8 รายงานโครงการที่สำคัญ

การรายงาน—เป็นสิ่งที่ผู้จัดการโครงการทำ ไม่ว่าคุณจะเป็นนักเดินเรือหรือเด็กฝึกงานในภาคสนาม คุณได้จัดทำรายงานโครงการไม่ว่าจะด้วยมือหรือด้วยเครื่องมือการรายงาน อย่างไรก็ตาม คุณอาจไม่ทราบว่ารายงานมีหลายประเภท หรือจะระบุรายงานเหล่านั้นไปยังผู้ชมเฉพาะกลุ่มได้อย่างไร

รายงานโครงการคืออะไร?

รายงานโครงการเป็นเพียงเอกสารที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับสถานะโดยรวมของโครงการหรือลักษณะเฉพาะของความคืบหน้าหรือประสิทธิภาพของโครงการ โดยไม่คำนึงถึงประเภทของรายงาน จะประกอบด้วยข้อมูลโครงการตามด้านเศรษฐกิจ เทคนิค การเงิน การบริหารหรือการผลิต

ประโยชน์ของรายงานโครงการ

สิ่งเหล่านี้เป็นเครื่องมือสำคัญในการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้พวกเขาได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับโครงการและความคืบหน้า แต่ยังมีประโยชน์สำหรับผู้จัดการโครงการและช่วยเหลือพวกเขาในการจัดสรรทรัพยากรและวิธีการอื่นๆ ในการจัดการโครงการเพื่อสรุปผลสำเร็จ รายงานโครงการส่วนใหญ่จะเปรียบเทียบความพยายามจริงกับความพยายามที่วางแผนไว้เพื่อให้โครงการอยู่ในสถานะทางการเงินและสอดคล้องกับกำหนดการ

รายงานโครงการไม่เพียงแต่ช่วยให้ผู้จัดการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียติดตามความคืบหน้าเท่านั้น แต่ยังสามารถคาดการณ์ภัยคุกคามได้ และในการทำเช่นนั้น ให้ทำงานเพื่อพัฒนาการตอบสนองเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านั้น สิ่งเหล่านี้ช่วยควบคุมต้นทุนและรักษางบประมาณของคุณ ตรวจสอบประสิทธิภาพของทีม และเพิ่มการมองเห็นโครงการสำหรับข้อมูลเชิงลึกที่ดียิ่งขึ้นในการจัดการพวกเขา

เนื่องจากระดับรายละเอียด การสร้างรายงานโครงการจึงต้องใช้เวลา ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น ProjectManager สามารถเร่งกระบวนการรายงานของคุณได้ สร้างรายงานสถานะ รายงานทรัพยากร รายงานผลต่าง และอีกมากมายด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง หรือเพียงแค่ดูที่แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเราเพื่อดูสแน็ปช็อตสถานะของโครงการปัจจุบันของคุณ เริ่มต้นกับ ProjectManager ฟรีวันนี้

ประเภทรายงานโครงการทั่วไป

ต่อไปนี้คือโครงร่างของรายงานโครงการทั่วไป 8 ประเภท แต่ก็ยังมีความสำคัญต่อความสำเร็จในการดำเนินโครงการ

1. รายงานสถานะ

“ฉันขอรายงานสถานะนั้นในหนึ่งชั่วโมงได้ไหม” เป็นคำถามที่ผู้จัดการโครงการได้ยินบ่อยมาก อาจมาจากผู้สนับสนุนโครงการ หรือผู้จัดการสำนักงานโครงการ หรือเพื่อนร่วมงาน นี่เป็นรายงานโครงการประเภททั่วไปและแบบที่คุณอาจพบว่าตัวเองทำงานอยู่เป็นประจำมากที่สุด

คุณสามารถสร้างรายงานสถานะรายสัปดาห์หรือรายเดือน – และเมื่อเร็วๆ นี้ ฉันได้ผลิตรายงานสถานะรายวันในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ ความถี่ขึ้นอยู่กับว่าคุณอยู่ที่ไหนในโครงการและต้องพูดมากน้อยแค่ไหน การรายงานรายวันไม่ค่อยมีประโยชน์หากงานของคุณใช้เวลามากกว่าสัปดาห์ เนื่องจากคุณจะไม่มีความคืบหน้าในการรายงานในแต่ละวัน

