เคล็ดลับ 10 ข้อสำหรับทีมขายเกี่ยวกับวิธีรักษาการสื่อสารให้ปลอดภัย

การทำงานระยะไกลสามารถอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานได้มาก แต่ก็อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อการละเมิดความปลอดภัยอย่างร้ายแรง บางครั้งพนักงานใช้คอมพิวเตอร์ของตนเองและการเชื่อมต่อ Wi-Fi ที่ไม่ปลอดภัยต่างๆ โดยไม่คำนึงถึงมาตรการรักษาความปลอดภัย ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับบริษัทที่จะต้องแน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดจะยังคงปลอดภัย

นั่นคือสิ่งที่บทความนี้จะเน้น ด้านล่างนี้ มีเคล็ดลับ 10 ข้อสำหรับทีมขายในการรักษาการสื่อสารให้ปลอดภัย รวมถึงการใช้บริการแฟกซ์ออนไลน์ การตรวจสอบการหลอกลวงแบบฟิชชิ่ง การให้ความรู้พนักงานเกี่ยวกับความปลอดภัยออนไลน์ การซื้อซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกล และอื่นๆ อีกมากมาย

และแม้ว่าทั้งหมดจะดูชัดเจน แต่ธุรกิจจำนวนมากยังคงล้มเหลวในการดำเนินการดังกล่าวเมื่อสร้างกลยุทธ์การรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์

บริการโทรสารออนไลน์

แม้ว่าการส่งแฟกซ์จะไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีสำหรับการแลกเปลี่ยนไฟล์ แต่ก็เป็นวิธีการสื่อสารที่ปลอดภัยที่สุดวิธีหนึ่งสำหรับทีมขาย ด้วยการใช้บริการแฟกซ์ฟรีหรือชำระเงินที่เชื่อถือได้ ธุรกิจต่างๆ สามารถส่งแฟกซ์โดยไม่ต้องใช้เครื่องแฟกซ์ใดๆ ยิ่งไปกว่านั้น บริการดังกล่าวใช้เทคโนโลยีใหม่ล่าสุดเพื่อรับรองความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือเมื่อส่งไฟล์ที่มีข้อมูลสำคัญของบริษัท ทั้งหมดที่ใช้ในการเริ่มส่งแฟกซ์ออนไลน์คือการดาวน์โหลดแอปหรือซอฟต์แวร์ที่กำหนด แอปพลิเคชันดังกล่าวมีอยู่ในอุปกรณ์ยอดนิยมทั้งหมด ทำให้ธุรกิจมีความสะดวกสบายซึ่งมีตัวเลือกอื่นอีกมากมายที่เทียบไม่ได้

ตรวจสอบการหลอกลวงแบบฟิชชิ่ง

การหลอกลวงแบบฟิชชิ่งเป็นหนึ่งในวิธีทั่วไปที่สุดในการเปิดเผยข้อมูลของบริษัท ใช้เพื่อหลอกล่อพนักงานให้เปิดเผยรหัสผ่าน รายละเอียดธนาคาร หรือข้อมูลส่วนตัวอื่นๆ จากการศึกษาต่างๆ อีเมลฟิชชิ่งโดยเฉลี่ยจะถูกเปิดห้าครั้งก่อนที่จะถูกลบ นอกจากนี้ การวิจัยอื่นๆ เปิดเผยว่า 70% ของพนักงานทั้งหมดที่ได้รับอีเมลฟิชชิ่งคลิกลิงก์ ซึ่งหมายความว่าพนักงานทุกคนควรได้รับการศึกษาเกี่ยวกับการหลอกลวงแบบฟิชชิ่งและวิธีหลีกเลี่ยง

การให้ความรู้พนักงานเกี่ยวกับความปลอดภัยออนไลน์

พนักงานทุกคนควรรับทราบนโยบายความปลอดภัยออนไลน์ของบริษัท พวกเขาจำเป็นต้องรู้ว่าข้อมูลส่วนบุคคลประเภทใดที่พวกเขาสามารถแบ่งปันทางออนไลน์และวิธีสื่อสารอย่างปลอดภัยกับเพื่อนร่วมงาน บางบริษัทใช้ Business Email Compromise (BEC) เพื่อให้ความรู้พนักงานเกี่ยวกับวิธีการทำงานของนักต้มตุ๋น

การฝึกอบรมพนักงานทางไกลเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการให้ความรู้พนักงานเกี่ยวกับการละเมิดความปลอดภัย เป็นไปได้ที่จะสร้างโปรแกรมการฝึกอบรมออนไลน์ จากนั้นฝึกอบรมพนักงานโดยส่งลิงก์ไปยังหลักสูตรและให้พวกเขาดำเนินการให้เสร็จตามเวลาและกำหนดการของตนเอง

การจัดซื้อซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสสำหรับพนักงานระยะไกลทุกคน

ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสส่วนใหญ่ในปัจจุบันมาพร้อมกับเวอร์ชันฟรีที่สามารถใช้สำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกลได้ สามารถใช้เพื่อป้องกันพนักงานของบริษัททุกคนจากไวรัส สปายแวร์ และมัลแวร์ ด้วยเหตุนี้ จึงช่วยลดโอกาสที่จะถูกละเมิดความปลอดภัยและทำให้ธุรกิจใด ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การจำกัดการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

หากทีมขายทำงานจากระยะไกล สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าพวกเขาไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนผ่านแอปหรือเครือข่ายโซเชียลมีเดียใดๆ ตัวอย่างเช่น Salesforce จำกัดการเข้าถึงคอนเทนเนอร์ที่เก็บข้อมูล เว้นแต่มีคนมีสิทธิ์ที่เหมาะสมหรือลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ระดับผู้ดูแล

ไม่ใช้เครือข่าย Wi-Fi ที่ไม่ปลอดภัย

เมื่อใช้เครือข่าย Wi-Fi สาธารณะ อุปกรณ์ของเราเสี่ยงต่อการถูกโจมตีหลายครั้ง นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะหลีกเลี่ยงการเชื่อมต่อ Wi-Fi ที่ไม่ปลอดภัยเมื่อทำได้ และไม่เปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนบนเครือข่ายสาธารณะ ทุกครั้งที่มีคนเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตสาธารณะ พวกเขาควรทำผ่าน VPN เพื่อให้พวกเขาสามารถแลกเปลี่ยนไฟล์และเอกสารได้อย่างปลอดภัยในขณะที่ทำงานจากระยะไกล

การใช้ VPN

Virtual Private Networks (VPN) เป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะปลอดภัยเสมอในขณะที่ทำงานจากระยะไกล พวกเขาให้การเชื่อมต่อที่ปลอดภัยระหว่างคอมพิวเตอร์และเซิร์ฟเวอร์ VPN ซึ่งหมายความว่าข้อมูลทั้งหมดจะผ่านอุโมงค์ที่เข้ารหัสก่อนที่จะถึงปลายทาง มันทำงานเหมือนอุโมงค์ที่เข้ารหัสระหว่างอุปกรณ์และเซิร์ฟเวอร์ VPN ในประเทศอื่น ด้วยวิธีนี้ แฮกเกอร์จะไม่สามารถ (หรือจะพบว่ามันยากมาก) ในการขโมยข้อมูลส่วนบุคคลในขณะที่ใช้เครือข่าย Wi-Fi ที่ไม่ปลอดภัย

อีกสิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับการใช้ VPN ก็คือมันค่อนข้างถูกและมีรายการ VPN ที่ดีที่สุดพร้อมแผนธุรกิจที่หลากหลาย ทั้งหมดนั้นทำให้ VPN เป็นหนึ่งในโซลูชั่นที่ดีที่สุดที่บริษัทสามารถพิจารณาได้เพื่อรักษาความปลอดภัยในการสื่อสาร

การใช้การตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย

การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย (2FA) เป็นวิธีความปลอดภัยที่สำคัญที่ทุกบริษัทควรใช้เมื่อจัดการพนักงานจากระยะไกล ต้องใช้ทั้งรหัสผ่านและรหัสพิเศษที่สร้างโดยแอปตรวจสอบความถูกต้อง เช่น Google Authenticator หรือ Authy ด้วยการใช้ 2FA เราสามารถมั่นใจได้ว่ามีเพียงพนักงานของพวกเขาเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงบัญชีของบริษัท และไม่ใช่ผู้หลอกลวงที่อ้างว่าเป็นหนึ่งในนั้น

การใช้ซอฟต์แวร์การประชุมเสมือนที่ปลอดภัย

วิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการจัดการประชุมเสมือนคือการใช้ซอฟต์แวร์การประชุมเสมือนจริงที่ปลอดภัย ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถสนทนากับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ได้แบบเรียลไทม์ ส่วนที่ดีที่สุดคือสามารถเข้ารหัสบันทึกการแชทและลบออกได้หลังจากการประชุมสิ้นสุดลง ยิ่งไปกว่านั้น มีซอฟต์แวร์การประชุมเสมือนจริงที่ปลอดภัยมากมาย ดังนั้นนายจ้างสามารถทดลองใช้และดูว่าอันไหนดีกว่าสำหรับทีมของพวกเขา อย่างไรก็ตาม ตามหลักการทั่วไป เป็นการดีที่สุดเสมอที่จะใช้เฉพาะโปรแกรมที่มีชื่อเสียงที่สุด เช่น Microsoft Teams, Skype หรือ Zoom ด้วยตัวเลือกมากมาย ไม่มีบริษัทใดที่จะพบว่าเป็นการยากที่จะหาบางสิ่งบางอย่างสำหรับตัวเอง

บทสรุป

การเป็นพนักงานที่อยู่ห่างไกลไม่ได้หมายความว่าต้องมีใครสักคนเสียสละความปลอดภัย ในความเป็นจริง เป็นไปได้ที่จะรักษาข้อมูลให้ปลอดภัยโดยสมบูรณ์โดยใช้เคล็ดลับและเครื่องมือที่กล่าวถึงข้างต้น โดยทำให้แน่ใจว่าพนักงานของพวกเขารู้วิธีหลีกเลี่ยงการหลอกลวงทางฟิชชิ่ง ให้ความรู้แก่พวกเขาเกี่ยวกับความปลอดภัยออนไลน์ การซื้อซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกลทุกคน การจำกัดการเข้าถึงที่ละเอียดอ่อน ข้อมูล เข้ารหัสข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเสมอ ไม่ใช้เครือข่าย Wi-Fi ที่ไม่ปลอดภัย การตั้งค่า VPN สำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกล หรือใช้ 2FA สำหรับบัญชีของพนักงานที่อยู่ห่างไกลทั้งหมด

ด้วยวิธีนี้ นายจ้างสามารถมั่นใจได้ว่าทีมขายของพวกเขาจะสามารถสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ปลอดภัยและมั่นใจได้ว่าข้อมูลของบริษัทจะได้รับการปกป้องเสมอ!

ชีวประวัติของผู้แต่ง

Paul Pleasant เป็นที่ปรึกษาด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ฟรีแลนซ์และผู้เชี่ยวชาญด้านไอที เขาได้ทำงานร่วมกับบริษัทที่จัดตั้งขึ้นหลายแห่งและช่วยให้ธุรกิจจำนวนมากปรับปรุงการป้องกันทางออนไลน์ของตน ในเวลาว่าง เขาชอบดูนก วาดภาพ และฟันดาบ