15 ความท้าทายในการบริหารโครงการ & วิธีเอาชนะพวกเขา

การจัดการโครงการเป็นเรื่องของการแก้ปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้น นั่นเป็นเหตุผลที่คุณวางแผน กำหนดเวลางาน และติดตามงานเพื่อให้แน่ใจว่าคุณดำเนินการตามแผน แต่แม้แต่การวางแผนที่ดีที่สุดก็ไม่อาจหลีกเลี่ยงความท้าทายตลอดทั้งโครงการได้ มาดู 15 ความท้าทายในการจัดการโครงการและวิธีจัดการกับพวกเขา

15 ความท้าทายในการบริหารโครงการที่คุณควรเตรียมพร้อม

ต่อไปนี้คือความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญในชีวิตประจำวัน แต่ละความท้าทายมาพร้อมกับคำแนะนำในการเอาชนะอุปสรรคและยกระดับอาชีพการจัดการโครงการของคุณไปอีกขั้น

1. สร้างสมดุลให้กับข้อจำกัดของโครงการ

มีข้อจำกัดสามประการที่ประกอบกันเป็นสามเหลี่ยมการจัดการโครงการ: ขอบเขต เวลา และต้นทุน หากคุณสามารถรักษาสมดุลของข้อจำกัดทั้งสามนี้ได้ คุณจะส่งมอบโครงการที่มีคุณภาพ ในการทำเช่นนั้นต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของคุณได้

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งมีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่ให้ผู้จัดการในมุมมองระดับสูงของโครงการด้วยกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่ายซึ่งติดตามเมตริกโครงการ เช่น เวลา ต้นทุน และอื่นๆ ซึ่งแตกต่างจากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการขนาดเล็ก ผู้ใช้ไม่ต้องตั้งค่าแดชบอร์ดสดของเรา เพียงแค่สลับไปมา พร้อมเมื่อคุณพร้อม

2. หลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขต

การคืบคลานของขอบเขตคือเมื่อความต้องการหรือคุณสมบัติเพิ่มขึ้นตลอดวงจรชีวิตของโครงการ การขยายขอบเขตของโครงการอย่างค่อยเป็นค่อยไปนอกเหนือจากข้อตกลงเดิมจะส่งผลเสียต่องบประมาณและกำหนดการอย่างชัดเจน ดังนั้นจึงเป็นสิ่งที่ต้องตระหนักอยู่เสมอ และหากมีการเปลี่ยนแปลง ให้จัดการเพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบเชิงลบให้ได้มากที่สุด

3. การจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนได้เสียในโครงการดังนั้นจึงกำลังจะแทรกตัวเข้าไปในโครงการ นี่อาจเป็นหนึ่งในความท้าทายในการจัดการโครงการที่ยากที่สุดที่จะเอาชนะ เนื่องจากการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจทำให้งานช้าลง การจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถทำได้โดยการค้นหาว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณคือใคร สิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้ และเมื่อใดที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้ วิธีนี้ทำให้คุณสามารถให้ข้อมูลนั้นแก่พวกเขาเพื่อป้องกันไม่ให้งานหยุดชะงักและเตรียมพวกเขาให้พร้อมสำหรับความล่าช้าหรือสิ่งอื่น ๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการ

4. การประมาณค่าใช้จ่ายอย่างแม่นยำเพื่อสร้างงบประมาณโครงการ

โครงการใช้เงิน การประมาณการต้นทุนที่แม่นยำมักส่งผลต่ออัตรากำไร ในการสร้างงบประมาณที่ถูกต้องสำหรับโครงการ คุณจะต้องดูที่ค่าวัสดุและค่าแรงงาน ค่าโสหุ้ย และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ นอกจากนี้ยังช่วยในการดูข้อมูลในอดีตสำหรับโครงการที่คล้ายกันและพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญเพื่อรับความคิดเห็นเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายสำหรับโครงการตามความเป็นจริง

5. รวบรวมทีมที่เหมาะสม

ทีมงานโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินโครงการ คุณต้องรวบรวมทีมงานที่มีทักษะและประสบการณ์ในการทำงาน สมาชิกแต่ละคนมีความสำคัญเช่นเดียวกับการกำหนดโครงสร้างองค์กรของทีม ที่นั่น ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องตั้งกฎและขั้นตอน กำหนดความคาดหวัง สร้างการสื่อสาร และอื่นๆ

6. การเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสม

คุณอาจดำเนินโครงการด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของเราได้ แต่ไม่แนะนำ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะช่วยให้คุณดำเนินโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและติดตามงานของคุณอย่างมีประสิทธิผลเพื่อช่วยให้คุณติดตามผลงานได้ มีตัวเลือกมากมาย ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการรู้คุณสมบัติที่คุณต้องการจึงเป็นสิ่งสำคัญในการเลือกขนาดที่เหมาะสม

7. การระบุความเสี่ยงของโครงการ

โครงการเป็นความพยายามที่มีความเสี่ยง ความเสี่ยงคือเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณไม่ว่าจะดีหรือไม่ดี ผู้จัดการโครงการพยายามระบุความเสี่ยงก่อนที่จะเริ่มโครงการ เพื่อให้พวกเขาสามารถมีแผนพร้อมที่จะลดความเสี่ยง สิ่งสำคัญคือต้องจัดลำดับความสำคัญและติดตามปัญหาในโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าปัญหาเหล่านั้นได้รับการแก้ไขแล้ว

8. การประมาณระยะเวลาของโครงการ

โครงการตามคำนิยามคือสิ่งที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่ส่งผลให้เกิดการส่งมอบ ความสามารถในการประมาณระยะเวลาที่โครงการจะใช้เวลาในการดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์เป็นขั้นตอนแรกในการสร้างกำหนดการโครงการ แต่ละงานจะมีวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด ซึ่งประกอบกันเป็นช่วงเวลา การประมาณระยะเวลาของโครงการเป็นหนึ่งในความท้าทายในการจัดการโครงการที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณในฐานะผู้จัดการโครงการ แต่โชคดีที่มีเทคนิคการประมาณเวลาหลายแบบที่คุณสามารถใช้ได้ เช่น วิธีเส้นทางวิกฤต เทคนิคการทบทวนการประเมินโปรแกรม (PERT) โครงสร้างการแบ่งงาน และอื่นๆ

9. การจัดตารางการทำงานของทีมของคุณ

กำหนดการโครงการเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น ตอนนี้ คุณต้องประสานงานทรัพยากรของคุณกับกำหนดการนั้น รวมถึงทรัพยากรบุคคล ซึ่งเป็นสมาชิกในทีมของคุณ พวกเขาจะต้องได้รับมอบหมายให้ทำงานเฉพาะที่พวกเขารับผิดชอบให้สำเร็จ

10. การติดตามความคืบหน้าของโครงการ

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณทำตามกำหนดเวลา ต้องมีการติดตามความคืบหน้า ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถให้มุมมองระดับสูงเกี่ยวกับความคืบหน้าของคุณด้วยแดชบอร์ดที่ติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ต่างๆ และการรายงานสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่คุณเพื่อทำความเข้าใจว่าความคืบหน้าจริงของคุณสอดคล้องกับความคืบหน้าที่วางแผนไว้หรือไม่

11. ลบล้างตำนานของผู้จัดการโครงการ

ผู้จัดการโครงการมักถูกมองว่าแทรกแซงโครงการมากกว่าช่วยเหลือ เป็นการยากที่จะต่อสู้กับความรู้สึกว่าเป็นคนผลักกระดาษ กลั่นแกล้งผู้ดูแลระบบ คนที่เพิ่มงานพิเศษที่ไม่จำเป็นให้กับโครงการ

12. ติดตามการเปลี่ยนแปลงโครงการ

การเปลี่ยนแปลงเป็นอีกหนึ่งความท้าทายในการบริหารโครงการ การเปลี่ยนแปลงอาจมาจากการที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียร้องขอคุณสมบัติใหม่เพื่อแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับซัพพลายเชนของคุณ ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงจะมาจากไหน ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องมีแผนในการจัดการการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ เพื่อลดผลกระทบต่อโครงการ ที่เรียกว่าแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

13. เกี่ยวข้องกับแนวโน้มการจัดการโครงการ

นี่เป็นเรื่องจริงสำหรับทุกอุตสาหกรรม แต่เนื่องจากผู้จัดการโครงการสัมผัสกับหลายสาขาในงานประจำวันของพวกเขา สิ่งสำคัญคือต้องทันสมัยไม่เพียงเฉพาะกับแนวโน้มการจัดการโครงการที่เกี่ยวข้องเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข่าวสาร นโยบาย และข้อกังวลของ ส่งผลให้ผู้ขายและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

14. การสูญเสียทรัพยากรโครงการ

แผนโครงการจะเปลี่ยนไป ซึ่งรวมถึงสมาชิกในทีมด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนฉุกเฉินในกรณีที่ทรัพยากรโครงการของคุณไม่พร้อมใช้งาน

15. ยืนหยัด

คุณคือผู้สนับสนุนโครงการ และผู้สนับสนุนทีมของคุณด้วยเช่นกัน คุณจะต้องพร้อมที่จะผลักดันกลับจากผลกระทบในขอบเขตโครงการกับผู้นำหลักในองค์กรของคุณ และยังลดผลกระทบจากทีมของคุณเองด้วย การบริหารโครงการไม่มีอะไรเลยถ้าไม่ใช่ผู้นำที่ดี

วิดีโอ: ความท้าทายของผู้จัดการโครงการ

ในวิดีโอนี้ Jennifer Bridges, PMP นำเสนอความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดบางส่วนที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญในการทำงาน

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่สามารถช่วยคุณแก้ปัญหา PM ได้ ให้ลงชื่อสมัครใช้ซอฟต์แวร์ของเราที่ ProjectManager