6 เคล็ดลับสำหรับการพัฒนาเวิร์กโฟลว์เนื้อหาที่มีประสิทธิภาพ [+Template]

การเขียนเนื้อหาเป็นทั้งกระบวนการเชิงสร้างสรรค์และเชิงธุรกิจ ดังนั้น จึงต้องปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนเพื่อให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล วิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เนื้อหาและให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับแต่ละขั้นตอนของไปป์ไลน์

แม้ว่าการจัดระเบียบและความคิดสร้างสรรค์มักจะไม่ถือว่าเข้ากันไม่ได้ แต่เมื่อรวมจุดแข็งของพวกเขาเข้าด้วยกัน ธุรกิจสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงการผลิตเนื้อหาได้ สิ่งนี้ช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องมีสมาธิกับงานมากกว่าเสียเวลาและพลังงานไปกับการค้นหากระบวนการและบทบาทของพวกเขาในงานนี้ นอกจากนี้ เมื่อมีการจัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์และชัดเจน ความเสี่ยงของข้อผิดพลาดและความล่าช้าจะลดลง

ในบทความนี้ เราจะแสดงรายการเคล็ดลับและเทคนิคที่นำไปใช้ได้จริงสำหรับการพัฒนาเนื้อหาและเวิร์กโฟลว์ด้านบรรณาธิการที่มีประสิทธิภาพ เทคนิคนี้สามารถใช้ได้กับทั้งการตลาดเนื้อหาและการสื่อสารมวลชน และปรับให้เข้ากับเนื้อหาประเภทใดก็ได้

ดังนั้นอ่านต่อเพื่อปรับปรุงความพยายามของคุณและเพิ่มผลลัพธ์ของคุณ!

1. เก็บสต๊อกไว้เป็นกองสำรอง

ไม่สำคัญว่าใครจะพูดอะไร กฎอันดับหนึ่งสำหรับเวิร์กโฟลว์เนื้อหาที่มีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จคือการรักษาสต็อกเนื้อหาให้มั่นคง

แม้ว่าคุณจะมีกระบวนการป้องกันกระสุนที่แข็งกระด้างและไม่มีใครหย่อนยานแม้แต่คนเดียวในทีมของคุณ คุณก็ควรพร้อมที่จะเผชิญกับความพ่ายแพ้ในการผลิตที่อาจเกิดขึ้น สิ่งเหล่านี้อาจเกิดจากวันหยุด ข้อผิดพลาดด้านประสิทธิภาพ ปัจจัยภายนอกที่ไม่คาดคิด การลาออกของพนักงาน และอื่นๆ วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงความล่าช้าเหล่านี้คือการมีบทความในคลังที่รอและพร้อมที่จะเผยแพร่

ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีความยืดหยุ่นในการเปลี่ยนลำดับความสำคัญ สำรวจแนวคิดใหม่ๆ และจัดการเหตุฉุกเฉินโดยไม่กระทบต่อความสมบูรณ์ของปฏิทินบรรณาธิการของคุณ การเผยแพร่อย่างสม่ำเสมอและตามกำหนดเวลามีความสำคัญต่อกลยุทธ์ของคุณ และเพื่อที่จะรักษาผู้ชมและรักษาการมีส่วนร่วม คุณควรมีความสม่ำเสมอในทุกสถานการณ์

นอกจากนี้ การสำรองข้อมูลหรือการจัดเก็บยังช่วยให้คุณรักษาคุณภาพของเนื้อหาได้ เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องเร่งรัดขั้นตอนใดๆ ของกระบวนการสร้างสรรค์ และมีเวลาเพียงพอในการขัดเกลาแต่ละชิ้นที่คุณผลิต

อย่างไรก็ตาม หากคุณเพิ่งเริ่มใช้ความพยายามด้านเนื้อหาและขาดงาน การดำเนินการนี้อาจทำได้ยาก เนื่องจากอาจเป็นเรื่องยากสำหรับคุณที่จะทำตามกำหนดเวลา แนวทางปฏิบัติที่ปลอดภัยที่สุดในกรณีนี้คือการสร้างคลังสินค้าก่อนที่คุณจะเริ่มเผยแพร่ทั้งหมด วิธีนี้จะช่วยลดความเครียดที่เกี่ยวข้องกับกำหนดเวลาการประชุมและจะช่วยให้มั่นใจว่ากลยุทธ์ของคุณจะไม่ถูกประนีประนอมเมื่อคุณมีเวลาน้อย

2. กำหนดขั้นตอนการสร้างเนื้อหา

การทำแผนที่กระบวนการสร้างเนื้อหาหมายถึงการแสดงรายการขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์เนื้อหาในลำดับที่ต่อเนื่องกัน และเพิ่มบทสรุปสั้น ๆ เกี่ยวกับแต่ละรายการ การให้ข้อมูลนี้เป็นขาวดำ (หรือทำไมไม่ใช้กราฟิกแบบสีทั้งหมด) ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างเนื้อหาได้อย่างคล่องตัว และทำให้แน่ใจว่าจะไม่มีใครเข้าใจผิดเกี่ยวกับตำแหน่งของตน

ความโปร่งใสที่แผนที่มอบให้จะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อทั้งผู้บริหารและพนักงาน เนื่องจากช่วยให้ผู้คนสามารถทำงานให้เสร็จสิ้นได้โดยไม่พลาดขั้นตอนสำคัญของกระบวนการ ส่งผลให้การผลิตดำเนินไปอย่างราบรื่นและมองเห็นปัญหาคอขวดได้ชัดเจนและจัดการได้ง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่จะรวมไว้นั้นขึ้นอยู่กับประเภทของเนื้อหาที่คุณสร้างและสมาชิกในทีมที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ นอกจากนี้ คุณต้องตั้งค่าเวิร์กโฟลว์แต่ละรายการสำหรับเนื้อหาแต่ละประเภทในปฏิทินของคุณ

ที่ส่วนท้ายของบทความนี้ เรามีเทมเพลตเวิร์กโฟลว์เนื้อหาสำหรับการสร้างบทความและโพสต์ในบล็อก การอ้างอิงถึงอาจช่วยให้คุณได้รับแนวคิดว่าจะรวมอะไรไว้ในตัวคุณ

3. เตรียมเอกสารครบถ้วน

นอกเหนือจากการสรุปว่าแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์เนื้อหาเกี่ยวข้องกับอะไร คุณควรจัดเตรียมเอกสารประกอบอย่างละเอียดเกี่ยวกับวิธีการนำไปใช้ ในนั้น คุณควรอธิบายสิ่งที่คาดหวังจากบุคคลที่มอบหมายงานให้ พวกเขาสามารถหาแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ไหน และใครบ้างที่จะติดต่อในกรณีที่พวกเขามีคำถามเพิ่มเติม

กล่าวโดยย่อ ควรให้คำแนะนำที่ชัดเจนซึ่งช่วยให้แต่ละคนสามารถทำงานของตนให้ลุล่วงได้โดยปราศจากความพ่ายแพ้และความไม่แน่นอน

เอกสารประกอบสามารถอ้างอิงถึงแนวทางแบรนด์และฐานความรู้ของคุณ หรือนำเสนอในรูปแบบ pdf แบบสแตนด์อโลน

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดเตรียมรายการเครื่องมือที่สามารถหรือควรใช้ในกระบวนการ ตลอดจนคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน หากจำเป็น ให้ฝึกอบรมและสนับสนุนให้พนักงานขอความช่วยเหลือหากไม่มั่นใจในทักษะของตน

4. กระจายความรับผิดชอบอย่างเหมาะสม

แต่ละคนควรตระหนักถึงขั้นตอนที่พวกเขาต้องรับผิดชอบและใครเป็นผู้รับผิดชอบในส่วนที่เหลือ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะรู้ว่าต้องส่งงานให้ใครเมื่อพวกเขาทำส่วนของตนเสร็จแล้ว และยังจะหันไปหาใครในกรณีที่เกิดความพ่ายแพ้

นอกจากนี้ จะต้องมีคนเดียวที่รับผิดชอบกระบวนการทั้งหมด ซึ่งอาจเป็นผู้จัดการโครงการ นักยุทธศาสตร์การตลาดเนื้อหา ผู้จัดการเนื้อหา หรือเจ้าของโครงการเฉพาะ บุคคลนี้ทำให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่สร้างขึ้นนั้นสอดคล้องกับกลยุทธ์เนื้อหาของบริษัท ลดปัญหา และตรวจสอบประสิทธิภาพของเนื้อหาเมื่อเผยแพร่

อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าในบริษัทต่างๆ บทบาทเวิร์กโฟลว์เนื้อหาอาจรวมกันเพื่อนำไปใช้โดยผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดคนเดียว หรืออาจมีหลายคนอยู่ในงานนี้

นอกจากนี้ เพื่อให้เวิร์กโฟลว์เนื้อหาทำงานได้อย่างราบรื่น สมาชิกในทีมทุกคนควรรู้ว่าพวกเขาสามารถมอบหมายความรับผิดชอบให้ใครได้บ้าง ในกรณีที่พวกเขาจำเป็นต้องขาดงาน ด้วยวิธีนี้ วันพักร้อนมักจะสร้างตัวบล็อกหรือปัญหาในการผลิตน้อยลง

5. กำหนดกรอบเวลางาน

เวิร์กโฟลว์เนื้อหาส่วนนี้มักจะถูกมองข้าม แต่อาจกลายเป็นเหตุผลง่ายๆ ที่คุณสร้างหรือทำลายมันได้

ในเอกสารประกอบ คุณควรระบุคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับเวลาที่คาดว่าจะใช้ในแต่ละงาน มิฉะนั้น คุณจะเสี่ยงต่อความเป็นไปได้ที่ผู้คนจะเข้าใจผิดลำดับความสำคัญของพวกเขาและสร้างปัญหาคอขวด

นอกจากนี้ ทุกคนต้องตระหนักไม่เพียงแค่กรอบเวลาของตัวเองเท่านั้น แต่รวมถึงไทม์ไลน์ของกระบวนการทั้งหมดด้วย เพื่อให้พวกเขาสามารถวางแผนงานของตนได้อย่างเหมาะสมเป็นรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน

อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากรอบเวลาและกำหนดเวลาที่ให้มานั้นเป็นจริงและทำได้ ทุกคนไม่จำเป็นต้องมีงานที่ค้างชำระเป็นโหลๆ สิ่งนี้ทำให้คนตกต่ำ หากคุณสังเกตเห็นว่าพนักงานมักจะล้าหลัง คุณควรตรวจสอบสาเหตุ และแก้ไขกลยุทธ์ของคุณหากจำเป็น

6. ใช้เครื่องมือ BPM

เครื่องมือการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) ช่วยให้ติดตามและตรวจสอบกระบวนการ ระบุปัญหา และทำให้ทุกคนติดตามงานได้ง่ายขึ้น พวกเขาไม่เพียงส่งเสริมความโปร่งใสเท่านั้น แต่ยังช่วยลดความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์เนื้อหาสำหรับทั้งผู้บริหารและพนักงาน

มีโซลูชัน SaaS BPM มากมายที่สามารถเข้าถึงได้ทั้งองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง ตลอดจนองค์กรขนาดใหญ่ การนำสิ่งใดสิ่งหนึ่งไปใช้ในบริษัทของคุณสามารถให้ภาพรวมที่ดียิ่งขึ้น ไม่เพียงแต่เวิร์กโฟลว์เนื้อหาเท่านั้นแต่ยังรวมถึงการดำเนินการทั้งหมดด้วย นอกจากนี้ ยังอาจปรับปรุงการสื่อสาร ช่วยให้ฝ่ายบริหารมีแนวทางที่เป็นรายบุคคลมากขึ้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงาน และมีส่วนทำให้ผลิตภาพดีขึ้น

นอกจากนี้ยังช่วยให้กำหนดและตรงตามกำหนดเวลาได้ง่ายขึ้น เวิร์กโฟลว์สามารถจัดระเบียบเป็นเทมเพลต และแสดงการแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงวันครบกำหนด นอกจากนี้ยังสามารถอัตโนมัติและปรับเปลี่ยนได้เมื่อจำเป็น

โบนัส: เทมเพลตเวิร์กโฟลว์เนื้อหา

เราได้สร้างเทมเพลตเวิร์กโฟลว์เนื้อหาสำหรับคุณซึ่งสามารถใช้เมื่อเผยแพร่บทความและโพสต์ในบล็อก คุณสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการทางธุรกิจของคุณตามขั้นตอนในไปป์ไลน์และทรัพยากรที่คุณมี

แผนที่การสร้างเนื้อหา:

1. การระดมสมองและการแนะนำหัวข้อ การสร้างรายการชื่อเนื้อหาหรือโพสต์หลักที่เอื้อต่อกลยุทธ์ของบริษัท การเพิ่มชื่อในปฏิทินบรรณาธิการและกำหนดให้กับนักเขียน บุคคลที่รับผิดชอบ: นักยุทธศาสตร์และ/หรือผู้เขียน กรอบเวลา: ควรทำอย่างน้อยเดือนละครั้งเพื่อให้แน่ใจว่ามีหัวข้อเพียงพอที่จะป้อนลงในไปป์ไลน์
2. วิจัยคำสำคัญ. ค้นหาข้อความค้นหาที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละชื่อเพื่อให้ตรงกับความตั้งใจของผู้ใช้กับเป้าหมายของบริษัท จัดทำรายการหัวข้อย่อยที่ต้องกล่าวถึงเพื่อให้แน่ใจว่าครอบคลุมหัวข้อในเชิงลึก บุคคลที่รับผิดชอบ: นักยุทธศาสตร์และ/หรือนักเขียน กรอบเวลา: คีย์เวิร์ดหลักควรระบุในระหว่างการเสนอชื่อ สามารถส่งคำค้นหาและหัวข้อเพิ่มเติมได้ในภายหลัง
3. การมอบหมายงานโดยย่อและ Tite ให้ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงหัวข้อและกำหนดให้กับผู้เขียน บุคคลที่รับผิดชอบ: นักยุทธศาสตร์ ผู้จัดการเนื้อหา และ/หรือผู้เขียน กรอบเวลา: ตามปฏิทินบรรณาธิการและกรอบเวลาของกระบวนการ ควรจัดส่งล่วงหน้าให้เพียงพอเพื่อให้มั่นใจว่าทีมงานสามารถปฏิบัติงานได้ตรงเวลา

4. การวิจัยและโครงร่าง ค้นคว้าหัวข้อและร่างบทความ ขึ้นอยู่กับทักษะ ประสบการณ์ และความรู้ของผู้เขียนในหัวข้อ พวกเขาสามารถส่งโครงร่างเพื่อขออนุมัติ หรือดำเนินการเขียนบทความโดยตรง และส่งฉบับร่างเมื่อพร้อม ผู้รับผิดชอบ: นักเขียน ระยะเวลา: 1 วัน

5. การเขียน. การสร้างข้อความ เพิ่มประสิทธิภาพด้วยคำหลัก และจัดรูปแบบอย่างเหมาะสมด้วยหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อย ผู้เขียนอาจเพิ่มลิงก์ภายในและระบุรายชื่อบทความที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนแนะนำลิงก์ภายนอกไปยังการวิจัย สถิติ และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ผู้เขียนควรให้แนวคิดเกี่ยวกับภาพและกราฟิกด้วย ผู้รับผิดชอบ: ผู้เขียน ระยะเวลา: 2 วัน
6. ทบทวน. ทบทวนข้อความเพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับบทสรุปและเป็นไปตามข้อกำหนดของบริษัท บุคคลที่รับผิดชอบสามารถตรวจสอบการลอกเลียนแบบเพื่อยืนยันว่าเนื้อหานั้นเป็นต้นฉบับ และไม่มีปัญหาเรื่องการทำซ้ำ ถัดไป พวกเขามอบหมายงานกลับไปยังผู้เขียนเพื่อใช้การแก้ไขและปรับเปลี่ยน หากมี ผู้รับผิดชอบ: ผู้จัดการเนื้อหาหรือนักเขียนอาวุโส ระยะเวลา: 1 วัน
7. เรื่องที่ได้รับการอนุมัติจากผู้เชี่ยวชาญ สามารถกำหนดข้อความให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบได้ ซึ่งสามารถตรวจสอบข้อผิดพลาดข้อเท็จจริงและปัญหาอื่นๆ และแนะนำการปรับปรุงได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับหัวข้อ ผู้รับผิดชอบ: ผู้เชี่ยวชาญ เฉพาะเรื่อง ระยะเวลา: 1 วัน
8. กำลังแก้ไข การตรวจสอบข้อความเพื่อขจัดข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดคำ และปัญหาด้านการอ่าน ผู้รับผิดชอบ: บรรณาธิการ ระยะเวลา: 1 วัน
9. การออกแบบกราฟิก การจัดรูปแบบรูปภาพและภาพหน้าจอที่ให้มาทั้งหมด การสร้างภาพเด่น และการสร้างกราฟิกที่ร้องขอ ภาพ อินโฟกราฟิก gif ฯลฯ เมื่อภาพได้รับการอนุมัติ เนื้อหาก็พร้อมสำหรับการเผยแพร่
   
