คู่มือฉบับย่อเกี่ยวกับการ์ด Kanban

การ์ด Kanban เป็นเครื่องมือจัดการโครงการอเนกประสงค์ เป็นส่วนหนึ่งของวิธีคัมบัง ซึ่งเป็นระบบที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังที่ประกอบด้วยบอร์ดคัมบัง การ์ดคัมบัง และหลักการจัดการ

วิธีคัมบังสามารถใช้เพื่อจัดการโครงการ กระบวนการทางธุรกิจ และสินค้าคงคลัง และอื่นๆ เปิดตัวครั้งแรกโดย Taiichi Ohno บนพื้นโรงงาน Toyota เป็นวิธีการผลิตแบบทันท่วงทีซึ่งส่งมอบเฉพาะวัสดุที่จำเป็นในเวลาที่พวกเขาต้องการ

ตั้งแต่นั้นมา ระบบคัมบังก็ถูกนำมาใช้ในหลายอุตสาหกรรม ทีมงานได้ตอบสนองต่อรูปแบบภาพของซอฟต์แวร์คัมบังซึ่งเป็นวิธีง่ายๆ ในการจำกัดงานที่กำลังดำเนินการและมุ่งเน้นที่งานที่ทำอยู่ ผู้จัดการโครงการชอบความโปร่งใสในเวิร์กโฟลว์โครงการที่ Kanban นำเสนอ

แต่ก่อนที่เราจะเจาะลึกลงไปในการ์ดคัมบังและซอฟต์แวร์คัมบัง เรามาทำความเข้าใจกันก่อนว่าบอร์ดคัมบังคืออะไรและทำงานอย่างไร

คณะกรรมการ Kanban คืออะไร?

บอร์ดคัมบังเป็นเครื่องมือภาพที่ใช้ในการจัดการงานที่กำลังดำเนินการอยู่ กระดาน Kanban ทำจากการ์ด Kanban คอลัมน์และช่องว่ายน้ำ การ์ดคัมบังแสดงถึงงานหรือที่เรียกว่ารายการงาน คอลัมน์คัมบังระบุขั้นตอนของความสำเร็จของงานเหล่านั้น และโดยทั่วไปจะวัดความคืบหน้าจากซ้ายไปขวา เลนว่ายน้ำเป็นเส้นแนวนอนที่จำกัดงานหรืองานประเภทต่างๆ

บัตร Kanban คืออะไร?

การ์ดคัมบังเป็นองค์ประกอบภาพที่แสดงถึงงานหรือรายการงานในคอลัมน์บอร์ดคัมบัง ขณะที่สมาชิกในทีมทำงาน พวกเขาจะย้ายการ์ดคัมบังไปตามคอลัมน์คัมบัง ทีมสามารถสร้างการ์ดคัมบังทางกายภาพของตนเองด้วยบันทึกย่อช่วยเตือน แต่ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่ใช้การ์ดคัมบังดิจิทัล

การ์ดคัมบังดิจิทัลของ ProjectManager ช่วยให้คุณมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม ติดตามความคืบหน้า และจัดการปริมาณงานแบบเรียลไทม์ มุมมองบอร์ดคัมบังของเราใช้งานง่ายสำหรับทั้งผู้จัดการและสมาชิกในทีม และสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการขององค์กรของคุณได้อย่างง่ายดาย เริ่มต้นใช้งานฟรี

วัตถุประสงค์ของการ์ดคัมบัง

ในความหมายพื้นฐานที่สุด การ์ดคัมบังจะช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถดูงานที่มอบหมายให้พวกเขาในคอลัมน์สิ่งที่ต้องทำ แล้วจัดการงานของพวกเขาเมื่อพวกเขาทำงานเสร็จ แต่นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้น เมื่อคุณกำลังตัดสินใจว่าซอฟต์แวร์คัมบังตัวใดดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ คุณต้องแน่ใจว่าซอฟต์แวร์อนุญาตให้คุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้

