4 ปัจจัยที่ส่งผลต่อการส่งอีเมล

ต่อไปนี้เป็นส่วนหนึ่งของชุดโพสต์ของผู้เยี่ยมชมจาก Windows IT Pro ที่เจาะลึกถึง SMTP จนถึงตอนนี้ เราได้เรียนรู้เกี่ยวกับประวัติของ Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) และตรวจสอบคำจำกัดความต่างๆ ว่าเมื่อใดที่อีเมลถือว่า "ถูกส่ง" ในโพสต์สุดท้ายนี้จาก Windows IT Pro พวกเขาตรวจสอบปัจจัยสำคัญ 4 ประการที่ส่งผลต่อความสามารถในการส่งอีเมล

มีหลายปัจจัยที่อาจส่งผลต่อความสามารถในการส่ง ซึ่งรวมถึงชื่อเสียงในการส่งที่ดี การตรวจสอบสิทธิ์อีเมลของคุณอย่างถูกต้องผ่าน SPF และ DKIM และแนวทางปฏิบัติในการอนุญาตที่เข้มงวด แต่ปัจจัยสี่ประการที่โดดเด่นจริงๆ:

1. ความสมบูรณ์ของโครงสร้างพื้นฐานของข้อความ
2. อะไรอยู่ในข้อความ
3. ใครส่งมาให้
4. ความพร้อมใช้งานของระบบการรับ

ข้อความ โครงสร้างพื้นฐาน สุขภาพ

ความสมบูรณ์ของเครือข่ายและโครงสร้างพื้นฐานจะมีผลกระทบอย่างมากต่อการส่งข้อความ SMTP ถือว่ามีการเชื่อมต่อเครือข่ายที่เชื่อถือได้และการแก้ปัญหาชื่อผ่าน Domain Name Service (DNS) สิ่งใดก็ตามที่รบกวนฟังก์ชันเหล่านี้สามารถป้องกันไม่ให้มีการส่งข้อความ

ผู้ดูแลระบบส่วนใหญ่ทราบเรื่องนี้และดำเนินมาตรการเพื่อป้องกันการรับส่งข้อมูลขาเข้า ตัวอย่างเช่น เป็นเรื่องปกติที่จะใช้ระเบียน DNS ของ Mail Exchanger (MX) หลายระเบียนเพื่อระบุเส้นทางที่ซ้ำซ้อนสำหรับอีเมลขาเข้า อย่างไรก็ตาม ในฐานะผู้ส่ง คุณไม่สามารถควบคุมเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับหรือการกำหนดค่า DNS ได้ และหากระบบการส่งหรือรับมีการเชื่อมต่อที่ไม่สม่ำเสมอหรือปัญหา DNS จะเป็นการยากที่จะส่งอีเมลในเวลาที่เหมาะสมและเชื่อถือได้

เนื้อหาข้อความ

เนื้อหาข้อความมีอิทธิพลสำคัญต่อการส่งข้อความ ด้วยเหตุผลหลายประการ การจดจำข้อความว่าเป็นสแปมหรือมัลแวร์โดยการตรวจสอบเนื้อหา (รวมถึงไฟล์แนบ, URL, ข้อความและส่วนหัว) ได้พิสูจน์แล้วว่าเป็นวิธีที่ค่อนข้างดีในการระบุและบล็อกเนื้อหาที่ไม่ต้องการ อย่างไรก็ตาม อีเมลที่ถูกต้องเกี่ยวกับเว็บไซต์หาคู่ การจำนอง และยาประเภทต่างๆ อาจติดอยู่ในตัวกรอง

ตัวกรองข้อความสองสามรุ่นแรกนั้นค่อนข้างจำกัด พวกเขาสามารถจับคู่รูปแบบเฉพาะและรายการเนื้อหาเท่านั้น การปรับปรุงที่สำคัญอย่างหนึ่งในเทคโนโลยีการกรองคือการแนะนำตัวกรองการทำงานร่วมกัน โดยที่ไซต์และบริการหลายแห่งสามารถมีส่วนร่วมในรายงานสแปมไปยังบริการแบบรวมศูนย์ ปัญหาของการกรองการทำงานร่วมกันคือเมื่อตัวกรองบางแห่งตัดสินใจว่าข้อความเป็นสแปม ไซต์อื่นๆ ที่ใช้ข้อมูลการกรองเดียวกันจะบล็อกข้อความนั้น ไม่มีการถามคำถามใดๆ

ประวัติผู้ส่งและการกรอง

การกรองการทำงานร่วมกันได้รับการปรับปรุงเพิ่มเติมโดยการแนะนำการกรองตามชื่อเสียง แม้ว่าวิธีที่แน่นอนในการคำนวณชื่อเสียงของผู้ส่งจะแตกต่างกันไปตามตัวกรอง แต่แนวคิดก็เหมือนกัน: ระบบชื่อเสียงรวมข้อมูลเกี่ยวกับ แหล่งที่มา ของข้อความ (รวมถึงที่อยู่ IP ของผู้ส่งและโดเมนที่อ้างว่าเป็น) พฤติกรรม ของผู้ส่งใน ที่ผ่านมา (รวมถึงจำนวนข้อความที่ส่งต่อหน่วยเวลา และข้อความเหล่านั้นถือว่าน่าสงสัยหรือไม่) เนื้อหาของข้อความ และแม้แต่การตอบรับจากผู้รับเมื่อกดปุ่ม "นี่คือสแปม"

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่ถูกกฎหมายซึ่งปกติแล้วส่งออก 1,000 ข้อความต่อวันอาจถูกตั้งค่าสถานะโดยตัวกรองชื่อเสียง หากธุรกิจเริ่มส่งข้อความ 10,000 ข้อความต่อวันกะทันหัน ธุรกิจที่เริ่มส่งข้อความที่มีเนื้อหาที่น่าสงสัยอาจทำให้เกิดการกรองชื่อเสียง ตัวกรองเหล่านี้มีประสิทธิภาพ แต่มีปัญหา

ประการหนึ่ง หากข้อความของคุณเริ่มกระตุ้นตัวกรอง การค้นหาสาเหตุอาจเป็นเรื่องยาก เนื่องจาก ISP มักจะปกป้องอัลกอริทึมที่ใช้ในการให้คะแนนอีเมล ดังนั้นนักส่งสแปมจึงไม่สามารถหลอกล่อระบบได้ ในอีกทางหนึ่ง ระบบชื่อเสียงที่ใช้ที่อยู่ IP ต้นทางของผู้ส่งเป็นข้อมูลป้อนเข้า อาจทำให้อีเมลของคุณถูกกรองหลังจากเปลี่ยนที่อยู่ IP ของคุณและที่อยู่ใหม่มาจากช่วงที่มีชื่อเสียงไม่ดี ดังนั้น โดยไม่ใช่ความผิดของคุณเอง คุณอาจพบว่าข้อความของคุณถูกกรองหลังจากที่คุณเปลี่ยน IP หรือย้ายเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณไปยังเครือข่ายอื่น

แน่นอน เมื่อคุณเรียกใช้เซิร์ฟเวอร์ SMTP ของคุณเอง คุณจะต้องรับผิดชอบต่อปัญหาด้านการส่งมอบจำนวนมาก ตัวอย่างเช่น หากเซิร์ฟเวอร์ของคุณถูกตั้งค่าเป็น open relay คุณมักจะพบเซิร์ฟเวอร์ของคุณในรายการปฏิเสธอย่างรวดเร็วเมื่อพบข้อผิดพลาดในการกำหนดค่า ไม่ว่าจะโดยผู้ส่งอีเมลขยะหรือโดยเครื่องมือสแกนอัตโนมัติที่ผู้จำหน่าย RBL รายใหญ่ทั้งหมด ใช้. เมื่อคุณวางเซิร์ฟเวอร์ SMTP ไว้บนอินเทอร์เน็ต คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบและบำรุงรักษา

ความพร้อมของระบบการรับ

การส่งมอบยังขึ้นอยู่กับความพร้อมของระบบการรับ เนื่องจาก SMTP เป็นโปรโตคอลการจัดเก็บและส่งต่อ เซิร์ฟเวอร์ที่ส่งมักจะจัดคิวข้อความเป็นระยะเวลาหนึ่งเมื่อเซิร์ฟเวอร์รับไม่พร้อมใช้งาน ในสภาพแวดล้อมแบบหลายเซิร์ฟเวอร์ ข้อความอาจถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ปริมณฑล แต่ถ้าเมลบ็อกซ์ของผู้รับไม่พร้อมใช้งาน (อาจเป็นเพราะฐานข้อมูลเมลบ็อกซ์เป้าหมายออฟไลน์อยู่ หรือลิงก์ระหว่างไซต์ไม่พร้อมใช้งาน) เซิร์ฟเวอร์ปริมณฑลสามารถเก็บ ข้อความและจัดส่งในภายหลัง

การปรับปรุงความสามารถในการส่งข้อความ

การปรับปรุงความสามารถในการส่งข้อความขาออกของคุณช่วยให้การสื่อสารทางธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ามากขึ้น ขั้นตอนเดียวที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือต้องมีเครื่องมือและกระบวนการวัดที่ดี เพื่อให้คุณมีข้อมูลที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับจำนวนข้อความที่ไม่ได้ส่ง การติดตามตัววัดเหล่านี้เมื่อเวลาผ่านไปจะช่วยให้คุณระบุแนวโน้มและรูปแบบได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งสามารถเตือนคุณถึงปัญหาล่วงหน้าก่อนที่ปัญหาจะหมดไป

การวิเคราะห์ข้อมูลนี้จะบอกคุณได้มากเกี่ยวกับแหล่งที่มาของปัญหาการส่งอีเมลที่คุณพบ ตัวอย่างเช่น เซิร์ฟเวอร์ที่กำหนดค่าให้ใช้เซิร์ฟเวอร์ DNS ที่ไม่ถูกต้อง หรือมีระเบียน Reverse DNS, SPF หรือ DKIM ที่ไม่ถูกต้อง อาจส่งข้อความไปยังปลายทางบางแห่งได้ช้าหรือไม่ได้ และรูปแบบการส่งที่เปลี่ยนไปจะปรากฏขึ้น ชัดเจนเมื่อคุณดูเวลาการส่งมอบและความยาวคิวบนเซิร์ฟเวอร์ที่ได้รับผลกระทบ—แต่เฉพาะในกรณีที่ คุณ ดูเท่านั้น

นอกจากนี้ ให้ดูบันทึกของเซิร์ฟเวอร์มากกว่าความยาวคิว ISP จำนวนมากจะส่งคืนข้อผิดพลาดเฉพาะของความสามารถในการส่งมอบในรหัสส่งคืน และโดยทั่วไปสามารถเห็นได้ในบันทึกของเซิร์ฟเวอร์ SMTP (MTA) "ข้อผิดพลาด" เหล่านี้บางส่วนระบุว่าผู้ส่งควรกรอกแบบฟอร์มที่ยุ่งยากที่ ISP เพื่อสร้างสถานะผู้ส่งจำนวนมากหรือตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมาย

การตรวจสอบการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่องของคุณควรให้การเตือนล่วงหน้าเกี่ยวกับปัญหาเครือข่ายหรือโครงสร้างพื้นฐานที่จะส่งผลต่อความสามารถในการส่งข้อความขาออกของคุณ หากคุณไม่มีทรัพยากรที่จะอุทิศให้กับการตรวจสอบประเภทนี้ SendGrid มีการติดตามและการวิเคราะห์ที่มีประสิทธิภาพ ตลอดจนทีมผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมลเพื่อช่วยคุณระบุและแก้ไขปัญหาการจัดส่งเหล่านี้

ขอบคุณมากสำหรับ Windows IT Pro สำหรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประวัติของ SMTP และความสามารถในการส่งอีเมล หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการส่งอีเมลและการปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณสามารถอ่าน คู่มือการส่งมอบ ของเรา และคำแนะนำของเราเกี่ยวกับ ABCs ของ ISP

โพสต์นี้ได้รับความอนุเคราะห์จากเพื่อนของเราที่ Windows IT Pro