แนวทางการตรวจสอบคืออะไรและต้องปฏิบัติอย่างไร

การติดตามสิ่งที่คุณทำมีความสำคัญต่อการดำเนินการอย่างเหมาะสม หากไม่มีภาพที่ชัดเจนว่าคุณอยู่ที่ไหน คุณจะไม่มีทางมีเส้นทางที่ชัดเจนไปยังที่ที่คุณต้องการได้ เกี่ยวกับการจัดการโครงการ เส้นทางการตรวจสอบเป็นวิธีการส่งมอบโครงการตรงเวลาและภายในงบประมาณ

เส้นทางการตรวจสอบไม่ได้ถูกใช้เฉพาะในการบริหารโครงการเท่านั้น แต่ยังใช้ในหลายอุตสาหกรรมอีกด้วย ธุรกิจใดๆ ที่มีธุรกรรม กระบวนการทำงาน การบัญชี และการค้าสามารถได้รับประโยชน์จากการรู้ว่าเส้นทางการตรวจสอบคืออะไร เส้นทางการตรวจสอบประเภทต่างๆ และวิธีการดำเนินการ

เส้นทางการตรวจสอบคืออะไร?

เส้นทางการตรวจสอบจะรวบรวมรายละเอียดของธุรกรรมทางการเงิน งานกิจกรรม ขั้นตอนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือรายการบัญชีแยกประเภททางการเงิน ข้อมูลนี้ประทับวันที่และเวลาที่รวบรวมเพื่อประเมินข้อมูลในบริบทได้ดียิ่งขึ้น

แม้จะถูกใช้ในอุตสาหกรรมต่างๆ แต่บันทึกการตรวจสอบทั้งหมดมีจุดประสงค์เดียวกัน นั่นคือ เพื่อติดตามลำดับเหตุการณ์หรือการดำเนินการตามลำดับเวลา นั่นอาจเป็นธุรกรรมนายหน้าทางการเงิน เวชระเบียนในการดูแลสุขภาพ และเอกสารกระบวนการในการจัดการโครงการ

การใช้เส้นทางการตรวจสอบในการจัดการโครงการจะให้บันทึกประวัติของโครงการที่สามารถเข้าถึงได้เป็นการวิจัยเมื่อวางแผนโครงการที่คล้ายคลึงกัน ในขณะที่สามารถรวบรวมเส้นทางการตรวจสอบได้ด้วยตนเอง กลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นที่กระบวนการจะทำโดยอัตโนมัติด้วยบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์

มากกว่าบันทึกทางประวัติศาสตร์ เส้นทางการตรวจสอบสามารถแสดงหลักฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความสมบูรณ์ในการปฏิบัติงาน อันที่จริง พวกเขาให้บริการตามวัตถุประสงค์หลายประการ เช่น การให้ข้อมูลสำหรับการตรวจสอบ แต่ยังรวมถึงการเก็บบันทึกทางการเงิน ธุรกรรมการสื่อสาร และอื่นๆ ตามชื่อที่แนะนำ เส้นทางการตรวจสอบให้เส้นทางข้อมูลที่มีวันที่ เวลา และข้อมูลผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยคุณสร้าง ติดตาม และเก็บถาวรเส้นทางการตรวจสอบ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่รวบรวมเส้นทางการตรวจสอบแบบเรียลไทม์ และมีพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัดเพื่อเก็บถาวรในฮับที่เข้าถึงได้ง่าย ใช้คุณลักษณะการรายงานแบบคลิกเดียวของเราเพื่อสร้างการตรวจสอบตรงเวลา งาน ปริมาณงาน และอื่นๆ อีกมากมาย รายงานทั้งหมดสามารถกรองเพื่อเน้นที่ข้อมูลเฉพาะ แชร์และจัดเก็บอย่างง่ายดายเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

ประโยชน์ของเส้นทางการตรวจสอบ

ความสามารถในการติดตามและจัดการเรกคอร์ด และใช้เส้นทางการตรวจสอบเพื่อติดตามเรกคอร์ดเหล่านี้ไปยังต้นทางมีประโยชน์ด้วยเหตุผลหลายประการ หนึ่ง สร้างความรับผิดชอบต่อผู้ใช้มากขึ้น การกระทำของผู้ใช้จะได้รับการบันทึกโดยอัตโนมัติและสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ ซึ่งส่งเสริมการใช้งานอย่างเหมาะสมและสามารถหลีกเลี่ยงการติดเชื้อจากไวรัสได้

หากมีการตรวจสอบบางสิ่งบางอย่าง เส้นทางการตรวจสอบจะช่วยให้ทราบว่าเหตุการณ์เกิดขึ้นเมื่อใด ใคร และอะไร เส้นทางการตรวจสอบช่วยให้คุณมองเห็นกระบวนการ และสามารถใช้เพื่อหลีกเลี่ยงการแฮ็กในอนาคต ความล้มเหลวของระบบ และความเสียหายของข้อมูลอื่นๆ

ในเวลาเดียวกัน คุณสามารถตรวจจับพฤติกรรมที่น่าสงสัยหรือการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะช่วยปกป้องทรัพย์สินทางปัญญา ข้อมูลบุคลากร บันทึกทางการเงิน และอื่นๆ นอกจากนี้ การตรวจสอบตามเวลาจริงสามารถช่วยตรวจจับปัญหาอื่นๆ และแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว ก่อนที่ปัญหาดังกล่าวจะส่งผลให้ระบบล้มเหลว เกิดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน หรือปล่อยให้กิจกรรมที่น่าสงสัยเกิดขึ้นโดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือ

ประเภทของเส้นทางการตรวจสอบ

แม้ว่าเส้นทางการตรวจสอบจะพบได้ในอุตสาหกรรมที่แตกต่างกัน แต่ประเภทของเส้นทางการตรวจสอบก็มีความหลากหลายน้อยกว่า มีสามประเภทหลักของเส้นทางการตรวจสอบที่ใช้สำหรับอุตสาหกรรมที่แตกต่างกันและเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม เพื่อให้เข้าใจขอบเขตของเส้นทางการตรวจสอบ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างการตรวจสอบภายนอก การตรวจสอบภายใน และการตรวจสอบรายได้ภายใน (IRS)

การตรวจสอบภายนอก

การตรวจสอบภายนอกดำเนินการโดยหน่วยงานอิสระ ซึ่งมักจะเป็นผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ซึ่งได้รับการว่าจ้างจากองค์กรเพื่อจับภาพการเงินของบริษัทที่เป็นกลางและชัดเจน สิ่งนี้ให้มุมมองของบุคคลภายนอกเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของธุรกิจของคุณ และจะช่วยคุณยืนยันการค้นพบภายในของคุณเอง

การตรวจสอบภายใน

การตรวจสอบภายในจะดำเนินการภายในธุรกิจ การตรวจสอบภายในมีหลายประเภท รวมถึงการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด การปฏิบัติงาน การเงิน และเทคโนโลยีสารสนเทศ พนักงานจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเพื่อตรวจสอบแผนกต่างๆ และทำให้แน่ใจว่ากระบวนการ โปรโตคอล และงานด้านการจัดการดำเนินการอย่างถูกต้อง

การตรวจสอบกรมสรรพากร

นี่คือการตรวจสอบที่คนส่วนใหญ่คุ้นเคย (และกลัว) เนื่องจากสามารถทำได้ทั้งกับสถาบันและบุคคล กรมสรรพากรมักจะกำหนดเป้าหมายธุรกิจหรือบุคคลที่มีการตรวจสอบหากสงสัยว่าพวกเขาไม่ได้จ่ายส่วนแบ่งภาษีที่ยุติธรรม กรมสรรพากรกำลังตรวจสอบเพื่อดูว่ามีความแตกต่างระหว่างเอกสารทางการเงินกับจำนวนเงินที่บันทึกไว้ในเอกสารภาษีหรือไม่

วิธีการทำ Audit Trail: สิ่งที่ต้องรวม

ในการจัดการโครงการ จำเป็นต้องเก็บบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในโครงการ แผนงาน และงาน การตรวจสอบประเภทใดและธุรกิจประเภทใดก็ตามที่ดำเนินการตรวจสอบ มีบางรายการที่ต้องรวมอยู่ด้วย

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตบันทึกการเปลี่ยนแปลงฟรีสำหรับ Excel

สิ่งสำคัญคือต้องรวมทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อแสดงว่าเหตุการณ์ใดเกิดขึ้น บุคคลนั้นเป็นใคร หรือระบบใดที่ทำให้เกิดเหตุการณ์นั้น บันทึกเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าเกิดอะไรขึ้นกับ ID ผู้ใช้ที่เชื่อมโยงกับมัน โปรแกรมหรือคำสั่งที่สร้างเหตุการณ์และผลลัพธ์คืออะไร

แต่ละรายการเหล่านี้ควรประทับตราด้วยวันที่และเวลาที่เกิดขึ้น โดยทั่วไป เส้นทางการตรวจสอบประกอบด้วยการดำเนินการและคำสั่งที่ทำโดยผู้ใช้แต่ละราย ไฟล์และทรัพยากรที่เข้าถึงด้วยวันที่และเวลาของการดำเนินการเหล่านี้

ตัวอย่างเส้นทางการตรวจสอบ

เส้นทางการตรวจสอบอาจเป็นเรื่องง่ายหรือซับซ้อน เส้นทางการตรวจสอบอาจทำได้ง่ายเพียงแค่ใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อสินค้า ใบเสร็จจะมีวันที่ทำธุรกรรม ราคา สถานที่ซื้อและผู้ที่เกี่ยวข้องในการทำธุรกรรม

อีกตัวอย่างหนึ่งคือเมื่อบริษัทกำลังซื้อเครื่องใช้สำนักงาน ก่อนอื่นพวกเขาจะต้องสร้างใบสั่งซื้อเพื่ออนุญาตการซื้อนั้น ไม่ว่าจะขายอุปกรณ์ที่ไหน จะมีการจัดทำบิลพร้อมรายละเอียดวันที่ขาย จำนวน และรายละเอียดของรายการที่ซื้อ นี่คือเส้นทางการตรวจสอบ

คุณรักษาเส้นทางการตรวจสอบอย่างไร?

เพื่อรักษาเส้นทางการตรวจสอบ คุณต้องรวบรวมข้อมูล รวมถึงอินพุตที่ต่อเนื่องและงานการจัดการข้อมูล สิ่งนี้จะเหมือนกันไม่ว่าคุณจะสร้างนโยบายใหม่ เวิร์กโฟลว์ หรือปรับเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่

อินพุตและการดำเนินการทั้งหมดได้รับการจัดการและบันทึกเพื่อให้สามารถเข้าถึงได้ง่ายสำหรับการอ้างอิงในอนาคต การสร้างเส้นทางการตรวจสอบสำหรับเวิร์กโฟลว์เหล่านี้เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาฮับเอกสารเพื่อติดตามแบบฟอร์ม ไฟล์การตรวจสอบควรได้รับการดูแลตลอดอายุของเร็กคอร์ด

อุตสาหกรรมที่ต้องการเส้นทางการตรวจสอบ

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ หลายอุตสาหกรรมจำเป็นต้องมีเส้นทางการตรวจสอบ แน่นอน องค์กรใดๆ ที่ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดและปลอดภัยจะต้องได้รับหลักฐานการตรวจสอบ บันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องมีเส้นทางการตรวจสอบเป็นพิเศษเพื่อป้องกันการละเมิดความปลอดภัยและรักษาการรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนด นี้เป็นทั้งสำหรับการตรวจสอบภายนอกและภายใน

องค์กรต่างๆ เช่น หน่วยงานของรัฐและมหาวิทยาลัยต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่เป็นความลับ และอุตสาหกรรมอื่นๆ ที่จัดการข้อมูลดังกล่าว จำเป็นต้องมีเส้นทางการตรวจสอบ จำเป็นต้องติดตามบันทึกหรือธุรกรรมในแผนกการเงิน การบัญชี และการเรียกเก็บเงิน ตลอดจนการควบคุมการออกแบบการผลิตและการดูแลสุขภาพ

นอกจากนี้คุณยังจะพบว่าจำเป็นต้องมีเส้นทางการตรวจสอบในข้อมูลการวิจัยทางคลินิก การจัดการเนื้อหา ประวัตินักศึกษา อีคอมเมิร์ซ การสอบสวนทางกฎหมายและการวิจัย เวชระเบียน และแม้แต่บันทึกการลงคะแนนและการเก็บบัตรลงคะแนน เส้นทางการตรวจสอบสามารถพบได้ในทุกภาคส่วนตั้งแต่รัฐบาลไปจนถึงการศึกษาหรือองค์กรใดๆ ที่จัดการบันทึกที่ปลอดภัย

ProjectManager ช่วยด้วยเส้นทางการตรวจสอบ

ProjectManager คือซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่สามารถสร้างรายงานแบบเรียลไทม์และติดตามงานของคุณขณะที่มันเกิดขึ้นเพื่อช่วยให้คุณตรวจจับปัญหาและแก้ไขปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อจัดการโครงการ แต่ยังเป็นศูนย์กลางสำหรับเอกสารและบันทึกทั้งหมดของคุณ พร้อมใช้งานเสมอไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรือทำงานเมื่อไหร่

ดูประสิทธิภาพและความคืบหน้าด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

แดชบอร์ดสดของเราจะบันทึกข้อมูลตามเวลาจริงและคำนวณข้อมูลโดยอัตโนมัติ จากนั้นจะแสดงผลลัพธ์สำหรับเมตริกโครงการ 6 รายการในรูปแบบกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย คุณสามารถดูว่าโครงการของคุณเป็นอย่างไรในแง่ของเวลา ต้นทุน และอื่นๆ ต่างจากเครื่องมือที่ด้อยกว่าอื่นๆ ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ ตรวจสอบงานของคุณเมื่อมันเกิดขึ้น

ควบคุมกระบวนการด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อให้ทีมของคุณมีเวลาทำงานในเรื่องที่สำคัญมากขึ้น ในขณะเดียวกันก็รับประกันคุณภาพและมีบันทึกของทุกขั้นตอนของกระบวนการของคุณ คุณกำหนดจำนวนทริกเกอร์ที่คุณต้องการสร้างเพื่อให้มีการดำเนินการ เช่น การเปลี่ยนแท็กหรือผู้รับมอบหมาย การตั้งค่าการอนุมัติงานทำให้แน่ใจว่าไม่มีการเปลี่ยนแปลงสถานะจนกว่าสมาชิกในทีมที่ได้รับอนุญาตจะอนุมัติ ด้วย ProjectManager คุณมีอำนาจในการตั้งค่าเส้นทางการตรวจสอบด้วยระบบอัตโนมัติ

เครื่องมือของเรามีพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัด ดังนั้นคุณจึงสามารถเก็บเอกสารและบันทึกสำคัญทั้งหมดไว้ในที่เดียวที่สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา ใช้การค้นหาทั่วโลกของเราเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาสิ่งที่คุณต้องการอย่างรวดเร็ว ไม่ต้องไปยุ่งกับอีเมลเก่าหรือไฟล์ที่ซ่อนอยู่ในคอมพิวเตอร์อีกต่อไป ทุกอย่างอยู่ใกล้แค่เอื้อม

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่ได้รับรางวัล ซึ่งช่วยให้คุณสร้าง จัดระเบียบ และติดตามบันทึก แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเราเชื่อมต่อทีมทุกที่ทุกเวลาในขณะที่ช่วยให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้มากขึ้น ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเหมือนทีมที่ NASA, Siemens และ Nestle ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเรา เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี