การจ้างผู้ช่วยเสมือนเป็นหนึ่งในการตัดสินใจที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นในการจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณเข้าถึงผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ซึ่งรู้วิธีจัดการกับงานทุกประเภท

แต่ด้วยตัวเลือกมากมายที่มีอยู่ คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าบริษัทใดจะเหมาะกับความต้องการของคุณ โพสต์บล็อกนี้มีคำแนะนำและเคล็ดลับที่จะช่วยคุณค้นหา VA ที่สมบูรณ์แบบ!

ผู้ช่วยเสมือนคืออะไร?

ผู้ช่วยเสมือนคือบุคคลที่ทำงานให้กับคุณจากระยะไกล ซึ่งมักจะใช้อีเมล ซูม และเครื่องมือออนไลน์อื่นๆ

การจ้างผู้ช่วยเสมือนจะทำให้คุณมีเวลาว่างมากขึ้นที่เคยใช้กับงานทางธุรกิจเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ส่วนที่สำคัญที่สุดของธุรกิจของคุณได้

หากคุณต้องการค้นหาผู้ช่วยเสมือน คุณสามารถโพสต์โฆษณาบน Upwork, Fiverr, Freelancer.com และกระดานงานอื่นๆ

คุณสามารถเอาท์ซอร์สอะไรได้บ้าง?

สิ่งสำคัญคือต้องนึกถึงงานที่คุณกำลังจ้างภายนอกเมื่อจ้างผู้ช่วยเสมือน

หากคุณทำงานกับบริษัท VA หลายแห่ง ยิ่งรายละเอียดงานของคุณเจาะจงมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งดีเท่านั้น ช่วยให้คุณค้นหาผู้สมัครในอุดมคติได้

ต่อไปนี้คืองานทั่วไปบางส่วนที่จ้างผู้ช่วยเสมือนสำหรับ:

นอกจากนี้ VA สามารถช่วยคุณเกี่ยวกับโซเชียลมีเดีย เช่น การแชร์โพสต์บนแพลตฟอร์มต่างๆ และการทำวิจัยสำหรับแคมเปญใหม่

VA สามารถช่วยบริการลูกค้าของคุณได้ ซึ่งอาจรวมถึงการตอบกลับอีเมลหรือข้อความแชทสดเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องทำ

VAs สามารถช่วยทำการวิจัยตลาดโดยดูข้อมูลในสเปรดชีตหรือเขียนรายงานในหัวข้อ

สิ่งที่ต้องมองหาในผู้ช่วยเสมือนที่เหมาะสม?

เมื่อจ้างบริษัทหรือบุคคลธรรมดา มีบางสิ่งที่คุณควรมองหาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับ VA ที่ดีที่สุด:

บริษัท vs. บุคคล

มีประโยชน์มากมายในการใช้บุคคลแทนบริษัท ตัวอย่างเช่น บุคคลมักจะมีความพร้อมมากขึ้นเพื่อรองรับความต้องการของคุณ และสามารถให้คุณภาพในระดับที่สูงขึ้นได้ เนื่องจากคุณจ้างพวกเขาสำหรับโครงการเฉพาะเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม นี่อาจไม่ใช่เส้นทางที่ดีที่สุด หากคุณต้องการใครสักคนที่จะอุทิศเวลาให้สม่ำเสมอ

เมื่อจ้างบุคคล สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่าพวกเขาจะสื่อสารกับคุณอย่างไร ตัวอย่างเช่น คุณจะต้องแน่ใจว่าบุคคลนั้นเข้าใจภาษาอังกฤษเนื่องจากเป็นภาษาธุรกิจสากล และพวกเขามีชั้นการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมในบัญชีของตน (เช่น การตรวจสอบสิทธิ์แบบ 2 ปัจจัย) ในกรณีที่มีการแฮ็กหรือขโมย

การจัดตารางเวลาที่ยืดหยุ่น

สิ่งสำคัญคือต้องสามารถสื่อสารกับผู้ช่วยเสมือนของคุณได้ โดยปกติจะทำผ่านสำนักงานเสมือน เช่น Zoom หรือ Skype และจะช่วยให้คุณสามารถแชร์ไฟล์และโต้ตอบกันได้ตามต้องการ

เมื่อจ้างบริษัท ข้อดีอย่างหนึ่งก็คือพวกเขาจะมีความยืดหยุ่นในการจัดกำหนดการมากกว่าที่บุคคลทั่วไปอาจมี

ดังนั้น หากคุณต้องการใครสักคนที่สามารถทำงานเฉพาะโครงการได้เป็นประจำ นี่อาจเป็นเส้นทางที่ดีที่สุด

