7 เคล็ดลับในการป้องกันค่าใช้จ่ายเกินในโครงการ

เผยแพร่แล้ว: 2022-08-23

การหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายเกินคือกุญแจสำคัญในการปิดโครงการที่ประสบความสำเร็จ คุณภาพของสิ่งที่ส่งมอบและการดำเนินการทันเวลาสามารถออกไปนอกหน้าต่างได้หากโครงการได้รับการส่งมอบเกินงบประมาณ

แน่นอนว่ามันง่ายที่จะบอกว่าคุณจะต้องใช้งบประมาณที่จำกัด แต่ค่าใช้จ่ายที่มากเกินไปสามารถเกิดขึ้นได้ในหลาย ๆ ที่ซึ่งการรักษาต้นทุนให้ต่ำบางครั้งอาจรู้สึกเหมือนเกมตีตัวตุ่น

ค่าใช้จ่ายเกินคืออะไร?

คำว่า cost overrun หมายถึงต้นทุนที่ไม่คาดคิดซึ่งสิ้นสุดเกินงบประมาณของโครงการ ค่าใช้จ่ายเกินสามารถเกิดขึ้นได้ในทุกโครงการ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งในโครงการก่อสร้าง การผลิต และการพัฒนาซอฟต์แวร์ การเกินต้นทุนเรียกอีกอย่างว่าการเพิ่มต้นทุนหรือการเกินงบประมาณ และสามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ

ก่อนที่เราจะเจาะลึกถึงสาเหตุที่โครงการใช้งบประมาณเกิน มาดูซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถช่วยคุณป้องกันค่าใช้จ่ายเกิน ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่รวบรวมข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อช่วยให้คุณติดตามค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้น แดชบอร์ดสดของเราจะรวบรวมและคำนวณเมตริกโครงการหกรายการโดยอัตโนมัติ รวมถึงค่าใช้จ่าย และแสดงเป็นกราฟที่มีสีสันและอ่านง่าย ไม่จำเป็นต้องมีการตั้งค่าต่างจากเครื่องมือน้ำหนักเบา เริ่มต้นกับ ProjectManager ฟรีวันนี้

แดชบอร์ดของ ProjectManager
ติดตามต้นทุนโครงการแบบเรียลไทม์เพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายเกินด้วยแดชบอร์ดของ ProjectManager เรียนรู้เพิ่มเติม!

สาเหตุหลักของค่าใช้จ่ายเกิน

การจัดการต้นทุนอาจเป็นงานที่น่าเบื่อหน่าย ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณจะต้องตรวจสอบต้นทุนโครงการของคุณอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปด้วยดีตลอดเวลา นอกจากนี้ คุณจะต้องตรวจสอบข้อจำกัดอื่นๆ ของโครงการ เช่น เวลา ขอบเขต ความเสี่ยง และคุณภาพ

เราได้ระบุสาเหตุหลักของค่าใช้จ่ายที่เกินไว้ด้านล่าง เพื่อให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหานี้และส่งมอบโครงการของคุณตรงเวลาและอยู่ภายใต้งบประมาณ