เนื่องจากคุณจะใช้เวลาพอสมควรในการสร้างรายงานสถานะ จึงควรพิจารณาวิธีที่จะทำให้การเขียนรายงานเร็วขึ้น ยังดีกว่า ทำให้การรายงานโครงการเป็นแบบอัตโนมัติมากที่สุด

สร้างเทมเพลตรายงานสถานะมาตรฐานหรือใช้เทมเพลตที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ และใช้ข้อมูลในเครื่องมือจัดกำหนดการของคุณเพื่อเติมความคืบหน้าของโครงการ แม้ว่าคุณจะต้องแก้ไขในภายหลัง การกรอกข้อมูลบางส่วนให้คุณยังช่วยประหยัดเวลาได้มาก

สร้างรายงานสถานะด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือการรายงานโครงการ และประโยชน์ต่อคุณและภาระงานประจำวันของคุณอย่างไร ให้ชมวิดีโอสั้น ๆ ด้านล่าง จะแสดงวิธีการสร้างรายงานสถานะด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้งโดยใช้ ProjectManager.com ด้วยซอฟต์แวร์การรายงานที่ใช้งานง่าย คุณสามารถติดตามโครงการได้อย่างมั่นใจ นำเสนองานที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และให้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

2. รายงานความคืบหน้า

รายงานโครงการที่สำคัญที่สุดฉบับหนึ่งที่คุณจะสร้างขึ้นระหว่างดำเนินโครงการคือรายงานความคืบหน้า เป็นรายงานที่อัปเดตข้อมูลเกี่ยวกับโครงการของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นไปตามเส้นฐานที่กำหนดโดยกำหนดการและงบประมาณ เป็นอีกวิธีหนึ่งในการแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณว่าโครงการอยู่ที่ไหนในขณะนั้น

คุณต้องการเฉพาะเจาะจงเมื่อทำรายงานความคืบหน้า บันทึกข้อมูล แล้วเขียนบทนำสั้นๆ ซึ่งรวมถึงชื่อโครงการ ข้อมูลติดต่อ สรุปสถานะของโครงการ และข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับกำหนดการ ค่าใช้จ่าย และคาดว่าจะแล้วเสร็จของโครงการ

สามารถสร้างรายงานความคืบหน้าได้ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ แต่มีเทมเพลตที่เป็นประโยชน์ ProjectManager มีเทมเพลตรายงานความคืบหน้าฟรีสำหรับ Word ที่มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อสร้างรายงานความคืบหน้าอย่างละเอียด รวมถึงส่วนสรุปที่พิจารณาสถานะของโครงการ กำหนดการ ต้นทุน และความเสี่ยง คุณสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่าคุณมาตรงเวลาหรือมาช้า และเพราะเหตุใด นอกจากนี้ยังมีส่วนที่เจาะลึกถึงสถานะของแต่ละงาน

3. รายงานความเสี่ยง

PMs จำนวนมากรายงานความเสี่ยงอย่างน้อยทุกเดือน และโดยปกติรายงานจะเป็นผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นหลังจากการประชุมทบทวนความเสี่ยง แน่นอน คุณสามารถอัปเดตการลงทะเบียนความเสี่ยงของคุณได้ทุกเมื่อ และคุณควรสนับสนุนให้สมาชิกในทีมโครงการทั้งหมดของคุณมีส่วนร่วมในความเสี่ยงต่อบันทึกเมื่อใดก็ตามที่รู้สึกว่ามีบางอย่างจำเป็นต้องบันทึก

รายงานความเสี่ยงควรมีข้อมูลสรุปเกี่ยวกับโปรไฟล์ความเสี่ยงของโครงการ แต่วิธีการนำเสนอนี้ขึ้นอยู่กับคุณ แนวทางที่ดีคือการรวมเฉพาะรายละเอียดสำหรับความเสี่ยงที่อาจก่อให้เกิดปัญหามากที่สุดสำหรับโครงการของคุณ จากนั้นให้รวมคำแถลงเกี่ยวกับความเสี่ยงระดับล่าง บางทีอาจสรุปว่าคุณกำลังจัดการสิ่งเหล่านี้อย่างไร

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตรายงานโครงการฟรี

คุณยังต้องการความเป็นไปได้ในการสร้างรายงานเกี่ยวกับความเสี่ยงทั้งหมดของคุณ โดยไม่คำนึงว่าความเสี่ยงเหล่านั้นมีนัยสำคัญเพียงใด อาจเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดที่จะทำการดาวน์โหลดอัตโนมัติจากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ หรือหากคุณเก็บบันทึกความเสี่ยงไว้ในรูปแบบอื่น เช่น สเปรดชีต โดยการออกสำเนาเอกสารฉบับสมบูรณ์

4. รายงานคณะกรรมการ/ผู้บริหาร

รายงานโครงการต้องปรับให้เหมาะกับผู้ที่กำลังจะอ่าน ดังนั้นรายงานที่คุณสร้างสำหรับบอร์ดโครงการจะมีรายละเอียดในระดับที่แตกต่างกันเมื่อเทียบกับการอัปเดตสถานะรายสัปดาห์ที่ส่งถึงทีมโครงการของคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจที่สำคัญ

สำหรับรายงานของคณะกรรมการโครงการให้คิดในระดับสูง พวกเขาจะต้องการอ่านเกี่ยวกับสิ่งที่สำคัญสำหรับพวกเขา เช่น ปัญหาที่พวกเขาสามารถช่วยแก้ไข สรุปตำแหน่งงบประมาณ และคุณอยู่ในการติดตามเพื่อบรรลุเป้าหมายสำคัญหรือไม่

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายงานของคณะกรรมการอยู่ในรูปแบบที่สามารถอ่านได้ง่าย ตัวอย่างเช่น หากผู้บริหารของคุณอยู่บนท้องถนนตลอดเวลาและใช้สมาร์ทโฟนของตนตรวจสอบอีเมล อย่าจัดทำรายงานของคุณในรูปแบบสเปรดชีตที่ซับซ้อนซึ่งจะแสดงผลไม่ถูกต้อง หรือรวมกราฟิกขนาดใหญ่จำนวนมากที่จะใช้เวลานาน ดาวน์โหลด. pdf จะแสดงในอุปกรณ์ต่างๆ หากคุณส่งอีเมลรายงานแบบคงที่ หรือคุณสามารถให้สิทธิ์ใช้งานสำหรับสมาชิกคณะกรรมการหรือผู้บริหารระดับสูง เพื่อให้พวกเขาดูรายงานแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ได้ทุกที่ทุกเวลา ProjectManager นำเสนอแดชบอร์ดแบบสดซึ่งมีข้อมูลที่ทันสมัยอยู่เสมอ

5. รายงานการวิเคราะห์ต้นทุนผลประโยชน์

เมื่อตัดสินใจว่าโครงการจะดำเนินไปได้หรือไม่ หนึ่งในรายงานที่คุณต้องการเรียกใช้คือรายงานการวิเคราะห์ต้นทุนผลประโยชน์ เป็นวิธีเปรียบเทียบผลประโยชน์หรือโอกาสที่โครงการมอบให้กับองค์กรของคุณมากน้อยเพียงใดเมื่อเทียบกับการลงทุน เป็นขั้นตอนสำคัญในการตัดสินใจว่าโครงการเหมาะสมหรือไม่จากมุมมองทางธุรกิจ

นี่เป็นกระบวนการที่สำคัญในการพิจารณาว่าความคิดริเริ่มที่คุณกำลังสำรวจมีคุณค่าหรือไม่ จะช่วยให้บริษัทของคุณใช้ทรัพยากรได้ดีขึ้นหากดำเนินการกับโครงการ ตลอดจนจัดเตรียมเอกสารสนับสนุนการดำเนินโครงการต่อไป คุณสามารถใช้การวิเคราะห์ต้นทุนเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายและการใช้จ่ายของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ากองทุนมีความเหมาะสม

การวิเคราะห์ต้นทุนผลประโยชน์แสดงสิ่งที่คุณคาดว่าจะจ่ายสำหรับโครงการ และเปรียบเทียบกับผลประโยชน์หรือโอกาสที่คุณจะได้รับหลังจากเสร็จสิ้นโครงการ การใช้เทมเพลตการวิเคราะห์ต้นทุนฟรีสำหรับ Excel จาก ProjectManager จะรวบรวมต้นทุนเชิงปริมาณ ประเภทของต้นทุน และเปรียบเทียบกับผลประโยชน์เชิงปริมาณและประเภทของผลประโยชน์ การวิเคราะห์ผลประโยชน์ด้านต้นทุนนี้จะช่วยคุณในการตัดสินใจเมื่อตัดสินใจว่าจะดำเนินการโครงการต่อไปหรือไม่

6. รายงานทรัพยากร

รู้ได้อย่างไรว่าใครทำอะไร เมื่อไหร่? คุณสามารถดำเนินการตามแผนโครงการทั้งหมดและดำเนินการจัดสรรทรัพยากรด้วยมือ นั่นจะใช้เวลามากและจะทำให้จิตใจมึนงงเช่นกัน หรือคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การวางแผนการจัดการโครงการเพื่อดำเนินการทั้งหมดให้กับคุณ เครื่องมือซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์แบบสแตนด์อโลนหรือเครื่องมือโครงการที่มีคุณลักษณะครบถ้วนพร้อมไทม์ชีทแบบบูรณาการ จะมีตัวเลือกในการสร้างรายงานทรัพยากร

รายงานทรัพยากรจะแสดงรายละเอียดว่าสมาชิกทีมโครงการใดได้รับการจัดสรรให้กับงานในวันใด นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อระบุปัญหาการจัดสรร – ซึ่งสมาชิกในทีมได้รับการจัดสรรให้กับงานมากกว่าหนึ่งงาน เห็นได้ชัดว่าพวกเขาไม่สามารถทำงานสองอย่างพร้อมกันได้ ดังนั้น หากคุณไม่พบปัญหาเหล่านี้ คุณจะพบว่าแผนโครงการของคุณล่าช้ากว่ากำหนด ใช้รายงานทรัพยากรเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่มีการปะทะกันสำหรับบุคคลและจัดกำหนดการงานเหล่านั้นใหม่ตามความจำเป็น

โดยรวม รายงานทรัพยากรเป็นรายงานโครงการประเภทหนึ่งที่มีประโยชน์มากที่สุดในฐานะผู้จัดการโครงการ แม้ว่าในตอนแรกอาจตีความได้ยากเล็กน้อย เป็นเรื่องที่คุ้มค่าที่จะใช้เวลาทำความรู้จักกับการอ่านรายงานเพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงกำหนดการของโครงการได้ตามความเหมาะสม

7. รายงานผลต่าง

คุณจะทราบได้อย่างไรว่าโครงการกำลังดำเนินการตามแผนที่วางไว้จริงหรือไม่? นั่นคือความสวยงามของรายงานความแปรปรวน: มันเปรียบเทียบการวางแผนกับผลลัพธ์จริง ให้ตัวชี้วัดแก่คุณในการวัดว่าคุณมาถูกทาง ก่อนกำหนด หรือทำงานช้า รายงานความแปรปรวนจะรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังเปรียบเทียบ ไม่ว่าจะเป็นงบประมาณ กำหนดการ หรือขอบเขตของตัวแปรโครงการที่คุณกำลังวัด รายงานความแปรปรวนช่วยให้คุณมีเครื่องมือในการวิเคราะห์ความแปรปรวนหรือการเปลี่ยนแปลงที่วัดได้จากค่าพื้นฐาน

มีรายงานผลต่างมากมาย เช่น ความแปรปรวนของต้นทุน ความแปรปรวนเมื่อเสร็จสิ้น (ส่วนเกินหรือขาดดุลงบประมาณ) ความแปรปรวนตามกำหนดการ และอื่นๆ ส่วนใหญ่ รายงานผลต่างใช้ในการวิเคราะห์งบประมาณ การรายงานแนวโน้ม และการวิเคราะห์การใช้จ่าย

รายงานความแปรปรวนเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้จัดการโครงการที่ต้องการเลนส์ในความคืบหน้าของโครงการเพื่อตัดสินใจอย่างชาญฉลาดในการจัดสรรทรัพยากร แต่ผู้จัดการโครงการไม่เพียงได้รับประโยชน์จากการรายงานเท่านั้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความสนใจในการรายงานระดับสูง และรายงานผลต่างช่วยให้พวกเขาเข้าใจถึงความคืบหน้าของโครงการและไม่ว่าจะเป็นไปตามกำหนดการและงบประมาณหรือไม่

8. รายงานการวิเคราะห์ช่องว่าง

ไม่ว่าคุณจะกำลังจัดการโครงการหรืออยู่ในขั้นตอนของการยกระดับธุรกิจไปอีกระดับ คุณต้องมีรายงานที่สามารถแสดงวิธีเดินทางจากจุด A ไปยังจุด B ซึ่งเรียกว่ารายงานการวิเคราะห์ช่องว่าง ช่วยให้คุณเห็นว่าคุณบรรลุความคาดหวังหรือไม่ และคุณใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

รายงานการวิเคราะห์ช่องว่างจะวัดสถานะปัจจุบันของโครงการหรือธุรกิจในแง่ของเวลา เงิน และแรงงาน จากนั้นเปรียบเทียบกับสถานะเป้าหมายที่วางแผนจะไปถึง จากนั้นกำหนดและวิเคราะห์ช่องว่างระหว่างสองประเด็นดังกล่าว แผนปฏิบัติการสามารถพัฒนาเพื่อจัดระเบียบงานที่จำเป็นเพื่อไปถึงที่นั่นได้

ProjectManager มีเทมเพลตการวิเคราะห์ช่องว่างฟรีสำหรับ Excel มีพื้นที่สำหรับสถานะรายการปัจจุบันและสถานะรายการในอนาคตของคุณ จากนั้นคุณสามารถสังเกตเปอร์เซ็นต์ช่องว่างที่คุณต้องปิดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและระบุการดำเนินการที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ระบุว่าใครจะเป็นผู้นำความคิดริเริ่มนี้และแม้กระทั่งจับสถานะการดำเนินการ

รายงานโครงการอัตโนมัติด้วย ProjectManager

ProjectManager สามารถสร้างรายงานโครงการได้หลายประเภทด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลของเราช่วยให้ผู้จัดการสร้างรายงานสถานะ รายงานงาน รายงานความพร้อมใช้งาน รายงานผลต่าง และอื่นๆ แชร์ออนไลน์ได้ง่ายๆ หรือพิมพ์ออกมาเป็น PDF สำหรับการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในครั้งต่อไป เรามอบทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการโครงการในการติดตามและรายงานเกี่ยวกับโครงการของพวกเขาในซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์เพียงซอฟต์แวร์เดียว

ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะช่วยคุณในฐานะผู้จัดการโครงการ เราพัฒนาคุณสมบัติการรายงานและแดชบอร์ดของ ProjectManager เพื่อช่วยให้ผู้จัดการโครงการลดความซับซ้อนของงานพื้นฐานนี้ รายงานเทมเพลตของซอฟต์แวร์ของเราจะให้ข้อมูลเบื้องต้นที่จำเป็นในการตรวจสอบโครงการของคุณ ถ้าคุณต้องการทรัพยากรเพื่อดู ไม่มีปัญหา คุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่สมาชิกในทีมได้โดยตรง ประหยัดเวลาโดยการออกให้คนที่เหมาะสมเป็นประจำ เริ่มการทดลองใช้ฟรี 30 วันของคุณตอนนี้ และเริ่มการรายงานอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น