วิธีเขียนอีเมลยืนยันการนัดหมายที่ดีที่สุด (+ ตัวอย่าง)

การยืนยัน—ทำให้แน่ใจว่าความเป็นจริงเป็นไปตามความคาดหวังของคุณ ลองนึกถึงความสำคัญของการยืนยันในชีวิตประจำวันของคุณ

คุณไปที่แมคโดนัลด์และสั่งกาแฟและบิสกิตเบคอนแอนด์ไข่โดยไม่ใช้ชีส แต่พนักงานจะรีบเร่งให้คุณโดยไม่ยืนยันคำสั่งซื้อของคุณ จากนั้นคุณขับรถออกไปตามถนนพร้อมอาหารเช้าของคุณเพียงเพื่อจะพบว่าเครื่องดื่มของคุณเป็นช็อคโกแลตร้อนและบิสกิตเนยของคุณหยดด้วยชีส ไม่มีบัวโน

หรือในระดับที่น่าทึ่งกว่านั้น คุณอาจจองสถานที่ต้อนรับในฝันสำหรับเย็นวันเสาร์หลังงานแต่งงานของคุณ หลายเดือนต่อมา คุณพบว่าพวกเขาจัดตารางวันอาทิตย์—และพวกเขาได้จองพื้นที่เย็นวันเสาร์ให้คนอื่นไปแล้ว คนเกียจคร้านใช่มั้ย?

อีเมลยืนยันการนัดหมายช่วยรักษาภัยพิบัติหรือแม้แต่ความไม่สะดวกเล็กน้อยจากการแอบเข้ามาในชีวิต พวกมันส่งง่าย เรียบง่าย และทรงพลังอย่างยิ่ง

หากคุณดำเนินธุรกิจที่ให้บริการนัดหมาย (ไม่ว่าจะเป็นการปรึกษาหารือ การประชุม การสัมภาษณ์ หรือแม้แต่การติดตามผลการรักษาด้วยยาฆ่าแมลง) อีเมลยืนยันการนัดหมายเป็นวิธีง่ายๆ ในการป้องกันการรบกวนและปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า แม้ว่าจะไม่มีเหตุผลที่จะร้องไห้เพราะนมที่หกใส่ แต่ก็มีเหตุผลที่ดีที่มังสวิรัติจะร้องไห้เพราะเห็นบิสกิตวิเศษ คุณคงไม่อยากทำให้ลูกค้าต้องเสียน้ำตา!

พร้อมที่จะรวมอีเมลเหล่านี้ในการสื่อสารของคุณแล้วหรือยัง โชคดีสำหรับคุณ เราได้ทำงานหนักมาทั้งหมดแล้ว ด้านล่างนี้ คุณจะพบตัวอย่างอันดับต้นๆ ของอีเมลยืนยันการนัดหมาย สคริปต์ตัวอย่าง และเคล็ดลับในการเขียนอีเมลของคุณเองตั้งแต่ต้น มาเริ่มกันเลย!

อีเมลยืนยันการนัดหมายคืออะไร?

อีเมลยืนยันการนัดหมายคืออะไร? ทั้งหมดอยู่ในชื่อ—เป็นอีเมลที่ยืนยันการนัดหมาย ง่ายพอ

แต่มันมีอะไรมากกว่านั้นนิดหน่อย ทุกคนสามารถส่งอีเมลยืนยันได้ แต่ต้องใช้ไหวพริบและกลยุทธ์เล็กน้อยเพื่อสร้างข้อความที่มีคุณภาพ ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อเขียนอีเมลยืนยันการนัดหมายที่มีประสิทธิภาพ

วิธีเขียนอีเมลยืนยันการนัดหมาย

ประสิทธิผลของอีเมลอยู่ที่การออกแบบ เนื้อหา และการนำส่ง

ออกแบบ

อีเมลยืนยันการนัดหมายควรเป็นเรื่องง่าย คงไว้ซึ่งแบรนด์ แต่อย่าจมอยู่กับความคิดสร้างสรรค์จนข้อความสูญเสียความตั้งใจ จำไว้ว่านี่ไม่ใช่อีเมลการตลาด (เพิ่มเติมเกี่ยวกับสาเหตุที่มีความสำคัญในไม่ช้า) คุณแค่พยายามยืนยันการนัดหมายกับผู้รับ

ดูตัวอย่างนี้จาก Airbnb พวกเขาเก็บสิ่งต่าง ๆ ให้น้อยที่สุด พวกเขายืนยันการเดินทางโดยให้รูปภาพของที่พัก (ซึ่งช่วยให้ฉันจำได้ว่าฉันเลือกอันไหน) ให้วันที่กับฉัน และให้รายละเอียดเพิ่มเติมสองสามอย่างใต้ลิงก์แผนการเดินทางฉบับเต็ม เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพ

เนื้อหา

คุณไม่จำเป็นต้องมี GIF แฟนซี การคัดลอกที่ชาญฉลาด หรือ CTA ที่น่าสนใจ ระบุสิ่งที่ผู้รับคาดหวัง: รายละเอียดการยืนยันการนัดหมาย ไม่มีอะไรมาก ไม่มีอะไรน้อย

คุณอาจใส่รูปภาพพื้นฐานหรือลิงก์ไปยัง "ยืนยันการนัดหมาย" ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริการของคุณ แค่นั้นก็เรียบร้อยและเรียบร้อย อย่ามองข้ามจุดประสงค์ของอีเมลเพื่อยืนยันการนัดหมาย

จัดส่ง

ที่ Twilio SendGrid เราดำเนินชีวิตตามคติที่ว่า “ส่งข้อความที่ใช่ ไปยังบุคคลที่ใช่ ในเวลาที่เหมาะสม ด้วยความถี่ที่เหมาะสม ทางช่องทางที่ถูกต้อง” ใช่ ถึงจะพูดได้เต็มปาก แต่ก็เป็นแนวทางที่ดีในการสื่อสารกับผู้รับ

• ข้อความ: อีเมลยืนยันการนัดหมาย
• บุคคล: ผู้ที่ทำการนัดหมาย
• เวลา: โดยเร็วที่สุด
• ความถี่: อีเมลเริ่มต้นและอาจมีการติดตามผลครั้งที่สองหากการนัดหมายออกไปไกล
• ช่อง: ผู้รับของคุณอาจต้องการอีเมลและ/หรือข้อความ

ความสามารถในการส่งมอบยังเป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณา “หลีกเลี่ยงการพยายามเพิ่มข้อความทางการตลาดลงในข้อความธุรกรรมของคุณ” Will Boyd ผู้เชี่ยวชาญด้านการส่งอีเมลของ Twilio SendGrid กล่าว “สิ่งเหล่านี้สามารถทำให้คุณมีปัญหาได้เนื่องจากผู้ให้บริการกล่องจดหมายสแกนเนื้อหาของคุณ หากพวกเขารู้สึกว่าข้อความนั้นอยู่ด้านการตลาดมากกว่า…พวกเขามักจะใส่ข้อความนั้นลงในสแปม เมื่อเทียบกับว่าพวกเขารู้สึกว่าเป็นอีเมลธุรกรรมล้วนๆ”

ปฏิบัติที่ดีที่สุด

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสั้นๆ ที่จะช่วยให้คุณสร้างอีเมลยืนยันการนัดหมายที่ยอดเยี่ยมได้:

1. สร้างหัวข้อเรื่องที่ชัดเจน ตอนนี้ไม่ใช่เวลามาทำตัวน่ารัก ทำให้เรื่องของคุณโปร่งใสมาก ตัวอย่างเช่น ลอง "การยืนยันการนัดหมายผม" หรือ "การยืนยันการนัดหมายทันตแพทย์ที่กำลังจะมาถึงของคุณ" ผู้รับของคุณจะไม่มีปัญหาในการเดาว่าอีเมลนี้เกี่ยวกับอะไร และยังสามารถค้นหาอีเมลได้อย่างง่ายดายหากไม่สามารถหาได้ในภายหลัง
2. ทำให้ชัดเจนว่าอีเมลมาจากใคร ตาม รายงานการมีส่วนร่วมในอีเมล ล่าสุดของเรา ผู้ส่งเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของอีเมลที่ส่งผลกระทบต่อว่าผู้รับจะเปิดอีเมลหรือไม่ “สำหรับผู้รับบางคน ผู้ส่งเพียงอย่างเดียวคือข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการเปิดอีเมล” โอ้ และหลีกเลี่ยงที่อยู่อีเมลที่ไม่มีการตอบกลับ (เช่น “[email protected]”) นี่คือ เหตุผล
3. รวมปุ่มเพิ่มลงในปฏิทิน ความสะดวกที่เพิ่มขึ้นนี้ช่วยเพิ่มโอกาสที่ผู้รับของคุณจะแสดงสำหรับการนัดหมายของพวกเขา ซึ่งเป็นประโยชน์ทั้งกับคุณและลูกค้าของคุณ
4. ให้ข้อมูลการติดต่อ ทำให้ผู้รับติดต่อคุณได้ง่ายหากมีปัญหาเกี่ยวกับการนัดหมายหรือต้องเปลี่ยนกำหนดการ

สคริปต์ตัวอย่างอีเมลยืนยันการนัดหมาย

เสียงและโทนของอีเมลจะแตกต่างกันไปตามแบรนด์ของคุณ ด้านล่างนี้ ฉันได้รวมเทมเพลตอีเมลแบบง่ายสำหรับการยืนยันที่เป็นทางการมากขึ้น รู้สึกอิสระที่จะใช้ตามที่เป็นอยู่หรือปรับเปลี่ยนตามความต้องการของคุณ

เรื่อง: การนัดหมายของคุณได้รับการยืนยัน

สวัสดี [ชื่อ],

การนัดหมาย [ประเภทการนัดหมาย] ของคุณได้รับการยืนยันแล้วสำหรับ [วันในสัปดาห์], [เดือน] [วันที่]], [ปี]

ต้องการเปลี่ยนการนัดหมายของคุณหรือไม่?

หากต้องการเปลี่ยนแปลงการนัดหมาย คลิก ที่นี่ โทร 000-0000-000 หรือตอบกลับอีเมลนี้

ง่ายใช่มั้ย? นั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องระบุในอีเมลยืนยันการนัดหมาย

ตัวอย่างอีเมลยืนยันการนัดหมาย

กำลังมองหาแรงบันดาลใจสำหรับอีเมลยืนยันการนัดหมายของคุณหรือไม่? ต่อไปนี้คือตัวอย่างง่ายๆ (แต่มีประสิทธิภาพ) ไม่กี่ตัวอย่าง

บลูมมิ่ง มาสซาจ

เชื่อฉันเถอะ ฉันจะไม่มีวันพลาดการนวดประจำปี ยังคงเป็นการดีที่จะได้รับอีเมลยืนยันการนัดหมายเพื่อเป็นการเตือนความจำที่เป็นมิตร Blooming Massage นำเสนอสิ่งนี้ด้วยการออกแบบพื้นฐานและทุกสิ่งที่จำเป็น: ใคร อะไร ที่ไหน อย่างไร—ทั้งหมดที่ฉันจำเป็นต้องรู้

ความจงรักภักดี

ความจงรักภักดีทำให้ที่นี่มีทุกสิ่งที่จำเป็น ฉันรู้ว่าการประชุมคือเมื่อไร ฉันต้องอยู่ที่ไหน เรากำลังจะหารือเกี่ยวกับอะไร และฉันจะพบใคร ข้อมูลทั้งหมดเป็นตัวหนา อ่านง่าย และค้นหาได้อย่างรวดเร็ว และหากเวลาที่ใช้ไม่ได้ผลอีกต่อไป มีปุ่มสีส้มขนาดใหญ่ที่ฉันสามารถคลิกเพื่อกำหนดเวลานัดหมายใหม่ได้

SpotHero

อีเมลยืนยันการนัดหมายจาก SpotHero มีรายละเอียดทั้งหมดที่ฉันขอได้ ฉันรู้ว่าป้ายทะเบียนไหนที่ฉันจองไว้กับที่ ที่ไหน เข้าได้เมื่อไหร่ เมื่อไหร่ต้องออก และฉันต้องจ่ายเท่าไหร่ นอกจากนี้ยังมีลิงก์ไปยังบัตรจอดรถของฉันในอีเมล ซึ่งน้อยกว่าที่ฉันจะต้องติดตาม

หากต้องการค้นหาเทมเพลตอีเมลยืนยันการนัดหมายและการออกแบบอีเมลที่สร้างไว้ล่วงหน้า โปรดดูแกลเลอรีเทมเพลตอีเมลฟรีของเรา

การใช้ SMS กับอีเมล

อีเมลเป็นวิธีที่พยายามและจริงในการเข้าถึงผู้ชมทั่วโลก แต่ตอนนี้ SMS ก็กลายเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจในการเชื่อมต่อกับลูกค้าของพวกเขาเช่นกัน ธุรกิจจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ใช้การส่งข้อความ SMS เพื่อสื่อสารกับลูกค้าเกี่ยวกับทุกสิ่งตั้งแต่โปรโมชัน ส่วนลด ไปจนถึงการแจ้งเตือนการนัดหมาย

อีเมลเหมาะสำหรับข้อความที่ยาวขึ้นซึ่งอาจมีรูปภาพและไฟล์แนบ หรือข้อมูลที่ผู้รับของคุณอาจต้องการบันทึกไว้ในภายหลัง SMS นั้นสมบูรณ์แบบสำหรับข้อมูลที่สั้นและทันเวลา (เช่น การเตือนความจำเกี่ยวกับการนัดหมายที่กำลังจะมาถึง)

หากคุณมีปัญหาในการตัดสินใจว่าจะใช้อีเมลหรือข้อความสำหรับการยืนยันการนัดหมายหรือไม่ ให้ตรวจสอบ อีเมลกับ SMS: คุณควรเลือกช่องทางใด ไม่ว่าลูกค้าของคุณจะชอบข้อความหรืออีเมล ข้อความยืนยันการนัดหมายจะทำให้การสื่อสารกับลูกค้าของคุณดีขึ้น เริ่มต้นได้เร็วกว่าในภายหลัง!