กรูมมิ่ง Backlog ของผลิตภัณฑ์

ไม่ว่าคุณจะเรียกมันว่าการปรับแต่งงานในมือหรือการดูแลงานในมือ ถือเป็นงานที่สำคัญสำหรับผู้จัดการผลิตภัณฑ์และทีมงานของพวกเขา งานในมือจะมีอยู่เสมอ แต่ไม่ใช่ทุกรายการใน Backlog นั้นจะเท่ากัน

Backlog Grooming คืออะไร?

การดูแลงานในมือช่วยให้ผู้จัดการผลิตภัณฑ์หรือเจ้าของผลิตภัณฑ์สามารถมั่นใจได้ว่ามีจำนวนสินค้าที่เหมาะสมในรายการงานในมือ และจัดรายการตามลำดับความสำคัญ

การดูแลงานค้างไม่ใช่กิจกรรมที่ทำเพียงครั้งเดียว แต่เป็นกิจกรรมที่มีการเยี่ยมชมเป็นประจำและสามารถจัดกำหนดการให้ดำเนินต่อเนื่องในโครงการได้ ซึ่งมักจะดำเนินการโดยเจ้าของผลิตภัณฑ์ ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง

Backlog Grooming Meeting คืออะไร?

การประชุมดูแลงานในมือเป็นหนึ่งใน 5 การประชุมที่คล่องตัวหรือพิธีการแย่งชิง เป็นที่รู้จักในหลายชื่อ เช่น การดูแลงานในมือ การปรับแต่งงานในมือ หรือการจัดการงานในมือ

ไม่ว่าคุณต้องการใช้ชื่ออะไร จุดประสงค์ของเซสชันก็เหมือนกัน: ล้างงานในมือเพื่อช่วยเปลี่ยนจากการวิ่งแบบ Agile หนึ่งไปสู่การวิ่งถัดไปอย่างราบรื่น นี่เป็นกิจกรรมที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางในการจัดการโครงการแบบต่อสู้และคล่องตัว

เมื่อทีมวางแผนล่วงหน้าจะลบเรื่องราวของผู้ใช้และงานที่ล้าสมัย พวกเขายังจะเพิ่มเรื่องราวของผู้ใช้ใหม่ที่จำเป็นเนื่องจากข้อมูลเชิงลึกที่ค้นพบใหม่จากผู้ใช้ หากมีเรื่องราวของผู้ใช้จำนวนมากที่เรียกว่ามหากาพย์ สิ่งเหล่านี้จะแบ่งออกเป็นเรื่องที่เล็กกว่า ทีมจะประเมินลำดับความสำคัญใหม่และจัดลำดับเรื่องราวของผู้ใช้ใหม่ตามความจำเป็น

นั่นเป็นซอฟต์แวร์จัดการงานในมือและการจัดการโครงการจำนวนมากที่สามารถช่วยจัดระเบียบการเปลี่ยนแปลงและสื่อสารได้ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการบนคลาวด์ที่มีความยืดหยุ่นที่ทีม scrum ต้องการสำหรับการปรับแต่งงานในมือ กระดานคัมบังของเราช่วยให้ทีมจัดการงานในมือและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์เพื่อวางแผนการวิ่ง ผู้จัดการจะได้รับความโปร่งใสในกระบวนการของทีมและสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด

ใครควรเข้าร่วมการประชุม Backlog Grooming?

กระบวนการของการดูแลงานในมือมักจะถูกควบคุมโดยเจ้าของผลิตภัณฑ์หรือผู้จัดการผลิตภัณฑ์ พวกเขามักจะเป็นผู้นำการประชุมและทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปด้วยดี เห็นได้ชัดว่าใครก็ตามที่อำนวยความสะดวกในการดูแลงานในมือ สำหรับส่วนอื่นๆ นั้น ขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณ และวิธีจัดการกับการต่อสู้และการจัดการโครงการที่คล่องตัว

บ่อยครั้งที่ความสำเร็จของลูกค้า การสนับสนุน และทีม QA มีตัวแทนอยู่ที่นั่น พวกเขาสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการ อย่างไรก็ตาม ไม่แนะนำให้มีคนจำนวนมากเกินไปในกระบวนการทำงานร่วมกันนี้ มันสามารถครอบงำและไม่เกิดผลได้อย่างง่ายดาย นั่นเป็นเหตุผลที่ทีม scrum ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันเป็นทีม

ที่เกี่ยวข้อง: การเปรียบเทียบซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดสำหรับปี 2565

Backlog Grooming กิจกรรม

กระบวนการดูแลงานในมือมีหลายอย่าง ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ต้องสร้างสมดุลระหว่างความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทีมงาน และวัตถุประสงค์ของโครงการ แน่นอนว่าพวกเขาต้องคำนึงถึงทรัพยากรและพลังของเครื่องมือการจัดการโครงการด้วย กิจกรรมบางอย่างที่จำเป็นสำหรับงานในมือที่ดีมีดังต่อไปนี้

กำจัดและเพิ่มเรื่องราวของผู้ใช้

แนวทางหนึ่งในการจัดการ Backlog ขั้นพื้นฐานคือการกำจัดเรื่องราวของผู้ใช้ที่ไม่ปรากฏว่ามีความเกี่ยวข้องอีกต่อไป สิ่งเหล่านี้จะเป็นอุปสรรคต่อความก้าวหน้าของคุณ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากเรื่องราวของผู้ใช้บางรายหลุดจากงานในมือ เรื่องราวอื่นๆ จึงมีความสำคัญที่จะรวมไว้ด้วย ระหว่างโครงการ ความต้องการใหม่จะเกิดขึ้น และในการตอบสนอง เรื่องราวของผู้ใช้ใหม่เหล่านั้นจะต้องถูกเพิ่มเข้าไปในงานในมือ

อัปเดตลำดับความสำคัญและการประมาณการ

ในขณะเดียวกัน ลำดับความสำคัญจะเปลี่ยนไป สิ่งเหล่านี้จะต้องสะท้อนให้เห็นใน backlog ของผลิตภัณฑ์และรายการเรื่องราวของผู้ใช้ ดังนั้น การจัดการงานในมือจึงเป็นการประเมินลำดับความสำคัญของเรื่องราวของผู้ใช้เหล่านี้ใหม่เป็นประจำ การประมาณการก็จะเปลี่ยนไปเช่นกัน การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะต้องสะท้อนให้เห็นใน Backlog เวลาอาจหดตัวหรือขยายออกไปเมื่อมีการเปิดเผยข้อมูลใหม่ และการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นจะต้องได้รับการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ

แยกเรื่องราวของผู้ใช้

นอกจากนี้ คุณต้องการแจกแจงเรื่องราวของผู้ใช้ที่มีขนาดใหญ่กว่าที่ควรจะเป็น ซึ่งเรียกว่าการแยกส่วน สิ่งนี้ทำกับเรื่องราวของผู้ใช้ที่มีลำดับความสำคัญสูง แต่ใหญ่เกินไปที่จะใส่ได้อย่างสะดวกสบายในการทำซ้ำที่จะเกิดขึ้น

ประโยชน์ของการดูแลงานค้าง

บางทีคุณอาจคิดว่าการดูแลขนทั้งหมดนี้เป็นปัญหามากกว่าที่ควรจะเป็น บางทีคุณอาจเป็นคนผัดวันประกันพรุ่งที่ชอบรอจนนาทีสุดท้ายเพื่อเตรียมงานทั้งหมดให้พร้อมสำหรับการวิ่งครั้งต่อไป มีประโยชน์อย่างแน่นอนสำหรับการดูแลงานในมือที่ค้างอยู่เป็นประจำ และผลประโยชน์บางส่วนเหล่านี้ได้รับการกล่าวถึงด้านล่าง

1. เพิ่มประสิทธิภาพของทีม

แรงจูงใจที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในการมีส่วนร่วมในการดูแลงานที่ยังค้างอยู่คือการช่วยให้ทีมผลักดันไปข้างหน้าอย่างต่อเนื่องและเพิ่มผลิตภาพโดยรวม เนื่องจากเรื่องราวของผู้ใช้ได้รับการกำหนดไว้อย่างดีแล้ว สิ่งเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องมีการอภิปรายเพิ่มเติม

อย่างไรก็ตาม การวางแผนการวิ่งเร็วเป็นสิ่งสำคัญ และงานในมือที่ดีขึ้นจะช่วยให้วางแผนสำหรับสิ่งเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ได้หมายความว่างานในมือจะลดทอนลงด้วยรายละเอียด เพียงแต่ต้องพร้อมสำหรับการทำงาน

2. จัดการ Backlog Chaos

งานในมือถูกเพิ่มเข้ามาอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะโดยผู้จัดการผลิตภัณฑ์ หรือขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณ ผู้ทดสอบ QA นักพัฒนา หรือสมาชิกในทีมคนอื่นๆ สิ่งนี้สามารถนำไปสู่งานในมือที่หลวมและยุ่งเหยิง

ดังนั้น การดูแลงานในมือที่ค้างอยู่เป็นวิธีหนึ่งในการนำรายการที่ดูวุ่นวายและทำความสะอาด เพื่อให้เป็นรายการงานที่สามารถจัดการได้ซึ่งง่ายต่อการใช้งานสำหรับทีม

3. ทำให้ทุกคนอัปเดต

ข้อดีอีกประการของการดูแล Backlog คือเป็นวิธีที่ทุกคนจะได้เห็นว่าทีมผลิตภัณฑ์มีจุดยืนอย่างไรในแง่ของคุณลักษณะ โครงการ การแก้ไขจุดบกพร่องและการปรับปรุงต่างๆ เป็นวิธีรักษาความโปร่งใสในหมู่สมาชิกในทีมทั้งหมด เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครไม่ทราบสถานะปัจจุบันของเหตุการณ์

ด้วยงานในมือที่ได้รับการดูแลเป็นอย่างดี ไม่มีใครต้องถามคนอื่นว่าเกิดอะไรขึ้น ยิ่งมีการรบกวนน้อยลง ผลงานก็จะยิ่งมีประสิทธิผลมากขึ้น

4. นำเสนอข้อมูลใหม่

Backlog กรูมมิ่งเป็นเครื่องมือสื่อสาร หลายคนใช้ Backlog ดังนั้นเมื่อมีการอัปเดตข้อมูลจะถูกเผยแพร่ทั่วทั้งทีม นั่นหมายความว่าทุกคนเข้าใจตรงกัน แต่ก็เป็นถนนสองทางด้วย ทีมข้อมูลที่ได้รับจะได้รับคำติชม และงานในมือยังรวบรวมคำติชมจากลูกค้าในระหว่างการสาธิตสด

Backlog Grooming Best Practices

ตามที่ระบุไว้ การดูแลงานในมือยังดำเนินอยู่ โดยปกติ การอัปเดตเหล่านี้จะทำระหว่างการประชุมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง เจ้าของผลิตภัณฑ์จะเป็นผู้นำการประชุมและให้ทุกคนตรวจสอบเรื่องราวของผู้ใช้ที่มีอยู่เพื่อตัดสินใจว่าจะลบรายการใดออกจากรายการค้าง สามารถเพิ่มเรื่องราวของผู้ใช้ได้ในขณะนี้เช่นกัน หรือเรื่องราวของผู้ใช้จะถูกแยกออกเพื่อให้จัดการได้ง่ายขึ้น ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการทำให้ความคืบหน้ามีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทำให้ลึก

Roman Pichler ผู้สนับสนุน Agile ได้คิดค้นตัวย่อ DEEP ซึ่งย่อมาจาก รายละเอียดที่เหมาะสม ประมาณการ เกิดขึ้น และจัดลำดับความสำคัญ สิ่งเหล่านี้อธิบายถึงงานในมือที่มีการจัดการอย่างดี

“รายละเอียดเหมาะสม” หมายความว่ารายการที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่าควรมีรายละเอียดมากกว่ารายการที่มีลำดับความสำคัญต่ำกว่า รายการงานในมือควรเป็น "ประมาณการ" เพื่อทำความเข้าใจต้นทุนในการดำเนินการ “ฉุกเฉิน” ระบุว่างานในมือเป็นแบบไดนามิกและมักจะย้ายจากความคิดไปยังงานที่เสร็จสมบูรณ์ “จัดลำดับความสำคัญ” หมายถึงรายการใดที่สำคัญที่สุดและต้องถูกกล่าวถึงก่อนสิ่งอื่น รายการเหล่านี้อยู่ด้านบนสุดของรายการ ซึ่งจะเลื่อนลงไปที่ลำดับความสำคัญต่ำสุดเป็นลำดับสุดท้าย

มีการประชุมที่ดีขึ้น

งานดูแลงานในมือมักจะทำในการประชุม ดังนั้นการดำเนินการประชุมเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นจะทำให้งานในมือมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้น คุณไม่จำเป็นต้องเชิญทุกคนเสมอไป บุคคลสำคัญเพียงคนเดียวคือเจ้าของผลิตภัณฑ์ หลังจากนั้นให้เชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องในขณะนั้นเท่านั้น หากจำเป็นต้องมีข้อมูลจากผู้อื่นที่ไม่จำเป็นในการประชุม ให้หาข้อมูลนั้นก่อนการประชุม

เช่นเดียวกับการประชุมใด ๆ เตรียมตัวให้พร้อม มีระเบียบวาระที่มีเป้าหมายระบุไว้อย่างชัดเจน และทำให้แน่ใจว่าทุกคนที่ชุมนุมกันรับทราบว่าเป้าหมายเหล่านั้นคืออะไรและคาดว่าจะมีส่วนช่วยในการบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร สุดท้าย ให้การประชุมสั้น แม้ว่าการประชุมมักจะใช้เวลานาน แต่ควรทำให้สั้นที่สุด รู้ว่าต้องทำอะไร และพบกันทุกสองสัปดาห์เป็นเวลาหนึ่งหรือสองชั่วโมงเท่านั้น

คำนึงถึงลูกค้าเสมอ

งาน Backlog ต้องมี lodestar คอยติดตาม และมัคคุเทศก์จะเป็นลูกค้าเสมอ คิดว่าพวกเขาจัดลำดับความสำคัญของงานในมือ ลูกค้าสามารถเป็นเหมือนกฎเกณฑ์ที่ใช้วัดผลอย่างอื่นทั้งหมดได้ สินค้าถูกผลิตขึ้นสำหรับลูกค้า ดังนั้น ลูกค้าจึงเป็นจุดหมายปลายทางที่ทุกคนต้องจับตามอง

ระบุการพึ่งพา

บางครั้งมีเรื่องราวของผู้ใช้หรืองานที่ไม่สามารถเริ่มต้นได้จนกว่าจะเสร็จสิ้น หากไม่ได้ระบุการพึ่งพาเหล่านี้สามารถบล็อกสมาชิกในทีมและทำให้ความคืบหน้าล่าช้า ดังนั้น อย่าลืมระบุการพึ่งพาใด ๆ เมื่อเตรียมงานในมือ

มีสอง Sprints มูลค่าของเรื่องราวที่จะทำงานใน

เมื่อเสร็จสิ้นเซสชั่นการดูแลงานที่ยังค้างอยู่ ควรมีเรื่องราวของผู้ใช้สปรินต์สองแบบที่ทีมพร้อมที่จะดำเนินการ วิธีนี้ทำให้พวกเขามีงานมากพอที่จะทำให้พวกเขามีส่วนร่วมจนกว่าจะมีงานในมือในครั้งต่อไป และยังต้องทำงานหากลำดับความสำคัญเปลี่ยนไป

ฟังในระหว่างกระบวนการปรับแต่ง

คำแนะนำนี้ดีสำหรับสถานการณ์ต่างๆ มากมาย ทั้งเรื่องส่วนตัวและในเชิงอาชีพ และไม่ว่าจะพูดซ้ำมากน้อยเพียงใด ก็ยังคงให้ความสำคัญต่อไปเสมอ แม้ว่าวาระการประชุมที่มีเป้าหมายตามที่ระบุไว้นั้นมีความสำคัญต่อการจัดการงานในมืออย่างชาญฉลาด แต่ก็ไม่ได้หมายความถึงวาระดังกล่าว เจ้าของผลิตภัณฑ์ต้องเปิดใจและรับฟังสิ่งที่ทีมงานจะพูด ซึ่งอาจปรับเปลี่ยนได้ตามความจำเป็น

เป็นมืออาชีพ

ในการประชุม Backlog Grooming จะมีความคิดเห็นที่แตกต่างกัน แต่ทุกคนในทีมกำลังทำงานเพื่อสร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุด พวกเขาอาจขัดแย้งกันเกี่ยวกับวิธีการทำเช่นนั้น แต่แรงจูงใจของพวกเขาคือความหลงใหลและประสบการณ์ เจ้าของผลิตภัณฑ์หรือผู้จัดการต้องจดจำสิ่งนี้และปฏิบัติต่อทุกคนด้วยความกรุณา ให้ทุกคนได้ยินและเคารพ แต่ให้ทีมจดจ่อ

ProjectManager ช่วยเรื่อง Backlogs ได้อย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งเชื่อมต่อทีม scrum และอำนวยความสะดวกในกระบวนการดูแลผลิตภัณฑ์ แต่การเชื่อมต่อทีมทำได้มากกว่ามาก ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหน ทำงานอย่างไร หรืออยู่ในแผนกใด ซอฟต์แวร์ไฮบริดของเราหมายความว่าทีมที่คล่องตัวและดั้งเดิมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น

ทำให้กระบวนการอัตโนมัติสำหรับการควบคุมคุณภาพและผลผลิต

ให้ทีมของคุณจดจ่ออยู่กับการวิ่งด้วยระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์และการอนุมัติงาน ผู้จัดการสามารถตั้งค่าทริกเกอร์ได้มากเท่าที่ต้องการเพื่อปล่อยการกระทำที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งช่วยให้ทีมมีงานยุ่งมากขึ้น เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีเรื่องราวของผู้ใช้เสร็จสมบูรณ์อย่างไม่ถูกต้อง มีการอนุมัติงาน ดังนั้นเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตให้เปลี่ยนสถานะของงานเท่านั้นที่สามารถย้ายไปยังคอลัมน์เสร็จสิ้นบนคัมบังของคุณ

มุมมองที่หลากหลายเพื่อการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น

Kanban เป็นที่ชื่นชอบของทีม scrum แต่บางครั้ง คุณกำลังทำงานกับแผนกที่มีวิธีการแบบดั้งเดิมมากกว่า เครื่องมือไฮบริดของเรามีมุมมองโครงการหลายแบบที่ช่วยให้ทุกคนทำงานได้ตามที่พวกเขาต้องการ แผนภูมิแกนต์สำหรับการวางแผน รายการงานสำหรับมุมมองงาน แผ่นงาน และปฏิทินของคุณเอง—ทำงานตามที่คุณต้องการ ข้อมูลทั้งหมดได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์ในทุกมุมมอง จึงมีแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวที่ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

ซอฟต์แวร์ของเราช่วยให้คุณอัปเดตทุกคนในทีมเมื่อคุณเปลี่ยนรายการใน Backlog สมาชิกในทีมคนอื่นๆ จะได้รับแจ้งการเปลี่ยนแปลงทันทีด้วยการแจ้งเตือนทางอีเมล ทุกคนอยู่ในวง สมาชิกในทีมจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อพวกเขาได้รับมอบหมายงาน หากมีการเปลี่ยนแปลงวันครบกำหนด คุณจะทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้และสามารถปรับความเร็วตามนั้นได้ การสื่อสารมีความชัดเจนอยู่เสมอด้วย ProjectManager

Backlog กรูมมิ่งเป็นวิธีการขจัดความไร้ประสิทธิภาพและทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์พร้อมคุณสมบัติที่ช่วยให้ผู้จัดการผลิตภัณฑ์มีงานในมือและอื่นๆ อีกมากมาย กระดาน Kanban รวบรวมเรื่องราวของผู้ใช้และแชร์ระหว่างทีม ซึ่งสามารถอัปเดตความคืบหน้าได้ทุกที่และทุกเวลาเพื่อให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้ ลองด้วยตัวคุณเองด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้