าเว็บสุดท้ายของคุณ

แน่นอน คุณสามารถควบคุมความเสี่ยงได้ในระดับหนึ่ง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตัดสินใจที่จะหลีกเลี่ยงความเสี่ยงและยืนยันในขั้นตอนการตรวจสอบ แต่การตัดสินใจนี้ส่งผลต่อไทม์ไลน์และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องของคุณ เนื่องจากลูกค้าจะตรวจทานการออกแบบแต่ละแบบของคุณ และผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องดูแลกระบวนการนี้

6. ทรัพยากร

ทรัพยากรมีความเชื่อมโยงอย่างมากกับต้นทุนโครงการ จำนวนเงินที่มีอยู่สำหรับการบรรลุผลตามที่ต้องการอาจจำกัดการใช้และการจัดหาทรัพยากรซึ่งสร้างข้อจำกัดแยกต่างหาก

บางครั้ง แม้แต่เงินจำนวนไม่สิ้นสุดก็ไม่อนุญาตให้คุณได้รับทรัพยากรเฉพาะที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น อาจใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดไว้เพื่อรับทรัพยากรจริงในโครงการ (เช่น ชิป) ซึ่งทำให้คุณพลาดกำหนดเวลา หากทรัพยากรนี้จำเป็นต่อโครงการ คุณจะต้องเสียสละเวลาให้ถึงกำหนดเนื่องจากไม่มีเงินในจำนวนที่เหมาะสมสามารถลดเวลาการส่งมอบได้

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการวางแผนทรัพยากรฟรีสำหรับ Excel

วิธีจัดการข้อจำกัดของโครงการ

การจัดการข้อจำกัดของโปรเจ็กต์เป็นวิธีการจัดการโปรเจ็กต์โดยพื้นฐาน คุณต้องตรวจสอบและติดตามข้อจำกัดของโครงการตลอดวงจรชีวิตของโครงการและตรวจจับความผิดปกติเพื่อแก้ไขอย่างรวดเร็ว การจัดการข้อจำกัดช่วยให้โครงการของคุณเป็นไปตามแผนและอยู่ในงบประมาณ ต่อไปนี้คือหกวิธีในการจัดการข้อจำกัดของโครงการ

• ต้นทุน: แผนการจัดการต้นทุนคือแผนกลยุทธ์สำหรับงบประมาณโครงการของคุณ เป็นแนวทางสี่ทางที่คำนึงถึงการวางแผนทรัพยากร การประมาณต้นทุน การจัดทำงบประมาณ และการควบคุมต้นทุน ใช่ เป็นแผน แต่จะนำไปใช้ตลอดโครงการเพื่อช่วยจัดทำเอกสารค่าใช้จ่ายและควบคุมข้อจำกัดด้านต้นทุนของคุณ
• เวลา: แผนการจัดการเวลาเป็นวิธีการติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงานและความคืบหน้าในโครงการของคุณ มันเกี่ยวข้องกับการวางแผนกำหนดการที่ถูกต้อง จากนั้นตรวจสอบและควบคุมตารางเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าเวลาจริงของคุณสอดคล้องกับแผนการจัดการเวลาของคุณ เวลาเป็นหนึ่งในข้อจำกัดหลักของโครงการและเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของโครงการ
• ขอบเขต: แผนการจัดการขอบเขตเกี่ยวข้องกับกระบวนการทั้งหมดที่รวมอยู่ในการดำเนินโครงการ ขอบเขตทำหน้าที่เป็นแผนงานสำหรับโครงการและกำหนดขอบเขตของโครงการ การจัดการข้อจำกัดของโปรเจ็กต์ขอบเขตมีความสำคัญ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงจะส่งผลกระทบต่อขอบเขตเสมอ หากไม่มีแผนงาน โครงการอาจตกรางได้อย่างรวดเร็ว
• คุณภาพ: มีแผนการจัดการคุณภาพเพื่อช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมงานโครงการบรรลุความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณสามารถส่งมอบโครงการได้ตรงเวลาและแม้จะอยู่ภายใต้งบประมาณ แต่ถ้าคุณภาพไม่เป็นไปตามความคาดหวัง ก็ถือว่าล้มเหลว ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือลูกค้าจะทบทวนแผนเพื่อให้แน่ใจว่าการจำกัดโครงการนั้นถูกต้อง
• ความเสี่ยง: แผนการจัดการความเสี่ยงช่วยในการระบุและตอบสนองต่อปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในโครงการ ความเสี่ยงเหล่านี้สามารถส่งผลกระทบต่อข้อจำกัดของโครงการ ดังนั้นการระบุสิ่งที่อาจเกิดขึ้น ประเมินผลกระทบในโครงการ สร้างการบรรเทาความเสี่ยงหรือแผนฉุกเฉิน และติดตามความเสี่ยงเหล่านี้หรือความเสี่ยงอื่นๆ อยู่เสมอ เพื่อให้คุณสามารถจัดการกับความเสี่ยงเหล่านี้ได้อย่างถูกต้อง
• ทรัพยากร: ใช้แผนการจัดการทรัพยากรเพื่อเป็นแนวทางในการจัดหมวดหมู่ จัดสรร จัดการและเผยแพร่ทรัพยากรของโครงการ เช่น ทีม อุปกรณ์และวัสดุ หากไม่มีการจัดการทีมของคุณและทรัพยากรที่จำเป็น โปรเจ็กต์จะได้รับผลกระทบ