  • การ ประเมินโครงการไม่ดี: การประมาณต้นทุนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จในการจัดการโครงการ เนื่องจากผู้จัดการโครงการทุกคนต้องประเมินต้นทุนโครงการทั้งหมดก่อนที่จะสร้างงบประมาณโครงการ อย่าลืมใช้เครื่องมือทั้งหมดที่มีอยู่ เช่น ข้อมูลในอดีตหรือคณะผู้เชี่ยวชาญเพื่อช่วยคุณกำหนดต้นทุนโครงการ หากงบประมาณโครงการของคุณไม่เพียงพอ คุณอาจต้องเผชิญกับค่าใช้จ่ายที่มากเกินไป
  • ขอบเขตการคืบคลาน: ขอบเขตการคืบคลานเกิดขึ้นเมื่อขอบเขตโครงการของคุณไม่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจน พูดง่ายๆ ก็คือ หมายความว่าคุณจะมีงานที่ไม่คาดคิดปรากฏขึ้นระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ การดำเนินงานที่ไม่คาดฝันจะเพิ่มต้นทุนของคุณ ทำให้มีโอกาสมากที่จะเกินงบประมาณโครงการของคุณ และทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเกิน
  • การจัดการความเสี่ยงแย่: โครงการใด ๆ เผชิญกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นมากมาย เป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการและทีมผู้บริหารโครงการในการสร้างแผนการจัดการความเสี่ยงที่อธิบายความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดและกลยุทธ์การบรรเทาผลกระทบที่จะดำเนินการหากจำเป็น เมื่อไม่ได้สร้างแผนการจัดการความเสี่ยง คุณอาจมีความเสี่ยงที่ไม่คาดคิดส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ ซึ่งทำให้ต้นทุนสูงขึ้นและทำให้ต้นทุนเกิน
  • ขาดการสื่อสาร: โครงการเป็นความพยายามที่ต้องใช้การทำงานเป็นทีมและการสื่อสาร ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องเป็นกาวที่ช่วยรักษาผู้สนับสนุนโครงการ ทีมงานโครงการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการไว้ด้วยกัน การขาดการสื่อสารอาจส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดกับแผนโครงการหรือแจ้งปัญหาอื่นๆ ที่อาจทำให้ต้นทุนเกินกำลัง

วิธีหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่เกินกำลัง

ค่าใช้จ่ายที่เกินหรือค่าใช้จ่ายประเภทใดก็ตามที่ผลักดันโครงการให้เกินงบประมาณที่ตกลงกันไว้เป็นสิ่งที่ผู้จัดการโครงการต้องระแวดระวังอยู่เสมอ มีหลายวิธีที่สามารถป้องกันค่าใช้จ่ายเกินได้

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเจ็ดประการที่จะช่วยให้คุณครองงบประมาณของคุณได้

1. การวางแผนโครงการอย่างละเอียด

วิธีที่ดีที่สุดในการหยุดการใช้จ่ายเกินคือการวางแผนก่อนดำเนินการโครงการ ยิ่งค่าประมาณของคุณละเอียดและแม่นยำมากเท่าใด คุณก็ยิ่งมีโอกาสอยู่ในงบประมาณมากขึ้นเท่านั้น ความเสี่ยงของโครงการสามารถนำมาพิจารณาด้วยแผนการจัดการความเสี่ยงที่ครบถ้วนสมบูรณ์ เมื่อวางแผนสำหรับโครงการใดๆ คุณต้องพิจารณาสถานการณ์ที่เป็นไปได้ทั้งหมดและใช้ข้อมูลในอดีต การสัมภาษณ์ และประสบการณ์ เมื่อแผนดังกล่าวได้รับการลงรายละเอียดแล้ว ให้ลงนามโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันในแง่ของความคาดหวัง

2. รู้จักผู้ขายของคุณ

หลายโครงการต้องการความช่วยเหลือจากผู้ขายภายนอก ไม่ว่าจะช่วยงานเฉพาะหรือจัดหาวัสดุและอุปกรณ์ ความสัมพันธ์กับผู้ขายภายนอกทำให้โครงการของคุณมีต้นทุนที่มากเกินไปซึ่งมักจะอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ สิ่งนี้ทำให้จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องทำ Due Diligence ก่อนที่ความสัมพันธ์จะแน่นแฟ้น

ขั้นแรก ทำความเข้าใจความสามารถของผู้ขาย และหากพวกเขาจะตอบสนองความต้องการของคุณ เมื่อผู้ขายเสนอราคา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าถูกต้อง จากนั้น ก่อนลงนามในสัญญา ให้ตรวจสอบภูมิหลังเล็กน้อยเพื่อดูว่าผู้ขายตรงตามกำหนดเวลาหรือไม่ และดูว่าผู้อื่นจะพูดถึงการทำงานร่วมกับพวกเขาอย่างไร

