12 สุดยอดแอพและเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลา

ส่วนที่น่าแปลกใจของการดำเนินธุรกิจคือเวลาที่ใช้ไปกับงานที่ไม่สำคัญต่อภารกิจหลักของคุณ ไม่ว่าคุณจะติดตามค่าใช้จ่ายหรือค้นหาหมายเลขโทรศัพท์ งานธุรการสามารถกินส่วนที่ดีขึ้นของวันทำงานของคุณถ้าคุณปล่อยให้มัน จัดการงานที่ไม่เกี่ยวข้องด้วยเครื่องมือและแอพที่ช่วยประหยัดเวลา นี่คือรายการโปรดบางส่วนของเรา:

การทำงานร่วมกัน

1. การจัดการโครงการ : Basecamp
ค่าใช้จ่าย: เริ่มต้นที่ $20/เดือน; ทดลองใช้งานฟรี 60 วัน

หากคุณรู้สึกว่าคุณได้จัดลำดับรายการสิ่งที่ต้องทำใหม่เป็นเวลาหลายชั่วโมงแล้วแต่ยังไม่เข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณอาจเป็นตัวการที่ซ่อนเร้น มีเหตุผลที่ทำให้ Basecamp ถูกใช้โดยบริษัทกว่า 285,000 แห่งเพื่อทำโครงการหลายแสนโครงการให้เสร็จ: มีอินเทอร์เฟซที่ลื่นไหล รายการสิ่งที่ต้องทำที่ใช้งานง่ายพร้อมความสามารถในการลากและวาง และความสามารถในการเพิ่มผู้ใช้หลายคนในโครงการเพื่อแบ่งปัน ไฟล์ อภิปรายรายละเอียดและแม้กระทั่งมอบหมายงาน ผู้จัดการโครงการสามารถเลือกผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลสำหรับโครงการที่กำหนดภายในระบบ และผู้คนยังสามารถตอบกลับทางอีเมลได้อีกด้วย ทุกอย่างถูกจัดเก็บไว้ด้วยกันภายใต้โครงการเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต Basecamp เป็นเครื่องมือบนเว็บ แต่มีแอพบน Android และ iPhone ด้วย

2. การแชร์เอกสาร : Dropbox
ราคา: ฟรีสูงสุด 2GB

หากคุณไม่มีเวลาส่งอีเมลเอกสารซ้ำแล้วซ้ำอีกถึงผู้ที่ต้องการเอกสาร Dropbox คือความฝัน เพียงแค่สร้างโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน ให้ผู้ใช้ของคุณตอบรับคำเชิญ และ voila คุณจะมีโฟลเดอร์ที่ซิงค์กับคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณ และของเพื่อนร่วมงานหรือสมาชิกในทีมของคุณด้วย (ใครต้องการธัมบ์ไดรฟ์)?

3. การแก้ไขร่วมกัน : Draft
ค่าใช้จ่าย: ฟรี (หรือสมัครสมาชิก $ 3.99 / เดือน)

หากคุณต้องการให้ใครสักคนแสดงความคิดเห็นในบล็อกโพสต์หรืออีเมลที่กำลังจะมีขึ้นก่อนที่จะกดปุ่มส่ง Draft นำเสนออินเทอร์เฟซที่สวยงามซึ่งคุณสามารถดูโพสต์สองเวอร์ชัน โชคดีที่ผู้ทำงานร่วมกันไม่ได้เขียนทับข้อความต้นฉบับ ดังนั้นคุณจึงสามารถเพิกเฉยต่อความคิดเห็นที่ไม่เห็นว่ามีประโยชน์ และรวมความคิดเห็นที่คุณชอบไว้ ฉบับร่างยังช่วยประหยัดเวลาได้มากในการพยายามอ่านคำติชมที่ยืดยาวในกล่องความคิดเห็นเล็กๆ ใน Microsoft Word

4. แชทกลุ่ม : Atlassian HipChat
ค่าใช้จ่าย: ฟรีสำหรับผู้ใช้สูงสุดสองคน $2/เดือน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ต้องการสื่อสารกับทั้งทีมของคุณแม้ว่าพวกเขาจะทำงานจากระยะไกลหรือไม่? HipChat ให้ห้องสนทนา วิดีโอ และความสามารถในการแชร์ไฟล์แก่คุณ ตลอดจนโอกาสในการสนทนาแบบตัวต่อตัว ทำไมถึงประหยัดเวลา? เนื่องจากไม่จำเป็นต้องรับโทรศัพท์ ส่งข้อความ หรือใช้ทางเลือกที่ทำให้เสียเวลา เช่น แชทบน Facebook ซึ่งมีสิ่งรบกวนมากมาย

เงิน

5. การออกใบแจ้งหนี้: Freshbooks
ค่าใช้จ่าย: แผนบริการฟรีสำหรับลูกค้ารายหนึ่ง แผนอื่นๆ มีตั้งแต่ $19.95 ถึง $39.95/เดือน

การพยายามสร้างและติดตามใบแจ้งหนี้ของคุณเองผ่านสเปรดชีตอาจเป็นเรื่องยาก ดังนั้นประหยัดเวลาด้วยการใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เพื่อทำงานสกปรกให้กับคุณด้วยการบัญชีระบบคลาวด์ของ Freshbooks นอกเหนือจากการอนุญาตให้คุณส่งและติดตามการชำระเงินในใบแจ้งหนี้ Freshbooks ยังมีโบนัสเพิ่มเติม: ความสามารถในการนำเข้าและส่งออกข้อมูล การแจ้งเตือนล่าช้าที่สามารถตั้งค่าให้แจ้งเตือนลูกค้าโดยอัตโนมัติ รายงานธุรกิจ ความสามารถในการติดตามเวลาและค่าใช้จ่าย เป็นต้น

6. การติดตามค่าใช้จ่าย: Shoeboxed
ราคา: แผนฟรีหรือแผนชำระเงินตั้งแต่ $9.95 ถึง $99.95/เดือน (มีรุ่นทดลองใช้ฟรีและแผน DIY ฟรี)

Shoeboxed เปลี่ยนกองใบเสร็จรับเงินของคุณให้เป็นข้อมูลดิจิทัลที่ใช้งานได้ เพียงถ่ายรูปด้วยโทรศัพท์ของคุณ (หรือใบเสร็จทางอีเมล) แล้ว Shoeboxed จะแปลงเป็นดิจิทัล จัดระเบียบ และจัดประเภทให้คุณ ใช้งานได้กับ Quickbooks และแอปการบัญชีอื่นๆ แผนบริการฟรีประกอบด้วยใบเสร็จห้าใบต่อเดือนและการจัดเก็บเอกสารแบบไม่จำกัด $9.95 ให้คุณส่งเอกสารได้มากถึง 1,000 เอกสารผ่านซองจดหมายแบบชำระล่วงหน้า และรวมคำแนะนำด้านภาษีด้วย

7. การติดตามไมล์สะสม : MileIQ
ค่าใช้จ่าย: ฟรีสูงสุด 40 เที่ยวต่อเดือน หรือ $5.99/เดือน สำหรับแผนไม่จำกัด)

หากคุณรู้ว่าคุณลืมอ้างสิทธิ์การหักไมล์สะสมทั้งหมดเมื่อถึงฤดูภาษี และคุณต้องการหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินเพิ่มให้ลุงแซม MileIQ จะเข้ามาช่วยคุณ แอพ iPhone นี้ให้คุณขับรถและจำแนกการเดินทางแต่ละครั้งเป็นธุรกิจหรือส่วนตัวด้วยการปัดเพียงครั้งเดียว คุณยังสามารถจำแนกการเดินทางได้หลายเที่ยวในคราวเดียว บันทึกระยะทางสามารถแก้ไขได้ง่ายสำหรับรายงานค่าใช้จ่ายหรือภาษี

8. การประมวลผลบัตรเครดิต : Square
ราคา: 2.75 เปอร์เซ็นต์/รูด

ให้บริการในระหว่างการเดินทาง? แทนที่จะคัดลอกหมายเลขบัตรเครดิตในภายหลัง ให้ใช้ Square ด้วยเครื่องสแกนฟรีที่เชื่อมต่อกับแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟนของคุณ คุณจะสามารถรับการชำระเงินผ่านแอป Square ได้เพียงเล็กน้อย

โลจิสติกส์

9. การจัดการการติดต่อ: Highrise
ค่าใช้จ่าย: ฟรี แผนชำระเงินตั้งแต่ 24 ถึง 99 ดอลลาร์/เดือน

บางคนมีพรสวรรค์ในการจดจำชื่อและใบหน้ามากกว่าคนอื่นๆ แต่รายละเอียดอาจสูญหายไปจากใครก็ได้ ติดตามลูกค้าและลีดของคุณ ข้อมูลติดต่อของพวกเขา และรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมด: วิธีที่คุณพบ ใครแนะนำคุณ ชื่อบริษัทของพวกเขา โปรไฟล์โซเชียลมีเดีย เว็บไซต์ และสาขาอื่น ๆ ที่คุณต้องการดึงขึ้นมา เมื่อจำเป็น ผู้ติดต่อแต่ละรายจะมีหน้าของตนเอง และคุณและทีมของคุณสามารถเพิ่มบันทึกย่อและรายละเอียด หรือแม้แต่มอบหมายงาน (เช่น การส่งบันทึกขอบคุณ) ให้กับบุคคลใดบุคคลหนึ่งได้ นอกจากนี้ยังมีประโยชน์สำหรับการติดตามข้อเสนอ ข้อเสนอ และโอกาสในการขาย … โดยไม่ต้องค้นหาข้อความในอีเมลและเครือข่ายโซเชียลมีเดียต่างๆ

10. การจัดการการเดินทาง : Mynd
ค่าใช้จ่าย: ฟรี

Mynd เป็นแอปที่น่าสนใจที่ซิงโครไนซ์ปฏิทินทั้งหมดของคุณ แต่มีฟีเจอร์อื่นที่มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ: หากคุณเป็นหนึ่งในคนที่มาสายเรื้อรังเพราะคุณประเมินเวลาต่ำไปอยู่เสมอ คุณจะต้องขับรถไปที่ไหนสักแห่ง แอพของ iPhone จะตรวจสอบสภาพอากาศและสภาพการเดินทาง และแจ้งให้คุณทราบเมื่อถึงเวลาต้องไป (ตราบใดที่ที่อยู่ของที่คุณกำลังมุ่งหน้าไปเขียนอยู่ในปฏิทินของคุณ) จากนั้น Mynd จะเปิดแอปการนำทางที่คุณชื่นชอบบนโทรศัพท์ของคุณ เพื่อให้คุณไปถึงที่นั่นได้ การประชุมที่เริ่มตรงเวลาจะสิ้นสุดตรงเวลา และ Mynd จะช่วยให้คุณไปถึงที่หมายได้ คุณจะได้ไม่รั้งใครไว้

11. สัญญา : ข้อตกลงของเรา
ราคา: ฟรีถึง $29.99+

หากคุณได้ส่งสัญญาเกี่ยวกับผู้คนผ่านทางอีเมล แล้วรอให้พวกเขาเซ็นชื่อและส่งจดหมายหรือแฟกซ์กลับมา OurDeal จะช่วยเร่งกระบวนการให้เร็วขึ้น ช่วยให้คุณสร้างข้อตกลงที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ปลอดภัยและเป็นความลับได้ทางอิเล็กทรอนิกส์ และยังมีเทมเพลตให้เลือกหากคุณไม่มีสัญญาที่จะอัปโหลด

12. การสำรองไฟล์: ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกใดๆ
ค่าใช้จ่าย: แตกต่างกันไป

นอกจากการจัดเก็บไฟล์ใน Dropbox หรือ Cloud แล้ว คุณจะต้องการฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกเพื่อสำรองข้อมูลของคุณในกรณีที่ฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ของคุณล้มเหลว เนื่องจากเป็นเพียงเรื่องของเวลา ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกจะทำ ตัวเลือกยอดนิยม ได้แก่ Western Digital My Passport และ Seagate Backup Plus อย่าลืมสำรองข้อมูลของคุณอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง และคุณจะสามารถกู้คืนได้เร็วขึ้นหากเกิดภัยพิบัติ

แอพและเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลาที่คุณชื่นชอบคืออะไร? บอกเราเกี่ยวกับพวกเขาในความคิดเห็น

ต้องการเคล็ดลับและกลวิธีทางการตลาดเพิ่มเติมหรือไม่? ลงทะเบียนเพื่อรับ VR Buzz ฟรี