5 ขั้นตอนง่ายๆ ในการเลือกซอฟต์แวร์ที่ใช่ทุกครั้ง

เราสันนิษฐานไว้ตั้งแต่เริ่มยุคดิจิทัลว่าการเลือกแพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมเป็นเรื่องยาก มันไม่จำเป็นต้องเป็น แต่มัน มี ความสำคัญอย่างยิ่งยวด หากคุณเป็นนักการตลาด คุณอาจจะเลือกระบบ CRM แบบเต็มรูปแบบหรือเครื่องมือฟังออนไลน์ที่มุ่งเน้นมากขึ้น สิ่งที่คุณต้องการ อนาคตขององค์กรของคุณอาจขึ้นอยู่กับความสำเร็จของกระบวนการคัดเลือก

โอกาสที่คุณได้รับปีกมัน หากคุณไม่เคยทำมาก่อน คุณอาจไม่รู้ว่าจะต้องเริ่มเมื่อใดเมื่อต้องการค้นหาซอฟต์แวร์ใหม่ ดังนั้นคุณจึงใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อทำวิจัยโดยไม่มีแผน

สำหรับผู้ที่เคยเกี่ยวข้องกับการเลือกเครื่องมือมาก่อน ลองนึกย้อนกลับไปถึงซอฟต์แวร์ล่าสุดที่คุณเลือก มันตรงไปตรงมาแค่ไหน? ใช้เวลานานแค่ไหน? ผู้ใช้พึงพอใจหรือไม่? ตอบโจทย์ทุกความต้องการของคุณหรือไม่? ท้ายที่สุดแล้ว การนำไปใช้งานเป็นไปด้วยดีหรือไม่ และยังคงทำงานต่อไปได้นานหลังจากที่คุณตั้งค่าทุกอย่างในครั้งแรกหรือไม่

หากคุณติดตั้งครั้งแรกนานหลายปี คุณพบว่าตัวเองเลื่อนการต่ออายุหรือเปลี่ยนใหม่เพราะกลัวว่าจะต้องจัดการกับกระบวนการคัดเลือกที่ยุ่งยากอีกหรือไม่

เมื่อเวลาผ่านไปและคุณไม่ต้องต่ออายุซอฟต์แวร์ คุณอาจเสียความสามารถในการบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สำหรับบางคน เส้นทางการคัดเลือกนี้ใช้เวลานานกว่าที่ควรจะเป็น และตัวเลือกมาจากความรู้สึกนึกคิดหรืออคติส่วนบุคคล แทนที่จะอาศัยข้อมูลหรือดูผลกระทบทางธุรกิจ

สำหรับคนอื่น ๆ ผู้ขายอาจแสดงสุนัขและม้า ขายผ่านการสาธิต และโน้มน้าวผู้ซื้อว่าเป็นทางเลือกเดียวที่ควรพิจารณาโดยไม่คำนึงถึงสถานการณ์ของพวกเขา ทั้งสองสถานการณ์จบลงด้วยผลลัพธ์เดียวกัน – ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่พอใจ โอกาสในการปรับใช้เป็นไปได้ต่ำ อัตราการนำไปใช้งานต่ำ อัตราความพึงพอใจก็ต่ำเช่นกัน

ที่มา: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

แต่ไม่จำเป็นต้องเล่นแบบนั้น แต่ให้ฉันแนะนำคุณเกี่ยวกับกระบวนการ 5 เฟสที่ตรงไปตรงมาและทำซ้ำได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณปรับปรุงวิธีการเลือกซอฟต์แวร์ของคุณ การปฏิบัติตาม คุณจะลดจำนวนคนที่เกี่ยวข้อง คุณจะทำได้ภายในเวลาไม่ถึง 30 วัน คุณจะเพิ่มความพึงพอใจ และผลักดันอัตราการนำไปใช้ให้สูงขึ้น

ขั้นตอนที่ 1: การรับรู้

ไม่ว่าจะผ่านการวิจัยของคุณเอง อคติส่วนตัว หรือจากใครบางคนที่มาบอกคุณ คุณก็พบว่าคุณต้องการซอฟต์แวร์

อย่างไรก็ตาม คุณได้มาถึงขั้นตอนนี้แล้ว ขั้นตอนนี้ควรเริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจว่า "ธุรกิจต้องการอะไร จริงๆ และ เพราะเหตุ ใด"

คุณสามารถทำได้โดยทำการประเมินผลกระทบทางธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง:

ที่มา: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

การประเมินผลกระทบทางธุรกิจช่วยให้คุณค้นหาจุดปวดที่แท้จริง ระบุช่องว่างด้านความสามารถ และตระหนักถึงความต้องการและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับธุรกิจ อย่าเริ่มต้นด้วยเครื่องมือ เริ่มต้นด้วยความต้องการ ช่องว่าง และโอกาส ไม่เช่นนั้น คุณจะเสี่ยงต่อการใช้เครื่องมือที่ไม่จำเป็นอย่างแท้จริงโดยปราศจากความหวังใน ROI

ถัดไป ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักไม่เกินห้าราย – ผู้สนับสนุนธุรกิจ หัวหน้าฝ่ายไอที ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคไอที ผู้เชี่ยวชาญด้านกระบวนการ และผู้ใช้ทางธุรกิจ ยิ่งคุณมีส่วนร่วมกับผู้คนและความคิดเห็นมากเท่าใด กระบวนการก็จะยิ่งใช้เวลานานขึ้น และผู้ใช้ที่พึงพอใจก็จะยิ่งมีผลลัพธ์น้อยลงเท่านั้น

ระยะที่ 2: การศึกษาและการค้นพบ

คุณอาจจะล้นมือ และมีโอกาสที่คุณจะตามทันในตอนเย็นและวันหยุดสุดสัปดาห์

คุณจะบีบเวลาเพื่อทำการประเมินตลาดได้อย่างไร? คุณจะกรองสัญญาณรบกวนของความซับซ้อนของตลาด เว็บไซต์ที่สร้างความสับสน ตลอดจนอคติและการส่งข้อความที่ชัดเจนของผู้ขายได้อย่างไร ใครคือผู้เล่นระดับแนวหน้า ฟีเจอร์และความสามารถของพวกเขาคืออะไร และรู้สึกอย่างไรกับการถูกผูกมัดอยู่ในสัญญาระยะยาวกับพวกเขา?

การตัดสินใจที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือการเปิดเผยข้อมูลผู้ขายจากแหล่งที่เชื่อถือได้มากมาย ใช้ประโยชน์จากแหล่งข้อมูลบุคคลที่สามสำหรับข้อมูลผู้ขาย ข้อมูลหมวดหมู่แอปพลิเคชัน และสุดท้ายแนวโน้มภูมิทัศน์ของซอฟต์แวร์

ค้นหาพันธมิตรที่เชื่อถือได้เพื่อรวบรวมข้อมูลสำคัญและช่วยให้คุณเข้าใจว่าเครื่องมือเหล่านี้ทำอะไรได้บ้าง ลูกค้าคิดอย่างไรกับผู้ขายเหล่านี้ และประสบการณ์โดยรวมของพวกเขาเป็นอย่างไร สิ่งนี้จะเพิ่มพูนความรู้ของคุณเกี่ยวกับแอพพลิเคชั่นและแนวโน้มของอุตสาหกรรม

เมื่อค้นหาพันธมิตรที่เชื่อถือได้ ให้หลีกเลี่ยงผู้ที่ทำงานบนระบบการตรวจสอบแบบจ่ายเพื่อเล่น หรือผู้ที่ใช้ประโยชน์จากปัจจัยเร่งการมีอยู่ของตลาด มองหาพันธมิตรที่แสดงบทวิจารณ์ที่มาจากคนจำนวนมากและผู้ขายที่ไม่เชื่อเรื่องพระเจ้า เพราะสิ่งนี้จะช่วยให้คุณได้หน้าต่างที่บริสุทธิ์และปราศจากสิ่งเจือปนเกี่ยวกับสิ่งที่ลูกค้าจริงๆ คิดเกี่ยวกับผู้ขายแต่ละราย

แต่อย่าหยุดอยู่แค่นั้น พยายามหาคนอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็นผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมหรือเพื่อนร่วมงานที่เคยใช้ซอฟต์แวร์หรือผู้ขายนี้และรวบรวมความคิดและประสบการณ์ของพวกเขา

ที่มา: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

ระยะที่ 3 – จัดลำดับความสำคัญของข้อกำหนด & รายการโปรด

คุณไม่สามารถสร้างรายการโปรดได้หากคุณมีข้อกำหนดมากเกินไป ระบุความสามารถในการสร้างความแตกต่างห้าอันดับแรกที่ตรงกับความต้องการที่สำคัญที่สุดของคุณซึ่งมีลิงก์ที่ชัดเจนไปยังการสร้างความแตกต่างของผู้ขาย ไม่ใช่แค่คุณลักษณะการเดิมพันแบบตาราง

ในท้ายที่สุด คุณจะไม่สามารถทำตามข้อกำหนดทุกข้อได้ ดังนั้นคุณต้องตัดสินใจอย่างเป็นกลางว่าสิ่งที่คุณต้องการอย่างแท้จริงและสิ่งใดที่คุณสามารถอยู่ได้โดยปราศจาก หากคุณมีข้อกำหนดเพิ่มเติมจำนวนมาก ให้พิจารณาใช้แบบจำลองการจัดลำดับความสำคัญของ MoSCoW เพื่อจำกัดขอบเขตให้แคบลง

ที่มา: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

สุดท้าย ใช้ข้อกำหนดเหล่านี้เพื่อดำเนินการเปรียบเทียบคุณลักษณะและความสามารถของผู้จำหน่ายโดยใช้ข้อมูล เป้าหมายของคุณที่นี่คือการจำกัดขอบเขตให้แคบลงสำหรับผู้เข้าแข่งขันอันดับต้นๆ ของคุณ

อย่าเพิ่งมีรายชื่อผู้ขายรายใดรายหนึ่งที่เพื่อนของคุณเคยบอกคุณ – รายชื่อผู้ขายรายหนึ่งไม่ดีและในทำนองเดียวกัน รายชื่อผู้ขาย 15 รายก็เช่นกัน จัดลำดับความสำคัญของความต้องการของคุณอย่างไร้ความปราณีเพื่อให้คุณสามารถจำกัดรายชื่อผู้ขายที่มีศักยภาพสี่รายให้แคบลงได้ หรือโซลูชั่น

ระยะที่ 4 – จัดให้อยู่ในกรอบการตัดสินใจที่ชัดเจน

ขั้นแรก ให้มีความชัดเจนเกี่ยวกับเกณฑ์การเลือกของคุณ แม้ว่าการประเมินของคุณจะยังคงเกี่ยวข้องกับ "ศิลปะ" บางอย่างมากกว่าวิทยาศาสตร์ แต่รูปแบบการให้คะแนนของคุณจะช่วยให้คุณเปรียบเทียบตัวเลือกที่เข้ารอบได้อย่างเป็นกลาง

รวมเกณฑ์ที่เหมาะสมตามความซับซ้อนและประเภทของเครื่องมือ เช่น ความสามารถในการใช้งาน ความสามารถในการจ่าย ความสามารถในการขยาย ความสามารถในการปรับขนาด ความสามารถในการทำงานของผู้ขาย ฯลฯ และอย่าลืมรวมเมตริกความสัมพันธ์ด้วย

การใช้ประโยชน์จากการตอบสนองทางอารมณ์จากผู้ใช้ปลายทางรายอื่นสามารถทำหน้าที่เป็นตัวบ่งชี้ที่ชัดเจนถึงความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งระหว่างลูกค้ากับผู้ขายในอนาคต

จากที่นี่ ให้ตัดสินใจว่าผู้ขายรายใดจากสี่รายที่จะเข้าสู่ช่วงสาธิต แต่ให้ประเมินตามเงื่อนไขของคุณ ไม่ใช่ตามเงื่อนไขของพวกเขา สร้างกรณีการใช้งานของคุณเองและประเมินว่าวิธีแก้ปัญหาสามารถช่วยแก้ปัญหาจริงของคุณได้อย่างไร ไม่ใช่คุณลักษณะที่อาจมี

เปลี่ยนคำศัพท์จากการสาธิตผู้ขายเป็นการสัมภาษณ์เชิงสืบสวน และขอข้อมูลอ้างอิง แม้ว่าพวกเขามักจะเสนอข้อมูลอ้างอิงที่จะให้ผลตอบรับในเชิงบวก แต่อย่ากลัวที่จะเจาะลึกในการสัมภาษณ์เพื่อทำความเข้าใจข้อจำกัดบางประการที่เกี่ยวข้องกับโซลูชัน

หลังจากเสร็จสิ้นระยะนี้ คุณควรจะสามารถเสนอรายชื่อผู้ขายได้สองหรือสามราย

ระยะที่ 5 – เจรจาเพื่อชนะ

เมื่อคุณมาถึงจุดนี้ คุณต้องเปิดตัวเลือกของคุณไว้ คุณไม่ควรเจรจากับผู้ขายเพียงรายเดียวหรือมากกว่าสามคน การมีผู้นำหน้าใหม่เป็นเรื่องปกติ แต่ถ้าคุณติดต่อกับผู้ขายเพียงรายเดียว คุณมักจะสูญเสียส่วนลดหรือสิ่งจูงใจอื่นๆ

พูดถึงเรื่องการเจรจาจะรับมืออย่างไร? คุณมีสำนักงานจัดการผู้ขายหรือจัดซื้อจัดจ้างอย่างเป็นทางการหรือไม่? คุณเข้าใจการพิมพ์ดีดทั้งหมดในสัญญาหรือไม่? คุณรู้ได้อย่างไรว่าคุณได้รับราคาที่ดีที่สุด? หากคุณไม่สามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้ คุณอาจเสี่ยงต่อการลงนามในสัญญาที่ไม่เอื้ออำนวย

ลองนึกถึงจำนวนครั้งที่ทีมขายของคุณได้ตัดข้อตกลงหรือให้ส่วนลดเพื่อปิดการขาย นี่เป็นเรื่องธรรมดา ดังนั้นอย่าไปเอาเปรียบและใช้ประโยชน์จากข้อเสนอหลายๆ ข้อเพื่อประโยชน์ของคุณ

อย่าเซ็นสัญญาหากคุณไม่เข้าใจภาษาหรือสิ่งที่คุณกำลังจะเข้าไป ผู้ค้ามักใช้ภาษาในสัญญาที่เป็นประโยชน์ต่อตนเองในระยะยาว สิ่งที่ง่ายพอๆ กับการเปลี่ยนชื่ออาจทำให้สามารถเจรจาต่อรองสัญญาใหม่ได้ คุณจะโทรหาช่างไฟฟ้าเพื่อซ่อมแซมระบบที่ผิดพลาดในบ้านของคุณ ทำเช่นเดียวกันกับสัญญาของคุณและโทรหาผู้เชี่ยวชาญ

สุดท้ายแล้ว การเข้าไปโดยไม่มีแผน ก็คือ การเข้าไปโดยไม่มีแผนนั่นเอง การวิจัยของเราแสดงให้เห็นว่าผู้ที่มีกระบวนการที่แข็งแกร่งในการเลือกซอฟต์แวร์จะจบลงด้วยความพึงพอใจที่สูงขึ้นกับผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย คุณจะต้องมีแผนสำหรับการนำไปใช้ การฝึกอบรม และการเริ่มต้นใช้งาน แต่เราจะครอบคลุมประเด็นสำคัญเหล่านั้นในบทความต่อๆ ไป

การเลือกเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ใหม่ไม่ใช่เรื่องยาก แต่การตัดสินใจที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลกระทบระยะยาวต่อทีมการตลาดและ/หรือธุรกิจ แทนที่จะใช้การตัดสินใจและสัญชาตญาณที่โลดโผน ให้เริ่มด้วยกรอบการทำงานเพื่อเร่งความเร็วและปรับปรุงการเลือกซอฟต์แวร์

จำไว้ว่าแผนดีกว่าไม่มีแผน ไม่ติด.

Alan Neal เป็นประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเติบโตของ SoftwareReviews ซึ่งเป็นผู้เล่นชั้นนำในด้านการตรวจสอบเทคโนโลยี B2B Alan มุ่งเน้นที่การช่วยเหลือผู้ใช้ปลายทางในการตัดสินใจด้านเทคโนโลยีที่ถูกต้อง ในขณะที่ช่วยให้ทีมขายและการตลาดสามารถขยายธุรกิจด้านเทคโนโลยีของตนได้