27 ลักษณะของการสื่อสาร

เผยแพร่แล้ว: 2023-08-02

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพคือกระบวนการถ่ายทอดข้อความซึ่งทั้งผู้ส่งและผู้รับเข้าใจซึ่งกันและกันด้วยความชัดเจน

ทุกอาชีพได้เปรียบจากทักษะการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม หากคุณเป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยกระชับความสัมพันธ์ในที่ทำงาน แต่ยังช่วยเพิ่มผลผลิตของคุณด้วย

สารบัญ

ลักษณะของการสื่อสาร

คุณลักษณะบางประการของกระบวนการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จคือ

1. ล้างนิพจน์

เพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ คุณควรแสดงความคิดของคุณอย่างชัดเจนและตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับเข้าใจข้อความนั้นในความหมายเดียวกับที่คุณตั้งใจให้เป็น คุณต้องให้ความสำคัญกับความชัดเจนของคำที่ใช้และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีที่ว่างสำหรับการตีความผิด

2. การฟังอย่างกระตือรือร้น

การฟังอย่างกระตือรือร้นไม่ใช่แค่การได้ยินคำศัพท์เท่านั้น มันเกี่ยวข้องกับการให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับสิ่งที่อีกฝ่ายพูดและทำความเข้าใจกับมุมมองของพวกเขา อนุญาตให้ทั้งสองฝ่ายมีส่วนร่วมในการสนทนาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความได้รับการถ่ายทอดอย่างถูกต้องสมบูรณ์

3. การสื่อสารอวัจนภาษา

การสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูดเกี่ยวข้องกับภาษากาย เช่น การแสดงออกทางสีหน้า ท่าทาง การสบตา และท่าทาง รูปแบบการแสดงออกดังกล่าวช่วยให้คุณถ่ายทอดข้อความที่ชัดเจนโดยไม่ต้องใช้คำพูด ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อความของคุณจะได้รับอย่างชัดเจน

4. การสื่อสารด้วยวาจา

การสื่อสารด้วยวาจาเกี่ยวข้องกับทั้งการพูดและการเขียน ในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องสามารถแสดงออกอย่างชัดเจนและรัดกุม ไม่ว่าจะผ่านการสื่อสารด้วยปากหรือเป็นลายลักษณ์อักษร โปรดทราบว่าวิธีการส่งข้อความของคุณอาจมีผลกระทบอย่างมากต่อวิธีการรับข้อความ

5. การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ

การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการสามารถกำหนดได้ว่าเป็นกระบวนการแบบไดนามิกของการแลกเปลี่ยนความคิดและความคิดระหว่างบุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไป การสื่อสารประเภทนี้ไม่เป็นไปตามกฎที่เป็นทางการและไหลอย่างอิสระ ทำให้เป็นลักษณะสำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

อ่าน วัฒนธรรมองค์กร - ความหมาย ความสำคัญ และประเภท

6. ความเข้าใจซึ่งกันและกัน

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวข้องกับความเข้าใจร่วมกันระหว่างผู้ส่งและผู้รับ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าทั้งสองฝ่ายเข้าใจข้อความอย่างถูกต้อง หลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดหรือการตีความผิด

7. ความใจกว้าง

การเปิดกว้างต่อคำวิจารณ์และข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์จะกระตุ้นให้เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ช่วยในการพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณและทำให้แน่ใจว่าได้รับและเข้าใจข้อความอย่างถูกต้อง

8. การจัดการอารมณ์

อารมณ์มีบทบาทสำคัญในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ผู้สื่อสารที่ดีรู้วิธีรับรู้และจัดการกับอารมณ์ของตนเองและของผู้รับสาร สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความที่ชัดเจนจะถูกถ่ายทอดโดยไม่มีความเข้าใจผิดหรือการตีความที่ผิด

9. โฟกัสและความสนใจ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพยังต้องการการโฟกัสและความใส่ใจจากทั้งสองฝ่ายของการสนทนา สิ่งนี้จะช่วยไม่ให้สิ่งรบกวนออกไปและทำให้สามารถถ่ายทอดข้อความได้อย่างชัดเจนและถูกต้อง

10. รัดกุม

นักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพรู้วิธีพูดให้ตรงประเด็นในลักษณะที่กระชับ โดยไม่ออกนอกลู่นอกทางหรือตีโพยตีพาย ความสามารถในการแสดงออกอย่างชัดเจนด้วยคำพูดที่น้อยลงเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

11. คอนกรีต

วิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือการทำให้ชัดเจน แม่นยำ และเป็นรูปธรรม ข้อความที่คลุมเครือสามารถนำไปสู่การสื่อสารที่ผิดพลาดและความเข้าใจผิดระหว่างคนสองคนได้อย่างง่ายดาย ทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็น

