เตรียม Back Office ของคุณให้พร้อมสำหรับฤดูกาลขายวันหยุด

ด้วยลูกค้าที่ซื้อของออนไลน์มากขึ้นกว่าเดิม เทศกาลวันหยุดปี 2564 กำลังจะกลายเป็นปีที่ยิ่งใหญ่สำหรับอีคอมเมิร์ซ ยอดขายออนไลน์ในสหรัฐฯ คาดว่าจะเพิ่มขึ้น 11.3% จากตัวเลขในปี 2020 เป็น 207 พันล้านดอลลาร์ คิดเป็นสถิติ 18.9% ของยอดขายปลีกในช่วงเทศกาลวันหยุดทั้งหมด

การได้รับคำสั่งซื้อที่พุ่งสูงขึ้นเป็นเรื่องที่น่าตื่นเต้น แต่การรักษาความต้องการให้ทันอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณไม่มีสินค้าคงคลังหรือคุณไม่สามารถจัดส่งสินค้าได้เร็วพอ ประสบการณ์เชิงลบในช่วงวันหยุดยาวสามารถทำลายชื่อเสียงของแบรนด์และทำให้คุณสูญเสียลูกค้าได้ เป็นสิ่งสำคัญที่ฝ่ายสนับสนุนและกลยุทธ์การปฏิบัติตามคำสั่งของคุณต้องพร้อมสำหรับการไหลเข้าของคำสั่งซื้อ ดังนั้นคุณสามารถเพิ่มการเติบโตสูงสุดในขณะที่มอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมให้กับลูกค้า

ยังมีเวลาที่จะทำให้แน่ใจว่าการดำเนินการและกระบวนการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อของคุณอยู่ในเกณฑ์ที่ดี เพื่อช่วยคุณเตรียมตัว ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการเพื่อให้แน่ใจว่าช่วงเทศกาลวันหยุดจะประสบความสำเร็จ

1. จ้างพนักงานตามฤดูกาล

พิจารณาจ้างพนักงานตามฤดูกาลที่สามารถตอบสนองความต้องการและเพิ่มประสิทธิภาพแบ็คออฟฟิศของคุณได้ คุณสามารถปรับขนาดพนักงานของคุณให้ตรงกับความต้องการในช่วงวันหยุดและประหยัดเงินได้ แทนที่จะต้องจ่ายเงินให้กับพนักงานเต็มเวลาต่อไปหลังวันหยุดนักขัตฤกษ์ สำหรับ Devin Montgomery หนึ่งในเจ้าของ Skiis & Biikes การขยายจำนวนพนักงานในช่วงวันหยุดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจของพวกเขา

เราเพิ่มพนักงานประมาณ 35% ทุกช่วงเทศกาลวันหยุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปีนี้ เป็นเรื่องยากมากที่จะหาสมาชิกใหม่ในทีม ฉันรู้สึกว่าทุกธุรกิจกำลังประสบกับสิ่งนี้ บทบาทหลักที่เรากำลังจ้างคือการปฏิบัติตามข้อกำหนด (การจัดส่ง การรับสินค้า พนักงานขับรถสำหรับการโอนย้ายระหว่างร้านค้า และรับ) การบริการลูกค้าและการขายสินค้าออนไลน์

อย่าลืมเข้าร่วมทีมใหม่ของคุณเพื่อให้พวกเขาทำงานในระดับเดียวกับพนักงานประจำของคุณ มีแผนการฝึกอบรมที่พร้อมจะเร่งความเร็วให้เร็วที่สุด สร้างรายการตรวจสอบที่พวกเขาสามารถติดตามได้ในระหว่างการปฐมนิเทศ พร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และแบรนด์ของคุณ กระบวนการสินค้าคงคลังและการปฏิบัติตามข้อกำหนด นโยบายการคืนสินค้า และสิ่งที่คาดหวังจากสินค้าเหล่านั้น

2. เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการปฏิบัติตาม

การวางแผนว่าคุณจะต้องดำเนินการอย่างไร เมื่อไร และสิ่งที่จำเป็นในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อนั้นเป็นสิ่งสำคัญ