3. ปฏิบัติตามขอบเขตที่วางแผนไว้

ขอบเขตการคืบคลานเป็นหนึ่งในภัยคุกคามที่ใหญ่ที่สุดในการส่งโครงการไปสู่การเกินต้นทุน คำขอเปลี่ยนแปลงมักจะจมอยู่กับโต๊ะทำงานของผู้จัดการโครงการ สิ่งเหล่านี้มาจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือลูกค้า แต่ยังมาจากสมาชิกในทีมด้วย พวกเขาทั้งหมดมีความต้องการและความต้องการ หลายคนอาจเหมาะสมและเป็นประโยชน์ต่อโครงการด้วยซ้ำ อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงมากเกินไปอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อโครงการ ทำให้ไม่สามารถหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่เกินดุลได้ ใส่ความคิดลงในภาพใหญ่ก่อนที่คุณจะเพิ่มขอบเขตโครงการ

4. ใช้เครื่องมือการวางแผนโครงการ

เครื่องมืออันทรงพลังจะทำให้งานของผู้จัดการโครงการง่ายขึ้น เพิ่มประสิทธิผลของโครงการ และเพิ่มประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยในการรักษาค่าใช้จ่ายที่มากเกินไปให้น้อยที่สุด เครื่องมือจัดกำหนดการ เช่น แผนภูมิแกนต์ สามารถช่วยติดตามโครงการและป้องกันการเกินต้นทุน

แผนภูมิแกนต์พร้อมข้อมูลต้นทุน

5. อัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

หากไม่มีแนวการสื่อสารที่ชัดเจนระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้จัดการโครงการ ความล่าช้าเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ความล่าช้านำไปสู่ค่าใช้จ่ายที่มากเกินไป และมีความเสี่ยงมากเกินไปที่งานจะเริ่มทำงานผิดเวลาที่ไม่ถูกต้อง เสียเวลาเปล่านี้ขู่ว่าจะส่งทั้งโครงการออกนอกลู่นอกทาง

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงานต้องการการสื่อสารที่เหมาะสม แต่แต่ละคนควรได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ทีมต้องการรายละเอียดในขณะที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการจังหวะกว้าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการมีความคืบหน้าตามที่วางแผนไว้

6. ติดตามความคืบหน้า

แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์จาก ProjectManager ยังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการติดตามความคืบหน้าของโครงการในขณะที่มันเกิดขึ้น ก่อนที่ปัญหาจะกลายเป็นปัญหาที่คุกคามกำหนดการและงบประมาณของโครงการ พวกเขาสามารถแก้ไขได้ แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ไม่เพียงวัดความคืบหน้าของโครงการเท่านั้น แต่ยังวัดปริมาณงานและไทม์ไลน์ของทีมสำหรับความสำเร็จตามแผนและตามจริง รวมถึงความคลาดเคลื่อนของโครงการ และอื่นๆ

7. มอบหมายทรัพยากรใหม่

หากคุณพบโครงการที่ใช้จ่ายเกินงบประมาณ คุณจะต้องตอบสนองด้วยการจัดสรรทรัพยากรใหม่ แต่คุณยังสามารถเตรียมตัวสำหรับสถานการณ์นั้นได้ด้วยการประเมินทรัพยากรล่วงหน้าและวางไว้ในที่ที่จะมีประสิทธิภาพมากที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณ: ทีมของคุณ

ด้วยการรวบรวมสมาชิกในทีมที่มีประสบการณ์และมีทักษะมากที่สุด คุณสามารถมีโครงการที่มีประสิทธิผลและประสิทธิผลมากขึ้น ทรัพยากรเหล่านี้อาจมีราคาสูงกว่า แต่ถ้าคุณวางแผนและจัดสรรเงินเสร็จแล้ว คุณจะประหยัดเงินในส่วนหลังเมื่อมีปัญหาที่ต้องจัดการน้อยลง

เนื้อหาที่เกี่ยวข้องเพื่อป้องกันการเกินต้นทุน

ProjectManager คือซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่สามารถช่วยคุณจัดการโครงการ ปรับปรุงกระบวนการ และทำงานร่วมกับทีมของคุณทางออนไลน์ นอกจากนี้เรายังมีบล็อก แม่แบบ และคู่มือการจัดการโครงการหลายร้อยรายการ ต่อไปนี้คือคำแนะนำฉบับย่อเพื่อพัฒนาทักษะการจัดการต้นทุนของคุณ

การวิเคราะห์ผลประโยชน์ค่าใช้จ่าย

ก่อนเริ่มโครงการใด ๆ ทีมผู้บริหารโครงการต้องประเมินต้นทุนและผลประโยชน์ที่คาดหวังจากโครงการเพื่อโน้มน้าวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าผลประโยชน์จะเกินต้นทุนและการลงทุนของพวกเขามีความปลอดภัย

การประมาณต้นทุนในการบริหารโครงการ

การประเมินต้นทุนเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ เนื่องจากการประเมินต้นทุนที่ไม่ดีจะนำไปสู่การเกินต้นทุนและความล้มเหลวของโครงการ

วิธีการจัดทำแผนการจัดการต้นทุน

แผนการจัดการต้นทุนคือเอกสารที่มีกลยุทธ์ ขั้นตอน และแนวทางการจัดการต้นทุนทั้งหมด ที่ทีมผู้บริหารโครงการต้องปฏิบัติตาม เพื่อตรวจสอบต้นทุนและดูแลโครงการให้อยู่ภายใต้งบประมาณ

ProjectManager เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการเก็บค่าใช้จ่ายของคุณใน Line

ProjectManager มีแผนภูมิ Gantt ออนไลน์ที่ทรงพลังแต่ใช้งานง่าย ส่งเสริมการทำงานร่วมกันและอัปเดตสถานะทันทีเพื่อให้ผู้จัดการโครงการและทีมอัปเดตความคืบหน้าของโครงการ การจัดกำหนดการที่เหมาะสมช่วยให้การประมาณการถูกต้องและป้องกันเวลาที่ว่างซึ่งนำไปสู่ความเสี่ยงที่ค่าใช้จ่ายจะเกิน

แผนภูมิแกนต์ของ ProjectManager

การพึ่งพางานสามารถเชื่อมโยงได้ภายในแผนภูมิแกนต์ของ ProjectManager ในขณะที่สมาชิกในทีมคนอื่นทำงานเสร็จ การขึ้นต่อกันเหล่านี้จะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นถูกบล็อกหรือปล่อยให้รอโดยไม่มีอะไรทำ สมาชิกในทีมสามารถแสดงความคิดเห็นในระดับงานเพื่อการทำงานร่วมกันและมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ละงานสามารถแนบไฟล์ได้ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารหรือรูปภาพ

แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์จาก ProjectManager Update ทันที

ProjectManager มีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่ทำให้การรายงานต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรวดเร็วและง่ายดาย แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์จะแสดงการอัปเดตสถานะทันทีผ่านชุดของกราฟและแผนภูมิที่สะท้อนถึงตัวชี้วัดโครงการจำนวนมาก ผู้จัดการโครงการสามารถกรองกราฟและแผนภูมิเหล่านี้เพื่อแสดงข้อมูลที่ต้องการได้ การพิมพ์กราฟและแผนภูมิเหล่านี้เป็นตัวเลือกหากคุณต้องการสำเนาเอกสารในบริเวณใกล้เคียง เมื่อนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณสามารถตอบคำถามโดยค้นหารายละเอียดเพิ่มเติมได้ในไม่กี่คลิก

แดชบอร์ดของ ProjectManager พร้อมระยะใกล้ของการวัดต้นทุน

ProjectManager คือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีเครื่องมือที่จำเป็นในการวางแผน ติดตาม และรายงาน ค่าใช้จ่ายที่เกินจะถูกควบคุมได้มากขึ้นและมีโอกาสน้อยที่จะย่องเข้าและยุบโครงการเนื่องจากซอฟต์แวร์แบบไดนามิกและการทำงานร่วมกันของเรา ซึ่งรวมถึงบอร์ด Kanban เวิร์กโฟลว์ภาพและแผนภูมิ Gantt แบบโต้ตอบ ลองวันนี้ด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันของเรา