การกำหนดและการดำเนินการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ไม่เคยมองข้ามคุณภาพ หากคุณส่งมอบงานให้เสร็จตรงเวลาแต่ไม่ถึงความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แสดงว่าคุณกำลังประสบปัญหา เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสามารถช่วยให้มั่นใจในคุณภาพและยังสามารถปรับปรุงกระบวนการเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ใหญ่ขึ้น

มีเวิร์กโฟลว์การอนุมัติหลายประเภท และไม่ใช่ทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติ หลังจากเรียนรู้คำจำกัดความแล้ว คุณสามารถเลือกคำที่เหมาะสมที่สุดสำหรับกระบวนการของคุณ มาดูกันว่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติคืออะไร และเวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติจะช่วยให้คุณทำงานได้ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติคืออะไร?

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเป็นวิธีกำหนดเส้นทางบางอย่างไปยังบุคคลที่มีอำนาจในการย้ายรายการนั้นไปยังขั้นตอนถัดไปในการผลิต เป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ที่สามารถทำได้ด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้มั่นใจในคุณภาพผ่านไปป์ไลน์ แต่ยังหลีกเลี่ยงงานค้างในการอนุมัติที่จำเป็น

ลำดับงานเชิงตรรกะถูกขัดจังหวะโดยเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ โดยที่งานจะหยุดจนกว่างานนั้นจะได้รับการอนุมัติโดยบุคคลที่ได้รับมอบหมาย เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยลดปัญหาคอขวดและเพิ่มประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน

บุคคลที่มีอำนาจอนุมัติงานมักจะเป็นผู้จัดการโดยตรงของทุกทีมที่ทำงานนั้น แต่ก็สามารถเป็นผู้ประกันคุณภาพหรือผู้จัดการข้ามแผนกได้ขึ้นอยู่กับกระบวนการ สามารถมีการอนุมัติได้มากหรือน้อยในเวิร์กโฟลว์ ขึ้นอยู่กับขอบเขตของผลิตภัณฑ์และองค์กร

การทำงานอัตโนมัติและเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ ธุรกิจสามารถช่วยให้ทีมทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นในขณะที่ทำให้แน่ใจว่าคุณภาพของงานยังคงอยู่ในมาตรฐานที่สูง ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่ทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติและมีการตั้งค่าการอนุมัติงานเพื่อปรับปรุงการทำงาน เพิ่มการอนุมัติงานไปยังเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองของคุณหรือควบคู่ไปกับการทำงานอัตโนมัติเพื่อตั้งค่าผู้อนุมัติก่อนที่จะอัปเดตสถานะได้ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

ประเภทของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

โครงสร้างเวิร์กโฟลว์มีหลายประเภท แต่เราจะเริ่มต้นด้วยพอร์ทัลการส่งงาน นี่คือที่ที่ส่งเอกสาร ใบสั่งซื้อ หรืองานบางประเภท เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้จัดการ หรือผู้อนุมัติสามารถลงนามในเอกสารนั้นได้

ซึ่งนำไปสู่การกำหนดว่าใครเป็นผู้อนุมัติที่อยู่ในเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น เครื่องมือซอฟต์แวร์จำนวนมากที่มีระบบอัตโนมัติมีวิธีให้สิทธิ์เฉพาะบุคคลในการแก้ไขหรือดูหรือจัดการการส่ง

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติมักจะมีกำหนดเวลาเพื่อหลีกเลี่ยงงานค้าง คอขวด และความล่าช้า บ่อยครั้งเมื่อส่งเพื่อการอนุมัติ งานจะทริกเกอร์การแจ้งเตือนเพื่อเตือนผู้อนุมัติว่างานนั้นพร้อมสำหรับการตรวจทาน

มีเวิร์กโฟลว์การอนุมัติหลายประเภท แต่ละแบบใช้เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับกระบวนการขององค์กร พวกเขาอนุญาตให้งานดำเนินต่อไปโดยไม่ชักช้าในขณะที่ไม่ละเลยคุณภาพของงานที่ผ่านเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติมีสามประเภทหลัก

1. กระบวนการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

กระบวนการอนุมัตินี้ใช้เมื่อทำงานกับงานที่คาดการณ์ได้และทำซ้ำได้ เวิร์กโฟลว์นี้ใช้ดีที่สุดในกระบวนการที่สมาชิกในทีมทราบผลลัพธ์ที่ต้องการบรรลุและมีเส้นทางที่ชัดเจนในการบรรลุเป้าหมายนั้น ตัวอย่างเช่น ในการอนุมัติเอกสาร โดยทั่วไปจะใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติกระบวนการ

2. เวิร์กโฟลว์การอนุมัติโครงการ

หากคุณต้องการเวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่นกว่านี้ คุณอาจใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติโครงการ เวิร์กโฟลว์นี้ยังเหมาะสำหรับงานที่มีเป้าหมายที่กำหนดไว้ อย่างไรก็ตาม ต่างจากเวิร์กโฟลว์การอนุมัติกระบวนการ เส้นทางสู่การบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ไม่ชัดเจน เวิร์กโฟลว์การอนุมัตินี้มักใช้ในโปรเจกต์สร้างสรรค์เนื่องจากเป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าจุดจบเป็นอย่างไร แต่ทำอย่างไรจึงจะไปถึงที่นั่นได้ต้องมีการด้นสดร่วมกันมากขึ้น ตัวอย่างเช่น แคมเปญการตลาดที่มีเป้าหมายเฉพาะและต้องบรรลุตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) แต่วิธีการเข้าถึง KPI เหล่านั้นไม่ชัดเจนและอาจต้องใช้ความพยายามหลายครั้ง

3. เวิร์กโฟลว์การอนุมัติกรณี

บางเวิร์กโฟลว์ไม่มีเส้นทางที่ชัดเจน ในเวิร์กโฟลว์ดังกล่าว คุณจะต้องใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเคส นี่เป็นเวิร์กโฟลว์ในอุดมคติเมื่อไม่ได้กำหนดเป้าหมายเมื่อทีมเริ่มทำงาน แต่จะมีจุดสนใจที่ชัดเจนเมื่อพวกเขาทำงานผ่านข้อมูลเพิ่มเติมในกระบวนการทำงาน เพื่อให้เข้าใจลำดับงานการอนุมัติเคสมากขึ้น ให้นึกถึงการเคลมประกัน ผลของการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนไม่ชัดเจนจนกว่าจะมีการรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อดำเนินการผ่านกระบวนการ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติ

ดังที่กล่าวไว้ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือกระบวนการอัตโนมัติก็ได้ ในกรณีหลัง เวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติจะย้ายรายการผ่านเวิร์กโฟลว์โดยการทริกเกอร์การตอบสนองเมื่อการดำเนินการบางอย่างเสร็จสิ้น

กระบวนการอนุมัติด้วยตนเองมีปัญหา ซึ่งอาจทำให้เกิดความคิดเห็นที่ขัดแย้งกัน ขาดความชัดเจนในแง่ของผู้มีอำนาจเมื่อมีผู้ตรวจสอบหลายคน สื่อสารเป้าหมายผิดพลาด แก้ไขมากเกินไป พลาดกำหนดเวลา และอื่นๆ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาความเร็วเหล่านั้นได้ และทำให้เวิร์กโฟลว์ก้าวไปข้างหน้าอย่างราบรื่น

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจว่ากระบวนการมีความรับผิดชอบและมีประสิทธิผล นี่คือสิ่งที่องค์กรทุกขนาดสามารถได้รับประโยชน์ แต่ก่อนอื่น ต้องกำหนดขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ให้ชัดเจน พิจารณาวิธีการส่งคำขอ เกณฑ์ที่ต้องปฏิบัติตามสำหรับงานเพื่อขออนุมัติ ใครเป็นผู้อนุมัติเหล่านั้นตลอดทั้งเวิร์กโฟลว์ เส้นทางของการส่งหลังจากการอนุมัติหรือการปฏิเสธ เป็นต้น

ประโยชน์ของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ประโยชน์หลักของการใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติคือทำให้กระบวนการของคุณคล่องตัวขึ้น ปรับปรุงประสิทธิภาพโดยการเคลื่อนย้ายสินค้าเร็วขึ้นผ่านไปป์ไลน์และส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยลงด้วยการกำหนดขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์นั้น การอนุมัติ และการทำให้ทุกคนในทีมมุ่งเน้นไปที่งานของพวกเขา

นอกจากนี้ยังทำให้แน่ใจว่ารายการได้รับการอนุมัติอย่างถูกต้องและมีการอนุมัติการจัดส่งในทันที ซึ่งช่วยให้ทีมบรรลุกำหนดเวลาไม่ว่างานจะมีผู้อนุมัติหนึ่งรายหรือหลายคน

นอกจากนี้ยังมีข้อผิดพลาดน้อยลงเมื่อทำงานกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ ระบบอัตโนมัติช่วยให้แน่ใจว่าการอนุมัติจะเกิดขึ้นเมื่อตรงตามเกณฑ์การอนุมัติเท่านั้น ซึ่งหมายความว่ามีข้อผิดพลาดน้อยลงที่จะต้องซ่อมแซมในภายหลังทำให้เกิดความล่าช้า ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและหลีกเลี่ยงการแก้ไขที่มีค่าใช้จ่ายสูงและน่าผิดหวัง

ระบบอัตโนมัติยังเป็นวิธีการปรับปรุงการสื่อสารในแง่ของการติดตามสถานะงานและสร้างความมั่นใจว่าทีมรับทราบข้อมูลอัปเดตหรือรอการอนุมัติ ความโปร่งใสในกระบวนการนี้ช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่ทำให้กระบวนการล่าช้าไปอีก

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนการสื่อสารฟรีสำหรับ Word

ปัญหาคอขวดเป็นปัญหาทั่วไปในเวิร์กโฟลว์และทำให้เกิดความล่าช้าและความยุ่งยาก เวิร์กโฟลว์การอนุมัติช่วยลดบล็อกที่มีค่าใช้จ่ายสูงเหล่านี้ผ่านระบบอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีผู้อนุมัติหลายคนในงาน สามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติเพื่อส่งคำขอให้ผู้อนุมัติทั้งหมดย้ายงานไปข้างหน้าได้เร็วขึ้น

ข้อดีอีกประการหนึ่งคือระบบอัตโนมัตินำไปสู่ความสม่ำเสมอมากขึ้น ซึ่งเป็นวิธีหนึ่งในการปรับปรุงกระบวนการ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกสิ่งที่ได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัตินั้นเป็นไปตามเกณฑ์และนโยบายขององค์กร การทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติช่วยให้เวิร์กโฟลว์เร็วขึ้น เนื่องจากไม่จำเป็นต้องมีการตรวจทานด้วยตนเองอีกต่อไป

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

สิ่งแรกและอาจสำคัญที่สุดของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใดๆ คือ การตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกใครที่มีอำนาจในการอนุมัติ กระบวนการทั้งหมดขึ้นอยู่กับการตัดสินใจนี้ แม้แต่ในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบอัตโนมัติ ผู้อนุมัติก็สามารถป้องกันสิ่งใดก็ตามที่ไม่ตรงตามเกณฑ์การอนุมัติของคุณ

แนะนำให้ใช้ระบบอัตโนมัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องรับมือกับผู้อนุมัติหลายราย ตามที่ระบุไว้ สามารถส่งคำบอกกล่าวการอนุมัติไปยังผู้อนุมัติทั้งหมดได้ในครั้งเดียว นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณระบุความซ้ำซ้อนในเวิร์กโฟลว์ของคุณ ซึ่งสามารถลบออกได้เพื่อปรับปรุงกระบวนการให้คล่องตัวยิ่งขึ้น

การกำหนดวันที่ครบกำหนดจะช่วยหลีกเลี่ยงความล่าช้า ไม่เพียงแต่เพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ แต่ยังรวมถึงการอนุมัติและข้อเสนอแนะด้วย เพื่อให้แน่ใจว่าวันที่ครบกำหนดเหล่านี้จะไม่สูญหายไปในการสับเปลี่ยน ให้มองหาเครื่องมือที่มีการแจ้งเตือนอัตโนมัติที่ส่งอีเมลหรือการแจ้งเตือนในแอปพลิเคชัน

ProjectManager และเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่มีระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์และการอนุมัติงาน สร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองและกำหนดอนุมัติเพื่อการจัดการงานที่ดียิ่งขึ้น สามารถตั้งค่าการอนุมัติเพื่อทำให้การดำเนินการบางอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติ และปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ปรับปรุงงานที่ซ้ำซากจำเจด้วยระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ขั้นตอนแรกในการอนุมัติเวิร์กโฟลว์คือการกำหนดขั้นตอนของงานของคุณอย่างชัดเจน เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองช่วยให้คุณตั้งกฎที่สั่งงานเส้นทางได้ พวกเขายังจะกำหนดผู้ใช้ที่สามารถเปลี่ยนสถานะหรือย้ายงานไปข้างหน้า เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองและการอนุมัติงานสามารถทำได้โดยอัตโนมัติโดยการกำหนดทริกเกอร์ที่กำหนดการดำเนินการบางอย่าง ตั้งค่าทริกเกอร์สำหรับสถานะ ลำดับความสำคัญ ความคืบหน้า และอื่นๆ ที่สามารถกำหนดผู้ใช้ ลบผู้ใช้ กำหนดลำดับความสำคัญ เปอร์เซ็นต์ของกระบวนการ และอื่นๆ

รับการแจ้งเตือนตามเวลาจริงเพื่อให้อยู่เหนือการอนุมัติ

เพื่อที่จะปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ ผู้อนุมัติต้องทราบเมื่องานถูกส่งไปยังพวกเขาเพื่อขออนุมัติ การแจ้งเตือนของเราอนุญาตให้ผู้ใช้ดูการแจ้งเตือนเหล่านี้แบบเรียลไทม์ จะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของคุณทันที แต่ยังสร้างการแจ้งเตือนในซอฟต์แวร์ด้วย คุณจึงไม่ต้องออกจากเครื่องมือและขัดจังหวะเวิร์กโฟลว์ของคุณ คุณสามารถปรับแต่งการแจ้งเตือนให้ทำมากกว่าการแจ้งเตือนเมื่อจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติ แต่ยังรวมถึงเมื่อได้รับมอบหมายงาน การอัปเดตความคืบหน้า การเปลี่ยนแปลงวันครบกำหนด และอื่นๆ

อีกคุณสมบัติหนึ่งที่ช่วยคุณในเรื่องเวิร์กโฟลว์คือข้อมูลแบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยทำให้การตัดสินใจดีขึ้น รับมุมมองระดับสูงของโครงการด้วยแดชบอร์ดสดของเรา ไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าใดๆ เพียงสลับเพื่อดูความคืบหน้าของคุณในแง่ของต้นทุน เวลา ปริมาณงาน และอื่นๆ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม รายงานที่ปรับแต่งได้จะเน้นที่สิ่งที่คุณต้องการดู พวกเขาสามารถแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างง่ายดายเพื่อให้พวกเขาได้รับการปรับปรุง

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติและตั้งค่าการอนุมัติเพื่อให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยช่วยให้พวกเขาไม่ต้องทำงานด้วยตนเองและงานที่ซ้ำซากจำเจ คุณสมบัติอื่น ๆ จัดการความเสี่ยงและทรัพยากรเพื่อให้คุณติดตามต่อไป เข้าร่วมทีมที่ NASA, Siemens และ Nestle ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อส่งมอบความสำเร็จ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี