วิธีเขียนอีเมลขอโทษและเปลี่ยนความล้มเหลวให้เป็นโอกาส

ดูเคล็ดลับ 10 ข้อและคำขอโทษที่เป็นประโยชน์และมีประสิทธิภาพสำหรับผู้อ่าน เปลี่ยนการพลาดพลั้งเป็นโอกาส: กระชับความสัมพันธ์กับผู้ใช้และเพิ่มความไว้วางใจ

บางทีคุณอาจส่งรหัสส่งเสริมการขายผิด ให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง จัดการกับผู้ใช้ด้วยแคมเปญที่ไม่เหมาะสม หรือที่แย่ที่สุด คือ ใช้เนื้อหาและน้ำเสียงที่ไม่เหมาะสม

ไม่ว่าในกรณีใด การขอโทษต่อผู้รับเป็นวิธีที่ดีในการแก้ไขปัญหาความผิดพลาดและปกป้องชื่อเสียงของคุณ

ทำตาม 10 เคล็ดลับของเรา และใช้คำแนะนำจากตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมเหล่านี้เพื่อสร้างอีเมลขอโทษที่มีประสิทธิภาพ ในเวลาเดียวกัน เปลี่ยนความไม่สะดวกให้เป็นโอกาสในการเพิ่มความภักดี การมีส่วนร่วม และการแปลง

การเขียนอีเมลขอโทษที่มีประสิทธิภาพ: 10 เคล็ดลับ

1. ใส่คำขอโทษของคุณในหัวเรื่อง

หัวเรื่องคือองค์ประกอบอีเมลแรกที่ผู้ใช้เห็น เริ่มต้นคำขอโทษจากตรง นั้น เพื่อให้คุณสามารถชี้แจงจุดประสงค์ของข้อความของคุณได้ทันที และลดความเสี่ยงที่ผู้ใช้จะไม่อ่านข้อความนั้น ด้วยวิธีนี้ การยอมรับความผิดของคุณจะรวดเร็วยิ่งขึ้น ชัดเจน และมีประสิทธิภาพ มากยิ่งขึ้น

นี่คือแนวคิดบางประการ:

• "อ๊ะ! อะไรบางอย่างผิดปกติ."
• “อีเมลฉบับล่าสุดของเราทำให้คุณสับสนหรือไม่? ให้คำอธิบายบางอย่าง”
• “ขออภัยในความผิดพลาด เราเสียใจมาก”
• “พวกเราเดินผิดทาง! นี่มันเกิดอะไรขึ้น”
• “ขออภัยในความผิดพลาด”
• “โปรดยอมรับคำขอโทษที่อบอุ่นที่สุดและจริงใจที่สุดของเรา”
• "อ๊ะ! นี่คืออีเมลที่ถูกต้อง ขออภัยในความไม่สะดวก."
• “นี่คือสิ่งที่ผิดพลาด ขอโทษสำหรับปัญหา."

อย่าเสี่ยงทำผิดซ้ำ! ปฏิบัติตามกฎทอง 7 ข้อของหัวเรื่องอีเมล

2. ผู้ส่งจะต้องเป็นที่รู้จัก แนะนำตัวแบบส่วนตัว.

ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ผู้ใช้รู้จักที่อยู่อีเมลของคุณ แนะนำตัวเองอย่าง เป็นส่วนตัวและตรงไปตรง มา บอกว่าคุณเป็นใครและทำอะไร วิธีการประเภทนี้สื่อสารถึงความโปร่งใสและความถูกต้องมากขึ้น ให้แนวคิดว่าคุณยินดีที่จะรับผิดชอบต่อความผิดพลาดของคุณและ "แสดงตัวตนออกมา" สำหรับข้อผิดพลาดเหล่านั้น

การแสดงชื่อและบทบาทองค์กรของคุณยังทำให้ผู้ใช้ รู้สึก "เป็นมนุษย์" มากขึ้นอีก ด้วย อันที่จริงมันทำให้ผู้ใช้เข้าใจว่ามีเนื้อและกระดูกอยู่เบื้องหลังความผิดพลาดหรืออีเมลที่ไม่ถูกต้อง เช่นเดียวกับคนอื่นๆ พวกเขาสามารถทำผิดพลาดได้

ที่มา: Emma

3. ขอโทษอย่างชัดแจ้งและทันที

อย่ารอจนถึงจุดสิ้นสุดของอีเมลเพื่อยอมรับความผิดพลาดของคุณ เปิดเผยความเสียใจตั้งแต่ต้น ทำทันทีและชัดเจน คำขอโทษของคุณควรสั้น กระชับ และตรงไปตรงมา วางไว้ เป็นองค์ประกอบอีเมลแรกเหนือเส้นพับ เพื่อที่ผู้ใช้จะได้ไม่ต้องเลื่อนลงมาเพื่อรับประเด็นของคุณ

4. อธิบายเหตุผลเบื้องหลังความผิดพลาด

พยายามอย่างเต็มที่เพื่อ ดูรายละเอียดว่าทำไมมันถึงเกิดขึ้น ให้ผู้ชมของคุณ เข้าใจพลวัตที่นำไปสู่ปัญหา

การซ่อนสาเหตุของข้อผิดพลาดที่ไม่ชัดเจนหรือแย่กว่านั้นอาจส่งผลต่อความโปร่งใสของคุณ และทำให้ผู้ชมของคุณเชื่อถือ นี้จะทำให้ความพยายามของคุณไร้ประโยชน์

ระวัง: การอธิบายความผิดพลาดจะต้องมาหลังจากคำขอโทษที่เปิดข้อความเสมอ อย่าให้รายละเอียดมาบดบังความตั้งใจของคุณที่จะขอโทษ จงเจาะจงในแรงจูงใจของคุณ แต่อย่าพูดเกินจริง

5. ข้อความของคุณควรเป็นเรื่องส่วนตัวและเห็นอกเห็นใจ เพื่อให้คุณสามารถระบุถึงผู้ใช้ได้โดยตรง

ขอบคุณผู้รับที่อดทนรอ ทำให้ชัดเจนว่าคุณอยู่เคียงข้างพวกเขาโดยใช้ น้ำเสียงเห็นอกเห็นใจ—แต่อย่าหักโหมจนเกินไป ข้อความควรสื่อถึง ความรับผิดชอบที่ตรงไปตรงมา เป็น ธรรมชาติ และเหนือสิ่งอื่นใด

เพิ่มอีเมลขอโทษของคุณโดยใช้ฟิลด์ไดนามิก เช่น ชื่อผู้ใช้เพื่อ ปรับแต่งข้อความของคุณ

6. เป็นเชิงรุกและอธิบายการดำเนินการแก้ไข

ระบุสิ่งที่คุณทำหรืออาจทำเพื่อป้องกันไม่ให้สถานการณ์ที่คล้ายกันเกิดขึ้นอีกในอนาคต นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการ ฟื้นความไว้วางใจของผู้ใช้ และเน้นย้ำว่าคุณใส่ใจในการ บรรลุความคาดหวังและตอบสนองอย่างรวดเร็วด้วยการกระทำที่เป็นรูปธรรมในทันที

อีเมลขอโทษของ United Airlines ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบ หลังจากแสดงความเสียใจแล้ว CEO ของบริษัทได้ให้รายละเอียดที่ชัดเจนของการดำเนินการแก้ไขแต่ละอย่างเพื่อชดเชยปัญหา:

7. คลี่คลายปัญหา ให้ผู้ใช้ยิ้มเพื่อดับไฟได้

แน่นอนว่าอารมณ์ขันเล็กน้อยไม่เหมาะกับทุกสถานการณ์และประเภทของธุรกิจ อย่างไรก็ตาม การ แสดงความเย้ยหยัน และให้กำลังใจฐานข้อมูลของคุณผ่านรอยยิ้มในบางครั้งอาจเป็นไพ่ที่ชนะ

แต่ฟังผู้ฟังของคุณและวิเคราะห์ความรู้สึกของพวกเขาก่อนที่จะใช้วิธีนี้ อันที่จริง คุณต้องดูว่ากลยุทธ์ดังกล่าวเหมาะสมกับสถานการณ์หรือไม่

การแสดงออกมาและดึงรอยยิ้มจากผู้ชมของคุณอาจช่วยให้มีพลังงานสงบ สิ่งนี้สามารถ เปลี่ยนความล้มเหลวให้เป็นโอกาสในการเพิ่มการมีส่วนร่วม ตลอดจนปกป้องคุณภาพของความสัมพันธ์ของคุณ

8. พร้อมสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมและการสนับสนุน

หลังจากขอโทษและอธิบายสาเหตุของข้อผิดพลาดและการดำเนินการแก้ไขเพื่อจัดการกับสถานการณ์แล้ว ก็ถึงเวลา ให้การสนับสนุนและความพร้อมใช้งานอย่างเต็มที่ สำหรับคำอธิบายเพิ่มเติม ระบุที่อยู่หรือวิธีการติดต่อ อื่น อนุญาตให้ผู้รับสนทนาต่อผ่านช่องทางอื่น

9. ชดเชยความล้มเหลวและเปลี่ยนข้อผิดพลาดให้เป็นข้อได้เปรียบ

คืนความไว้วางใจของประชาชนและแก้ไขข้อผิดพลาด ด้วยรหัสส่วนลดหรือโปรโมชั่นที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับสถานการณ์ กลยุทธ์นี้ช่วยให้คุณ เปลี่ยนช่วงเวลาที่ยากลำบากสำหรับธุรกิจของคุณให้เป็นโอกาสที่ทำกำไร ได้ สิ่งนี้อำนวยความสะดวกไม่เพียงแต่ความเชื่อถือฐานข้อมูลของคุณแต่ยังแปลงของคุณ

วิธีการดังกล่าวยังใช้ได้ผลในกรณีที่ละเลยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการแบ่งกลุ่มลูกค้าและการกำหนดเป้าหมายแคมเปญที่ไม่ถูกต้อง ขออภัยผู้ที่ได้รับอีเมลของคุณอย่างไม่ถูกต้องจากการเสนอโปรโมชั่น ใช้โอกาสที่จะ อำนวยความสะดวกในการแปลง และ หลีกเลี่ยงความเสี่ยงของรายงานสแปม

นี่คือตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมที่อาจสร้างแรงบันดาลใจให้คุณ:

10. ขอความคิดเห็นจากผู้ติดต่อของคุณ

ให้ผู้รับทราบว่าความคิดเห็นของพวกเขามีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณเพียงใด เชิญพวกเขาให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการจัดการเหตุการณ์ของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถทราบได้ว่าคำขอโทษของคุณได้ผลหรือไม่ และหากเป็นไปได้ ให้ปรับปรุงกลยุทธ์การจัดการวิกฤตของคุณ ผู้ใช้จะรู้สึกว่าถูกมองเห็นจริงๆ และสิ่งนี้จะเสริมสร้างความรู้สึกของชุมชนและความภักดีต่อแบรนด์ของคุณ

คุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดได้หรือไม่? วิเคราะห์ผลกระทบของอีเมลของคุณเพื่อยืนยัน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำขอโทษของคุณประสบความสำเร็จและผู้ชมของคุณให้อภัยความผิดพลาดจริง ๆ สำหรับเรื่องนี้เช่นเดียวกับแคมเปญอีเมลใด ๆ ที่คุณจะต้องตรวจสอบประสิทธิภาพข้อความของคุณและวิเคราะห์ชี้วัดที่สำคัญ

ฟังก์ชันมากมายของ พื้นที่สถิติ MailUp จะให้ ระบบการรายงานที่ถูกต้อง แก่คุณและ ภาพที่สมบูรณ์ของประสิทธิผลของการขอโทษของคุณ

การวิเคราะห์อัตราการคลิกผ่านและอัตราการแปลงที่เกี่ยวข้องกับการส่งเสริมการขายเพื่อชดเชยจะแสดงให้เห็นถึงกลยุทธ์การขอโทษของคุณในการเปลี่ยนความล้มเหลวให้เป็นโอกาสและความได้เปรียบ

ค้นหาสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยพื้นที่สถิติของแพลตฟอร์ม!

สรุป

เมื่อพูดถึงการเขียนอีเมลขอโทษ การยอมรับความผิดพลาดของคุณอย่างโปร่งใส เป็นจริง และเป็นธรรมชาติเป็นกุญแจสำคัญในการปกป้องความสัมพันธ์ของคุณกับผู้ฟังในขณะที่รักษาชื่อเสียงของคุณไว้

ให้เน้นที่องค์ประกอบที่ขาดไม่ได้ของแผนการขอโทษใดๆ ก่อนส่งข้อความของคุณ:

• จริงใจ ชัดเจน และตรงไปตรงมา
• รับผิดชอบอย่างเต็มที่สำหรับอุบัติเหตุ
• ติดต่อผู้รับโดยตรง
• ขอโทษและเห็นอกเห็นใจ
• อธิบายสาเหตุของความไม่สะดวก
• อธิบายแผนปฏิบัติการแก้ไขของคุณ
• ให้รางวัลและเอาใจผู้ชมและ
• ขอความคิดเห็น