ทางเลือกแผนภูมิแกนต์ห้ารายการ

หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการที่ผ่านการรับรอง คุณอาจใช้ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์หรืออย่างน้อยก็เทมเพลตแผนภูมิแกนต์บางประเภท แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการแสดงภาพรวมของโครงการและทำงานได้ดีสำหรับผู้ที่ชอบสิ่งที่แสดงเป็นภาพกราฟิก แม้จะได้รับความนิยม แต่ก็ไม่ใช่ทุกคนที่ชอบทำงานในแผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์มีข้อเสีย พูดตามตรง—เมื่อคุณเริ่มเพิ่มหลักเป้าหมายและการอ้างอิง สิ่งเหล่านี้อาจยุ่งเหยิง เพิ่มชื่อทรัพยากร เวลาแล็ก และสัญลักษณ์ และอาจกลายเป็นสิ่งที่น่ารังเกียจได้อย่างรวดเร็ว แม้แต่ผู้จัดการโครงการก็ยังไม่เข้าใจ ไม่ต้องกังวลกับสปอนเซอร์โครงการที่ไม่พูดภาษาแกนต์

โชคดีที่มีวิธีที่ง่ายกว่าในการถ่ายทอดข้อความของคุณ ต่อไปนี้คือทางเลือก 5 ทางสำหรับเทมเพลตแผนภูมิ Gantt ที่คุณสามารถใช้ได้ในปัจจุบัน

ห้าทางเลือกแผนภูมิแกนต์ที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการ

1. มุมมองชีต

คนส่วนใหญ่ถือว่าแผนภูมิแกนต์เป็นสเปรดชีต Excel ที่มีไทม์ไลน์ ในแง่พื้นฐานก็จริง คุณสามารถดูงานทั้งหมดของคุณได้ในที่เดียว ซึ่งมีประโยชน์มาก แต่มีข้อมูลมากมายที่อยู่เบื้องหลังกราฟนั้น

จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีวิธีการย่อขนาดแผนภูมิแท่งและแสดงเฉพาะข้อมูลโครงการดิบ คุณสามารถ! เรียกว่ามุมมองแผ่นงาน และแม้ว่าซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์บางตัวจะมีตัวเลือกนี้ แต่ ProjectManager เสนอมุมมองแผ่นงานพร้อมกับแผนภูมิแกนต์แบบไดนามิกที่มีอยู่แล้ว มุมมองแผ่นงานให้ทุกสิ่งที่คุณต้องการจาก Gantt รวมถึงการมอบหมายงานให้กับทีมของคุณ การเชื่อมโยงการขึ้นต่อกัน และการตั้งหลักไมล์

คุณลักษณะหนึ่งที่ทำให้แผ่นงานดีกว่าซอฟต์แวร์ Gantt น้ำหนักเบาทั้งหมดที่มีอยู่คือ คุณได้รับสิ่งที่ดีที่สุดจากทั้งสองโลก คุณสามารถดูและปรับแต่งคอลัมน์เพิ่มเติมเพื่อให้เหมาะกับโครงการของคุณมากขึ้น จากนั้น คุณสามารถเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการให้แสดงในมุมมองแกนต์ได้

สลับระหว่างมุมมองชีตและแกนต์ตามที่คุณต้องการ เนื่องจากข้อมูลยังคงเหมือนเดิม หากคุณอัปเดตรายการใดรายการหนึ่ง อีกรายการจะซิงค์ทันที มุมมองชีตและ Gantt ของเรามีฟังก์ชันการทำงานมากกว่าซอฟต์แวร์ Gantt อื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรองเส้นทางวิกฤตโดยไม่ต้องทำการคำนวณอย่างทันท่วงทีบนเครื่องคิดเลขของคุณ เมื่อคุณตกลงตามกำหนดเวลาแล้ว ให้ตั้งค่าพื้นฐานเพื่อบันทึกแผนของคุณและเปรียบเทียบกับความคืบหน้าจริงเพื่อป้องกันไม่ให้คุณตกจากเดิม

2. กระดานคัมบัง

แม้ว่าโดยทั่วไปจะมีประโยชน์สำหรับโครงการต่างๆ ที่แตกต่างจากแผนภูมิ Gantt แบบเดิม แต่บอร์ด Kanban ก็กำลังได้รับความนิยม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้งานในรูปแบบดิจิทัลและเพิ่มฟังก์ชันการทำงานให้กับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ มุมมองบอร์ดใน ProjectManager เป็นไปตามการออกแบบคัมบังแบบคลาสสิกที่มีการ์ดที่แสดงถึงงานบนบอร์ดที่แบ่งออกเป็นคอลัมน์ที่แสดงถึงขั้นตอนต่างๆ ของวงจรการผลิตของคุณ

