6 เทมเพลตรายงานโครงการฟรี (รวมรายงานสถานะรายสัปดาห์)

ตลอดอายุของโครงการ คุณต้องรายงานข้อมูลที่หลากหลาย ข้อมูลนี้จะถูกรวบรวมเป็นรายงานต่างๆ และส่งต่อไปยังผู้จัดการ นักลงทุน ลูกค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ จากที่นั่น คุณสามารถใช้รายงานเพื่อตัดสินใจและปรับเปลี่ยนโครงการได้

การใช้เทมเพลตรายงานโครงการ เช่น เทมเพลตรายงานสถานะรายสัปดาห์ ช่วยให้มั่นใจได้ว่ารายงานเหล่านี้จะถูกสร้างขึ้นอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ทำไมต้องสร้างรายงานโครงการ?

ไม่ว่าจะมีการวางแผนโครงการอย่างละเอียดถี่ถ้วนเพียงใด สิ่งไม่คาดฝันก็ต้องเกิดขึ้น รายงานโครงการบันทึกการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไม่ว่าจะดีหรือไม่ดี และแจ้งกลยุทธ์ในอนาคต หากไม่ได้จัดทำรายงานโครงการอย่างสม่ำเสมอ ก็จะพลาดข้อมูลที่มีค่าและข้อมูลเชิงลึก

รายงานสถานะเป็นตัวอย่างของการที่การรายงานส่งผลโดยตรงต่อโครงการทั้งในระยะสั้นและระยะยาว รายงานรายสัปดาห์เหล่านี้สรุปรายละเอียดมากมายเกี่ยวกับโครงการ และการใช้เทมเพลตรายงานสถานะรายสัปดาห์จะช่วยให้คุณไม่ทิ้งช่องว่างในข้อมูล แม่แบบรายงานโครงการยังทำให้รายงานเหล่านี้สอดคล้องและเป็นระเบียบตลอดอายุของโครงการ การรายงานโครงการที่ไม่เป็นระเบียบหรือ "ยุ่งเหยิง" เป็นหลุมพรางที่สำคัญ

การใช้เท็มเพลตรายงานโครงการช่วยให้แน่ใจว่าคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากข้อมูลและนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างถูกวิธี

เทมเพลตรายงานโครงการฟรี

โดยไม่คำนึงถึงรายงานโครงการ เอกสารต้องถ่ายทอดข้อมูลอย่างกระชับ—แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าข้อมูลจะได้รับผลกระทบ ความท้าทายคือการให้ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด เทมเพลตการรายงานของโครงการทำให้เกิดความสมดุลระหว่างรายละเอียดที่มากเกินไปและรายงานที่เข้าใจง่ายเกินไปซึ่งไม่มีประโยชน์สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เทมเพลตการรายงานโครงการทำให้การรายงานง่ายขึ้นและข้อมูลตรงไปตรงมามากขึ้น เทมเพลตรายงานโครงการฟรีแต่ละรายการต่อไปนี้ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะและเน้นที่ข้อมูลที่แตกต่างกัน

1. เทมเพลตรายงานสถานะรายสัปดาห์

รายงานสถานะโครงการรายสัปดาห์ทำในสิ่งที่คิด — จัดทำเอกสารข้อมูลเฉพาะระหว่างโครงการ ควรสร้างรายงานเหล่านี้ตลอดอายุของโครงการเพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็นความสำเร็จหรือความล้มเหลว รายงานสถานะรายสัปดาห์เป็นขั้นตอนแรกในการทำความเข้าใจว่าโครงการดำเนินไปอย่างราบรื่นหรือไม่

เทมเพลตรายงานสถานะรายสัปดาห์ของเราครอบคลุมฐานทั้งหมดและนำเสนอข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เทมเพลตนี้มีรายละเอียดที่สำคัญ เช่น บทสรุปผู้บริหาร เหตุการณ์สำคัญของโครงการ ปัญหา ความเสี่ยง และการคาดการณ์ในอดีตและอนาคต

เทมเพลตรายงานสถานะนี้ยังช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลถูกนำเสนอในลักษณะที่สมเหตุสมผลที่สุด บทสรุปผู้บริหารกำหนดโครงการและอภิปรายเป้าหมายและการคาดการณ์ การนำเสนอความเสี่ยงและการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนั้นไม่สมเหตุสมผล ก่อนที่พวกเขาจะพูดถึงบทสรุปสำหรับผู้บริหาร

2. เทมเพลตแดชบอร์ดโครงการ

แดชบอร์ดโครงการเป็นหนึ่งในเครื่องมือการจัดการโครงการที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุด เทมเพลตแดชบอร์ดของเราเป็นเครื่องมือแสดงภาพเพื่อดูสถานะปัจจุบัน สถานภาพ ปฏิทิน และอื่นๆ ของโครงการ ซึ่งเป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับเทมเพลตรายงานสถานะรายสัปดาห์ของเรา

แดชบอร์ดของโครงการอาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานได้เช่นกัน หากใช้งานยากเกินไปและนำทางได้ยาก เราคิดว่าเป็นการดีที่สุดที่จะรวมข้อมูลทุกชิ้นไว้ในแดชบอร์ด อันที่จริงนี่เป็นตั๋วเที่ยวเดียวไปยังแดชบอร์ดที่ใช้ไม่ได้

แดชบอร์ดควรประกอบด้วยงาน ความยาวงาน ต้นทุน และปริมาณงาน แต่ไม่ควรแสดงให้เห็นรายละเอียดปลีกย่อย ใช้เทมเพลตแดชบอร์ดโครงการฟรีนี้เพื่อให้ง่ายโดยไม่ต้องใช้แดชบอร์ดที่อิ่มตัวเกินไป

3. แม่แบบความคืบหน้าโครงการ

เทมเพลตความคืบหน้าของโครงการช่วยให้ผู้จัดการโครงการเปรียบเทียบความคืบหน้าจริงกับการคาดการณ์และการประเมินที่รวมอยู่ในแผนโครงการ รายงานความคืบหน้าเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่สำคัญซึ่งใช้ได้กับทั้งการติดตามและการรายงาน

4. เทมเพลตการลงทะเบียนความเสี่ยง

ขณะที่โครงการดำเนินต่อไป ความเสี่ยงใหม่ๆ ก็จะเกิดขึ้นตามมา ไม่มีทางที่จะคาดการณ์ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดในระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการ ดังนั้นการรายงานปัญหาใหม่ตามที่ปรากฏจึงเป็นสิ่งจำเป็น วิธีนี้จะระบุปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้น และคุณจะได้รับความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่ควรระวังในโครงการในอนาคต

ทะเบียนความเสี่ยงควรรวมแต่ละความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น นอกจากนี้ยังควรจัดหมวดหมู่ความเสี่ยงและอธิบายว่ามีขั้นตอนใดบ้างเพื่อหลีกเลี่ยง

แม้ว่าความเสี่ยงมากมายเหล่านี้จะไม่มีวันกลายเป็นความจริง แต่สิ่งสำคัญคือต้องจัดทำเอกสารและวางแผนสำหรับความเสี่ยงเหล่านี้ โครงการที่ไม่มีทะเบียนความเสี่ยงเดินไต่เชือกโดยไม่มีตาข่ายนิรภัย พวกเขายังไม่แจ้งโครงการในอนาคต การเก็บรายการที่กำลังดำเนินการด้วยเทมเพลตการลงทะเบียนความเสี่ยงนี้จะเปลี่ยนความเสี่ยงให้เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับอนาคต

5. เปลี่ยนเทมเพลตบันทึก

บันทึกการเปลี่ยนแปลงคล้ายกับการลงทะเบียนความเสี่ยง อย่างไรก็ตาม ในทะเบียนความเสี่ยง สิ่งเหล่านี้เป็นความเสี่ยง ที่อาจเกิด ขึ้น ในบันทึกการเปลี่ยนแปลง นี่คือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจริง เทมเพลตบันทึกการเปลี่ยนแปลงเป็นที่ที่การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในโครงการ มีการดำเนินการใดบ้างเพื่อแก้ไขปัญหาเมื่อปัญหาได้รับการแก้ไข และรายละเอียดอื่นๆ จะแสดงในรายการ

ทำไมไม่เพิ่มข้อมูลนี้ในรายงานสถานะรายสัปดาห์? เนื่องจากเป็นสถานการณ์เฉพาะเจาะจงที่ไม่ปกติตลอดอายุโครงการที่ต้องอยู่ในที่เดียว

เทมเพลตบันทึกการเปลี่ยนแปลงจะจัดระเบียบข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและขั้นตอนในการดำเนินการแก้ไขในรายการตามลำดับเวลา โปรดจำไว้ว่า เทมเพลตรายงานโครงการควรเป็นจุดอ้างอิงสำหรับผู้จัดการโครงการที่ประสบปัญหาการเปลี่ยนแปลงในโครงการในอนาคต บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่จัดระเบียบจะแสดงคำตอบว่าสิ่งใดใช้ได้ผลในอดีตและสิ่งใดใช้ไม่ได้

6. เทมเพลตการปิดโครงการ

ในตอนท้ายของโครงการ ได้เวลาสรุปและรับการลงชื่อออกจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วยเทมเพลตการปิดโครงการ รายงานนี้เป็นการวิ่งมาราธอนครั้งสุดท้ายในการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ หากปราศจากแรงผลักดันสุดท้ายนี้ การทำงานหนักทั้งหมดจนถึงจุดนี้ก็จะสูญเสียคุณค่าไป

รายงานการปิดโครงการประกอบด้วยเอกสารของทุกสิ่งที่จำเป็นในการทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ เช่นเดียวกับรายการคงค้างที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ รายงานนี้ควรสรุปวัตถุประสงค์ เกณฑ์ความสำเร็จ ความล้มเหลว และบทเรียนที่ได้รับ นอกจากนี้ยังควรให้ข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่ใช้ไป งบประมาณ ขอบเขต และกำหนดการ

รายงานการปิดโครงการบางครั้งขอข้อมูลที่เป็นนามธรรม การระบุประเด็นสำคัญทั้งหมดจากโครงการอาจฟังดูท้าทาย แต่เทมเพลตการปิดโครงการฟรีนี้ทำให้ง่ายเหมือนทำตามรายการตรวจสอบ

คุณค่าของรายงานที่สมบูรณ์แบบ

บ่อยครั้งที่โครงการได้รับการจัดการโดยไม่สะท้อนถึงความสำเร็จและความล้มเหลวของโครงการที่ผ่านมา โครงการที่ดีที่สุดจะได้รับการแจ้งจากรายงานในอดีตและสร้างรายงานโดยคำนึงถึงอนาคต การใช้เทมเพลตการรายงานโครงการหมายความว่าแต่ละรายงานที่สร้างขึ้นเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลอ้างอิงที่ใหญ่กว่าสำหรับอนาคต

ไม่ว่าจะเป็นการรายงานเกี่ยวกับโครงการที่คล่องตัว โปรแกรม ผลิตภัณฑ์ หรือการจัดการโครงการประเภทอื่นๆ มีเทมเพลตที่จะเป็นประโยชน์ต่อการรายงานและผลลัพธ์สุดท้ายของคุณ ซึ่งอาจหมายถึงการลดความซับซ้อนของขั้นตอนการทำงานและปรับปรุงสิ่งที่ส่งมอบ

ดำเนินการรายงานโครงการต่อไปด้วย ProjectManager

การใช้แม่แบบโครงการเป็นขั้นตอนแรกที่ยอดเยี่ยมในกระบวนการรายงานโครงการ แต่แม่แบบสามารถนำคุณไปไกลได้เท่านั้น

โชคดีที่คุณสามารถใช้รายงานโครงการได้มากขึ้นโดยใช้ร่วมกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ เช่น ProjectManager มีความสามารถในการสร้างและแบ่งปันรายงานอัตโนมัติกับข้อมูลล่าสุด ทดลองใช้ ProjectManager ฟรี และดูว่าเราสามารถปรับปรุงประสบการณ์การรายงานโครงการของคุณได้มากเพียงใด

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ให้คุณจัดการโครงการและสร้างรายงานได้จากทุกที่ นำเข้าโครงการของคุณในไม่กี่นาทีและสร้างรายงานได้อย่างง่ายดาย แดชบอร์ด ProjectManager แสดงภาพรวมที่นำทางได้ง่ายสำหรับโครงการของคุณ และเครื่องมือการรายงานของเราให้อำนาจคุณในการรายงานข้อมูลด้วยการคลิกปุ่ม ดูด้วยตัวคุณเองด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้วันนี้