5 จุดปวดที่ทำให้เวิร์กโฟลว์อีเมลของคุณช้าลง: การบันทึกการสัมมนาผ่านเว็บ + ถาม & ตอบ

การรับอีเมลนอกประตูเกี่ยวข้องกับขั้นตอน เครื่องมือ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมากมาย กระบวนการที่คล่องตัวช่วยให้โครงการดำเนินไปอย่างรวดเร็วและรับประกันผลลัพธ์คุณภาพสูง ในทางกลับกัน กระบวนการที่เสียหายหรือใช้งานหนักอาจสร้างความเสียหายให้กับโปรแกรมและทีมของคุณ

แต่อะไรที่ทำให้เวิร์กโฟลว์อีเมลช้าลง—และข้อผิดพลาดเกิดขึ้นที่ใด สำหรับ การวิจัยสถานะ เวิร์กโฟลว์อีเมลปี 2019 ของ เรา เราถามนักการตลาดผ่านอีเมลมากกว่า 3,000 คนว่าพวกเขานำแคมเปญออกไปได้อย่างไร และความท้าทายที่พวกเขาเผชิญระหว่างทางคืออะไร ในการสัมมนาผ่านเว็บนี้ เราได้แชร์วิธีจัดการกับปัญหาเหล่านี้แบบตรงไปตรงมา และให้คำแนะนำที่นำไปปฏิบัติได้จริงเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงเวิร์กโฟลว์อีเมลของคุณ

ไม่มีโอกาสได้ชมการสัมมนาผ่านเว็บแบบสดใช่หรือไม่ ไม่ต้องกังวล คุณสามารถ เข้าถึงการบันทึกแบบเต็ม ได้ตลอดเวลาและอ่านคำถาม & คำตอบด้านล่าง

ถาม-ตอบ

ขอบคุณมากสำหรับทุกคนที่ถามคำถามระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บ! ต่อไปนี้คือบทสรุปของคำตอบสำหรับคำถามยอดนิยม พร้อมด้วยคำถามบางข้อที่เราไม่ได้รับระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บแบบสด มีคำถามเพิ่มเติมหรือไม่? กรุณาทิ้งไว้ในความคิดเห็น

อีเมลจำนวนมากในทุกวันนี้เป็นอีเมลแบบรูปภาพเท่านั้น วิธีนี้ใช้เวลาน้อยกว่าการเข้ารหัส เกิดอะไรขึ้นหากดำเนินการในลักษณะนี้หากความสามารถในการส่งมอบยังสมบูรณ์แบบอยู่

Whitney Rudeseal Peet: ฉันเคยเห็นอีเมลเฉพาะรูปภาพจำนวนมากในกล่องจดหมายของฉันด้วย เมื่อเราบอกว่า คุณไม่ควรส่งอีเมลที่สร้างจากภาพ ทั้งหมด สิ่งที่เรา พูด จริงๆ คือ คุณควรเข้าใจว่ารูปภาพเพียงอย่างเดียวไม่ได้ให้บริการแก่ผู้ชมทั้งหมดของคุณ รูปภาพมีจุดมุ่งหมายในอีเมลอย่างแท้จริง แต่คุณอาจมีสมาชิกที่ปิดรูปภาพโดยค่าเริ่มต้น หรือผู้ที่ไม่สามารถโหลดภาพของคุณชั่วคราวได้เนื่องจากพวกเขากำลังดูอีเมลของตนขณะเดินทางไปทำงานบนรถไฟใต้ดิน ดังนั้นหากคุณค่าของอีเมลทั้งหมดอยู่ในภาพเหล่านั้น ค่านั้นก็จะสูญเสียไปกับสมาชิกบางส่วนของคุณ

ฉันจะพูดเช่นกันว่าแม้ว่าการใช้รูปภาพสำหรับอีเมลของคุณอาจทำให้ขั้นตอนการเข้ารหัสของเวิร์กโฟลว์ของคุณใช้เวลาน้อยลงอย่างมาก แต่ก็มีแนวโน้มที่จะขยายขั้นตอนการออกแบบมากกว่าที่คุณคิด ดังนั้นคุณจึงอาจออกมาได้อยู่ดี นอกจากนี้ หากพบข้อผิดพลาดระหว่างการตรวจสอบและการอนุมัติ หรือแม้แต่ระหว่างการส่ง การแก้ไขข้อผิดพลาดนั้นจะใช้เวลากับรูปภาพนานกว่าการแก้ไขโค้ดด่วน

