7 เคล็ดลับเพื่อการสื่อสารที่ดีขึ้นในที่ทำงาน

การสื่อสารในที่ทำงานเป็นหนึ่งในพื้นฐานของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ แม้ว่าคุณจะรวบรวมทีมงานมืออาชีพที่ขับเคลื่อนด้วยความรู้ความเข้าใจ แต่ถ้าพวกเขาไม่สื่อสารและทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ธุรกิจของคุณก็จะประสบปัญหา

บริษัทต่างๆ มักจะให้ความสำคัญกับ B2B และการสื่อสารกับลูกค้า แต่เมื่อความสัมพันธ์ภายในองค์กรไม่มีประสิทธิภาพ กระบวนการนี้ก็จะช้าลง ส่งผลกระทบต่อเวิร์กโฟลว์ และสร้างปัญหาคอขวด นอกจากนี้ เมื่อผู้บริหารไม่สามารถส่งข้อความถึงพนักงานได้สำเร็จ จะทำให้เกิดความสับสนและความสับสนวุ่นวายมากยิ่งขึ้น

อันที่จริง การสื่อสารที่ผิดพลาดทำให้บริษัทขนาดใหญ่สูญเสีย 62.4 ล้านดอลลาร์ต่อปี และธุรกิจขนาดเล็ก 420,000 ดอลลาร์ต่อปี ปัญหาเกิดขึ้นลึกมากจนมีการประเมินว่าพนักงานกว่าครึ่งไม่ทราบว่าพวกเขาคาดหวังอะไรในที่ทำงานและประสบปัญหาในการส่งมอบด้วยเหตุนี้

ในบทความนี้ เรานำเสนอแนวคิดที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงานและรับรองประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น การอ่านเพื่อหา!

การสื่อสารสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร?

ตอนนี้เรารู้แล้วว่าความเสียหายคืออะไร เรามาโฟกัสที่ข้อดีกันและดูว่าการสื่อสารสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร:

• ลดความเข้าใจผิด เมื่อทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไรและรู้ว่าควรปรึกษาใคร ผู้คนมักจะทำผิดพลาดน้อยลง
• ปรับปรุงประสิทธิภาพ คำแนะนำและเป้าหมายที่ชัดเจนช่วยให้เวิร์กโฟลว์มีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยให้ผู้คนทำงานสำเร็จได้เร็วขึ้น
• หงุดหงิดน้อยลง เมื่อผู้คนไม่รู้ว่าพวกเขาถูกคาดหวังให้ทำอะไร แต่รู้ว่าพวกเขาต้องสร้างผลลัพธ์ พวกเขารู้สึกหงุดหงิดและสิ่งนี้จะลดประสิทธิภาพการทำงานลง
• การแก้ปัญหาความขัดแย้งที่ดีขึ้น ความบาดหมางในที่ทำงานส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานและสร้างสภาพแวดล้อมที่เป็นพิษ วิธีที่ดีที่สุดในการแก้ไขปัญหาคือการสื่อสาร ขจัดความเข้าใจผิด และเข้าถึงการประนีประนอมเมื่อจำเป็น
• การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานที่มีความสัมพันธ์ทางวิชาชีพที่ดีและสามารถสื่อสารด้วยทัศนคติที่เป็นมิตรมีแนวโน้มที่จะทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น
• ทีมงานสุขสันต์ . ผู้คนจะรู้สึกดีขึ้นเมื่อสามารถสื่อสารความต้องการ ความรู้สึก และความคิดของตนได้ ความเข้าใจทำให้เรามีความมั่นใจและสามารถติดตามงานที่ดีได้มากขึ้น
• ส่งเสริมความภักดีและความไว้วางใจ การสื่อสารเป็นหนึ่งในเสาหลักของความภักดีและความไว้วางใจ พนักงานที่รู้สึกว่าตนรู้เท่าทันเกี่ยวกับการอัปเดตที่เกี่ยวข้อง รู้สึกมีคุณค่าและมีความสำคัญ และมีความภักดีต่อบริษัทมากขึ้น

วิธีปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงาน

หากต้องการปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงานให้ประสบความสำเร็จ คุณควรสร้างกลยุทธ์ร่วมกับทีม HR ของคุณและดูแลปฏิบัติตาม

นี่คือคำแนะนำที่ใช้งานได้จริงเกี่ยวกับวิธีการทำ:

