Scope Creep คืออะไรและฉันจะหลีกเลี่ยงได้อย่างไร

ก่อนที่เราจะสามารถอธิบายวิธีหลีกเลี่ยงขอบเขตการคืบคลานในโครงการของคุณ เราต้องเข้าใจว่าขอบเขตของโครงการและขอบเขตของขอบเขตคืออะไร

ขอบเขตของโครงการคืออะไร?

กล่าวอย่างง่าย ๆ ขอบเขตโครงการหมายถึงงานทั้งหมดที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จ คุณสามารถใช้โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เพื่อช่วยคุณระบุงานแต่ละงาน กิจกรรม และสิ่งที่ส่งมอบของโครงการของคุณ จากนั้น คุณจะต้องมีคำสั่งขอบเขต ซึ่งเป็นเอกสารการวางแผนโครงการที่คุณกำหนดขอบเขตของโครงการของคุณ

Scope Creep ในการบริหารโครงการคืออะไร?

ขอบเขตการคืบคลานคือสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงขอบเขตโครงการโดยไม่มีขั้นตอนการควบคุมใดๆ เช่น คำขอเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นยังส่งผลต่อกำหนดการของโครงการ งบประมาณ ต้นทุน การจัดสรรทรัพยากร และอาจกระทบต่อความสำเร็จของเป้าหมายและความสำเร็จ ขอบเขตการคืบคลานเป็นหนึ่งในความเสี่ยงในการจัดการโครงการที่พบบ่อยที่สุด

โดยทั่วไป ขอบเขตการคืบคลานเกิดขึ้นเมื่อความต้องการโครงการใหม่ถูกเพิ่มโดยไคลเอนต์โครงการหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ หลังจากที่เริ่มดำเนินการโครงการ บ่อยครั้งที่การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไม่ได้รับการตรวจสอบอย่างเหมาะสม ดังนั้น ทีมงานโครงการจึงคาดว่าจะทำงาน ส่งมอบ และเหตุการณ์สำคัญให้เสร็จสิ้นได้มากขึ้นด้วยทรัพยากรเดียวกันและในเวลาเดียวกับขอบเขตเดิม

ในทางกลับกัน คุณอาจลงเอยด้วยโปรเจ็กต์ที่ได้รับการอนุมัติและพิจารณาการเปลี่ยนแปลงมากมาย ซึ่งไม่มีวันสิ้นสุด เพราะทุกครั้งที่คุณคิดว่าคุณทำเสร็จแล้ว ความต้องการโปรเจ็กต์ใหม่ เช่น คุณสมบัติผลิตภัณฑ์ใหม่จะเข้ามาในกล่องจดหมายของคุณ และคุณต้อง ทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม

ในการควบคุมขอบเขตโครงการของคุณและป้องกันการคืบคลานของขอบเขต คุณจะต้องมีขอบเขต การเปลี่ยนแปลง และแผนการจัดการความเสี่ยง

แผนการจัดการขอบเขต

แผนการจัดการขอบเขตเป็นส่วนประกอบของแผนโครงการของคุณ ซึ่งอธิบายวิธีการกำหนดและควบคุมขอบเขตของโครงการของคุณ เอกสารนี้ประกอบด้วยโครงสร้างการแบ่งงาน คำชี้แจงขอบเขต และกระบวนการที่ขอบเขตจะได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อเป็นพื้นฐานสำหรับโครงการของคุณ

แผนการจัดการขอบเขตช่วยให้ผู้จัดการโครงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าใจพื้นฐานขอบเขตโครงการ และการเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่อแผนการจัดการโครงการโดยรวมอย่างไร

เปลี่ยนแผนการจัดการ

โดยปกติการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นกับโครงการตลอดเวลา แต่สิ่งสำคัญคือต้องมีแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้สามารถควบคุมการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้ หายากมากที่โครงการจะก้าวหน้าตรงตามที่กำหนดไว้ในแผนโครงการ ในกรณีส่วนใหญ่ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องปรับกำหนดการ งบประมาณ และขอบเขต อย่างไรก็ตาม หากไม่มีการควบคุมกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง ผู้จัดการโครงการมีโอกาสเพียงเล็กน้อยที่จะควบคุมงานและจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

แผนการบริหารความเสี่ยง

ในกรณีที่ขอบเขตการคืบคลานเกิดขึ้นเนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ลูกค้า หรือสมาชิกในทีมไม่ปฏิบัติตามขอบเขตและขั้นตอนการจัดการการเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องอ้างอิงแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ แผนการจัดการความเสี่ยงของโครงการคือเอกสารที่กำหนดกลยุทธ์ บทบาท ความรับผิดชอบ และเงินทุนสำหรับการบริหารความเสี่ยง พูดง่ายๆ ก็คือ เป็นแผนที่ประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อป้องกันและลดความเสี่ยง เช่น ขอบเขตการคืบคลาน

ตัวอย่างขอบเขตการคืบคลาน

ตลอดระยะเวลาสามเดือน ผู้จัดการโครงการได้รับมอบหมายให้ส่งมอบซอฟต์แวร์ชิ้นใหม่ หลังจากผ่านไปสองสามสัปดาห์ในขั้นตอนการวางแผน ผู้สนับสนุนโครงการได้เพิ่มคุณสมบัติใหม่ให้กับผลิตภัณฑ์ หลังจากที่ผู้จัดการโครงการรวมข้อกำหนดใหม่ไว้ในขอบเขตโครงการแล้ว ผู้สนับสนุนได้ทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมตามที่ลูกค้าโครงการร้องขอ

แน่นอน ผู้จัดการโครงการตอบว่าคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ใหม่จะไม่เป็นปัญหาหากมีการส่งคำขอเปลี่ยนแปลง และหากเขาได้รับทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อดำเนินงานพิเศษที่เพิ่มเข้าไปในขอบเขต ใกล้ถึงเส้นตายสามเดือน สปอนเซอร์ไม่พอใจและบ่นว่าโปรเจ็กต์ทำงานช้ากว่ากำหนด และลูกค้าก็คาดหวังว่าจะได้ผลงาน แผนโครงการพื้นฐานมีความทะเยอทะยานเกินไปสำหรับงานเพิ่มเติมที่จะเข้ามาตามกำหนดเวลา ผู้จัดการโครงการอธิบาย

คุณเดาได้ไหมว่าเกิดอะไรขึ้นต่อไป? ใช่. ผู้จัดการโครงการถูกถอดออกจากโครงการ โดยผู้สนับสนุนกล่าวหาว่า "ช้าเกินไป" นี่เป็นตัวอย่างทั่วไปของขอบเขตการคืบคลาน แม้ว่าจะมีการเพิ่มคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ใหม่ผ่านคำขอเปลี่ยนแปลงและมีทรัพยากรเพียงพอที่จะดำเนินงานเพิ่มเติม แต่ข้อจำกัดด้านเวลาก็ไม่เปลี่ยนแปลง ดังนั้นผู้จัดการโครงการจึงล้มเหลวในการส่งมอบภายในเกณฑ์พื้นฐานกำหนดการของโครงการที่วางแผนไว้

วิธีหลีกเลี่ยงขอบเขตการคืบคลาน

อย่าปล่อยให้ไม้เลื้อยขอบเขตทำให้โครงการของคุณพิการ ต่อไปนี้เป็นห้าวิธีในการควบคุมขอบเขตโครงการของคุณ

1. จัดทำเอกสารข้อกำหนดโครงการ

สิ่งสำคัญที่สุดเพียงอย่างเดียวในการหลีกเลี่ยงการคืบคลานขอบเขตคือการจัดทำเอกสารข้อกำหนดของโครงการของคุณ คำจำกัดความที่ชัดเจนของข้อกำหนดของโครงการทำให้คุณสามารถกำหนดขอบเขตของโครงการได้ พูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการและผู้ใช้ทั้งหมดเพื่อหาสิ่งที่พวกเขาต้องการจากโครงการ เขียนมันลง. จัดการความขัดแย้ง สมมติว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายหนึ่งต้องการให้เว็บไซต์ใหม่ของตนเป็นสีน้ำเงิน และลูกค้าต้องการให้เว็บไซต์เป็นสีเขียว หาคนมาตัดสินชี้ขาดและตัดสินใจขั้นสุดท้าย จัดลำดับความสำคัญของข้อกำหนด เนื่องจากอาจไม่สามารถทำได้ทั้งหมด

อาจใช้เวลานานในการบันทึกทุกอย่างที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียพูด แต่เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้รวบรวมข้อกำหนดทั้งหมดในเอกสาร เอกสารนี้เรียกว่าแผนการจัดการความต้องการ และควรมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการจัดการข้อกำหนดของโครงการ เช่น วิธีที่จะติดตามและกระบวนการในการเปลี่ยนแปลง แบ่งปันเอกสารนั้นทางออนไลน์เพื่อให้ทุกคนสามารถดูได้ง่าย

2. ตั้งค่ากระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง

เอกสารข้อกำหนดเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีคนต้องการเปลี่ยนบางสิ่งบางอย่าง?

มันไม่สมจริงที่จะคิดว่าจะไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง สิ่งที่คุณต้องการเพื่อป้องกันการคืบคลานขอบเขตได้รับการจัดการ ควบคุมการเปลี่ยนแปลงในโครงการของคุณ เพื่อที่คุณจะต้องมีแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่กำหนดขั้นตอนของกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อจำเป็นต้องเปลี่ยนแผนโครงการ นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือคุณต้องมีแผนการจัดการความเสี่ยงที่กำหนดความถี่ในการติดตามสถานะโดยรวมของโครงการ เพื่อให้คุณสามารถติดตามความเสี่ยง เช่น ขอบเขตการคืบคลาน

กระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงนั้นตรงไปตรงมามาก โดยพื้นฐานแล้ว มีคนแนะนำการเปลี่ยนแปลงผ่านคำขอเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะได้รับการตรวจทาน อนุมัติ หรือปฏิเสธ และหากได้รับการอนุมัติ ให้รวมเข้ากับแผนโครงการ หากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณมีฟังก์ชันการจัดการการเปลี่ยนแปลง ให้ใช้สิ่งนั้น

การตั้งค่ากระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงสำหรับโครงการของคุณหมายถึงการคิดว่าใครจะเป็นผู้ตรวจสอบและอนุมัติการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถพูดคุยกับผู้สนับสนุนโครงการของคุณหรือในการประชุมทีม

หากไม่มีกระบวนการ การเปลี่ยนแปลงก็แค่… เกิดขึ้น

3. สร้างกำหนดการโครงการที่ชัดเจน

ใช้ข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเพื่อกำหนดขอบเขตโครงการของคุณ จากนั้น คุณสามารถใช้โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เพื่อสร้างรายการงานโดยละเอียด กำหนดการโครงการเป็นผลมาจากการรู้ว่าโครงการของคุณจะส่งมอบอะไร ควรแสดงข้อกำหนดทั้งหมดและวิธีการบรรลุผลในรูปแบบของงาน กิจกรรม และเหตุการณ์สำคัญ โดยทั่วไปจะทำบนแผนภูมิแกนต์

คุณสามารถอ้างอิงโยงกำหนดการโครงการของคุณกับเอกสารแผนการจัดการความต้องการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ลืมอะไร

เมื่อคุณได้ร่างกำหนดการแล้ว ให้แน่ใจว่าคุณได้วางแผนสำหรับกรณีฉุกเฉินบางอย่างแล้ว ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น การเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้น การขยายขอบเขตโครงการจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อการเปลี่ยนแปลงไม่ได้รับการจัดการตามที่กำหนดไว้ในแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ

4. ตรวจสอบขอบเขตโครงการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่าคุณเข้าใจข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างถูกต้อง สิ่งที่คุณคิดว่าผู้สนับสนุนโครงการมีความหมายเกี่ยวกับผลสำเร็จของโครงการอาจไม่ใช่สิ่งที่เขาหรือเธอหมายถึง หลายครั้งที่คนพูดกันโดยไม่ได้ตั้งใจ ใช้เวลาในการกลับไปหาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ เช่น ลูกค้า นักลงทุน หรือผู้สนับสนุนโครงการ และแบ่งปันเอกสารข้อกำหนดกับพวกเขา คุณยังสามารถแสดงกำหนดการโครงการของคุณให้พวกเขาเห็น และตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์ประกอบทั้งหมดที่พวกเขาคาดว่าจะเห็นนั้นแสดงอยู่ในรายการงาน

คุณอาจพบว่าพวกเขาเปลี่ยนใจเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ เช่น คุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ หรือเวลาจัดส่ง สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณปรับแผนโครงการของคุณตั้งแต่เนิ่นๆ ในระหว่างกระบวนการวางแผนเพื่อลดความเสี่ยงของการคืบคลานของขอบเขต แทนที่จะค้นหาในภายหลังเมื่อโครงการเริ่มต้นขึ้น

คุณยังสามารถใช้การสนทนาเหล่านี้เพื่อพูดคุยกับผู้สนับสนุนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเกี่ยวกับกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง อธิบายว่าคุณจะจัดการการเปลี่ยนแปลงแผนโครงการอย่างไรและต้องได้รับการอนุมัติอะไรบ้างจากแผนดังกล่าวเพื่อดำเนินการต่อ นี่เป็นช่วงเวลาที่มีประโยชน์ในการเตือนพวกเขาว่าพวกเขาสามารถมีอะไรก็ได้ที่พวกเขาต้องการ – หากพวกเขาพร้อมที่จะจ่ายสำหรับมันและสำหรับโครงการที่จะใช้เวลานานขึ้นหากมีข้อกำหนดใหม่!

หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย “ยุ่งเกินไป” ที่จะต้องการดูรายละเอียดเกี่ยวกับกำหนดการในขั้นตอนนี้ ให้เตือนพวกเขาเบา ๆ ว่าคุณอยู่ในขั้นตอนใด บางครั้งการสื่อสารที่ไม่ดีหมายความว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักไม่ได้รับแจ้งว่ากระบวนการรวบรวมข้อกำหนดสิ้นสุดลงจริง ๆ แล้ว!

5. ชักชวนสมาชิกในทีมโครงการ

เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณมีความสุข อย่าละเลยเพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมโครงการของคุณมีความสุขเช่นกัน พวกเขาจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงและจะส่งผลต่อพวกเขาอย่างไร พวกเขาจะต้องเป็นผู้พิทักษ์ ผู้ปกป้องขอบเขตของโครงการ ไม่ใช่ตัวแทนของการเปลี่ยนแปลง

บางครั้งสมาชิกในทีมโครงการต้องการช่วยเหลือและตกลงที่จะเปลี่ยนแปลงบางสิ่งโดยไม่ใช้กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นทางการ อธิบายว่าพวกเขาไม่สามารถปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงได้หากไม่ได้รับอนุมัติการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากจะส่งผลต่อแผนโครงการและอาจทำให้ขอบเขตคืบคลานได้ หากพวกเขาต้องการช่วยเหลือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สิ่งที่ดีที่สุดที่ควรทำคืออธิบายกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงและเสนอให้ช่วยบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ความคลาดเคลื่อนของขอบเขตเป็นปัญหาที่แท้จริงในโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้จัดการโครงการ ทีมงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่เข้าใจผลกระทบที่การเปลี่ยนแปลงอาจมีต่อทรัพยากร งบประมาณ และกำหนดการ โชคดีที่ไม่จำเป็นต้องเป็นปัญหาใหญ่หากคุณมีความชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตโครงการเริ่มต้น และคุณจัดการการเปลี่ยนแปลงแผนโครงการอย่างรอบคอบในระหว่างวงจรชีวิตของโครงการของคุณ

เพื่อหลีกเลี่ยงขอบเขตที่คืบคลานและจัดการความต้องการที่เปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องของโครงการของคุณ คุณต้องมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ใช้งานได้ ซึ่งมีคุณสมบัติการจัดการการเปลี่ยนแปลงเพื่อเพิ่มการเปลี่ยนแปลงใหม่และตรวจทานในเวลาจริง ด้วย ProjectManager.com ผู้จัดการโครงการสามารถจัดลำดับความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้และมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม และเมื่อการเปลี่ยนแปลงได้รับการอนุมัติ ใครบางคนสามารถเริ่มทำงานได้ทันที

ขอบเขตการคืบคลานในการบริหารโครงการ อธิบายโดย PMP

ผู้จัดการโครงการคอยเฝ้าดูขอบเขตที่คืบคลานในโครงการอยู่เสมอ แต่ปัญหายังคงมีอยู่ วิดีโอนี้นำเสนอเจ็ดวิธีในการลดความเสี่ยงนี้ก่อนที่โครงการของคุณจะตกราง

ในการทบทวน: ขอบเขตการจัดการโครงการคืบคลาน

Jennifer Bridges, PMP นำเสนอบทช่วยสอนสั้นๆ นี้เกี่ยวกับวิธีหลีกเลี่ยงขอบเขตที่คืบคลานในโครงการของคุณ เธอให้เทคนิคการวางแผนที่สามารถนำไปใช้ในการจัดการโครงการตามที่วางแผนไว้ตลอดจนการจัดการการเปลี่ยนแปลง เธอสรุปเจ็ดวิธีในการป้องกันและจัดการกับการคืบคลานของขอบเขต:

• กำหนดขอบเขต
• บันทึกการเปลี่ยนแปลง
• พื้นฐานใหม่
• ขอเงินทุนและ/หรือทรัพยากรเพิ่มเติม
• ดูป้าย
• กำหนดลำดับความสำคัญ
• หลีกเลี่ยงกับดัก

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือบางครั้งสาเหตุของการคืบคลานจากขอบเขตคือทรัพยากรของคุณ (บทความนี้จะช่วยให้คุณทราบได้ว่าเมื่อใดที่ทีมของคุณไม่สามารถควบคุมได้) ใครเป็นคนสร้างปัญหาในโครงการของคุณทำให้เกิดการคืบคลานขอบเขต? พวกเขาอาจมีตั้งแต่สมาชิกในทีมไปจนถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณสามารถใช้เทคนิคการวางแผนแบบเดียวกับที่อธิบายไว้ข้างต้นเพื่อช่วยในการจัดการ

Pro-Tip : อย่าลืมจับตาดูตัวเองด้วย! ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณไม่ใช่คนที่ขยายขอบเขตโดยการเพิ่มคุณสมบัติและข้อกำหนดเพิ่มเติม การพัฒนาทีมทำงานร่วมกันฟรีเพื่อหารือและแบ่งปันผลกระทบต่อโครงการ เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสนับสนุนโครงการ

วิดีโอมีรายละเอียดมากขึ้นในประเด็นเหล่านี้ทั้งหมด เป็นสีรองพื้นที่ดีที่จัดการกับอุปสรรคสำคัญบนถนนสู่ความสำเร็จของโครงการของคุณ

ProjectManager.com Curbs ขอบเขต Creep อย่างไร

การจัดการขอบเขตการคืบคลานนั้นเหมือนกับการจัดการโปรเจ็กต์ คุณต้องควบคุมชิ้นส่วนจำนวนมากและทำให้พวกเขามารวมกันเหมือนตัวต่อ ProjectManager.com เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดระเบียบโครงการและทีมเพื่อให้คุณตามกำหนดเวลา

เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเสนอแนะการเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องจับประเด็นเหล่านั้น ซอฟต์แวร์ของเรามีพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัด จึงสามารถบันทึกรายละเอียดไว้ในที่เดียว เมื่อคุณมีข้อกำหนดแล้ว คุณต้องแชร์ข้อกำหนดเหล่านั้น ซึ่งใช้ซอฟต์แวร์ของเราได้ในคลิกเดียว

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง การเพิ่มการควบคุมเป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดการคืบของขอบเขต ในการทำเช่นนี้ เรามีบอร์ดคัมบังที่แสดงเวิร์กโฟลว์ คอลัมน์สามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ ดังนั้นคุณจึงสามารถสร้างคอลัมน์ที่มีชื่อ กำลังทำ ทดสอบ และเสร็จสิ้น ตอนนี้คุณสามารถติดตามแต่ละคำขอและให้แน่ใจว่าจะไม่ส่งผลกระทบในทางลบต่อโครงการที่ใหญ่กว่า

หากการเปลี่ยนแปลงทำให้เป็นคอลัมน์ที่เสร็จสิ้น ก็ถึงเวลาสร้างกำหนดการของโครงการเพื่อนำการเปลี่ยนแปลงนั้นไปใช้ในไทม์ไลน์ของโครงการ เช่นเดียวกับที่คุณทำในแผนโครงการของคุณ คุณต้องการกำหนดเวลางานบนแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเรา ณ จุดนี้ คุณสามารถตั้งค่างาน เชื่อมโยงการขึ้นต่อกัน และมอบหมายให้สมาชิกในทีมทำงาน

ก่อนที่คุณจะสามารถดำเนินการตามแผนโครงการนั้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องเห็นและอนุมัติ โชคดีที่การแบ่งปันแผนภูมิแกนต์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเป็นเรื่องง่ายเพื่อขอยกนิ้วให้ จากนั้น คุณสามารถแชร์แผนกับทีมและจัดลำดับความสำคัญของงานเพื่อให้ทรัพยากรของคุณตรงกับความสามารถของคุณ ควบคุมขอบเขตไม่ให้คืบคลานด้วย ProjectManager.com!

ขอบคุณที่รับชม.

การถอดความ

สวัสดี ฉันเจนนิเฟอร์ วิตต์ ผู้อำนวยการ ProjectManager.com ยินดีต้อนรับแฟน ๆ ProjectManager.com ฉันคิดว่าวันนี้คุณจะชอบเซสชั่นไวท์บอร์ดนี้ ขอขอบคุณที่เข้าร่วมใน Preventioning Scope Creep กับเรา

ใครเป็นต้นเหตุของขอบเขตคืบคลานในโครงการของคุณ?

บางครั้งฉันก็แตกสลายเพราะจิตใต้สำนึกของฉันได้เขียน Preventioning Scope Creeps และฉันรู้ว่าเราต่างก็เคยมีประสบการณ์กับ Scope Creep มาก่อน แต่ควรรู้จัก Scope Creeps จะดีกว่า คุณรู้ไหมว่าทรัพยากรในโครงการของเราหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของเราหรืออาจเป็นลูกค้าของเราที่เป็นผู้ฉีดปัญหาที่ทำให้เกิดขอบเขตคืบคลาน

ดังนั้นฉันจึงรู้สึกว่ามันสำคัญ ไม่ใช่แค่การวางเทคนิคในการจัดการการคืบของขอบเขต แต่ยังรวมถึงขอบเขตของครีปด้วย พวกเขามีลักษณะอย่างไร
บางครั้งเราคิดว่าขอบเขตคืบคลาน คนที่แทรกขอบเขตในโครงการของเราดูน่ากลัว บางทีพวกเขาอาจจะใจร้าย แต่สิ่งที่เราได้เรียนรู้คือพวกเขามักจะเป็นคนที่คุณชอบมากที่สุด

พวกเขาเป็นคนนำโดนัทมาให้คุณและพาคุณไปทานอาหารกลางวัน พวกเขาเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณ คุณต้องการทำทุกอย่างเพื่อพวกเขา ดังนั้นพวกเขาจึงเป็นคนที่ขอสิ่งพิเศษเล็กน้อยเสมอ นั่นคือสิ่งที่เราจะพูดถึงในวันนี้ นี่คือเทคนิคบางอย่างที่เราสามารถนำมาใช้เพื่อช่วยในการจัดการสิ่งนั้นได้

7 เคล็ดลับเพื่อหลีกเลี่ยงขอบเขต Creep

ดังนั้นนี่คือเคล็ดลับ 7 ข้อที่ฉันได้เรียนรู้เกี่ยวกับวิธีอยู่ในเส้นทาง อันดับแรก กำหนดขอบเขต ฉันประหลาดใจอยู่เสมอว่ามีกี่โครงการที่ฉันทำงานด้วย และพวกเขาไม่ได้ระบุขอบเขตจริงๆ หรือบางทีพวกเขาอาจมีความคิดว่ามันคืออะไร แต่สิ่งสำคัญคือต้องรู้และกำหนดขอบเขตล่วงหน้าก่อนที่โครงการจะเริ่มต้นและไม่ใช่หลังจากที่โครงการเริ่มต้นขึ้น ฉันรู้ว่าคุณหัวเราะเพราะคุณเคยเห็นมันเหมือนกัน

1. กำหนดขอบเขตโครงการล่วงหน้า

ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องกำหนดไว้ล่วงหน้า เห็นด้วยกับคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ลูกค้า และบรรทัดฐาน สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดขอบเขตก่อนเริ่มโครงการ

2. การเปลี่ยนแปลงขอบเขตเอกสาร

จากนั้น บันทึกการเปลี่ยนแปลง มาอีกแล้วครับท่าน. ตกตะลึงอย่างยิ่งที่การเปลี่ยนแปลงในโครงการหรือขอบเขตไม่ได้รับการบันทึกไว้ ดังนั้น เราขอแนะนำให้บันทึกการเปลี่ยนแปลง ประเมินการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงใดหรือจะส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณอย่างไร และอนุมัติ

รู้ว่าคุณกำลังจะทำอะไรกับมัน เราจะพักมันไว้ดีไหม? เราจะอนุมัติ ดำเนินการเปลี่ยนแปลงนั้น เราจะทำอย่างไรกับมัน? เป็นสิ่งสำคัญที่คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของโปรเจ็กต์ของคุณต้องโทรหาคุณ ไม่ใช่คุณ ผู้จัดการโครงการ หรืออย่างอื่น คุณจะถูกทิ้งให้ถือกระเป๋าโปรเจ็กต์ในตอนท้าย

3. ปรับพื้นฐานกำหนดการโครงการหรือแผนโครงการของคุณใหม่

ประการที่สาม การปรับฐานใหม่ ดังนั้นเมื่อการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้รับการอนุมัติหรือรวมเข้ากับโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องวางพื้นฐานทั้งกำหนดการหรือแผนโครงการ นั่นเป็นเรื่องง่ายๆ ที่สามารถทำได้ ฉันจึงไม่ทราบสถิติที่คุณดู ฉันรู้ว่าหลายองค์กรรวมถึง Gartner และองค์กรอื่น ๆ มักมองว่าโครงการที่ล้มเหลวมีจำนวนเท่าใด

ดังนั้น พิจารณาแหล่งที่มาของคุณ แหล่งข่าวรายหนึ่งกล่าวว่า 75% ของโครงการล้มเหลว ส่วนใหญ่อยู่ในพื้นที่นี้ซึ่งผู้คนไม่สามารถควบคุมการเปลี่ยนแปลงได้ หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของคุณตกลงกันเมื่อการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น และได้รับการอนุมัติโดยกลุ่มนั้น จากนั้นให้ปรับพื้นฐานใหม่ แสดงว่าคุณอาจไม่มีโครงการที่ล้มเหลว มีความแตกต่างระหว่างถ้าคุณอยู่ใน 75% ของโครงการที่ล้มเหลวหรือใน 25% ของโครงการที่ประสบความสำเร็จ

ดังนั้น ถ้าคุณดูแค่ตัวเลข ถ้ามีผู้จัดการโครงการสิบคนในห้องกับคุณ 7.5 หรือถ้าคุณปัดขึ้น คุณแปดคนกำลังจัดการโครงการที่ล้มเหลว และคุณสองคนเป็นคนที่ประสบความสำเร็จ ความแตกต่างเล็กน้อยอาจมีเพียงเล็กน้อย ไม่ว่าคุณจะจัดการการเปลี่ยนแปลงขอบเขตและปรับแผนของคุณใหม่

4. ขอเงินทุนหรือทรัพยากรเพิ่มเติม

ประการที่สี่ ขอเงินทุนหรือทรัพยากรเพิ่มเติม ตอนนี้การเปลี่ยนแปลงได้รับการอนุมัติแล้ว คุณได้ตั้งหลักใหม่แล้ว แต่บางครั้งสำหรับบางคน เป็นการยากที่จะกลับไปและขอทรัพยากรเพิ่มเติม เงินทุนที่คุณต้องใช้เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นให้เกิดขึ้น หากคุณตกลงตามนี้แต่คุณไม่กลับไปถามหาผู้คน เงินทุน ทรัพยากรที่คุณต้องการเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น เรากลับมาที่นี่อีกครั้งในสถิติ

5. สื่อสารกับทีมโครงการของคุณและติดตามความคืบหน้า

ข้อห้า ระวังสัญญาณ ดังนั้นสำหรับคุณในฐานะผู้จัดการโครงการ คอยเฝ้าดูทีมของคุณ พฤติกรรมของทีมของคุณอยู่เสมอ เรารู้สึกว่าสัญญาณคือเมื่อสิ่งต่างๆ เงียบเกินไป เป็นที่ที่ผู้คนกำลังทำงานอยู่ แต่คุณไม่ได้รับสัญญาณใดๆ จากทีมหรือข้อเสนอแนะใดๆ หรือสิ่งต่างๆ มักจะไม่เป็นไรเมื่อคุณถามทีมโครงการหรือสมาชิกในทีมว่า "เป็นอย่างไรบ้าง" และทุกอย่างเป็นไปตามแผน เรารู้สึกว่าสิ่งเหล่านี้เป็นสัญญาณว่ามีบางอย่างไม่ถูกต้อง

ดังนั้นจึงเป็นการดีเสมอที่จะย้อนกลับ ตรวจสอบสมาชิกในทีม โครงการของคุณ ดูสิ่งที่กำลังดำเนินการเสร็จสิ้นจริง ดูและประเมินว่า "คุณอยู่ในเส้นทางจริงหรือ" พวกเขากำลังเอาคุกกี้ บราวนี่ และโดนัทจากสโคปครีป นำการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นไปใช้และทำอย่างเงียบๆ หรือไม่? มีเพียงคุณเท่านั้นที่จะรู้ว่าเมื่อสิ้นสุดโปรเจ็กต์ที่ขอบเขตของคุณพุ่งขึ้นและคุณไม่รู้เรื่องนี้

6. กำหนดลำดับความสำคัญ

หมายเลขหก กำหนดลำดับความสำคัญ ย้ำอีกครั้งกับขั้นตอนก่อนหน้านี้ โดยให้คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงประเมินและจัดลำดับความสำคัญของการเปลี่ยนแปลง สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อเรามักจะเห็นหลายกลุ่ม บางครั้งมีโครงการของคุณ และคุณมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แตกต่างกัน เช่น หน่วยธุรกิจที่นำการเปลี่ยนแปลงมาสู่คุณ และจากนั้นก็เป็นการทะเลาะกัน ให้คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงตัดสินใจว่าการเปลี่ยนแปลงใดต้องได้รับการอนุมัติ ปล่อยให้คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงทำอย่างนั้น มิฉะนั้น คุณจะอยู่ในตำแหน่งที่ไม่ดีที่คุณไม่ต้องการอยู่

7. หลีกเลี่ยงขอบเขตกับดักคืบคลาน

ข้อที่เจ็ด หลีกเลี่ยงกับดัก เราเคยเห็นพวกเขาทั้งหมดจากขอบเขตที่ครีพด้วยวลีเล็กๆ ที่พวกเขาพูดว่า “คุณอยู่ในนั้น…” หรือ “ในขณะที่คุณทำอย่างนั้น คุณทำสิ่งนี้ได้ด้วยหรือ” หรือ “สิ่งที่คุณต้องทำคือ…” พวกเขามีวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ แม้ว่าพวกเขาไม่เคยทำมาก่อน หรือคนที่ฉันรักมากที่สุด “เดี๋ยวก่อน อีกไม่นานหรอก”

บนพื้นฐานของอะไร? ขึ้นอยู่กับการประเมินของใคร? จากที่ไม่เคยทำมาก่อน? ขึ้นอยู่กับไม่มีการเปลี่ยนแปลงหรือการประเมิน? ดังนั้นสิ่งเหล่านี้จึงเป็นกับดักเล็กๆ น้อยๆ ที่เราพบว่าตัวเองต้องลงเอยด้วยโครงการที่ล้มเหลว 75% หรือมากกว่านั้น

ดังนั้น ฉันต้องยอมรับ เมื่อฉันเป็นลูกค้า จริง ๆ แล้วฉันเป็นคนขี้ขลาดเพราะฉันเป็นคนเอาคุกกี้ โดนัท และพิซซ่า หรือกลวิธีใดๆ ที่ฉันหาได้เพื่อให้ได้สิ่งเพิ่มเติมในนั้น ต้องการ. ดังนั้นเคล็ดลับบางอย่างที่ฉันได้เรียนรู้จากตัวเอง ไม่เพียงแต่จากโครงการของฉันเท่านั้น แต่จากตัวฉันเองที่เป็นลูกค้าในโครงการอื่นๆ ที่ฉันเป็นผู้ควบคุมขอบเขต

ดังนั้นหากคุณต้องการคำแนะนำ เครื่องมือ หรือเทคนิคในการจัดการครีปขอบเขตของคุณ หรือดีกว่านั้น ระบุขอบเขตครีป ไปที่ ProjectManager.com