จัดลำดับความสำคัญคำสั่งซื้อ

ขั้นแรก ให้กำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการจัดลำดับความสำคัญของคำสั่งซื้อ เพื่อไม่ให้คุณเสียเวลาในการหาจุดเริ่มต้นเมื่อมียอดขายพุ่งกระฉูด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของคำสั่งซื้อแบบมาก่อนได้ก่อน และเรียงลำดับตามวันที่เพื่อให้คุณสามารถค้นหาคำสั่งซื้อล่าสุดของคุณได้อย่างรวดเร็ว อีกทางเลือกหนึ่งที่เป็นที่นิยมคือการจัดลำดับความสำคัญตามสถานะของลูกค้า คุณอาจต้องการตั้งค่าคำสั่งซื้อหรือแท็กลูกค้าเพื่อระบุคำสั่งซื้อจากลูกค้าวีไอพีของคุณและดำเนินการให้เสร็จสิ้นก่อน หรือคุณสามารถใช้วิธีจัดส่ง (ทางเรือ การจัดส่งในพื้นที่ หรือการรับสินค้าในพื้นที่) หรือปลายทาง (ระหว่างประเทศและภายในประเทศ) เพื่อให้คุณรู้ว่าต้องทำอย่างไรกับคำสั่งซื้อเหล่านั้นเมื่อบรรจุเรียบร้อยแล้ว เมื่อคุณทราบแล้วว่าต้องการจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของคำสั่งซื้ออย่างไร ให้บันทึกมุมมองนี้สำหรับช่วงเทศกาลลดราคา

ตุนสถานีเติมน้ำมันของคุณ

เตรียมสถานีรับและบรรจุของคุณด้วยวัสดุที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อบรรจุผลิตภัณฑ์ของคุณ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องพิมพ์ของคุณมีหมึกและกระดาษเพียงพอสำหรับการพิมพ์ใบบรรจุภัณฑ์และฉลากสำหรับการขนส่ง เตรียมรีฟิลไว้เผื่อของจะหมด
• ตุนวัสดุห่อของขวัญธีมวันหยุด สติ๊กเกอร์ และ สื่อส่งเสริมการขายอื่นๆ เพื่อมอบประสบการณ์แกะกล่องที่น่าจดจำ
• เพื่อความเป็นส่วนตัว ให้เขียนบันทึกขอบคุณล่วงหน้าเพื่อรวมไว้ในแพ็คเกจของคุณ
• จัดเตรียมคำแนะนำในการบรรจุภัณฑ์เพื่อให้พนักงานปฏิบัติตาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีผลิตภัณฑ์ที่หลากหลายซึ่งต้องการบรรจุภัณฑ์และการดูแลที่แตกต่างกัน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดการสั่งซื้อถูกต้อง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลที่จำเป็นในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อเมื่อมีสินค้าเข้ามา แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการเพิ่มน้ำหนักและขนาดให้กับผลิตภัณฑ์ของคุณล่วงหน้า ด้วยวิธีนี้ เมื่อต้องดำเนินการตามคำสั่งซื้อ คุณสามารถเลือกบรรจุภัณฑ์ที่เหมาะสมสำหรับผลิตภัณฑ์ในคำสั่งซื้อนั้นได้อย่างง่ายดาย

คุณอาจต้องการตรวจสอบผลิตภัณฑ์ ลูกค้า และรายละเอียดการชำระเงินอีกครั้ง นี่เป็นโอกาสที่ดีในการเข้าถึงลูกค้าและทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในคำสั่งซื้อหากมีบางอย่างไม่ถูกต้อง เมื่อรายละเอียดทั้งหมดได้รับการยืนยันแล้ว ให้เพิ่มข้อมูลการจัดส่งและการติดตามสำหรับคำสั่งซื้อแต่ละรายการ

เลือกและแพ็คคำสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่ของคุณเพื่อประสิทธิภาพในการหยิบและบรรจุหีบห่อ

• รักษาสถานีของคุณให้สะอาดและเป็นระเบียบ ด้วยผลิตภัณฑ์ที่ขายดีที่สุดใกล้กับสถานีบรรจุของคุณมากที่สุด และวางตำแหน่งไว้ที่ระดับสายตาเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย
• หากคุณรู้ว่าสินค้าบางชนิดมักจะขายร่วมกัน ให้เก็บไว้ใกล้กัน
• คุณควรติดป้ายกำกับสินค้าคงคลังของคุณด้วยชื่อผลิตภัณฑ์ SKU และรายละเอียดตัวเลือกสินค้า เช่น ขนาดและสี
• จัดเก็บผลิตภัณฑ์ของคุณในชั้นวางหรือถังขยะแยกกัน เพื่อให้คุณสามารถค้นหาผลิตภัณฑ์ที่คุณต้องการเลือกและบรรจุได้อย่างง่ายดาย

พิจารณาเลือกและบรรจุคำสั่งซื้อหลายรายการพร้อมกันแทนที่จะเป็นทีละรายการ วิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำเช่นนี้คือการเลือกกลุ่มคำสั่งซื้อจำนวนมากที่คุณต้องการดำเนินการ ตามกระบวนการจัดลำดับความสำคัญของคุณ และพิมพ์ใบบรรจุภัณฑ์ จากนั้นคุณสามารถใช้ใบบรรจุภัณฑ์เหล่านี้เพื่อเดินไปรอบๆ คลังสินค้าของคุณและเลือกสินค้าคงคลังที่คุณต้องการสำหรับการบรรจุ หรือคุณสามารถใช้แอป Shopify สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อดูรายละเอียดผลิตภัณฑ์จากคำสั่งซื้อได้ เมื่อเลือกกลุ่มคำสั่งซื้อเดียวกันแล้ว ให้ซื้อและ พิมพ์ใบจ่าหน้าสำหรับการจัดส่ง

เมื่อคุณเลือกสินค้าคงคลังและพิมพ์ฉลากแล้ว ให้สร้างสายการประกอบของสลิปการบรรจุ ผลิตภัณฑ์ อุปกรณ์เสริม (วัสดุที่มีตราสินค้า บันทึกขอบคุณ โปรโมชั่น) และฉลากสำหรับการจัดส่ง และทำการบรรจุคำสั่งซื้อของคุณ

จากที่นั่น คุณสามารถกำหนดเวลารับหรือส่งกับผู้จัดส่งของคุณเพื่อนำพัสดุไปส่ง หากผู้ให้บริการของคุณคือ USPS ให้ใช้ แอป Shipping manifests เพื่อให้ USPS สามารถสแกนเอกสารหนึ่งฉบับและรับรายละเอียดการจัดส่งสำหรับคำสั่งซื้อกลุ่มใหญ่

หากคุณให้บริการจัดส่งในพื้นที่ ให้แยกคำสั่งซื้อเหล่านั้นออกและใช้ประโยชน์จากแอปจัดส่งในพื้นที่ของเราเพื่อส่งผลิตภัณฑ์ในชุมชนของคุณ

สำหรับการสั่งซื้อรถกระบะในพื้นที่และริมทาง มอนต์โกเมอรี่กล่าวว่า Skiis และ Biikes เพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่ของพวกเขาสำหรับคำสั่งซื้อประเภทนี้ในช่วงวันหยุด

การเพิ่มพื้นที่โชว์รูมเพื่อรับสินค้าในร้านช่วยให้พนักงานค้นหาสินค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

3. เตรียมสินค้าคงคลังของคุณ

สินค้าคงคลังของคุณต้องเพียงพอและถูกต้อง แต่ไม่ใช่ว่าสินค้าคงคลังทั้งหมดของคุณจะดำเนินการในลักษณะเดียวกัน ในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเมื่อสั่งซื้อสินค้าคงคลังสำหรับช่วงเทศกาลวันหยุด ให้ใช้รายงานการวิเคราะห์ ABC เพื่อทำความเข้าใจให้ดียิ่งขึ้นว่าผลิตภัณฑ์ใดสร้างรายได้มากกว่า รายงานนี้จะให้คะแนนมูลค่าหุ้นของคุณตามเปอร์เซ็นต์ของรายได้ของคุณ:

A = % ของหุ้นที่คิดเป็น 80% ของรายได้ของคุณ
B = % ของหุ้นที่คิดเป็น 15% ของรายได้ของคุณ
C = % ของหุ้นที่คิดเป็น 5% ของรายได้ของคุณ

หุ้น A ของคุณแสดงถึงผลิตภัณฑ์ที่ทำกำไรและมีค่ามากที่สุดของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีผลิตภัณฑ์เหล่านี้อยู่ในมือในช่วงพีคซีซั่น เพื่อไม่ให้พลาดการขาย หุ้น C ของคุณคือหุ้นที่เคลื่อนไหวช้าหรือตาย BFCM เป็นโอกาสที่ดีในการขายสินค้าเหล่านี้โดยมีส่วนลดเพื่อลดสต็อกส่วนเกิน คุณจะต้องสั่งซื้อสินค้าคงคลังของคุณล่วงหน้า เพื่อไม่ให้เกิดความล่าช้าหรือการหยุดชะงักในห่วงโซ่อุปทาน

นอกจากนี้ คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีจำนวนสินค้าคงคลังที่ถูกต้องก่อนช่วงเทศกาลขายในวันหยุด พิจารณาทำการตรวจสอบหรือนับสต็อคของสินค้าคงคลังที่มีอยู่ และอย่าลืมอัปเดตปริมาณสินค้าคงคลังของคุณเมื่อมีสินค้าคงคลังใหม่เข้ามา วิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำเช่นนี้คือการใช้ฟีเจอร์การสแกนในแอป Shopify สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่

4. ขยายความสามารถในการเติมเต็มของคุณด้วย 3PL

การมี Back Office ที่เชื่อมต่อกับสินค้าคงคลังและการติดตามคำสั่งซื้อเป็นสิ่งสำคัญสำหรับกลยุทธ์การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ประสบความสำเร็จ หากคุณกังวลว่าพื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอหรือทีมของคุณจะไม่สามารถรับมือกับความต้องการที่เพิ่มขึ้นได้ อาจถึงเวลาที่จะต้องไว้วางใจผู้ให้บริการด้านลอจิสติกส์บุคคลที่สาม (3PL) เช่น Shopify Fulfillment Network คุณสามารถจ้างผู้เชี่ยวชาญที่จะเลือก บรรจุ และจัดส่งคำสั่งซื้อไปยังลูกค้าของคุณได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วด้วยการจ้างผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก ในขณะที่คุณสำรวจการนำ 3PL มาใช้ ให้มองหาพันธมิตรที่มีเครือข่ายศูนย์ปฏิบัติตามกลยุทธ์ที่กว้างขวาง เพื่อให้คุณประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดส่งคำสั่งซื้อของคุณได้เร็วขึ้น

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ 3PL และวิธีพิจารณาว่าธุรกิจของคุณพร้อมที่จะจ้างบุคคลภายนอกมาเติมเต็มหรือไม่

5. ใช้ผลตอบแทนเพื่อสร้างประสบการณ์ลูกค้าที่น่าจดจำ

การคืนสินค้าเป็นส่วนสำคัญของประสบการณ์การช็อปปิ้งออนไลน์ 68% ของผู้ซื้อตรวจสอบหน้าคืนสินค้าก่อนตัดสินใจซื้อ และ 52% ออกจากตะกร้าสินค้าเพราะกลัวว่าจะมีกระบวนการคืนสินค้าที่ยากลำบาก เมื่อยอดขายเพิ่มขึ้นในช่วงเทศกาลวันหยุด ปริมาณผลตอบแทนก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน จากข้อมูลของ National Retail Federation (NRF) ผู้ค้าสามารถคาดหวังผลตอบแทนสูงสุดในเดือนธันวาคม มกราคม และกุมภาพันธ์

ขั้นแรก ให้รวบรวมนโยบายคืนสินค้าเฉพาะวันหยุดที่สามารถช่วยดึงดูดและเปลี่ยนลูกค้าได้ คุณอาจมีสินค้าอยู่แล้วว่าสินค้าใดบ้างที่มีสิทธิ์ได้รับคืน ต้องส่งคืนสินค้าได้เร็วเพียงใด และต้องมีเงื่อนไขของผลิตภัณฑ์ การปรับนโยบายการคืนสินค้าและขยายกรอบเวลาคืนสินค้าจนถึงหลังปีใหม่เป็นวิธีที่ดี เพื่อสร้างแรงจูงใจในการขาย ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าซื้อของขวัญในเดือนตุลาคม พวกเขาจะต้องการรู้สึกมั่นใจว่าผู้ที่ได้รับของขวัญจะสามารถคืนสินค้าได้หลังจากช่วงเทศกาลวันหยุด การขยายเวลาชั่วคราวนี้เป็นวิธีง่ายๆ ในการปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้าของคุณและนำพวกเขาข้ามสายงาน

ตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่านโยบายการคืนสินค้าของคุณมีความชัดเจนและง่ายต่อการค้นหา ซึ่งอาจหมายถึงการสร้างแบนเนอร์ในร้านค้าออนไลน์ของคุณเพื่อไปยังหน้านโยบายการจัดส่งสินค้าและการคืนสินค้าหรือหน้าคำถามที่พบบ่อย คุณยังสามารถใส่ลิงก์ไปยังนโยบายการคืนสินค้าของคุณในอีเมลแจ้งเตือนคำสั่งซื้อและแม้แต่ในหน้าผลิตภัณฑ์ของคุณโดยใช้ธีม Dawn

ขั้นต่อไป ทำความคุ้นเคยกับการจัดการการคืนสินค้าใน Shopify และวางแผนการรับและดำเนินการคืนสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการคืนสินค้าใน Shopify คุณสามารถสร้างใบจ่าหน้าสำหรับการจัดส่งคืน ติดตามเหตุผลในการคืนสินค้า เติมสต็อกสินค้า และออกการคืนเงินได้ทั้งหมดในที่เดียว

สุดท้าย คุณจะต้องจัดสรรพื้นที่ในคลังสินค้าของคุณเพื่อจัดเก็บคำสั่งซื้อที่ส่งคืน และอุทิศเวลาของวันหรือสัปดาห์เพื่อดำเนินการทั้งหมดพร้อมกัน เป็นความคิดที่ดีที่จะฝึกอบรมพนักงานเฉพาะเพื่อจัดการกับผลตอบแทนของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น คุณสามารถแสดงแนวทางที่เป็นประโยชน์ในพื้นที่ส่งคืนสินค้าของคุณ ซึ่งจะอธิบายวิธีการตรวจสอบความเสียหายและวิธีจัดประเภทคำสั่งซื้อแต่ละรายการพร้อมเหตุผลในการส่งคืน เพื่อให้คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการจัดการคำสั่งซื้อของคุณต่อไปเมื่อเวลาผ่านไป

จัดการความเร่งรีบในวันหยุดอย่างมีประสิทธิภาพ

คุณยังมีเวลาปรับปรุงกลยุทธ์การปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อความรวดเร็วและแม่นยำ วางแผนล่วงหน้าและติดตามตรวจสอบกระบวนการต่างๆ ที่อยู่ในการควบคุมของคุณอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้คุณมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมแก่ลูกค้า แม้จะมีความท้าทายที่มาจากช่วงเวลาที่อาจตึงเครียดของปีก็ตาม แก้ไขเวิร์กโฟลว์การเติมสินค้า ความพร้อมใช้งานสินค้าคงคลัง กลยุทธ์การคืนสินค้า และเตรียมพนักงานของคุณเพื่อให้มั่นใจว่าการเติมเต็มสูงสุดและฤดูกาลจัดส่งของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น