   ผู้รับผิดชอบ: นักออกแบบกราฟิก ระยะเวลา: 2-3 วัน
10. การอัปโหลดและเผยแพร่ การอัปโหลดเนื้อหาบน CMS พร้อมกับรูปภาพ บุคคลที่รับผิดชอบจะดูแลการเพิ่มประสิทธิภาพ SEO เพิ่มเติมใดๆ เช่น มาร์กอัปสคีมา คำอธิบายเมตา แท็ก alt ของรูปภาพ การเพิ่มประสิทธิภาพ URL และอื่นๆ เมื่อเสร็จแล้ว เนื้อหาจะถูกเผยแพร่ทางออนไลน์ ผู้รับผิดชอบ: การจัดการเนื้อหา ระยะเวลา: 1 วัน ขึ้นอยู่กับกำหนดการของเนื้อหา
11. การกระจาย. การนำเนื้อหามาใช้ใหม่สำหรับกลยุทธ์การตลาดแบบ Omnichannel ของบริษัท รวมถึงการแชร์บนโซเชียลมีเดีย จดหมายข่าวทางอีเมล พอดแคสต์ วิดีโอ ฯลฯ ขั้นตอนนี้อาจรวมถึงโฆษณาและข้อความเพิ่มเติมที่อาจขึ้นอยู่กับเวิร์กโฟลว์เนื้อหาที่แตกต่างกัน บุคคลที่รับผิดชอบ: ผู้จัดการโซเชียลมีเดีย, ผู้จัดการการตลาดทางอีเมล ระยะเวลา: 1 วัน ขึ้นอยู่กับกำหนดการที่เกี่ยวข้อง

เอกสารที่จำเป็น:

• ความยาวเนื้อหา (เป็นคำหรือตัวอักษร)
• โทนเสียง
• คำศัพท์และสไตล์
• การจัดรูปแบบ
• แม่แบบ
• โครงสร้าง
• รูปแบบเคสหัวเรื่อง
• การใช้จุลภาคอ็อกซ์ฟอร์ด
• เครื่องมือการเขียนและ SEO

รายการแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม:

• แนวทางการออกแบบกราฟิกและภาพ
• แนวทางโซเชียลมีเดีย
• แนวทางการตลาดผ่านอีเมล

บรรทัดล่าง

แม้ว่าจะสามารถทำการสร้างเนื้อหาได้สำเร็จโดยไม่ต้องมีเวิร์กโฟลว์ การละเว้นเพื่อจัดทำเอกสารกระบวนการและให้คำแนะนำที่ชัดเจนแก่ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะลดทอนประสิทธิภาพลงอย่างไม่ต้องสงสัย

การให้แนวทางและกรอบเวลา และการกระจายความรับผิดชอบตามนั้น คุณทำให้ผู้คนสามารถทำงานของตนได้โดยไม่ถูกรบกวน เวิร์กโฟลว์สามารถเป็นได้ทั้งแผนงานที่ช่วยให้ผู้คนสามารถนำทางในกระบวนการได้อย่างมั่นใจ และเครือข่ายความปลอดภัยที่ให้การรักษาความปลอดภัยในการดำเนินการเมื่อมีข้อสงสัย

ที่กล่าวว่า ประโยชน์สูงสุดของเวิร์กโฟลว์คือพวกเขาสร้างผลงานได้อย่างยอดเยี่ยม และสามารถเปลี่ยนทีมให้เป็นเครื่องจักรที่หล่อลื่นได้ดี