10 ข้อผิดพลาดทางบัญชีที่ทุกธุรกิจควรหลีกเลี่ยง

การบัญชีคืออะไร?

การบัญชีหมายถึงการบันทึกธุรกรรมทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจอย่างเป็นระบบและครอบคลุม นอกจากนี้ยังหมายถึงกระบวนการสรุป วิเคราะห์ และรายงานธุรกรรมเหล่านี้

บัญชีให้ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจที่เหมาะสมเกี่ยวกับธุรกิจ สถานภาพทางการเงินทั้งหมดของบริษัทขึ้นอยู่กับวิธีการบัญชีที่นำมาใช้ ข้อผิดพลาดบางอย่างอาจมีขนาดเล็กและไม่ส่งผลกระทบ แต่มีข้อผิดพลาดหลายอย่างหากทำเสร็จแล้วอาจเสียค่าใช้จ่ายเล็กน้อยในระยะยาว

ความเสี่ยงเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจใดๆ ไม่ว่าจะระมัดระวังในการรายงานแค่ไหน ก็เปิดกว้างสำหรับข้อผิดพลาดเสมอ บางครั้งความผิดพลาดทางบัญชีบางอย่างที่ดูเหมือนจะเล็กน้อยอาจส่งผลกระทบอย่างใหญ่หลวงต่อสุขภาพ การเติบโต และอายุขัยของธุรกิจ ดังนั้นวิธีการบัญชีจึงต้องถูกต้องเพื่อให้มีธุรกิจที่ทำกำไรได้

ข้อผิดพลาดบางอย่างที่ต้องหลีกเลี่ยงในการบัญชีพื้นฐานที่ทำในแต่ละวันมีรายละเอียดด้านล่าง เราต้องเก็บสิ่งเหล่านี้ไว้ในรายการที่ไม่ควรทำ เพื่อสร้างผลกำไรที่คาดหวัง

ข้อผิดพลาดที่ 1: ไม่จ้างมืออาชีพที่เหมาะสมด้านภาษีและการบัญชีอื่นๆ
หลายครั้งที่มีความคิดผิดๆ ของเจ้าของธุรกิจว่าการทำบัญชีด้วยตัวเองดีกว่า นี้จะทำเป็นมาตรการประหยัดต้นทุน แต่บางครั้งสิ่งนี้อาจทำให้บุคคลต้องเสียเงินจำนวนมาก อาจมีข้อผิดพลาดในส่วนหน้าภาษีซึ่งเราไม่สามารถเรียกร้องการหักเงินทั้งหมดที่มีสิทธิ์ได้

ในทางกลับกัน การมีผู้เชี่ยวชาญเข้ามาช่วยสามารถช่วยในการปรับปรุงกฎหมายภาษีที่เปลี่ยนแปลงไปและมีข้อมูลทั้งหมดพร้อมสำหรับการวางแผนในอนาคต การเป็นมืออาชีพพวกเขาจะทำตามขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อจัดการกับสถานการณ์ทางการเงินที่แตกต่างกัน ดังนั้นการมีผู้เชี่ยวชาญจึงเป็นประโยชน์สำหรับการตรวจสอบการเงินเพิ่มเติม เนื่องจากความสำเร็จของธุรกิจขนาดเล็กขึ้นอยู่กับความถูกต้องและประสิทธิภาพในการรักษาการเงินของบริษัท

ข้อผิดพลาดที่ 2: ไม่บันทึกรายจ่ายที่เป็นเงินสดและไม่เก็บรายรับรายจ่าย
ติดตามบัตรเดบิต / บัตรเครดิตตลอดจนเช็คได้ค่อนข้างง่ายด้วยสิ่งอำนวยความสะดวกผ่านธนาคาร ด้วยเหตุนี้ ข้อมูลเหล่านี้จึงถูกบันทึกไว้เพื่อคำนวณกำไรเมื่อสิ้นปี
อย่างไรก็ตาม ค่าใช้จ่ายที่จ่ายด้วยเงินสดมักจะไม่ถูกบันทึกอย่างถูกต้อง ด้วยเหตุนี้รายได้จึงมักจะเกินจริงซึ่งเป็นการสูญเสียต่อผู้ประกอบการ ด้วยเหตุนี้ จึงจำเป็นต้องบันทึกค่าใช้จ่ายเงินสดทั้งหมดสำหรับการคำนวณไว้ตอนสิ้นปี

หลายครั้งที่คุณประสบปัญหาในการมีค่าใช้จ่ายในหนังสือแต่ไม่รู้ว่าค่าใช้จ่ายสำหรับ สิ่งนี้จะเกิดขึ้นเมื่อคุณไม่เก็บแท็บของใบเสร็จรับเงินค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั้งหมด ซึ่งนำไปสู่ค่าใช้จ่ายภาษีที่รายงานอย่างไม่ถูกต้อง หากคุณไม่เก็บใบเสร็จรับเงินจริง วิธีการขั้นสูงของเทคโนโลยีมีเทคนิคต่างๆ ในการรักษาสำเนาดิจิทัลซึ่งสามารถนับรวมสำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมดของปีได้

ข้อผิดพลาด 3: ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล

การบัญชีเป็นเรื่องของตัวเลข ในอดีต การป้อนข้อมูลทั้งหมดทำด้วยตนเอง ซึ่งทำให้มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม ทุกวันนี้ แม้ว่าจะมีซอฟต์แวร์หลายตัวให้ทำส่วนคู่มือ แต่ความเสี่ยงยังคงเท่าเดิม ระบบทั้งหมดมีการป้อนตัวเลขในระดับหนึ่งโดยการแทรกแซงของมนุษย์ ดังนั้น ข้อผิดพลาดใดๆ ในการต่อเลขหรือทศนิยมอาจมีผลกระทบเมื่อมีการยกข้อผิดพลาดในงบการเงินต่างๆ

ข้อผิดพลาด 4: ไม่ติดตามลูกหนี้และเจ้าหนี้
ด้านหลักของการบัญชีที่เหมาะสมคือการบันทึกลูกหนี้เพื่อให้แน่ใจว่ามีการติดตามเงินทุนของธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้และบันทึกลูกหนี้ทุกครั้งที่ได้รับ ลูกหนี้ที่ไม่ได้ประนีประนอมทำให้เกิดความสับสนและอาจจบลงด้วยการจ่ายภาษีมากเกินไป เช่นเดียวกับเจ้าหนี้การค้าเพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในขณะที่หนังสือปิด

ข้อผิดพลาด 5: ความไม่สอดคล้องกันในการบัญชี
เพื่อให้งานบัญชีง่ายขึ้น มีซอฟต์แวร์การบัญชีที่ซับซ้อนหลายอย่างที่ใช้เป็นประจำทุกวัน อย่างไรก็ตาม เราต้องจำไว้ว่าทั้งองค์กรใช้กฎการบัญชีเดียวกัน มิฉะนั้น วิธีการทางบัญชีหลายวิธีอาจนำไปสู่ความแตกต่างในวิธีการรายงานในระดับต่างๆ ขององค์กร

ข้อผิดพลาด 6: ไม่สำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ
ประสิทธิภาพการบัญชีเป็นข้อกำหนดหลักประการหนึ่งสำหรับการดำเนินธุรกิจอย่างราบรื่น อย่างไรก็ตาม เป็นไปไม่ได้เสมอไปที่จะคาดการณ์ถึงข้อบกพร่องทางเทคนิค การล่มของระบบ ซึ่งอาจทำลายข้อมูลทั้งหมดทั้งๆ ที่รักษาความแม่นยำสูงสุดไว้ได้ ด้วยเหตุนี้ ควบคู่ไปกับการรักษาบันทึก จึงจำเป็นต้องสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ เหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดเหล่านี้สามารถส่งบันทึกและความพยายามทั้งหมดในการรักษาข้อมูลเหล่านั้น ลงในท่อระบายน้ำภายในเสี้ยววินาที