โครงการรายชั่วโมงเทียบกับราคาคงที่

บางบริษัทจะเสนอบางโครงการโดยมีค่าธรรมเนียมรายชั่วโมง ในขณะที่บางบริษัทจะเสนอราคาคงที่

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการใครสักคนที่สามารถทำงานป้อนข้อมูลใน Excel ให้เสร็จสิ้นได้เป็นประจำ คุณมักจะต้องเสียค่าธรรมเนียมเป็นรายชั่วโมง

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการใครสักคนที่สามารถดำเนินการวิจัยตลาดสำหรับโครงการหนึ่งๆ ได้ อาจเป็นการดีที่สุดที่จะจ่ายค่าธรรมเนียมแบบเหมาจ่าย เพราะจะทำได้ในครั้งเดียว

คุณภาพของงานกับราคา

แน่นอน เมื่อจ้างบุคคลหรือบริษัท คุณจะต้องพิจารณาราคาของพวกเขา

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าค่าใช้จ่ายอาจดูเหมือนเป็นปัจจัยหลักในการจ้างผู้ช่วยเสมือน คุณควรพิจารณาถึงคุณภาพงานของพวกเขาด้วย

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่างานที่มีคุณภาพต่ำอาจทำให้มีต้นทุนเพิ่มขึ้น เนื่องจากจะต้องมีการติดตามผลหรือการแก้ไขเพิ่มเติมที่อาจเกินสิ่งที่คุณจ่ายไป

เคล็ดลับในการทำงานกับผู้ช่วยเสมือน

เมื่อคุณได้กำหนดแล้วว่าคุณจำเป็นต้องจ้างผู้ช่วยเสมือน ต่อไป นี้คือเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับวิธีการทำงานให้ดีที่สุดกับพวกเขา:

สร้างรายการงานและกำหนดเวลางานอย่างเหมาะสม

เมื่อทำงานกับใครบางคนที่อยู่ในประเทศอื่น อาจมีความแตกต่างของเวลาหลายชั่วโมง ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะตั้งค่ารายการงานที่คุณส่งในช่วงเวลาที่กำหนดของวัน

นอกจากนี้ การเสนอเป้าหมายรายวันหรือรายสัปดาห์เกี่ยวกับจำนวนชั่วโมงที่พวกเขาควรอุทิศเพื่อทำงานให้เสร็จอาจช่วยได้

เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนทราบภาระงานในแต่ละวันและสิ่งที่คาดหวังในบางสัปดาห์

สื่อสารบ่อยๆ

สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณสื่อสารกับผู้ช่วยเสมือนของคุณเป็นประจำเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องทำและวิธีที่ควรดำเนินการให้เสร็จสิ้น สิ่งนี้จะช่วยให้ VA มีคุณภาพที่สูงขึ้นเนื่องจากพวกเขาจะรู้ว่าคุณคาดหวังอะไรจากพวกเขาอย่างแน่นอน

ใช้ระบบการจัดการงาน

เนื่องจากคุณจะต้องส่งรายการงานที่ต้องทำให้เสร็จ จึงควรใช้ระบบการจัดการงานเพื่อที่คุณจะได้ติดตามว่าต้องทำอะไรและเสร็จเมื่อใด

ตัวอย่างเช่น ผู้ช่วยเสมือนมักจะใช้เครื่องมือเช่น Trello เพื่อจัดการงาน — และสิ่งนี้จะทำให้คุณเห็นภาพรวมของทุกสิ่งที่กำลังทำอยู่

สร้างความรับผิดชอบด้วยเหตุการณ์สำคัญ

นอกจากการตั้งค่าระบบการจัดการงานแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องใช้เหตุการณ์สำคัญเมื่อทำงานกับผู้ช่วยเสมือน เหตุการณ์สำคัญคือเป้าหมายที่ตั้งไว้ซึ่งจำเป็นต้องบรรลุในบางสัปดาห์หรือหลายเดือนเมื่อทำงานกับเวอร์จิเนีย

สิ่งนี้ไม่เพียงแต่มอบความรับผิดชอบให้กับคุณเท่านั้น แต่ยังเปิดโอกาสให้ผู้ช่วยเสมือนได้เห็นความคืบหน้าของพวกเขา และสามารถกระตุ้นให้พวกเขาก้าวไปข้างหน้า

ให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลง

เป็นการดีที่สุดที่จะแจ้งให้ผู้ช่วยเสมือนของคุณทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาหรืองานที่ต้องทำ นี่เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีความเข้าใจผิดเกี่ยวกับปริมาณงานหรือกำหนดการ

ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ คุณอาจต้องการให้ผู้ช่วยเสมือนของคุณอยู่ในวงจร หากคุณกำลังเดินทางหรือลาพักร้อน วิธีนี้จะช่วยให้พวกเขาวางแผนได้อย่างเหมาะสม เนื่องจากพวกเขาจะรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับโครงการของพวกเขา

การรักษาความสัมพันธ์กับผู้ช่วยเสมือน

สุดท้ายนี้ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าความสัมพันธ์ในธุรกิจสร้างขึ้นจากการสื่อสารและความไว้วางใจ ดังนั้น เพื่อช่วยให้แน่ใจว่ามีความสัมพันธ์ที่ยาวนานกับผู้ช่วยเสมือนของคุณ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า:

• คุณกำลังดำเนินการตามกำหนดเวลา
• คุณกำลังให้การอัปเดตเป็นประจำ
• คุณเป็นคนซื่อสัตย์เกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ

ด้วยการรักษาความสัมพันธ์เหล่านี้ คุณจะไม่เพียงแต่สามารถเข้าถึงผู้มีความสามารถที่ยอดเยี่ยมซึ่งสามารถทำงานได้ดีที่สุดสำหรับคุณ แต่คุณยังสามารถพึ่งพาพวกเขาได้มากขึ้นด้วย — ทำให้ผู้ช่วยเสมือนเป็นโซลูชั่นที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ ต้องทำงานต่าง ๆ ให้เสร็จในคราวเดียว

ผู้ช่วยเสมือนกับนักแปลอิสระ

ต่อไป มาดูความแตกต่างระหว่างฟรีแลนซ์และผู้ช่วยเสมือน:

นักแปลอิสระสามารถให้ความยืดหยุ่นและทักษะเฉพาะทางมากกว่าผู้ช่วยเสมือน ตัวอย่างเช่น นักแปลอิสระอาจเสนอการสื่อสารที่ดีกว่าหรือมีงานคุณภาพสูงกว่าผู้ช่วยเสมือน

เนื่องจากพวกเขามีประสบการณ์การทำงานอย่างอิสระกับลูกค้าหรือเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาของตนเนื่องจากการศึกษาและการปฏิบัติมาหลายปี เป็นผลให้คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ยาวนานกับนักแปลอิสระมากกว่าที่คุณทำกับเวอร์จิเนีย

นักแปลอิสระมีราคาแพงกว่าผู้ช่วยเสมือนและอาจต้องใช้เวลามากขึ้นในการสร้างงานให้กับคุณ ในกรณีส่วนใหญ่ วิธีที่ดีที่สุดคือจ้างผู้ช่วยเสมือนถ้าคุณต้องการความช่วยเหลือในการทำงานด้านธุรการ — และจ้างฟรีแลนซ์หากคุณต้องการผู้เชี่ยวชาญในสาขาของคุณหรือศิลปิน

ฟรีแลนซ์มักจะประกอบอาชีพอิสระ — และนี่ไม่ใช่กรณีที่มีผู้ช่วยเสมือน นอกจากนี้ ฟรีแลนซ์หลายคนทำงานจากบ้านหรือร้านกาแฟ และพวกเขาอาจไม่สามารถนำเสนอความเป็นมืออาชีพหรือความพร้อมในระดับสูงเมื่อพูดถึงการสื่อสาร

ผู้ช่วยเสมือนมักจะพร้อมเสมอสำหรับคำถาม และพวกเขาทำงานจากสำนักงานหรือที่บ้าน ผู้ช่วยเสมือนหลายคนกำหนดเวลาที่จะพูดคุยกับลูกค้าและพนักงานคนอื่นๆ ได้ นั่นคือเหตุผลที่หลายคนเริ่มทำงานตั้งแต่เช้าตรู่

ผู้ช่วยเสมือนเสนอความยืดหยุ่น

ในกรณีส่วนใหญ่ การจัดการงานจะง่ายกว่ามากเมื่อคุณมีผู้ช่วยเสมือนพร้อมใช้ เนื่องจากพวกเขาสามารถให้บริการคุณตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ซึ่งหมายความว่าคุณจะสามารถติดต่อพวกเขาได้ตลอดเวลาและสอบถามเกี่ยวกับงานหรืองานที่มอบหมาย

สมมติว่าผู้ช่วยเสมือนของคุณเคยทำงานให้คุณมาก่อน ในกรณีดังกล่าว คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์เพิ่มเติมได้ ซึ่งจะทำให้การสื่อสารง่ายยิ่งขึ้นหาก VA ของคุณทราบความต้องการของคุณและมีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังมองหา

ในท้ายที่สุด ผู้ช่วยเสมือนเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการประหยัดเวลา เนื่องจากพวกเขาสามารถดูแลงานประจำที่พนักงานอาจจำเป็นต้องทำให้เสร็จ

ซึ่งหมายความว่าคุณมีเวลามากขึ้นที่จะมุ่งเน้นไปที่การเติบโตทางธุรกิจของคุณในขณะที่ผู้ช่วยเสมือนของคุณจัดการกับความรับผิดชอบในชีวิตประจำวันที่จำเป็นเพื่อให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไป

คำถามที่พบบ่อย

ผู้ช่วยเสมือนคิดค่าบริการเดือนละเท่าไหร่?

จำนวนเงินที่คุณจ่ายสำหรับ VA ขึ้นอยู่กับงานที่ต้องทำ เนื่องจากพวกเขาให้บริการตามความจำเป็น อัตรามักจะกำหนดโดยจำนวนชั่วโมงที่จำเป็นในการทำงานหรือโครงการให้เสร็จสิ้น

คุณยังสามารถเลือกจ้างผู้ช่วยตามอัตราที่แน่นอนต่อชั่วโมงหรือข้อเสนอแพ็คเกจ ซึ่งอาจเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการความช่วยเหลือสำหรับงานหลายๆ อย่างเป็นประจำ

มีความต้องการผู้ช่วยเสมือนสูงหรือไม่?

VAs กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเนื่องจากธุรกิจขนาดเล็กและผู้ประกอบการตระหนักถึงประโยชน์ของการจ้างความช่วยเหลือ อาจเป็นเพราะพวกเขามักจะทำงานกับลูกค้าได้ตลอดเวลา ซึ่งหมายความว่าผู้ช่วยเสมือนสามารถดูแลงานเมื่อคุณไม่ว่างหรือต้องการให้งานเสร็จสิ้นในช่วงนอกเวลาทำการ

นอกจากนี้ยังเป็นไปได้สำหรับผู้ประกอบการและเจ้าของบริษัทที่จะจ้าง VA ที่มีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมเดียวกันกับพวกเขา ซึ่งหมายความว่าผู้ช่วยเสมือนของคุณจะเชี่ยวชาญในสิ่งที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

อาชีพประเภทใดที่สามารถจ้างผู้ช่วยเสมือนได้?

โดยทั่วไปแล้วผู้ช่วยเสมือนจะได้รับการว่าจ้างให้ดูแลงานธุรการ เช่น การจัดการโซเชียลมีเดีย การจัดการอีเมล การเตรียมการเดินทาง และการจัดการโครงการ

อย่างไรก็ตาม เจ้าของบริษัทมักจะจ้างผู้ช่วยเสมือนที่มีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมเดียวกัน ดังนั้นคุณจึงสามารถหาคนที่มีความรู้เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับช่องของคุณที่สามารถช่วยส่งเสริมธุรกิจหรือบรรลุเป้าหมายของคุณได้

ผู้ช่วยเสมือนเป็นผู้รับเหมาหรือไม่?

ผู้ช่วยเสมือนไม่ใช่ผู้รับเหมาเสมอไป บางคนเป็นฟรีแลนซ์ — แต่ VA หลายแห่งกำหนดเวลาทำงานและได้รับเงินค่าบริการทุกเดือน

นอกจากนี้ยังสามารถจ้าง VAs เป็นพนักงานได้อีกด้วย สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการความช่วยเหลือในงานหลายๆ อย่างเป็นประจำ เนื่องจากคุณสามารถจัดเตรียมความช่วยเหลือแบบเต็มเวลาหรือเงินเดือนตามจำนวนชั่วโมงที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสิ้น

ความคิดสุดท้าย

ธุรกิจของคุณอาจกำลังเติบโต และคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเพื่อให้ทันกับทุกสิ่ง

คุณกำลังพิจารณาที่จะจ้างผู้ช่วยเสมือนเป็นครั้งแรก แต่คุณจะเริ่มจากตรงไหน? เราได้รวบรวมคู่มือนี้ที่สรุปว่า VA คืออะไรและจะหาผู้ที่จะตอบสนองความต้องการของคุณได้ดีที่สุดได้อย่างไร

เมื่อต้องเลือกระหว่างบุคคลหรือบริษัท ให้พิจารณาว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำประเภทใด

หากคุณมีงานธุรการ เช่น การป้อนข้อมูลหรือการจัดกำหนดการการประชุม ให้จ้างบุคคลอื่นด้วยตนเอง ถ้าพวกเขาต้องการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือทักษะระดับสูง (เช่น การออกแบบกราฟิก) ให้ไปบริษัทแทน

อย่าลืมคำนึงถึงต้นทุนก่อนตัดสินใจด้วย!