ผู้จัดการสามารถใช้มุมมอง Gantt เพื่อสร้างโครงการได้ จากที่นั่น ข้อมูลทั้งหมดจะถูกส่งต่อไปยังการ์ดบนกระดาน รวมถึงคำอธิบาย ลำดับความสำคัญ แท็ก กำหนดเวลา งานย่อย ฯลฯ คอลัมน์สามารถปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์เพื่อสะท้อนถึงวงจรการผลิตของคุณ ทำให้ผู้จัดการสามารถมองเห็นได้ เวิร์กโฟลว์ พวกเขาสามารถติดตามความคืบหน้าได้โดยไม่ต้องมีการจัดการขนาดเล็ก หากพวกเขาเห็นโอกาสในการปิดกั้นไปป์ไลน์ ผู้จัดการสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้ทีมทำงานต่อไปโดยไม่หยุดชะงักซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง

ทีมมักจะโน้มเอียงไปทางมุมมองของคณะกรรมการ ช่วยให้พวกเขาจัดการงานในมือและวางแผนร่วมกันสำหรับการวิ่งเร็วเมื่อพวกเขาพร้อมที่จะดำเนินการ พวกเขาย้ายการ์ดจากคอลัมน์หนึ่งไปอีกคอลัมน์หนึ่ง สามารถทำงานร่วมกันได้โดยการแสดงความคิดเห็นบนการ์ด จากนั้นรับอีเมลและการแจ้งเตือนในแอป เมื่อใดก็ตามที่มีการอัปเดตงานหรือบางคน ให้แท็กพวกเขาในความคิดเห็น เช่นเดียวกับมุมมองอื่นๆ ในซอฟต์แวร์ของเรา การอัปเดตใดๆ จะซิงค์กับเครื่องมืออื่นๆ ทันที ทุกคนทำงานบนข้อมูลปัจจุบันเหมือนกันเสมอ ไม่ว่าจะอยู่ในมุมมองรายการ คัมบัง หรือแกนต์

3. รายการงาน

ใครไม่ใช้รายการงาน? ไม่ว่าคุณจะมีแอปสำหรับติดตามรายการสิ่งที่ต้องทำหรือชอบวิธีการแบบเก่าโดยใช้รายการกระดาษในสมุดบันทึก ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่พบว่าตนเองสนใจรายการงานในบางจุดในโครงการ

เนื่องจากมีผู้คนจำนวนมากใช้พวกเขา (และหากไม่ได้อยู่ที่ทำงาน คุณสามารถเดิมพันได้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการทั้งหมดของคุณเคยใช้พวกเขาในการวางแผนวันหยุด ปิกนิก หรือการแข่งขันฟุตบอลสำหรับเด็ก) พวกเขาจึงเข้าใจได้ง่ายและไม่ต้องการคำอธิบาย

คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ใดก็ได้เพื่อเตรียมรายการงาน ซึ่งช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นในการใช้สิ่งที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเห็นว่าใช้งานง่ายอยู่แล้ว สเปรดชีตทำงานได้ดีมาก

แสดงรายการงานโครงการทั้งหมด – ใช้แผนภูมิแกนต์ (หากมี) เพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินการในรายการ เพิ่มคอลัมน์สำหรับผู้ที่ทำงาน วันที่คาดว่าจะเสร็จสิ้น และคอลัมน์เพื่อทำเครื่องหมายสถานะของงาน 'ยังไม่เริ่ม' 'กำลังดำเนินการ' และ 'เสร็จสิ้น' เป็นการอัปเดตสถานะที่ตรงไปตรงมาเพื่อใช้ และคุณยังสามารถงานรหัสสีได้หากต้องการรวมการแสดงภาพว่างานเหล่านั้นน่าจะเสร็จตรงเวลาหรือระดับความเสี่ยง .

4. แผนภาพเครือข่าย

ไดอะแกรมเครือข่ายเป็นเหมือนไดอะแกรมโฟลว์ พวกเขาแสดงชุดของกิจกรรมที่ประกอบเป็นโครงการในลำดับที่จำเป็นต้องเกิดขึ้น งานโครงการแต่ละงานจะแสดงในกล่องที่แยกจากกัน และเช่นเดียวกับปริศนา เส้นจะต่อกล่องตามลำดับที่จำเป็นต้องเกิดขึ้น ผู้คนจำนวนมากเคยใช้โฟลว์ไดอะแกรมมาก่อน ดังนั้นไดอะแกรมเครือข่ายจึงดูคุ้นเคยมากกว่าแผนภูมิแกนต์ และผู้ให้การสนับสนุนโครงการครั้งแรกจะเข้าใจได้ง่ายขึ้น

ต้องบอกว่ามีข้อมูลเพิ่มเติมบางอย่างที่จะใส่ลงในกล่องงานที่อาจต้องอธิบาย โดยทั่วไป กล่องงานไดอะแกรมเครือข่ายจะรวมวันที่สำหรับการเริ่มต้นและสิ้นสุดของงานตลอดจนระยะเวลา ซึ่งปกติจะถูกทำเครื่องหมายเป็นวัน คุณสามารถเพิ่มข้อมูลอะไรก็ได้ที่คุณต้องการลงในกล่อง เช่น หมายเลขประจำตัวงาน ทรัพยากรที่จัดสรร ตำแหน่ง สตรีมงาน และอื่นๆ แต่ยิ่งคุณใส่มากเท่าไหร่ มันก็จะดูยุ่งเหยิงและอ่านยากขึ้นเท่านั้น

ไดอะแกรมเครือข่ายทำงานได้ดีสำหรับโครงการง่ายๆ ที่งานไหลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งตามลำดับ ยิ่งคุณมีกิจกรรมคู่ขนานมากเท่าไหร่ การแสดงบนหน้าเดียวก็จะยิ่งยากขึ้นเท่านั้น หากคุณต้องการเปลี่ยนงานหนึ่งงาน คุณอาจต้องย้ายหลายสิบบรรทัดเพื่อให้งานทั้งหมดแสดงอย่างเรียบร้อยอีกครั้ง ควรใช้เฉพาะการวาดไดอะแกรมเครือข่ายสำหรับโครงการที่ตรงไปตรงมาและมีกล่องงานสำหรับงานสรุปเท่านั้นแทนที่จะใช้เวลาในการพัฒนาในแต่ละวัน

5. แดชบอร์ดและรายงาน

ทำไมต้องทำให้ตัวเองลำบาก? ตัวเลือกทั้งหมดข้างต้นกำหนดให้คุณต้องทำงานเพิ่มเติมเพื่อเปลี่ยนข้อมูลโครงการเป็นสิ่งที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณสามารถเข้าใจได้ คุณอาจพบว่างานส่วนใหญ่ทำเพื่อคุณ หากคุณใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีตัวเลือกการรายงานโครงการ

นอกจาก Gantt ออนไลน์ของเราที่ ProjectManager แล้ว เรายังพัฒนาแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์เพื่อให้คุณเห็นมุมมองที่หลากหลายของโครงการได้อย่างรวดเร็ว คุณไม่จำเป็นต้องตั้งค่าแดชบอร์ดต่างจากเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอื่นๆ เรามีทุกอย่างเตรียมไว้ให้คุณตั้งแต่คุณเข้าสู่ระบบ

อาจมีเทมเพลตรายงานโครงการที่ช่วยประหยัดเวลา แต่คุณยังสามารถปรับแต่งสิ่งที่ออกมาจากเครื่องมือของคุณให้อยู่ในรูปแบบที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถใช้ได้ รายงานสถานะ ความคืบหน้า และการใช้ทรัพยากรทั้งหมดมีให้เพียงแค่คลิกปุ่ม ด้วยตัวเลือกในการปรับแต่งแดชบอร์ดโครงการของคุณ คุณสามารถให้มุมมองที่กำหนดเองแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการจัดการข้อมูลได้มาก

เมื่อกำหนดค่ารายงานแล้ว รายงานจะถูกบันทึกและพร้อมให้เติมข้อมูลรายเดือนหรือบ่อยกว่านั้นตามกำหนดเวลาการรายงานของคุณ ดังนั้นทางเลือกนี้สำหรับแผนภูมิแกนต์จึงมีค่าใช้จ่ายปกติน้อยที่สุดสำหรับผู้จัดการโครงการ

แน่นอน คุณอาจตัดสินใจว่าแผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือที่คุณต้องการ ในกรณีนั้น โปรดดูบทความของเราเกี่ยวกับวิธีสร้างแผนภูมิแกนต์ใน 5 ขั้นตอน

การจัดกำหนดการและความสามารถในการรายงานเกี่ยวกับโครงการของคุณเป็นสิ่งสำคัญ เมื่อต้องการทำสิ่งนั้นทางออนไลน์ด้วยเครื่องมืออันทรงพลังที่ให้คุณดูบนแดชบอร์ดได้ ให้ดูภาพแบบเรียลไทม์ของโปรเจ็กต์ของคุณเหมือนกับไอซิ่งบนเค้ก ใครจะกินเค้กโดยไม่ใส่ไอซิ่ง? หากคุณถูกบังคับให้ทำงานในโครงการโดยไม่มีเครื่องมือการจัดการออนไลน์เพื่อให้การจัดการสถานะ ทรัพยากร และรายงานความคืบหน้าของคุณ คุณจำเป็นต้องตรวจสอบ ProjectManager