7 วิธี ที่ผู้ประกอบการที่มีงานยุ่งสามารถหาเวลาให้กับโครงการที่สำคัญได้

การเป็นผู้ประกอบการหมายถึงความรับผิดชอบที่ไม่รู้จบเกี่ยวกับเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ ซึ่งหมายความว่าผู้ประกอบการต้องเล่นปาหี่ของงานในแต่ละวัน ตั้งแต่กลยุทธ์การวางแผน การจัดทำงบประมาณ การสรรหา บรรลุเป้าหมาย การตรวจสอบประสิทธิภาพของแผนก เพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจสามารถส่งมอบงานได้สำเร็จและลูกค้าพึงพอใจกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของธุรกิจ

สิ่งนี้ทำให้การเป็นผู้ประกอบการเป็นงานที่ยากลำบาก ซึ่งต้องใช้ทักษะและคุณสมบัติความเป็นผู้นำที่หลากหลาย และการบริหารเวลานั้นมีคุณภาพสูงสุดที่ผู้ประกอบการทุกคนต้องมี พวกเขาควรทราบระยะเวลาที่เหมาะสมในการจัดสรรงานแต่ละงานในตารางการทำงานที่วุ่นวายและจัดเวลาสำหรับโครงการที่สำคัญ

แต่การจัดการเวลาไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะทำ เพราะตารางงานของคุณจะไม่กระจ่างอย่างน่าอัศจรรย์ เพื่อให้คุณมีสมาธิกับโปรเจ็กต์ที่สำคัญได้ คุณจำเป็นต้องจัดการเวลาสำหรับสิ่งนี้อย่างจริงจัง และนี่คือ 10 วิธีที่คุณสามารถเป็นผู้เชี่ยวชาญในการจัดการเวลาและจัดสรรเวลาให้กับโครงการที่สำคัญได้

• ใช้การจัดการโครงการและเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ

ในฐานะผู้ประกอบการ คุณมีหน้าที่มองข้ามและจัดการโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่เพื่อให้แน่ใจว่าจะบรรลุเป้าหมาย อย่างไรก็ตาม ด้วยโครงการที่กำลังดำเนินอยู่หลายโครงการพร้อมกัน การร่วมมือกับผู้จัดการและสมาชิกในทีมของคุณเกี่ยวกับความคืบหน้าและเป้าหมายอาจเป็นกิจกรรมที่ใช้เวลานานและซับซ้อน การประชุมเพื่อติดตามผลในทุกๆ ด้านของโครงการอาจเสียเวลาของคุณและพนักงานของคุณไปเปล่าๆ

คุณสามารถใช้ ซอฟต์แวร์ประเภทต่างๆ ที่ มีอยู่สำหรับการจัดการโครงการและการตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานแทน ซอฟต์แวร์ เช่น Trello, Atlassian JIRA, Huddle และ Basecamp สามารถช่วยคุณดูแลกิจกรรมโครงการ การกระจายงาน กำหนดการ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เกี่ยวกับโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ วิธีนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและติดตามความคืบหน้าของโครงการได้

• กำหนดเวลาทุกอย่างในปฏิทินของคุณ

เพื่อการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ประกอบการต้องใช้ปฏิทินของตนอย่างเคร่งครัด เป็นไปไม่ได้ที่คุณจะจำทุกการนัดหมาย การประชุม และงานที่คุณต้องทำในระหว่างวัน ดังนั้น คุณต้องจัดตารางเวลาทุกอย่างในปฏิทินให้เป็นนิสัย แม้กระทั่งเวลาว่างของคุณเพื่อให้วันของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น สิ่งนี้จะไม่เพียงช่วยให้จิตใจของคุณไม่ต้องจำทุกอย่าง แต่ยังช่วยให้คุณจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญได้อีกด้วย สำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถใช้ปฏิทินตั้งโต๊ะแบบดั้งเดิมหรือใช้แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ปฏิทินเพื่อกำหนดเวลาการนัดหมาย งานและกำหนดเวลาของคุณ คุณควรสร้างนิสัยในการอ่านปฏิทินของคุณทุกเช้าเพื่อทำความเข้าใจกิจกรรมที่กำหนดไว้สำหรับวันนั้น

• เรียนรู้ที่จะมอบหมายงาน

ในฐานะผู้ประกอบการที่เป็นผู้นำธุรกิจทั้งหมด คุณอาจรู้สึกว่าคุณต้องจัดการทุกอย่างด้วยตัวเอง การทำงานด้วยตนเองอาจใช้เวลานานและบางครั้งไม่สามารถจัดการเองได้ และเพื่อไม่ให้ตัวเองติดอยู่กับงานเดียวและเสียเวลา สิ่งสำคัญคือคุณต้องเรียนรู้วิธีการมอบหมายงาน

นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณจะส่งต่องานทุกอย่างให้คนอื่น แต่หมายความว่าก่อนเริ่มงานทุกอย่างด้วยตัวเองและเมื่อคุณพบว่าตัวเองติดอยู่กับงานที่ไม่มีวันจบสิ้น คุณต้องถามตัวเองว่า 'เมื่อไหร่' และ 'อะไร' คุณสามารถมอบหมายให้คนอื่นทำงานให้เสร็จได้ มองหาคนที่พร้อมให้บริการและสามารถให้ความเชี่ยวชาญของพวกเขาแก่คุณและมอบหมายงานบางอย่างให้พวกเขา วิธีนี้จะช่วยให้ตารางงานของคุณกระจ่างและทำให้คุณมีเวลาลงทุนในงานที่มีมูลค่าสูงอื่นๆ นี่คือ แนวทาง สำหรับคุณในการเรียนรู้วิธีการมอบหมายงาน

• เริ่มต้นด้วยงานที่ง่ายที่สุด

เป็นเรื่องปกติของมนุษย์ที่จะผัดวันประกันพรุ่งเริ่มงานที่ยาก คุณมักจะพบว่าตัวเองติดอยู่กับโครงการและไม่เต็มใจที่จะดำเนินการต่อไป นี่อาจหมายความว่าคุณเสียเวลาโดยไม่จำเป็นในการผัดวันประกันพรุ่งและรู้สึกวิตกกังวล เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณควรปฏิบัติตามแนวทางในการเริ่มต้นด้วยงานที่ง่ายที่สุดก่อน

แบ่งโครงการทั้งหมดของคุณออกเป็นงานเล็กๆ น้อยๆ และเริ่มต้นจากสิ่งที่ง่าย วิธีนี้อาจทำให้คุณไม่สามารถทำโครงการให้เสร็จในคราวเดียวได้ แต่คุณสามารถเริ่มต้นจากที่ไหนสักแห่งได้ และเมื่อคุณทำงานชิ้นแรกเสร็จ งานชิ้นต่อไปจะค่อยๆ หมดไป และบางครั้งหลังจากนั้น คุณก็สามารถทำงานให้เสร็จได้มากจนคุณรู้สึกว่าเริ่มยากตั้งแต่แรก

• มีงานประจำ

การมีและปฏิบัติตามกิจวัตรประจำวันเป็นอีกเคล็ดลับที่ดีในการจัดการเวลาและช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล รู้ว่าช่วงเวลาใดของวันที่คุณมีประสิทธิผลมากที่สุด ทำกิจวัตรประจำวันและปฏิบัติตามนั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมีกิจวัตรประจำวันเช่น:

1. ออกกำลังกายตอนเช้า 05:00 น.
2. ตรวจสอบปฏิทินของคุณและระดมสมองรายการสิ่งที่ต้องทำเวลา 07:00 น.
3. ทำรายการ 5 อย่างให้เสร็จก่อนมื้อเที่ยง เวลา 8.00 น.
4. ตอบกลับอีเมลเวลา 9.00 น. และปิดแท็บอีเมลสองสามชั่วโมง
5. ทำงานในมืออย่างต่อเนื่องเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงแล้วหยุดพักเป็นเวลา 10 นาที – ทำสิ่งนี้ซ้ำ ๆ ตลอดทั้งวัน

การทำกิจวัตรเช่นนี้จะทำให้คุณรู้สึกสำเร็จและทำให้วันของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้น และคุณจะพบเวลาเหลือเฟือในระหว่างวันเพื่อทำงานในโครงการสำคัญๆ

• ตรวจสอบเวลาของคุณ

ในการประเมินว่าคุณใช้เวลาอย่างไร คุณต้องทำการตรวจสอบเวลา การตรวจสอบกิจกรรมที่ทำในระหว่างสัปดาห์และระยะเวลาที่ใช้ในการดำเนินการให้เสร็จสิ้นทุกสัปดาห์จะเปิดเผยข้อมูลจำนวนมาก คุณสามารถเก็บแผ่นงานที่ทำในแต่ละวันและเวลาของพวกเขา และประเมินเป็นรายสัปดาห์ว่างานใดเป็นงานที่มีคุณค่าสูงสุดซึ่งใช้เวลาน้อยกว่า และงานใดที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ของคุณในระหว่างสัปดาห์

การตรวจสอบเวลาจะทำให้คุณเห็นภาพรวมที่ชัดเจนว่าคุณใช้เวลาอย่างไร และคุณสามารถใช้มันเพื่อตัดสินใจได้ดีขึ้นว่าคุณจะใช้เวลากับงานต่างๆ อย่างไรในอนาคต

• ปฏิบัติตามวิธี 'ABCDE'

การปฏิบัติ ตาม วิธี ABCDE เป็นอีกแนวทางปฏิบัติที่ยอดเยี่ยมสำหรับการบริหารเวลา กฎนี้ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานเพื่อที่คุณจะได้ใช้เวลากับงานที่มีค่าที่สุด คุณเริ่มต้นด้วยการทำรายการของทุกสิ่งที่คุณต้องทำในหนึ่งวันและติดป้ายกำกับทุกงานในรายการในลักษณะต่อไปนี้:

A: งานที่มีลำดับความสำคัญสูงควรมีป้ายกำกับว่า A งานเหล่านี้เป็นงานที่คุณต้องทำและไม่สามารถทำได้อาจมีผลร้ายแรง

B: งานเหล่านี้เป็นงานที่มีความสำคัญปานกลางที่คุณควรทำและล้มเหลวอาจส่งผลให้เกิดผลที่ตามมาเล็กน้อย

C: งานที่มีลำดับความสำคัญต่ำโดยไม่มีผลกระทบกับงานของคุณ คุณสามารถดำเนินการได้หากมีเวลาหรือคุณสามารถเลือกข้ามได้

D: สามารถมอบหมายงานให้ผู้อื่นได้

E: งานที่ไม่จำเป็นซึ่งไม่เพิ่มคุณค่าให้กับงานของคุณและควรถูกกำจัด

กฎทั่วไปของวิธี ABCDE คือ คุณไม่สามารถทำงานที่มีป้ายกำกับ A, B และ C ที่ไม่เป็นระเบียบได้ ในการทำงาน B คุณควรทำงาน A ทั้งหมดให้เสร็จก่อน และคุณจะไม่สามารถทำงาน C ได้ก่อนที่จะทำงาน A และ B ให้เสร็จสิ้น นี่เป็นวิธีที่ง่ายและสะดวกในการจัดลำดับความสำคัญของงาน เพื่อให้คุณสามารถทุ่มเทเวลาให้กับงานที่มีลำดับความสำคัญสูงได้

มาสรุปกัน!

สำหรับผู้ประกอบการ การจัดการเวลาเพื่อมุ่งเน้นไปที่โครงการที่สำคัญอาจเป็นงานที่ยาก มันต้องการให้พวกเขาเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตและนิสัยเช่นการใช้กิจวัตรการใช้ปฏิทินการปฏิบัติตามกฎ ฯลฯ นอกจากนี้ยังต้องการให้พวกเขามีสติมากขึ้นเกี่ยวกับการใช้เวลาของพวกเขาโดยการตรวจสอบเวลาการจัดลำดับความสำคัญของงานบางอย่างและ มอบหมายงานของตน

หากคุณเป็นผู้ประกอบการที่ต้องการจัดการเวลา คุณควรปฏิบัติตามคำแนะนำข้างต้น มิฉะนั้น คุณจะยังคงติดอยู่กับตารางงานที่วุ่นวายโดยไม่ต้องมีเวลาและพื้นที่เพื่อมุ่งเน้นไปที่โครงการที่มีมูลค่าสูงและมีความสำคัญ

ชีวประวัติของผู้แต่ง: Emily Williamson เป็นนักเขียนด้านเทคนิคที่ Goodcore Software เป็น บริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์และเว็บไซต์ ตามความต้องการของสหราชอาณาจักร เรามุ่งเน้นที่การช่วยเหลือผู้ประกอบการ ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางสร้างซอฟต์แวร์ที่สามารถแข่งขันและชนะรางวัลได้ ฉันหลงใหลในการสำรวจและเขียนเกี่ยวกับนวัตกรรมเทคโนโลยี แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ และโซลูชันซอฟต์แวร์