การนำเสนอโครงการ: วิธีการจัดเตรียมและส่งการนำเสนอโครงการ

อะไรจะทำให้ผู้จัดการโครงการใจสลายได้เร็วกว่าการถูกบอกว่าพวกเขาจำเป็นต้องนำเสนอโครงการต่อคณะกรรมการ? ความดัน. ความรับผิดชอบ. แน่นอน คุณมีความสุขที่ผู้บริหารของบริษัทไว้วางใจคุณมากพอที่พวกเขาต้องการความคิดเห็นของคุณในโครงการ แต่การต้องนำเสนอต่อหน้าผู้เล่นที่มีอำนาจเหล่านี้ทำให้ระดับความเครียดของคุณพุ่งสูงขึ้น

หากคุณยังไม่ได้รับคำขอนำเสนอเหล่านี้จากผู้จัดการอาวุโส คุณจะเจอ! สถานการณ์เหล่านี้เป็นเรื่องปกติในโครงการ โดยเฉพาะโครงการที่แนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่หรือเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงองค์กร แต่อย่ารู้สึกหนักใจ การนำเสนอโครงการอาจดูน่ากลัว แต่คุณสามารถวางแผนและเตรียมการสำหรับพวกเขาได้เช่นเดียวกับการประชุมอื่นๆ

การนำเสนอโครงการคืออะไร?

การนำเสนอโครงการเป็นโอกาสสำหรับคุณในการอธิบายกระบวนการโครงการและผลสำเร็จแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก อาจเป็นแบบไม่เป็นทางการ เช่น การอัปเดตอย่างรวดเร็วผ่านรายงานที่มีบุคคลไม่กี่คน หรือเป็นทางการ การนำเสนอโครงการที่เป็นทางการมักต้องการเวลาประชุมที่เหมาะสม สไลด์ประกอบการพิจารณา การทบทวนเป้าหมาย และอื่นๆ เราจะใช้เวลาส่วนใหญ่หารือเกี่ยวกับวิธีการเตรียมและนำเสนอโครงการอย่างเป็นทางการ

การนำเสนอโครงการที่เป็นทางการต้องการข้อมูลที่ดี ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถให้แดชบอร์ดและรายงานที่คุณต้องการเพื่อเสริมประเด็นและความคืบหน้าของคุณ ProjectManager มีแดชบอร์ดตามเวลาจริงที่คุณสามารถแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และรายงานโครงการเชิงลึกที่แตกต่างกันแปดรายการที่คุณสร้างได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง เริ่มต้นฟรีวันนี้!

เหตุใดการนำเสนอโครงการจึงมีความสำคัญ

การนำเสนอโครงการเป็นโอกาสของคุณในการถ่ายทอดความสำคัญของงานที่คุณและทีมของคุณกำลังทำอยู่ หากคุณไม่สามารถบอกความคืบหน้าและความสำเร็จของคุณได้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักจะไม่เข้าใจว่าทำไมเงิน เวลา และทรัพยากรจึงถูกใช้ไปในโครงการของคุณ

เมื่อคุณคิดเช่นนั้น จึงไม่น่าแปลกใจเลยว่าทำไมผู้คนถึงใช้เวลามากมายในการเตรียมการนำเสนอโครงการ อ่านต่อเพื่อดูว่าคุณจะนำเสนองานนำเสนอครั้งต่อไปของคุณให้โดดเด่นได้อย่างไร

วิธีเตรียมตัวสำหรับการนำเสนอโครงการ

การเตรียมตัวสำหรับการนำเสนอโครงการอาจมีความสำคัญมากกว่าการส่งมอบจริง นั่นเป็นเพราะการเตรียมตัวที่ดีสามารถเตรียมคุณให้พร้อมสู่ความสำเร็จในวันสำคัญได้ มาดูเทคนิคการเตรียมตัวที่คุณสามารถทำได้สำหรับการนำเสนอโครงการของคุณ

1. สร้างคำเชิญในปฏิทินสำหรับการนำเสนอโครงการของคุณ

คุณไม่สามารถคาดหวังว่าผู้คนจะมาร่วมงานได้ พวกเขาจำเป็นต้องรู้ว่ามีเหตุการณ์สำคัญที่ต้องเข้าร่วม ดังนั้นให้บันทึกไว้ในสมุดบันทึกของพวกเขา ผู้คนวางแผนการประชุมและการนัดหมายในปฏิทินล่วงหน้าในบางครั้งค่อนข้างไกล ทำให้มีคำเตือนเพียงพอ กำหนดเวลาการนำเสนอโดยเร็วที่สุด และตรวจสอบกับแต่ละคน (หรือผู้ช่วยของพวกเขา) หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับเกี่ยวกับความพร้อมของพวกเขา

หากคุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมของคนอื่นเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับโครงการของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการของคุณอยู่ในแผนและจองเวลาเพื่อวางแผนล่วงหน้า หากคุณไม่ทำเช่นนั้น คุณอาจเสี่ยงที่จะไม่มีเวลาเตรียมเนื้อหาของคุณ

2. เลือกรูปแบบสำหรับงานนำเสนอของคุณ

คุณจะรับข้อความของคุณได้อย่างไร หากคุณจัดกำหนดการประชุม มีแนวโน้มว่าคุณจะต้องนำเสนออย่างเป็นทางการ ไม่เป็นไร แต่ยังไงล่ะ? คุณจะใช้สไลด์หรือฟลิปชาร์ต หรือมิเรอร์ iPad ของคุณบนจอภาพหรือไม่ คุณคาดหวังให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในส่วนใดส่วนหนึ่งของงานนำเสนอหรือไม่? คุณสามารถพูดโดยไม่มีโน้ตหรือจะดีกว่าถ้ามีตัวชี้กับคุณในวันนั้น?

คุณควรพิจารณาด้วยว่าคุณจะนำเสนอที่ไหน ตัวอย่างเช่น รูปแบบที่เหมาะสำหรับห้องขนาดเล็กและผู้ชมจำกัด เช่น การอัปเดตโครงการที่มีโครงสร้างหลวมๆ ด้วยสไลด์ 2-3 แผ่น จะไม่เหมาะกับห้องที่เต็มไปด้วยผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น โรงละครบรรยาย กับคุณที่แท่นบรรยายด้านหน้า

3. ฝึกฝนการนำเสนอการจัดการโครงการของคุณ

การนำเสนอเป็นทักษะ ฝึก ฝึก ฝึก. ก่อนการนำเสนอโครงการขนาดใหญ่ของคุณ ให้อาสาทำเรื่องเล็กๆ น้อยๆ เช่น การบรรยายสรุปของพนักงานหรือการอัปเดตสั้นๆ ในการประชุมทีม คุณต้องการความรู้สึกสบายทั้งยืนหน้าห้องและกับวัสดุ เรียกใช้การนำเสนอของคุณที่บ้านหรือในห้องประชุมที่ว่างเปล่า เพื่อให้คุณจำได้ว่าการเปลี่ยนสไลด์อยู่ที่ใด ฝึกฝนการใช้โปรเจ็กเตอร์และคลิกเกอร์เพื่อเลื่อนสไลด์ไปข้างหน้า เขียนฟลิปชาร์ตของคุณหลาย ๆ ครั้งเพื่อให้มันกลายเป็นธรรมชาติ

การฝึกฝนและการฝึกอบรมจะทำให้การนำเสนอของคุณสวยงามและเป็นมืออาชีพมากขึ้น และมอบประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นให้กับผู้ชมของคุณ

4. เขียนให้ใหญ่เพื่อให้งานนำเสนอของคุณชัดเจน

ไม่ว่าคุณจะใช้สไลด์หรือฟลิปชาร์ต เขียนขนาดใหญ่หรือใช้แบบอักษรขนาดใหญ่ บ่อยครั้งที่มองเห็นสิ่งที่อยู่บนหน้าจอได้ยาก แม้จะอยู่ในห้องเล็กๆ ก็ตาม และนั่นหมายความว่าข้อความของคุณจะไม่กระจายไปทั่ว และเป็นข้ออ้างให้ผู้ฟังดูโทรศัพท์แทนการฟังคุณ

เคล็ดลับที่ดีคือพิมพ์สไลด์ของคุณแล้ววางบนพื้น หากคุณยังสามารถอ่านได้อย่างชัดเจนจากตำแหน่งยืน แสดงว่าข้อความนั้นใหญ่พอ หากคุณอ่านคำไม่ได้หรือต้องก้มลงอ่าน ให้เพิ่มขนาดตัวอักษรให้ใหญ่ขึ้น!

5. มีแผนสำรองสำหรับการนำเสนอของคุณ

โปรเจ็คเตอร์เสีย ห้องประชุมไม่มีโทรศัพท์สำหรับการประชุม ปากกาหมดในช่วงเวลาสำคัญ วางแผนทุกอย่างผิดพลาด ผู้ชมงานนำเสนอของคุณประกอบด้วยผู้คนที่ยุ่งวุ่นวายและพวกเขาไม่ต้องการนั่งดูคุณเล่นกับเทคโนโลยี ทำทุกอย่างให้เรียบร้อยก่อนที่จะมาถึง และถ้ามันไม่ได้ผลเมื่อคุณไปต่อ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนสำรอง (เช่น สไลด์ที่พิมพ์ออกมา) เพื่อให้คุณดำเนินการต่อได้

วิธีการนำเสนอโครงการ

เมื่อถึงวันแห่งโชคชะตา มีบางสิ่งที่สำคัญที่ต้องคำนึงถึงเมื่อนำเสนอโครงการของคุณ ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ แล้วคุณจะนำเสนอโครงการและทีมของคุณในแง่มุมที่ดีที่สุด

1. พูดให้ชัดเจนและอย่าพึ่งพาศัพท์แสง

การนำเสนอขึ้นอยู่กับความชัดเจนและการสื่อสารที่ดี หากคุณทำให้การนำเสนอของคุณสะดุดด้วยศัพท์แสงและการใช้เหตุผลแบบคลุมเครือ คุณจะสูญเสียผู้ฟัง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ภาษาที่ผู้ฟังของคุณจะเข้าใจ เพื่อให้พวกเขาสามารถติดตามประเด็นสำคัญทั้งหมดที่คุณต้องการ

จำไว้ว่า ไม่ใช่ทุกคนในการประชุมนั้นจะเข้าใจความซับซ้อนทั้งหมดของโครงการของคุณ อันที่จริง ไม่น่าจะมีใครเข้าใจ ดังนั้นให้พูดช้าๆ ชัดเจน และมั่นใจว่าคุณสื่อสารได้

2. ยึดติดกับสิ่งที่สำคัญและใช้ข้อมูล

เมื่อนำเสนอโครงการ อย่าละสายตาจากเป้าหมายเดิมและข้อกำหนดของโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเห็นด้วยกับเป้าหมายบางอย่างตั้งแต่เริ่มต้น คุณมีแนวโน้มที่จะบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นอย่างไร บางครั้งการจดจ่อกับความพ่ายแพ้หรือความยากลำบาก หรือสิ่งที่คุณอาจสนใจอาจเป็นเรื่องง่าย อย่างไรก็ตาม ควรทบทวนวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่สำคัญก่อน

สิ่งสำคัญคือต้องใช้ข้อมูลเพื่อเสริมการนำเสนอโครงการของคุณเมื่อคุณกำหนดเป้าหมายหลักและความคิดริเริ่ม แต่อย่าใช้ข้อมูลมากเกินไป! ผู้คนจะหลงไปกับตัวเลขและหยุดฟังสิ่งที่คุณพูด มันเป็นความสมดุลที่ละเอียดอ่อน

3. บอกเล่าเรื่องราว

คุณอาจเคยนั่งดูงานนำเสนอมาบ้างแล้ว และฉันคาดว่าคุณคงพยายามหยุดตัวเองไม่ให้ผงกหัวกับบางงานแล้ว การอัปเดตสถานะโครงการอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ หากหัวข้อไม่น่าเบื่อ ผู้พูดมักจะเป็นเช่นนั้น อย่าปล่อยให้เป็นคุณ

วิธีหนึ่งในการรักษาความสนใจของผู้ชมคือการจัดโครงสร้างงานนำเสนอของคุณให้น่าสนใจที่สุด พิจารณาสิ่งที่พวกเขาจะพบว่าน่าสนใจ (และจะไม่เหมือนกับสิ่งที่คุณสนใจ) การบอกเล่าเรื่องราวของโครงการของคุณเป็นความคิดที่ดี คิดถึงจุดเริ่มต้น ช่วงกลาง และจุดสิ้นสุดของงานนำเสนอของคุณ อาจติดตามวงจรชีวิตจากมุมมองของลูกค้า

มุ่งเน้นไปที่ผลประโยชน์ไม่ใช่กระบวนการจัดการโครงการ หากคุณไม่รู้ว่าเนื้อหาการนำเสนอของคุณเหมาะสมหรือไม่ ให้นำเสนอผ่านเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวที่ไม่รู้อะไรเกี่ยวกับโครงการของคุณ ถ้าไม่หลับก็ไม่เป็นไร!

4. ขอคำติชมเกี่ยวกับการนำเสนอของคุณ

เมื่อการนำเสนอของคุณจบลง ขอคำติชม คุณสามารถทำได้โดยตรงเมื่อสิ้นสุดเซสชันก่อนที่ผู้คนจะออกจากห้อง หรืออีกสองสามวันต่อมา การได้รับคำติชมเป็นเรื่องดีเพราะจะช่วยให้คุณปรับปรุงสิ่งที่ต้องปรับปรุงในครั้งต่อไปได้

ขอให้ผู้คนสร้างความประทับใจให้กับคุณทั้งทักษะการนำเสนอและเนื้อหาการนำเสนอ คุณอาจพบว่าเนื้อหานั้นดีมาก แต่คุณขาดความมั่นใจในการนำเสนอ หรือในทางกลับกัน คุณเป็นผู้นำเสนอที่น่าสนใจแต่เนื้อหานั้นไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขา ทั้งหมดนี้เป็นประโยชน์ที่ควรทราบและจะช่วยให้คุณพัฒนาทักษะการนำเสนอในครั้งต่อไป

การนำเสนอการจัดการโครงการใช้เวลาในการเชี่ยวชาญ

การนำเสนอไม่ได้เกิดขึ้นทุกวันในโครงการ แต่มีแนวโน้มว่าคุณจะต้องนำเสนอหนึ่งหรือสองครั้งในระหว่างวงจรชีวิตโครงการ – ยิ่งถ้าโครงการของคุณเกี่ยวข้องกับเวิร์กช็อปหรือเซสชันผู้ใช้จำนวนมาก

อย่าตกใจ ทักษะการนำเสนอเป็นสิ่งที่คุณสามารถเรียนรู้ได้และคุณจะเก่งขึ้นด้วยการฝึกฝน! เมื่อคุณแคร็กแล้ว คุณจะรู้สึกมั่นใจในการนำเสนอ และคุณจะพบว่าการเตรียมงานนำเสนอในอนาคตจะง่ายขึ้น

คุณลักษณะการจัดกำหนดการของซอฟต์แวร์ของเราสามารถใช้เพื่อจองงานนำเสนอของคุณในปฏิทินของทีม ซึ่งสามารถมองเห็นได้ง่ายบนแดชบอร์ดโครงการ คุณจะสามารถแชร์วาระการประชุมและสไลด์หลังการนำเสนอด้วยไลบรารีเอกสารออนไลน์ได้ จากนั้นคุณสามารถดำเนินการอภิปรายหลังการประชุมโดยใช้เครื่องมือแชทที่ยอดเยี่ยม ลองใช้ซอฟต์แวร์จาก ProjectManager ฟรี 30 วันและดูว่ามีประโยชน์จริง ๆ เพียงใด