ติดตามเวลานำและวันครบกำหนด

วัตถุประสงค์หลักประการหนึ่งของการ์ดคัมบังคือการวัดเวลารอคอยสินค้า นั่นคือเวลาที่รายการงานจะเสร็จสมบูรณ์ตั้งแต่ต้นจนจบ คอลัมน์บนกระดานคัมบังของคุณควรครอบคลุมระยะเวลารอคอยของรายการงานทั้งหมด และการ์ดคัมบังช่วยให้ผู้จัดการได้รับข้อมูลเชิงลึกมากขึ้นในแต่ละขั้นตอนของการเสร็จสิ้นและวันที่ครบกำหนดสำหรับสิ่งที่ส่งมอบและงานย่อย

ปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีม

การ์ด Kanban มีข้อมูลสำคัญที่ช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าใจว่าทุกคนกำลังทำอะไรอยู่ นอกจากนี้ การ์ดคัมบังดิจิทัลยังช่วยให้ผู้จัดการสามารถมอบหมายงาน แสดงความคิดเห็นและแชร์ไฟล์ได้ คุณลักษณะเหล่านี้และคุณลักษณะอื่นๆ ช่วยสร้างบรรยากาศการทำงานร่วมกันกับทีม

จำกัดงานที่กำลังดำเนินการ

ขีดจำกัดของงานระหว่างทำหรือขีดจำกัด WIP เป็นส่วนสำคัญของระบบคัมบัง แม้ว่าคำว่า “ขีดจำกัด WIP” อาจฟังดูซับซ้อน แต่ก็หมายความว่าคุณสามารถจำกัดงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการของทีมของคุณโดยกำหนดจำนวนสูงสุดของการ์ดคัมบังที่สามารถอยู่บนคอลัมน์ได้พร้อมกัน

ตัวอย่างเช่น การตั้งค่าขีดจำกัด WIP ของการ์ดคัมบังสองใบในคอลัมน์ที่กำหนดจะรับประกันว่าทีมจะเน้นเฉพาะงานสองงานนั้นก่อนที่จะย้ายไปยังรายการงานถัดไป ซึ่งจะเพิ่มประสิทธิภาพของทีมและช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด

นี่เป็นเพียงบางส่วนที่คุณสามารถทำได้ด้วย ProjectManager บอร์ดคัมบังของเรามีคุณสมบัติการจัดการโครงการขั้นสูงที่สามารถใช้กับมุมมองโครงการอื่นๆ เช่น แผนภูมิแกนต์ รายการงาน และปฏิทินโครงการ มุมมองคัมบังของเราช่วยให้คุณปรับแต่งบอร์ด คอลัมน์ และการ์ดให้เหมาะสมกับความต้องการของทีมของคุณ

เทมเพลตการ์ด Kanban

เรามีเทมเพลตการจัดการโครงการหลายสิบแบบสำหรับอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การก่อสร้าง การตลาด การผลิต และการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ต่อไปนี้คือตัวอย่างสามตัวอย่างที่แสดงให้เห็นว่าการ์ดคัมบังสามารถช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการของคุณได้อย่างไร

• เทมเพลตแคมเปญการตลาด
• เทมเพลต Agile Sprint
• เทมเพลตการเปิดตัวผลิตภัณฑ์

5 เคล็ดลับการ์ด Kanban

บัตรคัมบังเป็นงาน แต่เป็นวิธีติดตามความคืบหน้าในขณะที่ย้ายจากคอลัมน์หนึ่งไปยังคอลัมน์ถัดไปในเวิร์กโฟลว์ สิ่งนี้ทำให้การผลิตงานนั้นมีความโปร่งใสมากขึ้น เพื่อควบคุมกระบวนการนี้ให้เชี่ยวชาญ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ 5 ข้อในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากการ์ดคัมบังของคุณ

1. ข้อมูลสำคัญ

การ์ดคัมบังควรกรอกข้อมูลสำคัญที่จำเป็นเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งรวมถึงใครในทีมที่รับผิดชอบงาน งานนั้นอยู่ในคำอธิบายสั้น ๆ เมื่อครบกำหนดและมีการขึ้นต่อกันที่เชื่อมโยงกับงานหรือไม่ เอกสารและรูปภาพประกอบจะแนบมากับการ์ดเพื่อทิศทางและความคมชัดที่มากขึ้น

2. ทำให้มันง่าย

จุดประสงค์ของการ์ดคัมบังคือการจดจ่อกับสิ่งที่ต้องทำในตอนนี้ เมื่อคุณเริ่มใช้การ์ดคัมบัง ให้เริ่มง่ายๆ คุณสามารถเพิ่มในภายหลังได้เสมอ การ์ดคัมบังจะต้องผ่านการทำซ้ำสามแบบ: การทำ การทำ และ เสร็จสิ้น แน่นอน มันสามารถทำอะไรได้มากกว่านั้น แต่ในตอนแรก ทางที่ดีที่สุดคือยึดเอาพื้นฐาน เมื่อคุณรู้สึกสบายใจ ให้ขยายสิ่งที่คัมบังทำ

3. กำหนดนโยบาย

ก่อนเริ่มใช้การ์ดคัมบัง ให้ตั้งค่านโยบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการ หากทุกคนในทีมเข้าใจว่าการ์ดคัมบังทำอะไร กระบวนการก็จะประสบความสำเร็จมากขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อใดที่การ์ดสามารถทำงานได้ อะไรที่สามารถย้ายจากคอลัมน์หนึ่งไปอีกคอลัมน์หนึ่ง ฯลฯ นี่เป็นขอบเขตที่สำคัญในการตั้งค่าเพื่อให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวของคุณราบรื่น

4. ลูปคำติชม

การ์ดคัมบังไม่ได้เขียนด้วยหิน เมื่อโครงการเปลี่ยนไป การ์ดและบอร์ดคัมบังก็ควรเช่นกัน มีช่องว่างสำหรับการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณเสมอ และคัมบังพร้อมตอบสนอง ใช้เวลาสักครู่เป็นประจำเพื่อดูคัมบังของคุณและดูว่าสามารถปรับปรุงได้หรือไม่

5. อย่าเกะกะคอลัมน์การทำของคุณ

คุณไม่ต้องการให้คอขวดอุดตันกระบวนการทำงานของคุณ แนวคิดในการจำกัดคอลัมน์งานระหว่างทำ (WIP) จะทำให้คิวไม่ได้รับการ์ดคัมบังมากเกินไป และอาจเลิกทำการ์ดเหล่านั้นจำนวนมาก คุณไม่ต้องการให้การ์ดอยู่ในสถานะที่ยังไม่เสร็จหรือเริ่มทำงานหลายอย่างพร้อมกันเพื่อพยายามทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จเร็วเกินไป เพียงแค่ทำงานกับการ์ดลำดับความสำคัญ

การ์ด ProjectManager และ Kanban

นั่นคือพื้นฐาน แต่บอร์ด kanban ได้พัฒนาแบบทวีคูณเมื่อถูกพับเป็นเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ใหญ่ขึ้น ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่ใช้งานง่ายซึ่งจัดระเบียบโปรเจ็กต์ด้วยฟีเจอร์คัมบังแบบไดนามิกบางส่วนที่มีอยู่

ประสบการณ์ที่ปรับแต่งได้

กระดานคัมบังบางกระดานอาจเขียนด้วยหินเช่นกัน: บอร์ดนี้ไม่เปิดกว้างสำหรับวิธีการทำงานของคุณ ProjectManager มีคอลัมน์คัมบังที่ปรับแต่งได้ ดังนั้นคุณจึงสามารถตั้งชื่อคอลัมน์เหล่านั้นตามความเหมาะสมสำหรับโครงการของคุณได้ สร้างได้มากเท่าที่จำเป็นสำหรับโครงการ

ทีมต้องการคัมบังที่ใช้งานง่ายและยืดหยุ่น การ์ดสามารถลากและวางจากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่งเพื่ออัปเดตความคืบหน้าได้อย่างง่ายดาย แต่การ์ดเหล่านี้เป็นมากกว่างาน

การ์ดคัมบัง ProjectManager มีไดนามิกสูง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มรายการสิ่งที่ต้องทำลงในการ์ดที่กำหนดให้กับคุณและจัดการเวิร์กโฟลว์ของคุณเองได้ การ์ดแต่ละใบสามารถติดแท็กและจัดลำดับความสำคัญเพื่อให้จัดเรียงได้ง่าย นอกจากนี้ ผู้จัดการโครงการสามารถแนบเอกสารและรูปภาพที่เกี่ยวข้องได้มากเท่าที่จำเป็นลงในการ์ด

คุณสมบัติการทำงานร่วมกัน

เมื่อจัดรูปแบบและกำหนดการ์ดแล้ว คุณไม่ต้องการให้การ์ดอยู่ตรงนั้น ProjectManager มีการ์ดที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ง่าย

ทีมสามารถแสดงความคิดเห็น แท็กสมาชิกโครงการคนอื่นๆ และแนบไฟล์ได้ ทั้งหมดนี้แนบมากับงาน คุณจึงไม่ต้องเปลี่ยนผ่านอีเมลจำนวนมากเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ

ผู้จัดการมีลำดับความสำคัญที่แตกต่างกันเมื่อมอบหมายและติดตามโครงการ ด้วย ProjectManager คุณสามารถมอบหมายงานจากการ์ดคัมบังได้ สมาชิกในทีมจะได้รับแจ้งเมื่อได้รับมอบหมายเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

การดูโปรเจ็กต์หลายรายการเพื่อการควบคุมที่มากขึ้น

ไม่ใช่ทุกสิ่งที่คุณทำในโครงการสามารถพักบนกระดานคัมบังได้ นั่นเป็นสาเหตุที่ ProjectManager มีมุมมองโครงการหลายแบบ ทีมอาจชอบเวิร์กโฟลว์ภาพของมุมมองคัมบัง ในขณะที่ผู้จัดการอาจต้องการดูงานที่วางอยู่บนไทม์ไลน์บนแผนภูมิแกนต์ เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงการขึ้นต่อกัน นอกจากนี้ยังมีรายการงานและมุมมองปฏิทิน

การรายงานที่สามารถดำเนินการได้

การมีข้อมูลเพื่อติดตามโครงการเป็นสิ่งสำคัญ คุณไม่ต้องการเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์อื่นเพื่อดูว่าโครงการดำเนินไปอย่างไร ProjectManager มีทุกอย่างไว้ในที่เดียว รายงานแบบคลิกเดียวจะบอกคุณว่างานมีความคืบหน้าอย่างไร เนื่องจากการอัพเดตสถานะจะมีผลทันทีในซอฟต์แวร์ มันให้ข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อเลือกสิ่งที่ถูกต้อง

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการทราบว่าโครงการมีความคืบหน้าอย่างไร แต่พวกเขาไม่ต้องการให้คุณไปยุ่งกับพวกเขา ProjectManager มีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์สำหรับมุมมองระดับสูง รวมถึงความคืบหน้าของงาน เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอยู่ในวงจร

Kanban ไม่ได้มีไว้สำหรับผู้ผลิตเท่านั้น นอกจากนี้ยังเป็นเครื่องมือยอดนิยมสำหรับทีม scrum ที่ทำงานในสภาพแวดล้อมที่คล่องตัว ทีมการตลาด ทีม HR และทุกคนที่เกี่ยวข้องในการจัดการโครงการ ด้วยการ์ด Kanban โปรเจ็กต์ของคุณจะเป็นมือที่ชนะอย่างแน่นอน

ProjectManager มีเครื่องมือคัมบังที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้มองเห็นโครงการและช่วยให้ทีมมีอิสระในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น ซอฟต์แวร์ออนไลน์ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมได้รับข้อมูลที่ทันสมัยที่สุด ซึ่งหมายถึงการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลมากขึ้น คัมบังเป็นเพียงหนึ่งในสี่ของมุมมองโปรเจ็กต์ ซึ่งทั้งหมดถูกรวมเข้ากับซอฟต์แวร์อย่างสมบูรณ์ ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ลองใช้เครื่องมือคัมบังจาก ProjectManager วันนี้โดยทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้