นักฆ่าประสิทธิภาพ 5 คนสำหรับทีมอีเมล: การบันทึกการสัมมนาผ่านเว็บ + ถาม & ตอบ

เมื่อประสิทธิภาพการทำงานสูง ทีมงานของคุณจะซิงค์กัน และคุณสามารถทำตามกำหนดเวลาได้อย่างง่ายดาย การรณรงค์ออกไปนอกประตูก็ทำได้—ฉันกล้าพูดไหม—สนุก แต่เครื่องจักรที่ทาน้ำมันอย่างดีนั้นหายาก

เหตุใดทีมอีเมลส่วนใหญ่จึงมีประสิทธิผลน้อยกว่าที่พวกเขาต้องการ เราร่วมมือกับผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพการทำงานจาก Trello เพื่อดูข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่ทำลายประสิทธิภาพการทำงานของทีม และแบ่งปันสิ่งที่คุณทำได้เพื่อช่วยให้ทีมของคุณสร้างอีเมลที่ดีขึ้น เร็วขึ้น

ไม่มีโอกาสได้ชมการสัมมนาผ่านเว็บแบบสดใช่หรือไม่ ไม่ต้องกังวล คุณสามารถ เข้าถึงการบันทึกแบบเต็ม และดาวน์โหลดสไลด์ได้ตลอดเวลาและอ่านคำถาม & คำตอบด้านล่าง

ถาม-ตอบ

ขอบคุณมากสำหรับทุกคนที่ถามคำถามระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บ! ต่อไปนี้คือบทสรุปของคำตอบสำหรับคำถามยอดนิยม พร้อมด้วยคำถามบางข้อที่เราไม่ได้รับระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บแบบสด มีคำถามเพิ่มเติมหรือไม่? กรุณาทิ้งไว้ในความคิดเห็น

Litmus และ Trello จัดการกับการอนุมัติอย่างไร

เจสัน โรดริเกซ : เรากำลังพึ่งพาเครื่องมือที่รวมศูนย์เพื่อรวบรวมการอนุมัติมากขึ้นเรื่อยๆ สำหรับเรา เราใช้ Litmus Proof สำหรับคำติชมแคมเปญและการลงชื่อออกก่อนส่ง และใช้ Asana สำหรับการจัดการโครงการ โดยที่สมาชิกในทีมทำเครื่องหมายการอนุมัติเป็นงานที่ได้รับมอบหมายในช่วงต้นของโครงการโดยเจ้าของโครงการ

กุญแจสำคัญในที่นี้คือการใช้วิธีการที่ตกลงกันไว้เพื่อรวบรวมการอนุมัติแทนวิธีการเฉพาะกิจ เราได้พูดคุยกับทีมจำนวนมากเกินไปที่ใช้ชุดข้อความในอีเมล การตอบกลับด้วยวาจา และช่องทางอื่นๆ ที่ไม่น่าเชื่อถือ เพื่อพยายามโต้แย้งการอนุมัติจากบุคคลและแผนกต่างๆ ซึ่งมักจะเป็นตัวทำลายประสิทธิภาพการทำงานครั้งใหญ่ เรามีความเจ็บปวดเหมือนกัน นั่นคือเหตุผลที่เราสร้าง Litmus Proof ขึ้นมาตั้งแต่แรก

Chris Kaundart : ที่ Trello เราดำเนินการตรวจสอบและอนุมัติการ์ด Trello เรามีกระบวนการที่ชัดเจนและมีกำหนดส่งที่สม่ำเสมอตลอดทั้งกระบวนการ (โดยทั่วไป) ที่คอยติดตามเรา เรายังออกแบบและสร้างกระบวนการของเราร่วมกัน ดังนั้นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนจึงมีความเข้าใจตรงกัน

คุณจะหลีกเลี่ยงการแก้ไขอีเมลในนาทีสุดท้ายหลังจากที่ได้รับการอนุมัติแล้วได้อย่างไร

คริส : นี่เป็นปัญหาที่ยากจะแก้ไข ยากมาก คุณจะไม่มีวัน หลีกหนีการแก้ไขในนาทีสุดท้ายได้ อย่างแท้จริง จากที่กล่าวมา ฉันคิดว่ามีวิธีตรงไปตรงมาที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อให้ราบรื่นขึ้นอีกเล็กน้อย

อันดับแรก ฉันแนะนำให้พยายามผลักดันให้เปลี่ยนความคิดเกี่ยวกับกระบวนการอีเมล ฉันประสบความสำเร็จในการพยายามจัดโครงสร้างกระบวนการของเราให้เป็นประสบการณ์การทำงานร่วมกัน แทนที่จะเพียงแค่รับคำขอและดำเนินการตามนั้น (เช่น เอเจนซี่ภายใน) เมื่อมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วมในกระบวนการมากขึ้น ทุกอย่างราบรื่นขึ้นมาก โอกาสที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกันคือความตรงไปตรงมาในการกำหนดและกำหนดขอบเขตแคมเปญ

ประการที่สอง การเพิ่มช่องว่างภายในไทม์ไลน์ของคุณสามารถไปได้ไกล การผลักดันและจัดโครงสร้างกระบวนการเพื่อให้มีช่องว่างระหว่างการอนุมัติขั้นสุดท้ายและการปรับใช้สามารถช่วยได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการการอนุมัติภายใน 16.00 น. จริงๆ ให้ลองกำหนดเส้นตายเป็น 14.00 น. และดูว่าจะช่วยได้หรือไม่

คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าคุณได้รับข้อกำหนดที่ละเอียดและแม่นยำจากทีมของคุณล่วงหน้าแทนที่จะไล่ตาม

Jason : การ ทำให้ข้อกำหนดและกระบวนการรวบรวมของคุณเป็นระเบียบเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการหลีกเลี่ยงการไล่ล่าในภายหลัง การตั้งค่าแบบฟอร์มในบางอย่าง เช่น Google ฟอร์มเพื่อรวบรวมข้อมูล โดยใช้บทสรุปอีเมล หรือการสร้างเทมเพลตการ์ดเริ่มต้นใน Trello ล้วนเป็นวิธีที่ดีในการทำให้กระบวนการนั้นเป็นทางการ กุญแจสำคัญคือการใช้เครื่องมือเดียวกันสำหรับ ทุกแคมเปญ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการ ตั้งแต่เป้าหมายและผู้ชมไปจนถึงการออกแบบและคัดลอกสินทรัพย์ KPI ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และอื่นๆ

Chris : โครงสร้างคือเพื่อนของคุณที่นี่! สร้างกระบวนการขอที่สม่ำเสมอและทำซ้ำได้เพื่อช่วยรวบรวมความต้องการตั้งแต่เริ่มต้น ที่ Trello เราใช้ Google ฟอร์มที่เชื่อมต่อกับบอร์ด Trello ผ่าน Zapier ผู้ขอต้องกรอกคำถามแต่ละข้อในแบบฟอร์มเพื่อยื่นคำร้อง ส่งผลให้ใช้เวลาน้อยลงในการหาข้อมูลและใช้เวลาแคมเปญในการจัดส่งมากขึ้น

คุณจะให้ทีมผู้บริหารเข้าร่วมกระบวนการอีเมลได้อย่างไร

คริส : แม้ว่าผู้จัดการและทีมผู้บริหารจะแตกต่างกัน แต่โดยทั่วไปแล้ว ฉันพบว่าความเป็นผู้นำนั้นเปิดกว้างต่อการเล่าเรื่องที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่ดี หากคุณสามารถเริ่มอธิบายต้นทุนที่แท้จริงและข้อเสียของกระบวนการอีเมลที่ขาดหายไป คุณอาจจะสามารถโน้มน้าวความคิดของพวกเขาได้

สไลด์สำหรับการสัมมนาผ่านเว็บนี้ (นอกเหนือ จากรายงานสถานะอีเมลของ Litmus ) จะช่วยให้คุณเห็นภาพว่าการขาดกระบวนการทำให้บริษัทของคุณเสียค่าใช้จ่าย

วิธีใดดีที่สุดในการแยกวิเคราะห์รายการตัวอย่างอีเมลที่เราตรวจสอบ เราจะทราบได้อย่างไรว่าโปรแกรมรับส่งเมลใดเป็นที่นิยมในหมู่สมาชิกของเรามากที่สุด?

Jason : วิธีที่ดีที่สุดคือการใช้เครื่องมืออย่าง Litmus Email Analytics (หรือสิ่งที่ ESP ของคุณให้มา) เพื่อดูว่าไคลเอนต์อีเมลและเครื่องมือแสดงผลใดที่สมาชิกของคุณใช้งานจริง เราช่วยให้คุณเห็นจำนวนสมาชิกที่เปิดบนเว็บ เดสก์ท็อปและมือถือ รวมถึงไคลเอ็นต์จริงที่พวกเขาใช้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่เสียเวลาทดสอบในโปรแกรมรับส่งเมลที่คุณไม่ได้ส่งไปด้วยซ้ำ หากคุณไม่ได้เป็นลูกค้าที่มีสารสีน้ำเงินคุณจะได้รับความคิดที่ดีที่สุดกับลูกค้าอีเมล์ยอดนิยมโดยการเยี่ยมชม emailclientmarketshare.com ทุกเดือน เรารวบรวมข้อมูลที่ไม่ระบุตัวตนจากแพลตฟอร์มการวิเคราะห์ของเรา และจัดอันดับไคลเอนต์อีเมลสิบอันดับแรกทั่วโลก

Chris : จากสิ่งที่ Jason พูด นี่เป็นสถานที่ที่ดีเยี่ยมใน การนำหลักการ Pareto มาใช้ แนวคิดคือ 20% ของความพยายามของคุณจะสร้างผลลัพธ์ 80% ใช้เครื่องมือวิเคราะห์ที่มีให้คุณค้นหาว่าสมาชิกของคุณเปิดอีเมลอย่างไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณดูดีในไคลเอนต์ชั้นนำเหล่านั้น ไม่เป็นไรหากโปรแกรมรับส่งเมลที่สมาชิกของคุณใช้งานไม่ได้แบบพิกเซลสมบูรณ์แบบ

เราควรเข้าหาการประชุมที่เกี่ยวข้องกับอีเมลอย่างไรเพื่อไม่ให้เสียเวลาในการผลิต

Jason : เช่นเดียวกับการประชุมทั้งหมด คุณควรปฏิบัติตามหลักเกณฑ์บางประการ:

• จำกัดการประชุมเฉพาะฝ่ายที่จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลาของผู้คน
• มีกำหนดการที่ชัดเจนพร้อมลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูล (เช่น อีเมลสรุป) และเป้าหมายของการประชุม
• ระบุอย่างชัดเจนถึงผลลัพธ์ที่คุณคาดหวังจากการประชุม ทำงานไปสู่ผลลัพธ์นั้นโดยไม่กระทบกับเส้นสัมผัส คุณสามารถนำสิ่งต่าง ๆ เข้าสู่ Slack หรือการประชุมอื่นได้เสมอหากจำเป็น
• มีการเริ่มต้นและหยุดเวลาที่ชัดเจนซึ่งเป็นไปตามปฏิทินของผู้คน พยายามที่จะไม่ตัดเป็นเวลาการทำงานของผู้คนลึกเพื่อให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงการทำงานแบบ multitasking ค่าใช้จ่าย

การประชุมจำนวนมากสามารถหลีกเลี่ยงได้โดยมีกระบวนการและความรับผิดชอบที่ชัดเจน รวมกับแหล่งข้อมูลศูนย์กลางของความจริงสำหรับแคมเปญอีเมล ดังนั้นให้พยายามแฮชข้อมูลก่อน

Chris : ที่ Trello เราจัดการงานอีเมลส่วนใหญ่ของเราแบบไม่พร้อมกันบน Trello เมื่อเราต้องพบกันเพื่อหารือเกี่ยวกับอีเมล เราจะพูดถึงวาระที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่เราต้องหารือ

การออกแบบกระบวนการที่ดีสามารถลดความจำเป็นในการประชุมได้นานมาก ตัวอย่างเช่น หากคุณพบว่าตัวเองกำลังจัดประชุมเพื่อรวบรวมข้อกำหนดอีเมล ให้ใช้กระบวนการขออย่างเป็นทางการที่กรอกอีเมลสรุป เพียงอย่างเดียวอาจลดหรือขจัดความจำเป็นในการประชุมประเภทนั้น

จริง ๆ แล้วคุณเก็บสินทรัพย์ คัดลอก และโค้ดไว้ที่ใด คุณใช้บางอย่างเช่น Dropbox หรือไม่?

เจสัน: เราใช้สองเครื่องมือหลักสำหรับสินทรัพย์อีเมล: Google Docs และสีน้ำเงิน Builder การเขียนสำเนาเป็นกีฬาประเภททีมที่ Litmus และ Google Docs คือที่ที่เราฝึกฝน เมื่อแฮชสำเนาแล้ว ทีมงานอีเมลที่น่าทึ่งของเราจะออกแบบและพัฒนาแคมเปญใน Litmus Builder ก่อนที่จะซิงค์สิ่งต่างๆ กับ ESP ของเรา (แน่นอน หลังจากที่เราทำงานผ่านการพิสูจน์และรายการตรวจสอบแล้ว!)

ทีมงานจำนวนมากใช้ผู้ให้บริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น Dropbox, Google Drive และ OneDrive ซึ่งเป็นสาเหตุที่ ทำให้ลูกค้าสามารถซิงค์อีเมลกับ Litmus ด้วยการผสานการทำงานของเรา ได้อย่างง่ายดาย

คริส : ฉันขอแนะนำให้ใช้ที่รวมศูนย์เพื่อจัดเก็บทรัพย์สิน เครื่องมือเช่น Dropbox และ Google Drive ใช้งานได้ดี ที่ Trello เราใช้ Confluence, Litmus Builder และ Google Docs จำนวนมากในการแบ่งปันและทำงานร่วมกัน

มีวิธีอัตโนมัติมากกว่านี้ในการขออนุมัติอีเมลหรือไม่

เจสัน : อ๋อ! เราสร้าง Litmus Proof โดยคำนึงถึงสิ่งนี้ Litmus Proof ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อเสนอแนะและการอนุมัติในที่เดียวจากศูนย์กลางได้โดยตรงจากอีเมลนั้น วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำให้กระบวนการนั้นเป็นแบบอัตโนมัติคือการเพิ่มลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นผู้ตรวจสอบสารสีน้ำเงินในบัญชีของคุณ เมื่อเพิ่มแล้ว คุณสามารถ @พูดถึงพวกเขาใน Litmus Proof และเราจะเรียกใช้อีเมลเพื่อแจ้งให้ตรวจสอบและอนุมัติ ข้อดีของการพิสูจน์ก็คือ—หากมีปัญหาที่ต้องแก้ไข—คุณสามารถย้อนกลับไปที่โค้ดใน Builder เพื่อแก้ไขและผลักดันการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นกลับไปที่ Proof เพื่อทำการตรวจสอบรอบที่สอง

Chris : สำหรับเคล็ดลับการทำงานอัตโนมัติเฉพาะ Trello คุณสามารถใช้ คำสั่ง Butler เพื่อช่วยลบบางขั้นตอนระหว่างทาง ตัวอย่างเช่น เมื่อรายการตรวจสอบเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถทริกเกอร์การดำเนินการอื่นได้ (เช่น ความคิดเห็นเพื่อขอให้ผู้อนุมัติคนสุดท้ายตรวจสอบ)

พิจารณางานประเภทใดก็ตามที่คุณทำซ้ำแล้วซ้ำอีก และคุณจะพบกับโอกาสในการทำงานอัตโนมัติที่ยอดเยี่ยม!

มีวิธีหลีกเลี่ยงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จะผลักดันแคมเปญออกไปก่อนที่มันจะพร้อมหรือไม่?

Jason : อีกครั้ง ฉันคิดว่านี่เป็นจุดที่มีบทบาทที่ชัดเจนและมีขั้นตอนการทำงานเข้ามาเกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนทราบขั้นตอนที่ถูกต้องในการส่งแคมเปญ หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบว่ามี QA รอบสุดท้ายก่อนส่งจริง พวกเขามักจะเคารพขั้นตอนนั้นแทนที่จะข้ามไปและอ้างว่าไม่รู้ นอกจากนี้ยังช่วย อย่างน้อยกับทีมที่มีขนาดใหญ่พอที่จะมีบทบาทเฉพาะสำหรับแต่ละส่วนของกระบวนการผลิตอีเมล ซึ่งรวมถึงการส่งแคมเปญ การมีใครสักคนในทีมที่ตรวจสอบรายชื่อสมาชิก การแบ่งกลุ่ม การตรวจสอบสแปม ฯลฯ ก่อนที่จะกดส่ง จะช่วยหยุดปัญหาส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นจากการกระโดดปืน หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมักจะโกงและผลักดันแคมเปญออกไปก่อนที่พวกเขาจะพร้อม การจำกัดความสามารถในการกดส่งอาจจำเป็น

ฉันจะเริ่มต้นใช้งานอีเมลสรุปในเวิร์กโฟลว์ได้อย่างไร

Jason : วิธีที่ดีที่สุดคือ ดาวน์โหลดเทมเพลตอีเมลสรุป และใช้ในแคมเปญถัดไปของคุณ! แม้ว่าจะเป็นแบบฝึกหัดส่วนตัว แต่การใช้เทมเพลตอีเมลสรุปของเราสามารถช่วยคุณระบุข้อมูลที่คุณต้องการในบรีฟของคุณเองได้

เมื่อคุณเข้าใจแล้วว่าต้องการข้อมูลใดในบทสรุป จะเป็นความคิดที่ดีที่จะเริ่มต้นการประชุมร่วมกับใครก็ตามที่ขออีเมลเพื่อแนะนำรูปแบบดังกล่าว แสดงให้พวกเขาเห็นวิธีการทำงาน ให้ตัวอย่างข้อมูลที่เป็นประโยชน์และไม่ช่วยเหลือ และ แสดงวิธีการส่งบทสรุปอย่างถูกต้อง เช่นเดียวกับสิ่งต่างๆ ในอีเมล ยิ่งคุณสามารถให้ความรู้กับเพื่อนร่วมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้มากเท่าไหร่ ก็ยิ่งดีเท่านั้น