ข้อผิดพลาดที่ 7: ข้อผิดพลาดในการเก็บหนังสือต่างกัน

มีข้อผิดพลาดในการจัดเก็บหนังสือหลายอย่างซึ่งนำไปสู่ความผิดพลาดในบัญชี จำเป็นต้องบันทึกรายรับรายจ่ายทั้งหมดและบันทึกไว้ นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องติดตามค่าใช้จ่ายที่ขอคืนได้ การทำบัญชีและการกระทบยอดธนาคารในวันที่กำหนดไว้เป็นสิ่งสำคัญ เงินสดย่อยเป็นอีกส่วนที่ต้องพิจารณาเป็นประจำเพื่อการคำนวณขั้นสุดท้าย การจัดประเภทพนักงานควรมีการกำหนดไว้อย่างดีสำหรับการคำนวณที่แตกต่างกันในแง่ของการเบิกจ่ายเงินและผลกระทบทางภาษี

สุดท้าย การทำบัญชีควรทำอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ฐานของบัญชีถูกต้องและจะไม่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นอีกในการทำธุรกรรมในอนาคต ต้องจำไว้ว่ากุญแจสำคัญในการบัญชีที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลคือการ บันทึกทุกอย่าง

ข้อผิดพลาดที่ 8: จัดทำงบประมาณไม่เหมาะสม
สำหรับธุรกิจใดๆ คุณจำเป็นต้องรู้ว่าคุณเริ่มต้นอะไรและมีเป้าหมายอะไร การจัดทำงบประมาณเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องรู้ว่าเรามีอะไรอยู่ในมือเพื่อลงทุน และเราอยู่ในระดับใดบนจุดคุ้มทุน งานขายสามารถดำเนินการได้ตามที่เราถืออยู่เพื่อเบิกจ่าย
ความล้มเหลวในการจัดทำงบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจทำให้ยากต่อการประเมินต้นทุนที่แตกต่างกันของบริษัท ซึ่งอาจทำให้คนคนหนึ่งใช้จ่ายเกินความจำเป็นในโครงการที่อาจสร้างผลตอบแทนจากการลงทุนเทียบเท่าหรือไม่ก็ได้

ข้อผิดพลาดที่ 9: ไม่เข้าใจความแตกต่างระหว่างกำไรและกระแสเงินสด

หนึ่งควรมีความชัดเจนว่ากระแสเงินสดกำหนดเข้าและออกจากเงินในบริษัท ในทางกลับกัน กำไรจะเกิดขึ้นหลังจากหักค่าใช้จ่ายทั้งหมดเพื่อสร้างยอดขายของบริษัท ข้อผิดพลาดทางบัญชีอาจเกิดขึ้นได้หากพิจารณากระแสเงินสดเพื่อผลกำไรของบริษัทโดยไม่ได้ทำสิ่งใดเลยจริงๆ อีกอย่างหนึ่งควรจำไว้ว่าอย่าพิจารณาการขายจนกว่าสินค้าจะถูกจัดส่ง เนื่องจากการบันทึกการขายก่อนหน้านี้อาจทำให้การคาดการณ์ยอดขายผิดพลาด

ข้อผิดพลาด 10: ไม่มีความรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์บัญชี
การเลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญมาก และมีความรู้ 100% เกี่ยวกับการใช้งานซอฟต์แวร์ดังกล่าว หากไม่ทราบฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์ ก็มีแนวโน้มว่าจะทำผิดพลาดได้

บทสรุป

ธุรกิจใด ๆ ไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่เป็นตัวสร้างรายได้ให้กับผู้ประกอบการ ด้วยเหตุนี้ การบัญชีจึงเป็นกระดูกสันหลังของธุรกิจในปัจจุบันและอนาคต ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีระบบบัญชีทั้งหมดและจัดการอย่างเหมาะสมเพื่อให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่นและสร้างผลกำไรที่คาดหวังจากสิ่งเดียวกัน