12. กระบวนการสองทาง

การสื่อสารไม่ใช่ถนนเดินรถทางเดียว มันต้องมีทั้งสองฝ่ายของการสนทนาที่จะมีส่วนร่วมเพื่อให้มันมีประสิทธิภาพ ซึ่งหมายความว่าทั้งผู้ส่งและผู้รับจะต้องสามารถเข้าใจซึ่งกันและกันและสื่อสารความคิดของพวกเขาเพื่อให้บรรลุข้อตกลง

13. การรับรู้และการควบคุมอารมณ์

การรู้เท่าทันอารมณ์ของตนเองและของผู้รับเป็นสิ่งสำคัญในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้สื่อสารที่ดีรู้วิธีควบคุมอารมณ์ของตนและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่ได้ขัดขวางการถ่ายทอดข้อความอย่างถูกต้อง

14. เชื่อมโยงกัน

สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าข้อความของคุณสอดคล้องกัน สอดคล้องกัน และสมเหตุสมผลเมื่อสื่อสารกับผู้อื่น สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าข้อความของคุณเข้าใจอย่างชัดเจนโดยบุคคลอื่นโดยไม่คลุมเครือหรือสับสน

15. สุภาพ

การสื่อสารควรสุภาพและให้เกียรติกันเสมอ ไม่ควรก้าวร้าวหรือเป็นศัตรู เพราะมีแต่จะนำไปสู่ผลลัพธ์เชิงลบและสร้างความขัดแย้งระหว่างผู้คน

อ่าน วิธีปรับปรุงความสัมพันธ์ในทีม ด้วย

16. ต่อเนื่อง

การสื่อสารควรเป็นไปอย่างต่อเนื่องและต่อเนื่องเพื่อให้เกิดความเข้าใจระหว่างสองฝ่ายหรือมากกว่า ซึ่งหมายความว่าไม่ควรมีช่องว่างในการสื่อสาร เนื่องจากอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดหรือขาดความชัดเจนได้

17. แพร่หลาย

การสื่อสารควรแพร่หลายเช่นกัน ซึ่งหมายความว่าควรเข้าถึงทุกส่วนขององค์กรผ่านช่องทางการสื่อสารทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ ซึ่งรวมถึงข้อความทางวาจา เอกสารลายลักษณ์อักษร อีเมล ข้อความ ฯลฯ

18. เกี่ยวข้องกับบุคคลอย่างน้อยสองคน

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องการการมีส่วนร่วมของคนอย่างน้อยสองคน - ผู้ส่งและผู้รับ - ซึ่งมีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันผ่านสื่อกลางหรือช่องทางทั่วไป

19. หลีกเลี่ยงการตัดสิน

สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงการตัดสินหรือสันนิษฐานเมื่อสื่อสาร ซึ่งอาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดและความขัดแย้งระหว่างบุคคล รวมทั้งสร้างบรรยากาศความไม่ไว้วางใจในองค์กร

20. วัตถุประสงค์ของการสื่อสาร

การสื่อสารควรมีจุดประสงค์ที่ชัดเจนที่ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าใจ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจสิ่งที่กำลังพูดและช่วยลดความสับสนหรือการตีความผิด

21. อหังการ

ความกล้าแสดงออกเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพราะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายแสดงความคิดเห็นโดยไม่รู้สึกว่าถูกตัดสินหรือโจมตี นอกจากนี้ยังช่วยสร้างบรรยากาศแห่งความเคารพและความเข้าใจซึ่งกันและกัน

22. การเอาใจใส่

การเอาใจใส่เป็นกุญแจสำคัญในการสื่อสาร เพราะมันช่วยสร้างบรรยากาศแห่งความเข้าใจและความเคารพ สิ่งสำคัญคือต้องสามารถฟังสิ่งที่อีกฝ่ายพูด เข้าใจมุมมองของพวกเขา และสวมบทบาทของตนเอง

23. คนกลางและใจกว้าง

การเป็นคนกลางและใจกว้างเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งหมายถึงการเต็มใจที่จะประนีประนอมเมื่อจำเป็น เช่นเดียวกับการรับฟังโดยไม่มีอคติหรือการตัดสิน

24. กระบวนการที่มุ่งเน้นเป้าหมาย

การสื่อสารควรมีเป้าหมายและมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนซึ่งทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าใจ สิ่งนี้จะทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและสามารถทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ

25. การสื่อสารในองค์กรไหลไปในทิศทางต่างๆ

การสื่อสารในองค์กรสามารถไหลไปในทิศทางต่างๆ กัน เช่น การสื่อสารจากผู้บังคับบัญชาไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาจากผู้บังคับบัญชาไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา การสื่อสารจากผู้ใต้บังคับบัญชาไปสู่ผู้บังคับบัญชาที่สูงขึ้น การสื่อสารในแนวราบระหว่างเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนร่วมงาน หรือการสื่อสารในแนวดิ่งระหว่างระดับต่างๆ ขององค์กร คำแนะนำทั้งหมดนี้มีความสำคัญต่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และควรพิจารณาเมื่อสร้างเครือข่ายการสื่อสารภายในองค์กร

26. การสนทนา

ประการสุดท้าย สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพควรเป็นแบบสนทนามากกว่าพูดฝ่ายเดียว ซึ่งหมายความว่าทั้งสองฝ่ายควรมีส่วนร่วมในการสนทนาอย่างเท่าเทียมกันและรับฟังความคิดเห็น หัวหน้างานสื่อสารกับพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันและทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน

อ่านเพิ่มเติม จริยธรรมองค์กร - ความหมาย ความสำคัญ และองค์ประกอบ

27. การสื่อสารเป็นสหวิทยาการ

การสื่อสารทั้งแบบไม่เป็นทางการและแบบเป็นทางการจะได้ผล ต้องมาจากการศึกษาหลายด้าน เช่น มานุษยวิทยา (การศึกษาภาษากาย) สังคมวิทยา (การศึกษาพฤติกรรมมนุษย์) และจิตวิทยา (การศึกษาทัศนคติ)

องค์กรสามารถสร้างบรรยากาศแห่งความเข้าใจ ความเคารพ และความไว้วางใจระหว่างทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องโดยการปฏิบัติตามลักษณะเฉพาะของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเหล่านี้

คุณลักษณะของผู้สื่อสารที่ดี

คุณลักษณะของผู้สื่อสารที่ดี
นักธุรกิจยิ้มสองคนจับมือกันขณะยืนอยู่ในสำนักงาน

1. ผู้ฟังที่ดี

คุณลักษณะที่สำคัญที่สุดของผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพคือความเต็มใจที่จะรับฟัง นักสื่อสารที่ดีตั้งใจฟังสิ่งที่ผู้อื่นพูด ช่วยให้พวกเขาเข้าใจมุมมองของตนอย่างถ่องแท้และตอบสนองได้อย่างเหมาะสม

2. มั่นใจ

ความมั่นใจเป็นกุญแจสำคัญในการสื่อสาร ซึ่งรวมถึงความสามารถในการพูด การสงบสติอารมณ์ภายใต้ความกดดัน และการแสดงความมั่นใจในทุกสถานการณ์ นักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพรู้วิธีรักษาทัศนคติเชิงบวก แม้ว่าต้องเผชิญกับบทสนทนาที่ยากลำบาก

3. ช่างสังเกต

ผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องมีความสามารถในการสังเกตปฏิกิริยาของผู้คนและภาษากายเพื่อปรับข้อความของพวกเขาให้สอดคล้องกัน การเอาใจใส่และตระหนักถึงสัญญาณของอีกฝ่ายสามารถช่วยให้แน่ใจว่าการแลกเปลี่ยนการสื่อสารจะประสบความสำเร็จ

4. เห็นอกเห็นใจ

ผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีความเห็นอกเห็นใจผู้ฟังและเลือกใช้คำพูดอย่างระมัดระวัง พวกเขาแสดงความเข้าใจและเคารพในความคิดเห็นที่แตกต่างโดยคำนึงถึงความรู้สึกของผู้ที่กำลังพูดด้วย

5. เป็นมิตร

นักสื่อสารที่ดีมีบุคลิกที่สนุกสนานและเป็นกันเองซึ่งช่วยให้สามารถพูดคุยอย่างเปิดเผยและแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขาเป็นมิตร เข้าถึงได้ และน่ารักซึ่งทำให้คนอื่นรู้สึกสบายใจเมื่ออยู่ต่อหน้าพวกเขา

6. ซาบซึ้ง

นักสื่อสารที่ดีเข้าใจถึงความสำคัญของการแสดงความขอบคุณต่อผู้อื่นด้วยการแสดงความขอบคุณสำหรับการมีส่วนร่วมหรือความพยายามของพวกเขา การกล่าว “ขอบคุณ” หรือชมเชยสามารถช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกและทำให้การสนทนามีประสิทธิผลมากขึ้น

7. วิจารณญาณที่ดี

ผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพสามารถตัดสินและตัดสินใจได้อย่างถูกต้องตามข้อมูลที่พวกเขามี พวกเขาคิดอย่างมีวิจารณญาณและสามารถหาทางออกได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ถูกครอบงำหรือได้รับอิทธิพลจากแรงกดดันจากภายนอก

8. สุภาพ

ผู้สื่อสารที่ดีเข้าใจคุณค่าของความสุภาพ พวกเขารู้วิธีการใช้วลีต่างๆ ด้วยความเคารพ หลีกเลี่ยงภาษาที่รุนแรงหรือไม่เหมาะสม

9. จัดระเบียบ

ผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพได้รับการจัดระเบียบและสามารถติดตามได้ในขณะที่มีการสนทนา พวกเขารู้วิธีที่จะยึดติดกับประเด็นหลักโดยไม่ออกนอกเรื่องหรือถูกบิดเบือนโดยสัมผัสกัน

อ่าน ทักษะการบริหารเวลาที่ต้องมีเพื่อการจัดการที่ดียิ่งขึ้น

10. จริงใจ

นักสื่อสารที่ดีต้องมีความจริงใจในการแสดงความคิดเห็นหรือแสดงความคิดเห็น ผู้คนจะรู้สึกว่าสิ่งที่คุณพูดขาดความจริงใจ ดังนั้นผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะต้องจริงใจและซื่อสัตย์ในแนวทางของพวกเขา

11. ให้ความเคารพ

นักสื่อสารที่ดีเข้าใจถึงความสำคัญของการใช้ความเคารพเมื่อพูดกับผู้อื่น โดยไม่คำนึงถึงความเชื่อหรือความคิดเห็นของพวกเขา พวกเขาฟังอย่างตั้งใจ หลีกเลี่ยงการขัดจังหวะที่หยาบคายหรือความคิดเห็นที่ดูหมิ่น

12. สม่ำเสมอ

ในการเป็นผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เราจะต้องรักษาแนวทางและข้อความให้สอดคล้องกัน ความสม่ำเสมอเป็นกุญแจสำคัญในการพัฒนาความไว้วางใจระหว่างสมาชิกในทีม ลูกค้า หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

13. เก็บตัว

ผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพสามารถจดจำรายละเอียดเกี่ยวกับการสนทนาที่ผ่านมา เตือนผู้คนถึงสิ่งที่ได้พูดคุยกันก่อนหน้านี้ สิ่งนี้ช่วยให้การสนทนาดำเนินไปอย่างราบรื่นและทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

14. อยากรู้อยากเห็น

นักสื่อสารที่ดีจะถามคำถามปลายเปิดเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกในสถานการณ์หนึ่งๆ ในขณะเดียวกันก็แสดงให้เห็นว่าพวกเขามีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้นในการสนทนา สิ่งนี้ช่วยสร้างบทสนทนาที่มีความหมายและกระตุ้นให้ผู้คนคิดอย่างเป็นกลาง

15. ซื่อสัตย์

การสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการสร้างความไว้วางใจระหว่างผู้คน ผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะตรงไปตรงมาเกี่ยวกับความคิดและความรู้สึกของพวกเขา โดยไม่หลอกลวงหรือหลอกลวงผู้อื่น

16. เชื่อถือได้

ผู้คนต้องสามารถพึ่งพาผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพเมื่อต้องตัดสินใจเรื่องสำคัญหรือเรื่องสำคัญๆ พวกเขาควรพึ่งพาได้ มีความรู้ และสอดคล้องกับสิ่งที่พวกเขาพูดและทำ

17. เชิงรุก

นักสื่อสารที่ดีจะริเริ่มเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความทั้งหมดจะถูกส่งอย่างถูกต้องและตรงเวลา พวกเขาคาดการณ์ถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและทำทุกวิถีทางเพื่อจัดการกับปัญหาเหล่านั้นล่วงหน้า

18. สะท้อนแสง

ผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะสะท้อนพฤติกรรมและคำพูดของตน และสามารถประเมินผลกระทบของการสื่อสารกับผู้อื่นได้ พวกเขาเข้าใจว่าคำพูดของพวกเขาส่งผลต่อปฏิกิริยาของผู้คนอย่างไร ดังนั้นพวกเขาจึงพยายามทำให้แน่ใจว่าข้อความของพวกเขาได้รับการรับฟังอย่างชัดเจน

บทสรุป!

โดยสรุปแล้ว การสื่อสารที่ดีเป็นส่วนสำคัญในชีวิตประจำวันของเรา

มีลักษณะหลายอย่างที่มารวมกันเพื่อสร้างการแลกเปลี่ยนที่มีประสิทธิภาพและมีความหมายระหว่างคนสองคนหรือมากกว่า ลักษณะของการสื่อสารจะวนเวียนอยู่กับแหล่งที่มา ข้อความ ผู้รับ ช่องทาง บริบท เสียงตอบรับ และสัญญาณรบกวน

พวกเขาทั้งหมดทำงานร่วมกันเพื่อให้เราเข้าใจซึ่งกันและกันและเชื่อมต่อกับผู้อื่น เมื่อมีความเข้าใจในลักษณะดังกล่าว เราสามารถเป็นผู้สื่อสารที่ดีขึ้นและสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายได้

ชอบโพสต์นี้? ดูซีรีส์ฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการสื่อสาร

สถาบันการตลาด 91