Jason Rodriguez: ฉันเห็นด้วยกับวิทนีย์โดยสิ้นเชิง การเข้าถึงได้ง่ายในหลายรูปแบบ เมื่อผู้คนนึกถึงการช่วยสำหรับการเข้าถึง หลายครั้งที่พวกเขาคิดถึงผู้ทุพพลภาพ แต่มี ความทุพพลภาพ ถาวร ชั่วคราว และตาม สถานการณ์ ดังนั้นผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการช่วยสำหรับการเข้าถึงอีเมลอาจเป็นผู้ที่มีสายตาเลือนราง—หรือเพียงแค่ผู้ที่มีปัญหาในการเชื่อมต่อบนโทรศัพท์ ดังนั้นทุกครั้งที่คุณสามารถใช้ข้อความจริงและ HTML ได้ ซึ่งจะทำให้เนื้อหาต่างๆ เช่น โปรแกรมอ่านหน้าจอมีเนื้อหาให้สมาชิกอ่านออกเสียงได้มากขึ้น และจะให้เนื้อหาอื่นๆ แก่ผู้อื่นในการอ่านในขณะที่พวกเขามองไม่เห็นภาพของคุณมากขึ้น

มีรายการตรวจสอบที่เราสามารถติดตามเพื่อทดสอบการเข้าถึงได้หรือไม่?

Jason: มีแหล่งข้อมูลที่จะช่วยได้อย่างแน่นอน เราได้เปิดตัว Ultimate Guide to Email Accessibility เมื่อต้นปีนี้ ซึ่งทำหน้าที่เป็นรายการตรวจสอบและดำเนินการผ่านทุกสิ่งที่คุณต้องกังวลเมื่อสร้างอีเมลที่สามารถเข้าถึงได้ ตั้งแต่การเขียนคำโฆษณา การออกแบบ และการเขียนโค้ด ภายในสารสีน้ำเงิน เรายังมีการ ตรวจสอบการช่วยสำหรับการเข้าถึงแบบ มี คำแนะนำ ในรายการตรวจสอบสารสีน้ำเงิน จะผ่านพ้นและระบุปัญหาใดๆ ที่อีเมลของคุณอาจมีเมื่อพูดถึงเรื่องต่างๆ เช่น แท็ก ALT ลำดับชั้น ประเภทภาษา บทบาทของตาราง และอื่นๆ นอกจากนี้ คุณยังสามารถได้ยินว่าอีเมลของคุณส่งเสียงไปยังโปรแกรมอ่านหน้าจออย่างไร เพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกของคุณที่ใช้งานอีเมลเหล่านี้สามารถเพลิดเพลินกับอีเมลของคุณได้เช่นกัน

คุณแนะนำให้ใช้เครื่องมือใดสำหรับปฏิทินเนื้อหาอีเมล

วิทนีย์: ที่ Litmus เราใช้ Asana สำหรับโซลูชันปฏิทินของเรา และแน่นอนว่ามันได้รับความนิยมจากทีมของเรา ปรับแต่งได้มาก และเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดูว่ามีอะไรเกิดขึ้นในระดับสูงในแคมเปญต่างๆ

Jason: Trello เป็นอีกตัวหนึ่งที่ ผู้คนจำนวนมากใช้ . จริงๆ แล้ว Litmus เพิ่งเปิดตัว เทมเพลตเวิร์กโฟลว์อีเมลใหม่กับ Trello ที่คุณเริ่มใช้งานได้วันนี้ แต่แม้ว่าคุณจะไม่มีงบประมาณหรือเข้าถึงเครื่องมือของบุคคลที่สามเหล่านี้ เกือบทุกคนใช้ปฏิทินผ่านเครื่องมือต่างๆ เช่น Outlook และ GSuite คุณสามารถตั้งค่ากิจกรรมในปฏิทินและใส่รายละเอียดแคมเปญและเชื่อมโยงเอกสารของเรากับเอกสารกลยุทธ์และคัดลอกเอกสาร ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือใด การมองเห็นก็เป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถแท็กผู้คนและทุกคนรู้ว่าจะเข้าถึงข้อมูลนั้นได้จากที่ใด เพื่อให้พวกเขาสามารถเห็นได้โดยไม่ต้องรบกวนบุคคลใดๆ

บางส่วนและตัวอย่างคืออะไร และฉันจะใช้เพื่ออะไร

เจสัน: คิดว่าตัวอย่างเป็นส่วนประกอบโค้ดเล็กๆ ที่บันทึกไว้ล่วงหน้า อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ส่วนหัวของอีเมลไปจนถึงปุ่ม CTA ที่คุณใช้ในอีเมลหลายฉบับ แต่ถ้าคุณเข้าไปที่อีเมลและเปลี่ยนหนึ่งในข้อมูลโค้ดเหล่านี้จะมีผลกับแคมเปญอีเมลที่คุณกำลังแก้ไขเท่านั้น ในทางกลับกัน บางส่วนมักจะเป็นบล็อคโค้ดที่ใหญ่กว่า เช่น โลโก้หรือส่วนท้าย ซึ่งไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงบ่อยแต่คุณใช้อย่างต่อเนื่อง สิ่งเหล่านี้จะถูกเก็บไว้ในไฟล์ของตนเอง ดังนั้นเมื่อคุณทำการอัปเดตในส่วนใดส่วนหนึ่ง การอัปเดตนั้นจะไปยังแคมเปญอีเมลทั้งหมดที่มีการใช้งาน โดยที่คุณไม่ต้องเข้าไปคัดลอกและวางการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นด้วยตนเอง ตัวอย่างและบางส่วนมีอยู่ใน Litmus Builder และช่วยลดขั้นตอนการเข้ารหัสของเวิร์กโฟลว์ได้จริงๆ ต่อไปนี้คือ ภาพรวม โดยละเอียดเพิ่มเติม ของบางส่วนและตัวอย่าง และวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อเร่ง เวลาใน การพัฒนาอีเมลของคุณ

แล้วอีเมลธุรกรรมล่ะ? ฉันจำเป็นต้องใช้เวลาในการทดสอบสิ่งเหล่านั้นหรือไม่?

วิทนีย์: อีเมลอัตโนมัติและธุรกรรมมีชื่อเสียงว่า "ตั้งค่าแล้วลืม" แต่ด้วยเหตุผลเดียวกันกับที่คุณต้องการทดสอบอีเมลทางการตลาดทั้งหมดของคุณก่อนที่จะส่ง คุณต้องการตรวจสอบอีเมลธุรกรรมของคุณเป็นประจำด้วย พวกเขาสามารถได้รับผลกระทบจากการอัปเดตไคลเอ็นต์อีเมลในลักษณะเดียวกับที่อีเมลทางการตลาดสามารถทำได้ ฉันรู้สึกว่าเราได้รับอีเมลยืนยันคำสั่งซื้อหรืออีเมลยกเลิกรถเข็นซึ่งไม่ได้แสดงข้อมูลที่ถูกต้องหรือทำให้เราสับสน อีเมลเหล่านั้นเป็นตัวขับเคลื่อนรายได้ที่สำคัญอย่างยิ่งในการทำให้อีเมลเหล่านั้นดูสมบูรณ์แบบด้วย และการทดสอบเป็นประจำเป็นวิธีที่ช่วยให้แน่ใจได้ โดยปกติเราแนะนำว่าไม่ควรส่งอีเมลใดโดยไม่ได้รับการตรวจสอบเป็นเวลานานกว่าสามเดือน—ความเสี่ยงในการมอบประสบการณ์คร่าวๆ ให้กับสมาชิกของคุณและส่งผลเสียต่อกำไรของคุณนั้นสูงเกินไป คุ้มค่ากับเวลาที่เสียไป

ฉันรู้สึกลำบากใจที่จะให้เหตุผลในการเข้าถึงอีเมลกับสมาชิกที่เหลือในทีมของฉัน คุณมีคำแนะนำอะไรบ้างที่ช่วยอธิบายว่าเหตุใดจึงคุ้มค่าที่จะใช้เวลาเพิ่มเติมเพื่อทำให้สามารถเข้าถึงอีเมลได้

วิทนีย์: การทำอีเมลของคุณประโยชน์ที่สามารถเข้าถึงทุกคน เช่นเดียวกับ Jason ที่กล่าวไว้ข้างต้น การช่วยการเข้าถึงไม่ได้มีไว้สำหรับผู้ทุพพลภาพถาวรเท่านั้น มีความพิการชั่วคราว เช่น แขนหัก และความทุพพลภาพตามสถานการณ์ เช่น การเดินออกไปท่ามกลางแสงแดดจ้า หรือการเดินทางในรถไฟใต้ดินและขาดการเชื่อมต่อ เมื่อคุณนึกถึงการช่วยสำหรับการเข้าถึงในลักษณะนี้ จะเห็นได้ง่ายว่าทุกคนได้รับผลกระทบจากสิ่งที่ไม่สามารถเข้าถึงได้ในทันใด

การเพิกเฉยต่อการเข้าถึงไม่เพียงแต่สร้างประสบการณ์ผู้ใช้ที่น่าผิดหวัง แต่ยังกีดกันคุณจากการสร้างความสัมพันธ์อันยาวนานและมีค่ากับฐานสมาชิกส่วนใหญ่ และ สมาชิกในอนาคตของคุณ มีหลายอย่างที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้สามารถเข้าถึงอีเมลของคุณได้ แต่อาจเริ่มต้นด้วยขั้นตอนของทารก สร้างแผนที่เริ่มต้นด้วยการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ เช่น การเพิ่มแท็กภาษา หรือการจัดข้อความชิดซ้าย ซึ่งคุณสามารถเติบโตได้เมื่อเวลาผ่านไป จึงไม่เหมือนกับว่าคุณกำลังเพิ่มเวลามากมายให้กับเวิร์กโฟลว์ของคุณ ครั้งหนึ่ง.

ในการสัมมนาผ่านเว็บ คุณพูดถึงความพยายามในการทดสอบกับโปรแกรมรับส่งเมลที่สมาชิกของคุณใช้ แต่คุณทราบได้อย่างไร

Whitney: เป็นไปได้อย่างแน่นอนที่ ESP ของคุณอาจไม่ให้ข้อมูลประเภทนั้น การใช้เครื่องมืออย่าง Litmus Email Analytics สามารถช่วยเติมเต็มช่องว่างเหล่านั้นได้ สมาชิกของคุณใช้อุปกรณ์อะไร พวกเขาใช้เวอร์ชันอะไร เครื่องมือของบุคคลที่สามสามารถช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของสมาชิกของคุณในอีเมลถึงอีเมล

Jason: หากคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือของบุคคลที่สาม คุณจะเข้าใจสิ่งที่ผู้ติดตามของคุณใช้โดยดูจากรายชื่อผู้ติดตามของคุณ ผู้คนจำนวนมากอาจลงทะเบียนโดยใช้ที่อยู่ Gmail และ Yahoo เป็นต้น คุณยังสามารถค้นหาได้โดยถาม! ทำแบบสำรวจทางอีเมลและสอบถามความต้องการของพวกเขา และใช้สิ่งนั้นเพื่อปรับแต่งการออกแบบและเทคนิคของคุณให้เข้ากับกลุ่มเป้าหมายนั้น

เมื่อพูดถึงการอนุมัติสำหรับแคมเปญที่เร่งด่วนหรือมีความอ่อนไหวต่อเวลา คุณจะปรับปรุงการอนุมัติระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่ายจากแผนกต่างๆ ได้อย่างไร และใครที่มีทักษะที่แตกต่างกันในการใช้เทคโนโลยี

วิทนีย์: หากแคมเปญเป็นเรื่องเร่งด่วนและคุณต้องการความคิดเห็นและการอนุมัติอย่างรวดเร็ว ก็มีแนวโน้มสูงว่าความคิดเห็นจะสูญหายและมีข้อผิดพลาดเข้ามา ดังนั้น หากคุณทำงานในแบรนด์ที่มีการส่งโดยธรรมชาติและเวลาตอบสนองที่รวดเร็ว สิ่งสำคัญกว่าคือต้องเก็บความคิดเห็นทั้งหมดไว้ในที่เดียวที่รวมศูนย์ เครื่องมืออย่าง Litmus Proof สามารถจัดระเบียบความคิดเห็นและช่วยให้โครงการดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว

คำแนะนำสำหรับการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์อีเมลเมื่อคุณเป็นทีมอีเมลเพียงคนเดียว

วิทนีย์: ไม่ว่าคุณจะเป็นทีมเดียวหรือหลายคน ให้เริ่มด้วยการดูว่าที่ไหนที่คุณใช้เวลามากที่สุดในกระบวนการผลิต มันคือการเขียนคำโฆษณา? เป็นการเข้ารหัสและการทดสอบหรือไม่? เป็นการรวบรวมข้อเสนอแนะและการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือไม่? การเปลี่ยนแปลงของกระบวนการในขั้นตอนที่ใช้เวลามากที่สุดอาจส่งผลกระทบ มากที่สุด ต่อเวิร์กโฟลว์โดยรวมของคุณ

นอกจากนี้ ให้มองดูว่าคุณกำลังทำงานซ้ำๆ บ่อยที่สุดจากจุดใด ในฐานะทีมที่เป็นหนึ่งเดียวกัน เป็นเรื่องง่ายเพียงแค่ยอมรับงานที่ยุ่งยากและจัดการให้หมด เพราะการใช้เวลาคิดหาวิธีปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณหมายความว่าคุณกำลังก้าวออกจากการนำแคมเปญถัดไปออกไป แต่ความจริงก็คือ ด้วยทีม งานที่ทำงานอีเมลแบบอัตโนมัติ เพียงคนเดียว สามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากสำหรับเวลาในการผลิตโดยรวมของอีเมลทุกฉบับ แม้ว่าคุณจะใช้เวลาสองสามชั่วโมงในการตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติก็ตาม