คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับ PMIS

ข้อมูลจำนวนมากถูกสร้างขึ้น ถ่ายโอน และจัดเก็บตลอดวงจรการจัดการโครงการ หากไม่มีวิธีการจัดระเบียบเอกสารที่ผลิต โครงการของคุณอาจถึงวาระที่จะล้มเหลว นั่นคือเวลาที่ PMIS เข้ามา ซึ่งเป็นตัวย่อสำหรับระบบข้อมูลการจัดการโครงการ PMIS ช่วยให้มีการจัดระเบียบและควบคุมการไหลของข้อมูล ดังนั้นจึงไม่มีสิ่งใดถูกดูดออกหรือวางผิดที่

มีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ทำงานร่วมกันและให้พื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัด เช่น ProjectManager เครื่องมือของเราสามารถจัดระเบียบเอกสารของคุณและทำให้ทีมโครงการเข้าถึงได้จากมุมมองโครงการต่างๆ ของเรา ตัวอย่างเช่น มุมมองรายการช่วยให้ทีมสามารถแชร์ไฟล์และแสดงความคิดเห็นในงานแบบเรียลไทม์เพื่อส่งเสริมการสื่อสารที่ดียิ่งขึ้น เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

PMIS คืออะไร?

ระบบข้อมูลการจัดการโครงการ (PMIS) คือวิธีการจัดระเบียบข้อมูลของโครงการ รวบรวมและใช้ข้อมูลโครงการผ่านแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์อย่างน้อยหนึ่งรายการ โปรแกรมเหล่านี้ช่วยผู้จัดการโครงการในการวางแผน ดำเนินการ และปิดโครงการของพวกเขา และช่วยให้พวกเขาสามารถจัดระเบียบข้อมูลจำนวนมากเพื่อไม่ให้จมอยู่ในข้อมูล

มีซอฟต์แวร์ PMIS หลายประเภท แต่ชุดคุณสมบัติการแบ่งปันส่วนใหญ่ซึ่งรวมถึงเครื่องมือสำหรับการจัดกำหนดการ การอนุญาตทำงาน การรวบรวมและแจกจ่ายข้อมูล เป็นต้น ซอฟต์แวร์บางประเภทมีการรวบรวมและรายงานอัตโนมัติเกี่ยวกับตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ในขณะที่ซอฟต์แวร์อื่นๆ เป็นเพียงการรวบรวมไฟล์ .

PMIS ใช้สำหรับอะไร?

PMIS จัดทำขึ้นเพื่อสนับสนุนการจัดการโครงการทุกด้านรวมถึงข้อมูลที่จำเป็นในการตรวจสอบหรือรวบรวม ซึ่งรวมถึงการจัดการบูรณาการ การจัดการขอบเขตโครงการ การจัดการต้นทุนโครงการ การจัดการเวลาของโครงการ การจัดการคุณภาพโครงการ การจัดการการสื่อสารโครงการ การจัดการความเสี่ยงของโครงการ การจัดการการจัดซื้อโครงการ และการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ

คุณสมบัติที่สำคัญของ PMIS

นั่นเป็นข้อมูลจำนวนมากที่ต้องติดตาม และเมื่อจัดการโครงการ จำเป็นต้องดึงข้อมูลที่จำเป็นออกจากข้อมูลทั้งหมดทันที PMIS เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้คุณเข้าถึงสัญญาณรบกวนได้ทันที ข้อมูลยังมีความสำคัญสำหรับโครงการในอนาคตเพื่อช่วยลดความเสี่ยง ปรับปรุงประสิทธิภาพ และลดต้นทุน

หาก PMIS รวบรวมข้อมูลโครงการทั้งหมดและจัดเก็บข้อมูลไว้อย่างเป็นระเบียบ ข้อมูลนั้นจะต้องสามารถดึงกลับ ค้นหาได้ จัดหมวดหมู่ได้ แชร์ได้ และวิเคราะห์ได้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ PMIS ทั่วไปจึงมีชุดเครื่องมือต่างๆ

• กำหนดการและการวางแผน: คำนวณกำหนดการต้นและปลาย เวลาหย่อนและเส้นทางวิกฤติ
• การจัดการทรัพยากร: รวมถึงการโหลดทรัพยากร การปรับระดับ การจัดสรร ฯลฯ
• งบประมาณ: ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงานแต่ละงานเพื่อการประมาณและการสร้างงบประมาณที่แม่นยำยิ่งขึ้น
• การควบคุมและประสิทธิภาพ: วิเคราะห์และควบคุมต้นทุนและประสิทธิภาพ อัปเดตแผนที่มีอยู่ตามจริงเทียบกับการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่วางแผนไว้ และจัดเตรียมสถานการณ์สมมติแบบ what-if สำหรับผู้จัดการโครงการ
• การรายงานและการสื่อสาร: การสร้างกราฟ รายงาน และแผนภูมิของข้อมูลที่รวบรวมและวิเคราะห์ซึ่งสามารถแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีม
• การบูรณาการและความง่ายในการใช้งาน: PMIS บางส่วนจะเข้าถึงข้อมูลจากโครงการต่างๆ สำหรับการวิเคราะห์หลายโครงการ ผสานรวมกับระบบอื่นๆ เช่น บัญชีเงินเดือน สินค้าคงคลัง ฯลฯ ยิ่ง PMIS ใช้งานได้ง่ายขึ้น เวลาและเงินที่ใช้ในการฝึกอบรมก็น้อยลง

PMIS ทำงานอย่างไรตลอดวงจรชีวิตโครงการ

PMIS มีหน้าที่แตกต่างกันไปตามระยะของโครงการ ในระดับพื้นฐาน PMIS ควรเสนอความเป็นไปได้ในการติดตามขอบเขตโครงการ เวลา และต้นทุนของคุณ PMIS ที่มีประสิทธิภาพควรรวมคุณสมบัติซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่หลากหลายที่คุณสามารถใช้ได้ตลอดวงจรชีวิตโครงการของคุณ

ProjectManager มีการจัดการทรัพยากรขั้นสูง การติดตามเวลา การจัดการงาน และคุณสมบัติการจัดการโครงการที่คุณต้องการจาก PMIS รวมถึงคุณสมบัติการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ แดชบอร์ด การรายงาน และอื่นๆ ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถใช้ PMIS ขั้นสูงเพื่อจัดการวงจรชีวิตโครงการของคุณ

การเริ่มต้นโครงการ

ในระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้น ผู้จัดการโครงการจะใช้ PMIS เพื่อสร้างงบประมาณเบื้องต้น ซึ่งรวมถึงการประเมินต้นทุนและทรัพยากร PMIS ที่ใช้ร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ สามารถช่วยจัดกำหนดการโครงการได้ ในแง่ของการอนุมัติ PMIS ช่วยในการกำหนดขอบเขตของงาน ช่วยในการเตรียมการเสนอราคา และสามารถนำมาใช้เมื่อนำเสนอข้อมูลแก่ผู้มีอำนาจตัดสินใจ

การวางแผนโครงการ

เมื่อวางแผนโครงการ PMIS จะช่วยในการจัดกำหนดการรายละเอียดรวมถึงงานและการวิเคราะห์เส้นทางที่สำคัญ รองรับการวางแผนการจัดการต้นทุน รวมถึงการวิเคราะห์ WBS และการรวมกระบวนการควบคุม PMIS ยังพิสูจน์ได้ว่าเป็นประโยชน์ต่อผู้จัดการโครงการเมื่อวางแผนทรัพยากรในแง่ของความพร้อมใช้งานและระดับ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยสร้างพื้นฐานสำหรับขอบเขตโครงการ กำหนดการ และต้นทุน

การดำเนินโครงการ

เมื่อโครงการได้รับการดำเนินการ PMIS จะรวบรวม จัดระเบียบ และจัดเก็บข้อมูลตามที่มาจากทีมงานโครงการ ข้อมูลนี้สามารถเปรียบเทียบกับการคาดการณ์พื้นฐานได้ PMIS ช่วยในการคาดการณ์ต้นทุนและกำหนดตารางเวลาเพื่อพิจารณาว่าจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงในช่วงกลางของโครงการหรือไม่ การจัดการวัสดุ การรวบรวมต้นทุน การวัดประสิทธิภาพ และแน่นอนว่า การรายงานล้วนได้รับการสนับสนุนโดย PMIS

การตรวจสอบและควบคุมโครงการ

PMIS ควรมีฟีเจอร์การจัดการต้นทุน การจัดการทรัพยากร การจัดการงาน และการติดตามเวลาทั้งหมดที่คุณต้องการ เพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินโครงการเป็นไปตามที่วางแผนไว้ และไม่มีผลกับกำหนดการหรืองบประมาณโครงการของคุณ ในกรณีที่ปัญหาส่งผลกระทบต่อแผนโครงการของคุณ คุณสามารถใช้ PMIS เพื่อค้นหาข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อลดความเสี่ยงนั้นและปรับแผนโครงการของคุณ

ปิดโครงการ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อปิดโครงการ PMIS ช่วยได้มาก ช่วยทบทวนข้อกำหนดเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ทั้งหมด นอกจากนี้ยังจัดระเบียบข้อมูลที่รวบรวมได้ตลอดโครงการสำหรับการตรวจสอบประสิทธิภาพ การวิเคราะห์ประสิทธิภาพ รายงานขั้นสุดท้าย และเก็บถาวรของข้อมูลในอดีตสำหรับโครงการในอนาคต

ข้อดีของการใช้ PMIS ออนไลน์

แม้ว่าจะมีระบบข้อมูลการจัดการโครงการแบบแมนนวล แต่ประโยชน์ของการใช้ระบบออนไลน์หรือระบบคลาวด์นั้นมีมากมาย ด้วยระบบข้อมูลออนไลน์ รองรับความเร็ว ความจุ ประสิทธิภาพ เศรษฐกิจ ความแม่นยำ และความสามารถในการจัดการโครงการที่ซับซ้อน จากประโยชน์ทั้งหมดเหล่านี้ ความเร็วมีประโยชน์มากที่สุด

ที่เกี่ยวข้อง: 20 เทมเพลตการจัดการโครงการฟรีสำหรับ Excel

เมื่อรวบรวมข้อมูลแล้ว ก็สามารถปรับเปลี่ยนเพื่อสะท้อนผลลัพธ์ที่ผู้จัดการโครงการต้องการด้วยความเร็วและความแม่นยำที่ยอดเยี่ยม โปรแกรมด้วยตนเองจะไม่มีวันตรงกันและไม่สามารถสร้างและแก้ไขแผน กำหนดการ หรืองบประมาณได้อย่างรวดเร็ว สิ่งที่เคยใช้เวลาหลายวันหรือนานกว่านั้นก็เสร็จสิ้นภายในไม่กี่วินาที

ผู้จัดการโครงการและองค์กรสามารถจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากด้วย PMIS ข้อมูลดังกล่าวยังเข้าถึง จัดลำดับความสำคัญ และสรุปตามความจำเป็นได้อย่างง่ายดาย และแตกต่างจากระบบแบบแมนนวลซึ่งมีขนาดใหญ่และต้องการบุคลากรสนับสนุนจำนวนมาก PMIS ออนไลน์ต้องการการสนับสนุนและพื้นที่น้อยกว่ามาก

ด้วยปัจจัยเหล่านี้จึงมีต้นทุนและผลประโยชน์ ความได้เปรียบด้านต้นทุนของดิจิทัลเหนือ PMIS แบบแมนนวลนั้นมักจะมีนัยสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาถึงการจัดเก็บและการประมวลผล และหากอินพุตถูกต้อง โอกาสของข้อผิดพลาดจะลดลงอย่างมากด้วย PMIS บนคลาวด์

ลองใช้ ProjectManager เป็น PMIS ของคุณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีคุณสมบัติในการสร้าง PMIS ที่ยอดเยี่ยม

แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ให้มุมมองที่ทันสมัยของตัวชี้วัดโครงการ ตัวเลขย่อสำหรับคุณ และสร้างแผนภูมิและกราฟที่ชัดเจนและอ่านง่าย ซึ่งสามารถพิมพ์ออกมาเพื่อนำเสนอหรือแชร์แบบดิจิทัล นอกจากนี้ยังสามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการแสดงต่อทีมหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

พื้นที่จัดเก็บไฟล์โปรเจ็กต์ไม่จำกัด

เนื่องจากซอฟต์แวร์ทำงานบนคลาวด์ จึงมีที่เก็บไฟล์จำนวนมากเพื่อเก็บถาวรเอกสาร รูปภาพ และไฟล์อื่นๆ ของคุณ ทั้งหมดนี้รวมอยู่ในที่เดียว ซึ่งช่วยให้ปลอดภัย จัดระเบียบ และเข้าถึงได้เมื่อคุณต้องการ

การจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพ

การสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมจะได้รับการบันทึกไว้เช่นกัน แต่จะไม่อยู่ในอีเมลหรือหายไปในการเล่าเรื่องด้วยข้อความยาวๆ ซึ่งทั้งสองอย่างนี้สามารถเสียเวลาอันมีค่าในการค้นหาข้อมูลที่ถูกต้อง แต่ด้วย ProjectManager การสนทนาเหล่านั้นจะถูกจัดระเบียบที่ระดับงานโดยใช้เครื่องมือการจัดการงานของเรา รวมถึงการแนบเอกสารที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าจะหาได้จากที่ใด

PMIS มีความสำคัญต่อการจัดการข้อมูลจำนวนมหาศาลที่รุมล้อมทุกโครงการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่มีฟีเจอร์ที่ผู้จัดการโครงการต้องการเพื่อรวบรวม จัดระเบียบ วิเคราะห์ และเก็บถาวรข้อมูลทั้งหมดนั้น ใช้งานง่ายและทั้งทีมสามารถทำงานร่วมกันได้ คุณกำลังรออะไรอยู่? ลองใช้ ProjectManager ฟรีด้วยการทดลองใช้ 30 วันนี้