1. สร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย

เมื่อผู้คนมีความสุขในที่ทำงาน รู้สึกชื่นชม และตอบสนองความต้องการของพวกเขา พวกเขามักจะแสดงทัศนคติเชิงบวกในการทำงานและสื่อสารประเด็นต่างๆ อย่างอิสระ หากมีบางอย่างที่พวกเขาไม่รู้ ไม่เข้าใจ หรือรู้สึกไม่สบายใจ สมาชิกในทีมควรรู้สึกอิสระที่จะพูดในสิ่งที่คิดและรับฟัง มิฉะนั้น ปัญหาที่ไม่ได้สื่อสารจะก่อตัวขึ้นและส่งผลกระทบต่อวิธีการปฏิบัติงานของผู้คน และอาจส่งผลต่อทัศนคติที่มีต่องานของพวกเขา

อย่างไรก็ตาม ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้บริหารควรฟังสิ่งที่ผู้คนพูด รับทราบ และแก้ไขปัญหาตามนั้น แม้ว่าจะไม่มีวิธีแก้ปัญหา แต่ก็ควรปรึกษาหารือกัน ไม่เช่นนั้นบุคคลนั้นอาจรู้สึกว่าถูกละเลย พนักงานที่พูดจาแต่ถูกละเลยมักจะรู้สึกไม่มีความสุขมากกว่าคนที่ไม่เต็มใจที่จะแสดงความไม่พอใจ

แหล่งที่มา

วิธีที่มีประสิทธิภาพในการสร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยในที่ทำงาน ได้แก่:

• จัดเซสชั่นคำติชมเป็นประจำ บอกผู้คนว่าพวกเขามีค่า หารือเกี่ยวกับการพัฒนาอาชีพในบริษัท และให้ข้อเสนอแนะเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงงานของพวกเขา
• ส่งเสริมการถามคำถาม พยายามสร้างสภาพแวดล้อมที่ผู้คนรู้สึกปลอดภัยที่จะถามคำถามและไม่รู้สึกถูกตัดสิน ควรเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมการทำงานของคุณที่ทุกคนควรเรียนรู้จากผู้อื่นและเต็มใจที่จะแบ่งปันความรู้ทางวิชาชีพและส่วนตัว
• ส่งเสริมการสื่อสารสองทาง การสื่อสารในสถานที่ทำงานเป็นถนนสองทางและฝ่ายบริหาร และฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็ควรเปิดรับข้อเสนอแนะเช่นกัน บอกให้คนอื่นรู้ว่าพวกเขารู้สึกอย่างไรและให้คำแนะนำ การฟังสิ่งที่พวกเขาพูดสามารถช่วยให้คุณทำให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นและรู้สึกดีขึ้นในที่ทำงาน

2. มีความชัดเจนเกี่ยวกับระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับพฤติกรรมและกฎเกณฑ์

ผู้คนมองว่าพฤติกรรมบางประเภทมีความเหมาะสมและมีขอบเขตที่แตกต่างกันทั้งในสังคมและในที่ทำงาน การกำหนดกฎเกณฑ์ว่าพนักงานควรสื่อสารกันอย่างไร น้ำเสียงใดที่เหมาะสม และควรใช้รูปแบบใดในการสื่อสาร อาจดูเหมือนซ้ำซาก อย่างไรก็ตาม มันสามารถปรับปรุงคุณภาพของความสัมพันธ์ทางวิชาชีพได้อย่างมาก และลดความตึงเครียดที่อาจเกิดขึ้นเมื่อผู้คนทำงานเกินเวลา

พิจารณาสร้างการสัมมนาและการสอนแบบวิดีโอที่พูดคุยเกี่ยวกับการสื่อสารในที่ทำงานและจัดเตรียมกฎเกณฑ์และระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับพฤติกรรมที่ชัดเจน อาจเป็นประโยชน์กับคนเพียงไม่กี่คน แต่ก็คุ้มค่าแน่นอน

การทำให้กฎเกณฑ์ต่างๆ เป็นที่รู้กันจะทำให้สถานที่ทำงานน่าอยู่ยิ่งขึ้น และนอกจากนี้ ยังอาจช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากกับกฎหมายอีกด้วย

3. สร้างวัฒนธรรมการทำงานเชิงบวก

แหล่งที่มา

วัฒนธรรมการทำงานเชิงบวกช่วยให้พนักงานสามารถเติบโตและเปิดเผยศักยภาพทางอาชีพของตนอย่างเต็มที่ บริษัทควรส่งเสริมให้ผู้คนสนับสนุนและช่วยเหลือซึ่งกันและกัน แทนที่จะมุ่งความสนใจไปที่งานของตนเองเท่านั้น ด้วยวิธีนี้พวกเขาสามารถสร้างมากกว่าสถานที่ทำงานที่น่ารื่นรมย์ – พวกเขาสามารถสร้างทีมที่แข็งแกร่งได้

พนักงานที่รู้สึกมีกำลังใจและสบายใจในการทำงานและมีวิสัยทัศน์และค่านิยมเดียวกันกับบริษัทมักจะสื่อสารอย่างเปิดเผยและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ พวกเขาอาจพยายามแก้ปัญหาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แทนที่จะเอาแต่จมปลักอยู่กับปัญหาและไม่ได้ทำงานของตน

สถานที่ทำงานที่ไม่จัดการกับความขัดแย้งและส่งเสริมการแข่งขันสร้างสภาพแวดล้อมที่ไม่เป็นมิตรซึ่งการสื่อสารที่เป็นพิษทำให้เกิดการสื่อสารที่เป็นพิษมากขึ้น สิ่งนี้ผลักดันให้ผู้คนมุ่งความสนใจไปที่แง่ลบและทำให้ประสิทธิภาพการทำงานแย่ลง

ทรัพย์สินบางอย่างที่สามารถช่วยคุณปรับปรุงการสื่อสารผ่านการเล่นเป็นทีม ได้แก่:

• กิจกรรมสร้างทีม.
• พื้นที่นันทนาการในสำนักงาน
• เซสชัน HR ปกติ
• โครงการกลุ่ม.
• การฝึกสอนและการให้คำปรึกษาภายใน

4. เข้าใจความต้องการส่วนบุคคลของพนักงาน

ต่างคนต่างต้องการแรงจูงใจที่แตกต่างกัน ในขณะที่บางคนเติบโตได้ดีเมื่อผู้นำผลักดันพวกเขาให้บรรลุผลมากขึ้น คนอื่นๆ มีแรงจูงใจในตนเองและต้องการเห็นการทำงานหนักและเห็นคุณค่าของพวกเขา

ผู้บริหารที่ไม่เข้าใจพนักงานแต่ละคนและวิธีการสื่อสารกับพวกเขา เสี่ยงต่อการสูญเสียพวกเขาไปยังคู่แข่งที่ให้ความสำคัญกับพนักงานมากขึ้น

แหล่งที่มา

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทผลักดันพนักงานอย่างต่อเนื่องเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เป็นไปไม่ได้ ก็เสี่ยงต่อการสร้างสถานที่ทำงานที่ผู้คนรู้สึกเหมือนตัวเองด้อยโอกาสแม้ว่าจะทำดีที่สุดแล้วก็ตาม พนักงานบางคนอาจพยายามพิสูจน์ตัวเอง ผลักดันให้เกินขอบเขตของตนเอง และสิ่งนี้จะนำไปสู่ความเหนื่อยหน่าย คนอื่นๆ มักจะรู้สึกด้อยค่าและไร้แรงจูงใจ ในทั้งสองกรณี ผลผลิตลดลง

ความล้มเหลวในการสื่อสารปัญหาจะทำให้การรักษาพนักงานยากขึ้น และจะนำไปสู่ความล้มเหลวของกระบวนการ

5. กำหนดเวิร์กโฟลว์การสื่อสารที่ชัดเจน

บริษัทต่างๆ ควรสร้างกระบวนการทีละขั้นตอนที่ชัดเจนว่าการสื่อสารเกี่ยวกับงานและการมอบหมายควรดำเนินไปอย่างไร และสิ่งที่เกี่ยวข้อง ผู้คนมักจะทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากพวกเขามีโปรโตคอลในการสื่อสารความคืบหน้าในการทำงาน รายละเอียดใดบ้างที่จะแบ่งปัน และเมื่อใด

เวิร์กโฟลว์ควรช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถให้คำแนะนำที่ชัดเจนแก่เพื่อนร่วมงานและเข้าถึงเนื้อหาที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้ นอกจากนี้ยังควรเน้นว่าข้อมูลนี้จะต้องได้รับการร้องขอหากไม่ได้ให้ไว้

สมมติว่ากระบวนการนี้ง่ายต่อการปฏิบัติตามและตรงไปตรงมา ทั้งผู้บริหารและพนักงานสามารถใช้ในการติดตามได้อย่างรวดเร็ว และสามารถรวมเข้ากับกิจกรรมประจำวันของพวกเขาได้

6. ส่งเสริมการแก้ไขปัญหาการผลิต

ไม่ว่าผู้คนจะมีความสัมพันธ์ส่วนตัวหรือในอาชีพ การโต้เถียงและความเข้าใจผิดก็เป็นไปได้เสมอ เมื่อพนักงานใช้พื้นที่ร่วมกัน มีโอกาสสำคัญที่ความแตกต่างส่วนบุคคลอาจเป็นสาเหตุของความขัดแย้ง การทะเลาะวิวาท หรือแม้แต่การทะเลาะวิวาท

ฝ่ายบริหารควรจับตาดูการพัฒนาดังกล่าว และหากผู้คนไม่สามารถสื่อสารและแก้ไขปัญหาเหล่านั้นกันเองได้ ก็ควรส่งต่อไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคล

7. เลือกเครื่องมือสื่อสาร Smart

ทุกวันนี้ หลายทีมอยู่ห่างไกลกันเพียงบางส่วน อย่างไรก็ตาม แม้ว่าคุณจะอยู่ในสำนักงาน การรักษาการสื่อสารแบบแอคทีฟและติดตามการอัปเดตโครงการที่เกี่ยวข้องทั้งหมดอาจเป็นเรื่องยาก นอกจากนี้ แม้แต่มืออาชีพที่ขยันขันแข็งที่สุดก็ยังลืมและสื่อสารผิดพลาดเป็นครั้งคราว

การใช้เครื่องมือสื่อสารที่ทันสมัย ​​การจัดการโครงการ การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ และเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ช่วยให้ทีมสามารถเชื่อมต่อและจัดระเบียบงานของพวกเขาได้ ไม่ว่าจะเป็น Slack, Asana, Zoom หรือโซลูชันอื่นๆ ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถแลกเปลี่ยนและขอข้อมูล ทำงานร่วมกัน และติดตามการพัฒนางานได้

อันที่จริง การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการนำเทคโนโลยีการสื่อสารมาใช้สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทั้งผู้บริหารและพนักงานได้มากถึง 25%

ตัวอย่างเช่น เครื่องมือสื่อสารอย่าง Slack นั้นยอดเยี่ยมสำหรับการแลกเปลี่ยนแบบวันต่อวัน การซิงค์อย่างรวดเร็ว และการอัปเดตส่วนบุคคล ในทางกลับกัน Asana จะปรับการสื่อสารการจัดการงานให้เหมาะสมที่สุด – ผู้คนมีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการมอบหมายงานในที่เดียว พวกเขาสามารถออกหรือขออัปเดตความคืบหน้า เพิ่มผู้ทำงานร่วมกัน และติดตามงานและโครงการที่รอดำเนินการอยู่เสมอ Zoom ช่วยให้ทีมจัดการประชุม การสัมมนาผ่านเว็บ และบทช่วยสอนแบบเรียลไทม์ และสื่อสารแบบเห็นหน้ากันแม้ในระยะไกล

โดยรวมแล้ว เครื่องมืออันชาญฉลาดทำให้สามารถยกระดับคุณภาพการสื่อสารในที่ทำงานและเชื่อมโยงผู้คนได้ ส่วนที่เหลือขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมการทำงานในเชิงบวกของคุณและทัศนคติที่ถูกต้อง

บรรทัดล่าง

การสื่อสารเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ในขณะที่บริษัทส่วนใหญ่ให้ความสำคัญกับการสื่อสารกับลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ หลายๆ บริษัทกลับลืมปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กร

ธุรกิจควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมเข้าใจซึ่งกันและกันดี แลกเปลี่ยนข้อมูลเพียงพอเกี่ยวกับงานและกระบวนการที่พวกเขารับผิดชอบ และสื่อสารปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ

การสื่อสารในที่ทำงานที่ดีขึ้นเป็นขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดสู่สภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีและมีประสิทธิผลและความสำเร็จ