34 เคล็ดลับการบริหารเวลาสำหรับผู้ประกอบการที่ไม่ว่าง (โดยผู้เชี่ยวชาญ)

เผยแพร่แล้ว: 2017-08-28

การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกคน แต่มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการ

เนื่องจากท้ายที่สุดแล้ว ผู้ประกอบการต้องรับผิดชอบในทุกแง่มุมของธุรกิจ การจัดสรรเวลาที่เหมาะสมให้กับงานที่เหมาะสมจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในการทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น

รายการเรื่องรออ่านฟรี: แรงจูงใจอีคอมเมิร์ซ

มีปัญหาในการมุ่งเน้นไปที่การขยายธุรกิจขนาดเล็กของคุณหรือไม่? เข้าถึงรายการบทความด้านประสิทธิภาพการผลิตที่มีผลกระทบสูงซึ่งรวบรวมไว้ของเราฟรี

การจัดการเวลาที่ดีขึ้นไม่ใช่แค่การทำงานให้หนักขึ้นเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการทำงานอย่างชาญฉลาดอีกด้วย เราขอให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิต 34 คนแบ่งปันเคล็ดลับการจัดการเวลาที่ดีที่สุดของพวกเขา ใช้รายการเทคนิคนี้เพื่อทดลองและค้นหากลอุบายที่เหมาะสมกับคุณมากที่สุด

1. ใช้ประโยชน์จากการเรียนรู้อย่างทันท่วงที

Pat Flynn

www.smartpassiveincome.com

"การเรียนรู้แบบทันเวลาพอดี" เปลี่ยนทุกอย่างสำหรับฉัน นั่นคือ ฉันใช้เฉพาะเนื้อหาที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานถัดไปที่ฉันมีในโปรเจ็กต์ปัจจุบันที่ฉันกำลังทำอยู่ บล็อกโพสต์ ตอนของพอดแคสต์ วิดีโอ—ต้องช่วยฉันในการทำงานต่อไปในรายการลำดับความสำคัญของฉัน มิฉะนั้นงานนั้นจะไม่สมควรได้รับความสนใจ...ในขณะนี้

'การเรียนรู้แบบทันเวลาพอดี' เปลี่ยนทุกอย่างสำหรับฉัน

FOMO (ความกลัวที่จะพลาด) ทำให้มันยากขึ้น เพราะมีสิ่งดีๆ มากมายที่เราไม่อยากพลาด แต่ถ้าคุณฉลาดเกี่ยวกับมันและเมื่อคุณเจอเนื้อหาที่น่าสนใจและอาจเป็นประโยชน์ คุณก็ใส่มันลงไป นอกเหนือจากเครื่องมืออย่างเช่น Evernote เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายในภายหลัง มันยังสามารถเปลี่ยนสิ่งที่คุณทำเสร็จแล้วเทียบกับสิ่งที่คุณเรียนรู้ได้อย่างแท้จริง

2. จัดลำดับความสำคัญและมอบหมาย

อลิซาเบธ เกรซ

www.reallifee.com

รู้ลำดับความสำคัญส่วนบุคคลและอาชีพของคุณและวางแผนลำดับความสำคัญของคุณในปฏิทินของคุณ อย่างอื่นต้องพอดีรอบตัวพวกเขาหรือถูกทิ้ง

รับผู้ช่วยที่ยอดเยี่ยมที่คุณสามารถมอบหมายกำหนดการและกิจกรรมประจำอื่นๆ ได้ บุคคลนี้สามารถเป็นหนึ่งในผู้สนับสนุนด้านการผลิตและการลดความเครียดที่ใหญ่ที่สุดของคุณ

3. แค่เริ่ม

เคร็ก จาร์โรว์

www.timemanagementninja.com

แค่เริ่ม

ผู้ประกอบการส่วนใหญ่ไม่เคยเริ่มต้นจริงๆ
และแนวคิดทางธุรกิจส่วนใหญ่จะจบลงก่อนที่พวกเขาจะเริ่มจริงๆ

หยุดรอเวลาที่เหมาะ...ไม่มีเลย
หยุดรอผลิตภัณฑ์ที่สมบูรณ์แบบ...เปิดตัวน้อยที่สุด
หยุดรอสักวัน...ไม่มีวันมาถึง

คุณไม่สามารถทำให้เสร็จ...ถ้าคุณไม่เริ่ม

4. ปรับกรอบความคิดของคุณใหม่

เมารา โธมัส

www.regainyourtime.com

ปรับความคิดของคุณใหม่ การจัดการเวลาเป็นแนวคิดที่ล้าสมัย และการจัดการความสนใจเป็นเส้นทางใหม่สู่ประสิทธิภาพการทำงาน

วิธีที่คุณจัดการเวลาของคุณนั้นมีความเกี่ยวข้องเฉพาะในขอบเขตที่คุณควบคุมความสนใจของคุณกับงานที่ทำอยู่เท่านั้น เนื่องจากหากคุณจัดสรรเวลาให้กับงาน แต่ใช้เวลานั้นสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ ผลลัพธ์ที่ได้ก็มักจะแตกต่างไปจากที่คุณตั้งใจไว้ การควบคุมความสนใจหมายถึงการจัดการสิ่งรบกวนภายในและภายนอกอย่างมีประสิทธิภาพ และการทำงานเดี่ยวเพื่องานที่มีคุณภาพสูงขึ้นทำให้เสร็จเร็วขึ้น

5. ใช้ระบบ Notecard

Gregory Ciotti

www.gregoryciotti.com

หากต้องการใช้เวลาให้ดีขึ้น ให้เริ่มด้วยการทำความเข้าใจว่าเวลาของคุณไปอยู่ที่ใด มีแอพดีๆ มากมายสำหรับติดตามเวลา แต่จริงๆ แล้ว ฉันชอบที่จะให้มันมีน้ำหนักเบา—ระบบบันทึกย่อของ Marc Andreessen ใช้งานได้สำหรับฉันเสมอ

ในการ์ดบันทึกย่อขนาด 3x5 ให้ติดตามสิ่งที่ต้องทำหลักของคุณในแต่ละวัน ที่ด้านหลังบัตร คุณควรเขียนสิ่งที่คุณได้ทำไปแล้วโดยที่คุณไม่ได้วางแผนที่จะทำให้เสร็จในตอนแรกในคืนก่อน—วันทำงานมักจะชอบแอบดูของพิเศษมากมาย

เมื่อดูการ์ด 3x5 ของคุณเมื่อสิ้นสุดวัน คุณจะเห็นสิ่งที่คุณจัดลำดับความสำคัญ (และถ้าคุณทำสำเร็จ) และงานใดที่เพิ่มลงในจานของคุณ งานเสริมก็ใช้ได้ แต่ถ้าคุณไม่เคลียร์งานหลักวันแล้ววันเล่า แสดงว่ามีบางอย่างผิดปกติ

6. สร้างระบบการจัดการลำดับความสำคัญ

แอน โกเมซ

www.clearconceptinc.ca

จุดสนใจ. มีคนจำนวนมากเกินไปที่ผูกมัดเพื่อจัดการกับหลาย ๆ อย่างพร้อมกัน และผลที่ตามมาก็คือ พวกเขามีความคืบหน้าน้อยมาก (และจบลงด้วยการจุดไฟเผาตัวเองในกระบวนการ) พิจารณาว่ากิจกรรมที่สร้างผลกระทบสูงสุดของคุณคืออะไร และสร้างวันของคุณรอบตัวพวกเขา อย่าปล่อยให้สิ่งรบกวนสมาธิและโอกาสที่ดึงดูดใจอื่นๆ มากำหนดวันของคุณ

คุณยังอาจต้องการระบบการจัดการลำดับความสำคัญที่แข็งแกร่งเพื่อช่วยจัดการลำดับความสำคัญของคุณ เราชอบเรียกสิ่งนี้ว่า "แผนแม่บท" ของคุณ นี่คือที่ที่คุณแสดงรายการลำดับความสำคัญในทันทีและงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

7. จ้างผู้ช่วยเสมือน

อารี ไมเซล

www.lessdoing.com

จ้างผู้ช่วยเสมือนและเอาต์ซอร์สทุกอย่างที่คุณไม่ควรทำด้วยตัวเอง

8. ก้าวตัวเอง

คาร์สัน เทต

www.carsontate.com

ในฐานะผู้ประกอบการ คุณอยู่ในโหมดทำงานเกินกำลังบ่อยครั้งเพราะว่าคุณกำลังทำทุกอย่าง ก้าวให้ทันตัวเอง จะมีเวลา คุณจะต้องใช้เวลา พลังงาน และความเอาใจใส่ และเมื่อคุณออกคันเร่งเต็มที่ คุณจะหมดแรง

คุณรู้หรือไม่ว่าอะไรดีเพียงพอสำหรับแต่ละโครงการในรายการของคุณ? นี้ดีเพียงพอสำหรับองค์กรและดีเพียงพอสำหรับคุณ การคิดมาก การแก้ไข และการปรับแต่งมากเกินไปทำให้เสียเวลาอันมีค่าและไม่จำเป็น ทำดีแล้วหยุด

9. ลดภาระทางปัญญาของคุณ

Rodolphe Dutel

www.remotive.io

จัดการภาระทางปัญญาของคุณ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้อง "จดจำสิ่งต่างๆ" ในการทำเช่นนั้น ฉันใช้ SaneBox เพื่อลดการโหลดอีเมลของฉัน จากนั้นฉันบันทึกทุกสิ่งที่ฉันเห็นว่ามีความสำคัญใน Evernote

จัดการภาระทางปัญญาของคุณ

ฉันใช้งานเอกสาร Evernote แยกกัน 35 ฉบับพร้อมบันทึกย่อในการแชทกับคนที่ฉันทำงานด้วยเป็นประจำในทุกสิ่งที่สำคัญ (คำถาม ผลลัพธ์ และรายการดำเนินการ) จากนั้นงานทั้งหมดจะดึงข้อมูลในรายการสิ่งที่ต้องทำแบบรวมศูนย์ ฉันสามารถจัดลำดับความสำคัญและกำหนดให้กับปฏิทินของฉันได้ (ปัจจุบันคือพระอาทิตย์ขึ้น)

10. ใช้เวลาในการหยุดและคิด

Peter Bregman

www.peterbregman.com

สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ผู้ประกอบการที่มีงานยุ่งสามารถทำได้คือการหยุดทุกอย่างและคิด

ใช้เวลาอย่างน้อย 5 นาทีในตอนเช้าเพื่อคิดเกี่ยวกับวันของคุณ:

สิ่งสำคัญที่สุดสำหรับคุณในการทำวันนี้ให้สำเร็จคืออะไร?
ปฏิทินของคุณสะท้อนถึงความสำคัญนั้นหรือไม่?

ตั้งค่าโทรศัพท์ของคุณให้ส่งเสียงบี๊บทุกชั่วโมง และเมื่อถึงเวลา ให้ถามตัวเองว่า:

ฉันกำลังทำสิ่งที่ฉันต้องทำมากที่สุดหรือไม่?
ฉันเป็นคนที่ฉันอยากเป็นมากที่สุดหรือเปล่า?

และในตอนท้ายของวัน ให้หยุดเป็นเวลา 5 นาทีแล้วถามตัวเองว่า:

ฉันเรียนรู้อะไร มีใครบ้างที่ผมต้องขอขอบคุณหรือรับทราบ?
พรุ่งนี้มีอะไรที่อยากทำอย่างอื่นไหม?

บ่อยครั้งที่เราคิดว่าการบริหารเวลาเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของเรา แต่คนที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดบางคนที่ฉันรู้จักไม่มีประสิทธิภาพ กุญแจสำคัญคือการมีประสิทธิภาพ ทำงานในสิ่งที่สำคัญที่สุด และละทิ้งทุกสิ่งทุกอย่าง

11. สร้างเวลาที่ไม่มีโครงสร้างลงในตารางเวลาของคุณ

Jocelyn K. Glei

www.jkglei.com

สร้างเวลาที่ไม่มีโครงสร้าง 2-4 ชั่วโมงลงในกำหนดการรายสัปดาห์ของคุณ นี่คือเวลาที่จัดสรรไว้โดยไม่มีวาระอื่นนอกเหนือจากการเรียนรู้ การสำรวจ และการคิด สำหรับผู้ประกอบการที่มีงานยุ่งจำนวนมาก สิ่งนี้อาจดูเหมือนขัดกับสัญชาตญาณหรือแค่ไม่สมจริง อย่างไรก็ตาม การวิจัยสนับสนุนความสำคัญของการมีเวลา "หย่อน" ในตารางเวลาของคุณในสองด้าน:

1. เมื่อคุณยุ่งตลอดเวลาและไม่มีเวลาว่าง—เหมือนทุกนาทีของทุกวันถูกกำหนดเวลาไว้—คุณใช้แบนด์วิดท์ของสมองสูงสุด: ความสามารถทางปัญญาของคุณลดลง คุณมีแนวโน้มที่จะทำผิดพลาดมากขึ้น และคุณ' ลึกซึ้งน้อยกว่า

2. ในช่วงต้นของงานที่ Amazon เจฟฟ์ เบซอสปล่อยให้วันจันทร์และวันพฤหัสบดีของเขาไม่มีโครงสร้างอย่างสมบูรณ์ เพื่อให้เขามีเวลาทุ่มเทให้กับการคิดอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ของบริษัท การทำ "เวลาที่ไม่มีโครงสร้าง" เป็นสิ่งที่ศักดิ์สิทธิ์เป็นจุดเด่นของ CEO ที่ประสบความสำเร็จ เพราะหากไม่มีเวลานั้น พวกเขาจะตอบสนองต่อปัญหาที่คนอื่นๆ เผชิญหน้าอยู่เสมอ และไม่เคยคิดเชิงรุกเกี่ยวกับอนาคตของบริษัทในเชิงรุก

12. หย่าคอมพิวเตอร์ของคุณ

สตีฟ ร็อบบินส์

www.steverrobbins.com

หย่าคอมพิวเตอร์ของคุณ! 20 ปีที่แล้ว คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ตอนนี้ พวกมันเป็นเครื่องมือที่ทำให้ไขว้เขวที่ฆ่าโฟกัส ฆ่าความคิดสร้างสรรค์ และฆ่าความสามารถของเราในการคิดเชิงมโนทัศน์ที่ดีโดยการให้กระแสการหยุดชะงักที่ไม่เกี่ยวข้องที่ไม่สิ้นสุด

หย่าคอมพิวเตอร์ของคุณ!

จัดพื้นที่ทำงานของคุณให้อยู่รอบๆ โต๊ะเปล่า ไม่ใช่รอบๆ หน้าจอ ปฏิบัติต่อคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือที่คุณใช้อย่างมีสติ นำออก และนำกลับมาใช้ใหม่ อย่าใช้เป็นตำแหน่งเริ่มต้นเพื่อเบี่ยงเบนความสนใจและจิตใจของคุณ
วางแล็ปท็อปของคุณไว้ระหว่างการประชุม จดบันทึกด้วยมือ คุณจะเชื่อมต่อกับผู้คนในการประชุมได้ดียิ่งขึ้น และจำเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้ดียิ่งขึ้น
ใช้รายการสิ่งที่ต้องทำที่เป็นกระดาษสำหรับ 3 ลำดับความสำคัญสูงสุดในแต่ละวัน ให้อยู่ต่อหน้าคุณตลอดเวลา รายการสิ่งที่ต้องทำแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่มีที่สิ้นสุดทำให้สิ่งของต่างๆ ติดอยู่ "ครึ่งหน้าล่าง" และหลุดออกจากหน้าจอเรดาร์ของคุณ
อย่าไตร่ตรองอีเมลของคุณเอง ให้ผู้ช่วยของคุณทำอย่างนั้น และนำเฉพาะรายการที่สำคัญที่สุดมาให้คุณสนใจเท่านั้น
ตอบกลับอีเมลด้วยประโยคเดียว หากต้องการมากกว่านี้ ให้กำหนดหัวข้อย่อยให้ผู้ช่วยของคุณและให้พวกเขาเขียนอีเมลตอบกลับในนามของคุณ คุณเพียงแค่ตรวจสอบและส่ง

13. ทำสิ่งที่สำคัญที่สุดในตอนเช้า

Kamil Rudnicki

www.timecamp.com

ใช้เวลาของคุณทำสิ่งที่ถูกต้อง ทุกคนเสียเวลา ดังนั้นให้มุ่งเน้นที่การมีประสิทธิภาพ - ทำสิ่งที่ถูกต้อง แทนที่จะทำอย่างมีประสิทธิภาพ—ทำสิ่งต่างๆ ให้ดี การทำงานภายใต้แรงดันคงที่นั้นไม่เป็นไร รู้สึกวิตกกังวลและท่วมท้นไม่เป็นไร คุณเสียใจที่ตัดสินใจหรือไม่? หยุด.

คุณไม่ควรตัดสินความสำเร็จของคุณโดยดูจากผลลัพธ์ด้วยตัวเอง ผลลัพธ์ที่เป็นบวกมากที่สุดอาจมาจากสิ่งที่คุณไม่ต้องทำ ทำสิ่งที่สำคัญที่สุดในตอนเช้า—ผลการศึกษาพบว่าหลังจากใช้ความมุ่งมั่นของคุณในวันต่อมา ผู้คนเริ่มตัดสินใจผิดพลาด

14. ถ้ามันไม่พังอย่าพยายามแก้ไข

Katy Whitton

www.flippingheck.com

การหาเทคนิคการจัดการเวลาที่มั่นคงซึ่งเหมาะกับคุณคือกุญแจสำคัญในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ

มีเครื่องมือการจัดการเวลามากมายที่ออกมาในแต่ละเดือน (แม้แต่สัปดาห์เดียว!) ที่สัญญาว่าจะเป็นผลิตภัณฑ์ระดับองค์กรที่ดีที่สุด แต่เวลาและพลังงานที่เราลงทุนในการตั้งค่าระบบใหม่เหล่านี้ทำให้เราเลิกผลิตผลงานได้จริง

ฉันได้เปลี่ยนจากกระดาษเป็น PDA เป็นกระดาษไปยังโทรศัพท์ และกลับไปใช้กระดาษอีกครั้ง เนื่องจากแอปหรือระบบใหม่บางอย่างดึงดูดสายตาของฉัน แทนที่จะยึดติดกับสิ่งที่ใช้ได้ผลสำหรับฉัน เมื่อฉันคิดถึงเวลาที่เสียไปในการย้ายรายการของฉันจากกระดาษหนึ่งไปยังอีกแอปหนึ่งไปยังอีกกระดาษหนึ่งไปยังอีกแอปหนึ่ง มันทำให้ฉันตัวสั่น!

15. จัดลำดับความสำคัญของงานโดยใช้วิธี ABCDE

ทอร์ เรฟส์แลนด์

www.timemanagementchef.com

ฉันจัดลำดับความสำคัญของงานโดยใช้วิธี ABCDE:

A: งานที่คุณต้องทำ—ผลที่ตามมาถ้าไม่เสร็จ

B: งานที่คุณควรทำ—มีผลเล็กน้อยหากไม่เสร็จ

C: งานที่คุณสามารถทำได้—ไม่มีผลที่ตามมาหากไม่ทำเสร็จ

D: งานที่คุณมอบหมาย

E: งานที่คุณไม่เคยทำ

นี่คือเคล็ดลับ: คุณไม่เคยทำงาน B มาก่อน ก่อนที่คุณจะทำงาน A ทั้งหมด และคุณไม่เคยทำงาน C ก่อนที่คุณจะทำงาน B ทั้งหมด จากนั้นใช้กฎ 80/20 เพื่อระบุในแต่ละวัน งานใด 20% ในรายการที่ต้องทำของคุณ จะให้ผลลัพธ์ 80% แก่คุณ

คุณอาจกำลังคิดว่า “ตอร์ นั่นฟังดูเจ๋ง แต่นั่นช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้นจริงหรือ?” คำถามที่ดี! ตัดสินด้วยตัวคุณเอง: ฉันใช้สิ่งนี้เมื่อฉันใช้เวลา 20 ชั่วโมงในการสร้างโพสต์บทสรุป 80 คำแนะนำในการเพิ่มผลผลิตจากผู้เชี่ยวชาญที่ยุ่งอย่างไม่น่าเชื่อซึ่งสร้างการดูหน้าเว็บ 20,231 ครั้งใน 6 วัน โพสต์นี้มี 1700+ แชร์และ 98 ความคิดเห็น ถ้าฉันไม่มีประสิทธิผลมากนัก ฉันจะใช้เวลาอย่างน้อย 40-50 ชั่วโมงเพื่อรวบรวมโพสต์ดังกล่าว

16. กำหนดเวลาทุกอย่าง!

ทิม บูร์ควิน

www.afteroffers.com

สำหรับผม ถ้าไม่กำหนดเวลา ก็ไม่สำเร็จ! ดังนั้นการจัดตารางเวลาทุก ๆ ชั่วโมงของวันทำงานจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการจดจ่อและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ แม้แต่ "เวลาว่าง" เพื่อแสวงหาผลประโยชน์ข้างเคียงก็ถูกใส่ไว้ในปฏิทิน

หากไม่กำหนดเวลา ก็ไม่สำเร็จ!

ฉันบรรลุเป้าหมายโดยแบ่งเป็นโครงการเล็กๆ ที่ฉันสามารถทำได้ในแต่ละวัน

แต่ละขั้นตอนควรใช้เวลาไม่เกินหนึ่งชั่วโมงต่อวันจึงจะสำเร็จ ถ้าฉันพบว่าต้องใช้เวลานานกว่าหนึ่งชั่วโมงกว่าจะทำตามขั้นตอนนั้น แสดงว่าฉันยังแยกย่อยไม่พอ

แม้ว่าฉันจะทำขั้นตอนของวันนั้นเสร็จแต่เนิ่นๆ ฉันก็ป้องกันไม่ให้ตัวเองทำขั้นตอนต่อไป ฉันรู้ว่าฟังดูขัดกับสัญชาตญาณ แต่การทำเช่นนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ฉันหมดไฟ และฉันมีแรงจูงใจมากขึ้นสำหรับชั่วโมงทำงานของวันถัดไป กลยุทธ์นี้ยังช่วยป้องกันไม่ให้ฉัน "ทำไปครึ่งก้าว" ซึ่งไม่รู้สึกดีเท่ากับทำทุกอย่างที่วางแผนไว้สำหรับวันนั้น

การจัดการเวลาของฉันหมายถึงการวางแผนล่วงหน้า 30 นาทีสุดท้ายของวันของฉันถูกจัดสรรไว้เพื่อกำหนดเวลาทำงานถัดไปเสมอ

17. ใช้ปฏิทินของคุณอย่างถูกหลักศาสนา

โมนิก้า ริชชี่

www.monicaricci.net

รออย่างน้อยหนึ่งชั่วโมงเสมอก่อนที่จะเช็คอีเมลในตอนเช้า เมื่อคุณเริ่มต้นวันใหม่ใน "โหมดตอบสนอง" ง่ายเกินไปที่จะตอบอีเมลอย่างรวดเร็ว และก่อนที่คุณจะรู้ตัว คุณได้สูญเสียเวลาไปครึ่งวันแล้ว และไม่ได้แก้ไขอะไรเลยในเชิงรุกเพราะคุณใช้เวลาช่วงเช้าไปหมดแล้ว ปฏิกิริยา

ใช้ปฏิทินของคุณอย่างเคร่งครัด อย่าพึ่งพาหน่วยความจำของคุณสำหรับการนัดหมายกับผู้อื่นหรือกับตัวเอง การช่วยให้สมองของคุณไม่ต้องจำตารางเวลาของคุณ ทำให้มีอิสระที่จะสร้างสรรค์ แก้ปัญหา และอยู่กับผู้อื่นในช่วงเวลานั้น

สร้างเวลาบัฟเฟอร์รอบการนัดหมายในปฏิทินของคุณเสมอ เพื่อพิจารณาเวลาเดินทาง เวลาเตรียมการ และเวลาติดตามผล

18. อย่าจัดตารางเวลาตัวเองมากเกินไป

ไมค์ วาร์ดี้

www.productivityist.com

อย่าจัดตารางเวลาตัวเองมากเกินไป ใช้ปฏิทินของคุณสำหรับช่วงเวลาขนาดใหญ่ เช่น ธีมรายวันหรือโครงการรายสัปดาห์ในช่วงเวลาที่สม่ำเสมอ (เช่น เขียนหนังสือของคุณตั้งแต่ 5.00 น. - 8.00 น. ทุกวันธรรมดา) แทนที่จะจัดสรรทุกนาทีของวันด้วยบางอย่างที่เฉพาะเจาะจง

รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณสามารถให้รายละเอียดได้เพราะนั่นคือสิ่งที่ออกแบบมาเพื่อทำ ให้ปฏิทินของคุณทำหน้าที่เป็นตัวกระตุ้นที่กว้างขึ้นซึ่งจะทำให้คุณดูรายละเอียดในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ จากนั้นคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการอะไรและต้องการทำอะไรในวันที่กำหนดด้วยความตั้งใจและความเอาใจใส่

19. ทำภารกิจที่ง่ายที่สุดก่อน

มาร์ค แมนสัน

www.markmanson.net

ครูคณิตศาสตร์ชั้นมัธยมปลายของฉันเคยบอกฉันว่าถ้าคุณติดอยู่กับปัญหา ให้เริ่มเขียนตัวเลขและคุณจะประหลาดใจว่าบ่อยครั้งที่คุณคิดวิธีแก้ปัญหาขณะเขียน ฉันพบว่าสิ่งนี้เป็นความจริงมาตลอดชีวิต ไม่ใช่แค่คณิตศาสตร์

เมื่อใดก็ตามที่ฉันติดอยู่กับบางสิ่ง ไม่รู้จะเริ่มโครงการอย่างไร กังวลใจหรือผัดวันประกันพรุ่ง ฉันจะบังคับตัวเองให้ทำสิ่งที่ง่ายและน้อยที่สุดของงาน ฉันลดความคาดหวังจากการทำทั้งโครงการให้เสร็จเป็นการทำองค์ประกอบที่ง่ายที่สุดและทำได้มากที่สุด—ฉันจะเขียนประโยคแรก ใส่โค้ดบรรทัดแรก สร้างบรรทัดแรกในสเปรดชีต

และสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอคือคุณทำสิ่งแรกเสร็จและมันทะลักเข้าไปในรายการถัดไป แล้วก็ถัดไป และเหมือนก้อนหิมะ หลายชั่วโมงต่อมา คุณชาร์จไมล์ลงเนิน และคุณจำไม่ได้ด้วยซ้ำว่าทำไมมันถึงเริ่มยาก ในที่แรก.

20. มองหาวิธีที่จะทำให้เป็นอัตโนมัติ

Peggy Duncan

www.personalproductivityexpert.com

ผู้คนมักเลือกทำงานหนักกว่าสละเวลาเพื่อหาวิธีทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้น ผู้ประกอบการสามารถสร้างเวลาว่างได้มากขึ้นโดยการตรวจสอบกระบวนการของพวกเขาอย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้น

ขั้นแรกให้ตัดสินใจว่างานนั้นจำเป็นหรือไม่ ถ้าใช่และคุณต้องทำมากกว่าสามครั้ง คุณจะต้องพัฒนากระบวนการที่รอบคอบ รวมถึงทุกคนที่สัมผัสมัน และได้รับการบันทึกไว้เพื่อให้ทุกคนสามารถปฏิบัติตามได้ เมื่อคุณพบวิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการแล้ว ให้เลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมเพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น

21. ขจัดกิจกรรมที่ให้ผลผลิตน้อยที่สุด

โดนัลด์ ลาตูมาฮินา

www.lifeoptimizer.org

ใช้กฎ 80/20 และกำจัดกิจกรรมที่ให้ประสิทธิผลน้อยที่สุดของคุณ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลโดยไม่ต้องยุ่ง แต่ก่อนอื่น คุณต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับลำดับความสำคัญและความเต็มใจที่จะปล่อยโอกาสบางอย่างออกไป

ใช้กฎ 80/20

22. เริ่มต้นวันใหม่ของคุณเร็วกว่าคนอื่น

Brian Tracy

www.briantracy.com

เริ่มต้นวันใหม่ของคุณเร็วกว่าคนอื่น หากคุณอ่านชีวประวัติและอัตชีวประวัติของผู้ชายและผู้หญิงที่ประสบความสำเร็จ เกือบทั้งหมดมีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน นั่นคือนิสัยที่จะเข้านอนในเวลาที่เหมาะสมและตื่นแต่เช้า

การตื่นก่อนโลกทั้งใบจะทำให้คุณมีเวลาวางแผนวันของคุณล่วงหน้าและเริ่มต้นงานบางอย่างที่อาจปรากฏอยู่ในหัวของคุณก่อนที่คนอื่นจะตื่นเพื่อมาขัดจังหวะคุณ

23. ดำเนินการตรวจสอบเวลา

ข้าวโรสแมรี่

www.dailyplanit.com

ตระหนักดีว่าเวลาของคุณถูกใช้ไปอย่างไรจริง ๆ และเลือกงานที่ให้คุณค่าสูงสุดโดยใช้ทรัพยากรน้อยที่สุดเป็นลำดับความสำคัญสูงเมื่อมีการจัดการกับเรื่องเร่งด่วน อาจฟังดูน่าเบื่อและน่าเบื่อ แต่การตรวจสอบเวลาสามารถเปิดเผยข้อมูลที่น่าประหลาดใจเกี่ยวกับการใช้เวลาและนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงในเชิงบวก

มีวิธีง่ายๆ ในการดำเนินการตรวจสอบเวลา เช่น การใช้รหัสสีสำหรับกิจกรรมต่างๆ เพื่อระบายสีในโครโนเด็กซ์

24. ใช้เทคนิค Pomodoro

ไมเคิล สลิวินสกี้

www.sliwinski.com

เคล็ดลับการจัดการอันดับต้นๆ ของฉันสำหรับผู้ประกอบการที่มีงานยุ่งคือ "เทคนิค Pomodoro" และ "ไม่กำหนดเวลาปฏิทิน" โดยพื้นฐานแล้วหมายความว่าฉันเพิ่งตั้งเวลาไว้ 25 นาทีและเริ่มทำงานเพียงงานเดียว ความกดดันในครั้งนี้และการโฟกัสที่จุดเดียวช่วยให้ฉันกลับมาอยู่ในเส้นทางเดิมและเข้าสู่จังหวะการผลิตได้ ในวันที่แย่ ฉันมักใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่แบบนี้

25. แยกงานที่สำคัญที่สุดสามงานของคุณออก

คริส เบลีย์

www.alifeofproductivity.com

ในตอนเริ่มต้นของวัน ให้ถามตัวเองว่า เมื่อถึงวันนั้น คุณอยากจะทำให้สำเร็จ 3 ประการอะไร เป็นกลวิธีง่ายๆ—เกือบจะงี่เง่า—แต่แทบจะไม่มีสิ่งใดที่จะช่วยให้คุณตั้งใจทำงานมากขึ้น

กลยุทธ์นี้ทำบางสิ่งในคราวเดียว: ช่วยให้คุณกรองสิ่งที่คุณไม่ควรใช้เวลาในแต่ละวันออกจากสิ่งที่สำคัญจริงๆ มันให้แสงสว่างนำทางคุณสำหรับสิ่งที่สำคัญเมื่ออึกระทบพัดลมอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และช่วยให้คุณพิจารณาถึงขีดจำกัดของคุณทุกวัน ตัวอย่างเช่น หากคุณมีการประชุมจำนวนมากในวันที่กำหนด คุณจะมีอิสระน้อยลงในการกำหนดสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้เสร็จ นอกจากนี้ยังใช้เวลาเพียงนาทีเดียว!

26. การบริหารเวลาคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการจัดการจิตใจ

Helene Segura

www.helenesegura.com

ในตอนท้ายของแต่ละวัน ให้วางแผนว่างานใดที่ต้องทำในวันถัดไป และแต่ละงานจะใช้เวลานานแค่ไหน จากนั้นจัดกำหนดการงานเหล่านั้นลงในปฏิทินของคุณระหว่างการนัดหมายที่มีอยู่แล้ว การบริหารเวลาเป็นเรื่องของการจัดการจิตใจ เมื่อคุณตระหนักว่าคุณเป็นผู้ควบคุมนาฬิกาและสามารถบอกเวลาได้ว่าต้องทำอะไร ชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของคุณจะเครียดน้อยลง

27. จัดสรรเวลาที่คุณต้องทำอย่างอิสระ

Dave Seah

www.davidseah.com

จัดสรรเวลาที่คุณต้องใช้ในการทำงานให้สำเร็จตามความเป็นจริงได้อย่างอิสระจนถึงขั้นถัดไปขั้นต่ำ

โดย "สมจริง" ฉันหมายถึงระยะเวลาจริงที่ใช้ ไม่ใช่ระยะเวลาที่คุณต้องการ เมื่อคุณได้ตัดสินใจแล้ว อย่าคิดเกี่ยวกับเวลาเลยและลงมือทำ การคิดถึงการจัดการเวลาเป็นการเสียเวลาครั้งใหญ่ที่สุดที่ฉันยอมจำนน แดกดัน! ในขณะที่ฉันกำลังกังวลว่าจะต้องใช้เวลานานแค่ไหน แต่ฉันก็ไม่ได้ใช้ความใส่ใจ 100% ในการทำงานที่มีประโยชน์หรือแก้ปัญหา

โดย "ขั้นต่อไปขั้นต่ำของความสำเร็จ" ฉันหมายถึง "องค์ประกอบที่มีประโยชน์" ที่มีส่วนช่วยให้เป้าหมายการทำงานของคุณโดดเด่น ฉันมักจะจดจ่อกับ "ผลลัพธ์สุดท้าย" แทนที่จะเป็นขั้นตอนถัดไปเพราะฉันเป็นคนใจร้อน แต่สิ่งนี้ทำให้เกิดความคับข้องใจที่เผาผลาญพลังงานที่อาจนำไปใช้ทำบางสิ่งอีกครั้ง

การให้เวลาตัวเองมากพอที่จะทำอะไรบางอย่างให้เสร็จ และอนุญาตให้ตัวเองไม่รู้สึกเร่งรีบหรือรู้สึกผิดเกี่ยวกับเวลาที่ใช้นั้นเป็นสิ่งที่ใช้ได้ผลสำหรับฉัน

28. มีกิจวัตรการเพิ่มผลผลิตที่คุณปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด

Josh Coffy

www.flightmedia.co

มีขั้นตอนการผลิตที่คุณปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดทุกวัน ตัวอย่างเช่น:

1. ออกกำลังกายเวลา 04:30 น.

2. สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ 5 อันดับแรกของวันนี้ เวลา 07:00 น.

3. ทำงานต่อเนื่อง 50 นาที แล้วพัก 10 นาที – วันละหลายๆ ครั้ง

4. อย่าปล่อยให้แท็บอีเมลเปิดอยู่

เช่นเดียวกับที่คุณสร้างกลยุทธ์สำหรับทุกอย่างในธุรกิจของคุณ คุณต้องมีกลยุทธ์เพื่อประสิทธิภาพการทำงานอย่างแน่นอน ฉันออกกำลังกายเพราะมันทำให้ฉันรู้สึกดี ปลุกฉันให้ตื่น และเติมพลังให้ฉันตลอดทั้งวัน

ฉันสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ 5 อันดับแรกของฉันสำหรับวันนี้ เพราะหากเป็นรายการที่ไม่มีวันสิ้นสุด ก็มักจะทำให้ฉันไม่ประสบผลสำเร็จและเหมือนว่าฉันไม่ได้ทำอะไรเลย (ทั้งที่ฉันทำ)

ฉันจัดเวลาสำหรับช่วงทำงาน 50 นาทีหลายชั่วโมงโดยมีเวลาพัก 10 นาที เพราะเป็นวิธีเดียวที่ฉันจะทำห้าสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จได้

ฉันไม่เปิดแท็บอีเมลทิ้งไว้เพราะวันของฉันพังลงในศูนย์วินาที ทำกิจวัตรประจำวัน ทำตามนั้น แล้วคุณจะพบเวลาที่คุณไม่รู้ว่าคุณมี

29. ค้นหา ตัดสินใจ หรือทำ

ลิซ ซัมเมอร์

www.lizsumner.com

เมื่อคุณพบว่าตัวเองกำลังหลีกเลี่ยงงาน มักเป็นเพราะคุณไม่ชัดเจนว่าจะต้องทำอะไรต่อไป โดยปกติจะเป็นหนึ่งใน 3 สิ่ง—ค้นหา ตัดสินใจ หรือทำ คุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ตัดสินใจเลือก หรือดำเนินการใดๆ ดูการต่อต้านของคุณผ่านการค้นหา ตัดสินใจ หรือทำเลนส์ แล้วมันจะนำคุณไปข้างหน้า

30. หยุดคิดถึงมันเป็น "การบริหารเวลา"

แอนนี่ ซิสค์

www.pajamaproductivity.com

หยุดคิดว่ามันเป็น "การบริหารเวลา"

เมื่อเราพูดว่า "การบริหารเวลา" เรากำลังบอกว่าถึงเวลาที่ต้องจัดการจริงๆ แต่ใน 99% ของกรณีต่างๆ (เปอร์เซ็นต์ที่ไม่มีหลักวิทยาศาสตร์โดยสิ้นเชิง แต่ประสบการณ์ของผมค่อนข้างแม่นยำ) มันไม่ใช่เวลาที่ต้องการการจัดการที่ดีขึ้น—เป็นเราเอง

ดังนั้น ให้ลองคิดในแง่ของทางเลือกแทน ตัวอย่าง: ลองนึกภาพวงดนตรีสุดโปรดของคุณมาที่เมืองนี้ หรือแฮมิลตัน อะไรก็ตาม. สิ่งที่คุณอยากจะไปจริงๆ แต่เข้าไปไม่ได้ แต่ดูเถิด ตั๋วสองใบตกอยู่บนตักของคุณ ไม่ว่าคุณจะยุ่งแค่ไหน หรือคิดว่าคุณยุ่งแค่ไหน ถ้าคุณเป็นเหมือนฉันและคนส่วนใหญ่ คุณจะพบทางไปใช่ไหม?

ดังนั้นให้เริ่มดูทุกอย่างในรายการงานของคุณเป็นชุดตัวเลือก คุณสามารถเลือกที่จะดำเนินการ หรือเลือกที่จะไม่ทำ—เพื่อเลื่อน มอบหมาย หรือลบออก สิ่งแปลกประหลาดเริ่มเกิดขึ้นเมื่อคุณมองว่ามันเป็นทางเลือก: คุณตัดสินใจเลือกได้ดีขึ้น เพียงแค่ตระหนักว่าพลังอยู่ในตัวคุณตลอดมา

31. ทำสิ่งที่ยากที่สุดก่อน

ธาน ฟาม

www.asianefficiency.com

ทำสิ่งที่ยากที่สุดก่อนทุกเช้า เมื่อคุณเริ่มต้นวันทำงาน ให้จัดการกับงานที่คุณพบว่าทำได้ยากที่สุดหรือมีแนวโน้มที่จะผัดวันประกันพรุ่ง เมื่อเราเลื่อนงานประเภทนั้นออกไปจนดึก เรามักจะเครียดกับงานเหล่านั้นและเลื่อนออกไปเรื่อยๆ

เพียงพลิกมัน คุณสามารถทำต่อได้ทั้งวันโดยรู้ว่าคุณมีประสิทธิผล แม้ว่าคุณจะไม่ทำอะไรเลย คุณยังมีวันที่มีประสิทธิผล ฉันทำสิ่งนี้มาตลอด 5 ปีที่ผ่านมาในการดำเนินธุรกิจและมันช่วยเราได้มาก ทุกคนในบริษัทของเราก็ทำเช่นกัน และเป็นส่วนหนึ่งของการฝึกอบรมการเริ่มต้นใช้งานเพื่อสอนแนวคิดนี้แก่ผู้คน

32. ใช้เมทริกซ์ความสำคัญของความเร่งด่วนของไอเซนฮาวร์

คริสเตียน รีเมนส์

www.improve-hq.com

จัดลำดับความสำคัญ! อีเมลมีจำนวนมาก มีโทรศัพท์เข้ามา มีสิ่งที่ต้องทำมากมาย: ภาระงานของผู้ประกอบการมีมหาศาล การจัดลำดับความสำคัญของงานนั้นเป็นกุญแจสำคัญในการจดจ่อ ยิ่งคุณจัดลำดับความสำคัญได้มากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น นี่คือที่มาของเมทริกซ์ความสำคัญของความเร่งด่วนของไอเซนฮาวร์ บังคับให้คุณคิดสองครั้งก่อนที่จะเพิ่มงานลงในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ

จัดลำดับความสำคัญ!

นี่คือวิธีการ เลือกงานที่เร่งด่วนที่สุด ถามตัวเองว่าสิ่งเหล่านี้มีความสำคัญเท่าเทียมกันหรือไม่? เลื่อนสิ่งที่ไม่เร่งด่วนน้อยกว่า มอบหมายสิ่งที่สำคัญน้อยกว่า และหากไม่ใช่กรณีข้างต้น ให้กำจัดสิ่งที่ต้องทำนั้นทิ้งไป

33. ติดตามระบบ

Allyson Lewis

www.the7minutelife.com

1. จัดระเบียบสมองของคุณ คุณรู้สึกเครียดเพราะมีงานที่ยังไม่เสร็จมากเกินไป บนกระดาษเปล่า ให้เขียนทั้งหมดลงไป แล้วขีดฆ่าสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป โหดร้าย.

2. พิชิตงานที่ยังไม่เสร็จ ดูที่รายการของคุณ มุ่งมั่นที่จะทำงานให้เสร็จหนึ่งงานต่อวันจนกว่ารายการจะเสร็จสมบูรณ์ ทบทวนรายการนี้บ่อยๆ!

3. จัดระเบียบโลกของคุณ โต๊ะหรือเคาน์เตอร์ในครัวที่ปูด้วยกระดาษและของรกๆ ยังทำให้คุณรู้สึกเครียดมากกว่าที่จำเป็น หยุด หายใจเข้าลึก ๆ และใช้เวลาสองสามชั่วโมงเพื่อโยน ยื่น หรือดูแลมัน

4. จำกัดหรือปิดกั้นสิ่งรบกวนสมาธิ ปิดการแจ้งเตือนอีเมล, Facebook หรือ Twitter ทุกเช้าจนกว่างานที่สำคัญที่สุดของคุณจะเสร็จสมบูรณ์ ประมวลผลการสื่อสารเหล่านั้นทั้งหมดในบล็อกตามกำหนดการ

5. กระทำโดยมีวัตถุประสงค์ ครั้งสุดท้ายที่คุณเขียนจุดประสงค์ในชีวิตหรือความสำคัญสูงสุดของคุณคือเมื่อไหร่? อะไรคือสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับคุณในชีวิต? อะไรคือลำดับความสำคัญที่เพิ่มเติมวัตถุประสงค์นั้น? เขียนพวกเขาลงไป

6. ตั้งเป้าหมาย ใช่ ใช่ คุณบอกว่าคุณรู้ว่าเป้าหมายของคุณคืออะไร แต่คุณได้เขียนไว้หรือไม่? ประสาทวิทยาศาสตร์ได้พิสูจน์แล้วว่าการเขียนง่ายๆ หลอกให้สมองของคุณประสบความสำเร็จมากขึ้น

7. สร้าง "5 ก่อน 11" ของคุณ ทำรายการห้าสิ่งที่คุณทำได้ก่อนเวลา 11.00 น. ในเช้าวันพรุ่งนี้ งานแต่ละอย่างขยับเข็มไปข้างหน้าตามวัตถุประสงค์ ลำดับความสำคัญ และเป้าหมายของคุณหรือไม่? มันควรจะ. เมื่อคุณทำ 5 ของคุณก่อน 11 พรุ่งนี้ คุณจะมีความรู้สึกสงบสุขของความสำเร็จ โดยรู้ว่าคุณได้ทำในสิ่งที่มีความหมายต่อคุณแล้ว

34. ตัดสินใจเบื้องต้นได้ดีขึ้น

Shane Parrish

www.farnamstreetblog.com

วิธีนี้ค่อนข้างจะขัดกับสัญชาตญาณ: วิธีที่ดีที่สุดในการหาเวลาคือการตัดสินใจเบื้องต้นที่ดีขึ้น เราใช้เวลาและพลังงานส่วนใหญ่ในการแก้ไขข้อผิดพลาดและตะเกียกตะกายออกจากสถานการณ์ที่เลวร้าย หากคุณลดความเขลาในการตัดสินใจครั้งแรกได้ คุณก็จะมีเวลาว่างมากขึ้น วิธีหนึ่งในการปรับปรุงคุณภาพในการตัดสินใจของคุณคือเคลียร์เวลาเช้าและคิดเป็นเวลา 30 นาทีคนเดียวเกี่ยวกับปัญหาก่อนตัดสินใจ พยายามอย่าตัดสินใจเรื่องใหญ่ในตอนบ่ายหรือช่วงหลังของวัน