ปรับสมดุลข้อจำกัดโครงการ

นอกจากการกำหนดขั้นตอน แนวทาง และกิจกรรมเพื่อจัดการข้อจำกัดของโครงการแล้ว ผู้จัดการโครงการยังสามารถสร้างสมดุลได้ เมื่อพิจารณาถึงความสำคัญของข้อจำกัดของโครงการเพื่อส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ ผู้จัดการโครงการต้องเข้าใจขั้นตอนเหล่านี้เพื่อจัดการ

ก่อนอื่นคุณต้องวางแผน แผนข้างต้นได้รับการพัฒนาในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของโครงการ อย่างไรก็ตาม คุณต้องวางแผนแต่ละขั้นตอนของโครงการในวงจรชีวิตของโครงการด้วย ซึ่งมักจะเริ่มต้นด้วยโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เพื่อระบุแต่ละงานและการส่งมอบในโครงการ

ต่อไป คุณจะต้องดูข้อจำกัดของโครงการแต่ละข้อและพิจารณาว่าข้อจำกัดเหล่านั้นจะส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณอย่างไร นี่คือจุดเริ่มต้นของการจัดการความเสี่ยงและการปรับระดับทรัพยากร การปรับระดับทรัพยากรกำลังปรับปรุงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับข้อจำกัดของทรัพยากรเพื่อสร้างสมดุลให้กับความต้องการทรัพยากรเหล่านั้น คุณจะต้องมีแผนการจัดการคุณภาพตามที่กล่าวไว้ข้างต้น

การรักษาภาระงานของทีมให้สมดุลก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน หากคุณสร้างภาระให้พวกเขามากเกินไป พวกเขาจะต้องเหนื่อยหน่าย ซึ่งหมายความว่าคุณจะสูญเสียประสิทธิภาพการทำงานจากสมาชิกในทีม ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการโดยรวม การจัดการทรัพยากรของคุณอย่างเหมาะสมถือเป็นหนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดของข้อจำกัดของโครงการ

นอกเหนือจากแผนการจัดการที่จำเป็นในการจัดการข้อจำกัดของโครงการแล้ว ยังมีการสื่อสารที่ต้องพิจารณาด้วย การมีการสื่อสารที่ชัดเจน โปร่งใส และสม่ำเสมอระหว่างทีมโครงการสามารถช่วยให้คุณดำเนินโครงการได้อย่างราบรื่น สิ่งสำคัญคือต้องทราบข้อจำกัดต่างๆ ของโครงการ เนื่องจากวิธีเดียวที่จะควบคุมได้คือการทำความเข้าใจ เมื่อทำการตัดสินใจที่สำคัญ อย่าพิจารณาแต่เวลา ขอบเขต และงบประมาณเท่านั้น แต่ยังคำนึงถึงคุณภาพ ความเสี่ยง ทรัพยากร ความยั่งยืน องค์กร วิธีการ และความพึงพอใจของลูกค้าด้วย

ProjectManager ช่วยคุณจัดการข้อจำกัด

ข้อจำกัดต้องได้รับการจัดการในโครงการใดๆ ในการดำเนินการดังกล่าว คุณต้องมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ช่วยให้คุณสามารถวางแผน ติดตาม และปรับให้เข้ากับข้อจำกัดในขณะที่โครงการของคุณพัฒนาขึ้น ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณจัดการทุกแง่มุมของโปรเจ็กต์ ซึ่งรวมถึงข้อจำกัดของโปรเจ็กต์ด้วย

วางแผนที่แม่นยำยิ่งขึ้น

หากคุณไม่ระมัดระวังงบประมาณ เงินจะทำให้โครงการแห้ง ProjectManager ช่วยคุณวางแผนโครงการของคุณด้วยแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ที่จัดกำหนดการงานตามไทม์ไลน์และติดตามค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงานแต่ละงานเหล่านั้น วิธีนี้จะทำให้คุณไม่พลาด คุณยังสามารถเชื่อมโยงการขึ้นต่อกันเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดที่ทำให้คุณหลงทางได้

เครื่องมือการจัดการทรัพยากร

อีกวิธีหนึ่งสำหรับค่าใช้จ่ายที่จะควบคุมไม่ได้และทำให้กำหนดการของคุณแย่ลงคือเมื่อทรัพยากรไม่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม ProjectManager ให้คุณควบคุมทรัพยากรของคุณ ไม่ว่าจะเป็นต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับซัพพลายเออร์และผู้ขาย หรือทีมงานโครงการของคุณและการจัดสรรงาน คุณจะเห็นข้อมูลทั้งหมดแบบเรียลไทม์

เมื่อพูดถึงทีม เวลาของพวกเขาต้องได้รับการจัดการ ProjectManager มีแผ่นเวลาที่ทำให้พวกเขาส่งและผู้จัดการอนุมัติได้ง่าย นอกจากนี้ การรายงานโครงการในเชิงลึกยังช่วยให้คุณควบคุมข้อจำกัดของโครงการได้ มีหลายวิธีในการดูและควบคุมข้อจำกัดบน ProjectManager.com

การปรับสมดุลข้อจำกัดทั้งหมดภายในการจัดการโครงการต้องใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการติดตามและการรายงาน ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่มีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์และเครื่องมือการรายงานเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ งบประมาณ และอื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของคุณบรรลุข้อสรุปที่ประสบความสำเร็จ ดูด้วยตัวคุณเองและทดลองใช้งานฟรี 30 วัน