พื้นฐานการจัดการต้นทุน

การจัดการต้นทุนคืออะไร?

การจัดการต้นทุนเป็นกระบวนการในการวางแผนและจัดการงบประมาณของธุรกิจหรือโครงการ ในกรณีของโครงการ จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการประมาณการว่าโครงการจะมีค่าใช้จ่ายเท่าใด และตั้งค่าการควบคุมเพื่อลดโอกาสที่โครงการจะใช้งบประมาณเกินงบประมาณ

การจัดการต้นทุนเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ โครงการมักต้องการทรัพยากร เช่น วัสดุ แรงงานและอุปกรณ์ ซึ่งก่อให้เกิดต้นทุน ต้นทุนเหล่านั้นต้องได้รับการประมาณและควบคุมตลอดวงจรชีวิตโครงการเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์

การจัดการต้นทุนที่มีประสิทธิภาพต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม ProjectManager เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการติดตามต้นทุนโครงการ ทรัพยากร และปริมาณงาน แผนภูมิแกนต์ ปฏิทินโครงการ และใบบันทึกเวลาของเราช่วยให้คุณจัดการต้นทุน เวลา และงานได้ในที่เดียว เริ่มต้นใช้งานฟรี

วิธีจัดการต้นทุนโครงการใน 4 ขั้นตอน

สี่ขั้นตอนด้านล่างสรุปว่ากระบวนการจัดการต้นทุนทำงานอย่างไรในการจัดการโครงการ

1. การวางแผนทรัพยากร

การวางแผนทรัพยากรเป็นกระบวนการคาดการณ์ความต้องการทรัพยากรในอนาคตสำหรับธุรกิจ โครงการ หรือขอบเขตของงาน ในการสร้างแผนทรัพยากร คุณต้องเริ่มต้นด้วยการกำหนดขอบเขตโครงการ ซึ่งเป็นเอกสารที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมของโครงการที่จะดำเนินการเสร็จสิ้น

เมื่อกำหนดกิจกรรมโครงการแล้ว ผู้จัดการโครงการมักจะอาศัยข้อมูลในอดีต ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ และเครื่องมือในการวางแผนทรัพยากร เช่น โครงสร้างการแบ่งทรัพยากร (RBS) เพื่อประเมินทรัพยากรที่จำเป็น

2. การประมาณราคา

การประมาณต้นทุนประกอบด้วยการกำหนดต้นทุนให้กับทรัพยากรที่คุณต้องการเพื่อดำเนินโครงการของคุณ เช่น แรงงาน วัสดุและอุปกรณ์ การประมาณต้นทุนเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในกระบวนการจัดการต้นทุน เนื่องจากเป็นการวางพื้นฐานสำหรับงบประมาณโครงการของคุณ มีเทคนิคการประมาณค่าใช้จ่ายหลายอย่างที่คุณสามารถใช้ได้ ขึ้นอยู่กับลักษณะของโครงการของคุณ

3. การจัดทำงบประมาณต้นทุน

ตามการประมาณการต้นทุนของคุณ ตอนนี้คุณสามารถสร้างงบประมาณโครงการ ซึ่งเป็นผลรวมของต้นทุนโครงการทั้งหมดของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมต้นทุนโครงการทุกประเภท รวมทั้งต้นทุนทางตรง ทางอ้อม คงที่และผันแปร งบประมาณโครงการควรรวมเงินสำรองฉุกเฉินไว้ด้วย ในกรณีที่มีงานที่ต้องปรับปรุงใหม่ หรือมีความเสี่ยงเกิดขึ้นกับโครงการและต้องใช้กลยุทธ์ในการลดความเสี่ยง

เมื่อโครงการเริ่มต้นขึ้น งบประมาณโครงการจะเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ใช้เปรียบเทียบต้นทุนจริงกับต้นทุนโดยประมาณ ดังนั้น งบประมาณโครงการช่วยให้ผู้จัดการโครงการเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่าต้นทุนของพวกเขาสูงเกินไปหรือไม่ และมีความเสี่ยงที่ต้นทุนจะเกินดุลหรือไม่

4. การควบคุมต้นทุน

การควบคุมต้นทุนหมายถึงกิจกรรม แนวทางและขั้นตอนทั้งหมดที่ใช้เพื่อลดและติดตามต้นทุนโครงการ การควบคุมต้นทุนที่ไม่ดีอาจส่งผลต่อความสามารถในการทำกำไรของโครงการ แต่โชคดีที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยให้คุณติดตามต้นทุนได้อย่างง่ายดายด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น ไทม์ชีท ตัววางแผนปริมาณงาน และแดชบอร์ดโครงการ

ผลลัพธ์ของ 4 ขั้นตอนเหล่านี้สามารถจัดทำเป็นเอกสารในแผนการจัดการต้นทุน ซึ่งเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของแผนโครงการ

แผนการจัดการต้นทุนคืออะไร?

แผนการจัดการต้นทุนฟังดูง่าย เป็นโครงร่างของการประมาณต้นทุนสำหรับโครงการ—แต่รวมถึงการจัดสรรทั้งหมดและวิธีที่ผู้จัดการโครงการจะควบคุมต้นทุนเหล่านั้นเพื่อนำโครงการเข้ามาตามงบประมาณ

แผนการจัดการต้นทุนต้องคำนึงถึงทรัพยากรที่ส่งผลกระทบต่องบประมาณโครงการ ไม่ว่าจะเป็นวัสดุหรือบุคลากร นอกจากนี้ยังมีต้นทุนคงที่ ผันแปร และค่าโสหุ้ย ทั้งหมดนี้จะต้องคำนวณเพื่อให้รู้ว่าความมุ่งมั่นทางการเงินของคุณต่อโครงการจะเป็นอย่างไร

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุดคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีส่วนได้เสียในการลดต้นทุน การเกินต้นทุนเป็นปัญหาที่หลายโครงการประสบ แต่ไม่ใช่ปัญหาที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะยอมรับได้ดี คำนึงถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเสมอเมื่อกำหนดแผนการจัดการต้นทุนของคุณ พวกเขาต้องคอยติดตามและรับรายงานตลอดโครงการ

โครงร่างแผนการจัดการต้นทุน

นี่คือองค์ประกอบสำคัญบางอย่างที่ต้องรวมอยู่ในแผนการจัดการต้นทุน:

• วิธีการประมาณค่า: อธิบายว่าใช้วิธีใดในการประมาณราคา เช่น พาราเมตริก จากล่างขึ้นบน สามจุด เป็นต้น
• หน่วยวัด: ในการวัดต้นทุนอย่างถูกต้อง สิ่งสำคัญคือต้องสร้างหน่วยวัดสำหรับแรงงาน วัสดุและอุปกรณ์ของคุณ ตัวอย่างหน่วยการวัด เช่น ชั่วโมงพนักงาน ตารางฟุต ตัน กิโลกรัม เป็นต้น
• พื้นฐานต้นทุน: ตามการประมาณการต้นทุนของคุณ คุณต้องกำหนดพื้นฐานต้นทุนที่ทำเครื่องหมายขีดจำกัดการใช้จ่ายสำหรับโครงการของคุณ
• เกณฑ์การควบคุมต้นทุน: การกำหนดเกณฑ์เพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพต้นทุนเป็นสิ่งสำคัญ นี่หมายความว่าเมื่อความผันแปรของต้นทุนถึงเปอร์เซ็นต์ที่แน่นอน ทีมงานโครงการจะดำเนินการจัดการต้นทุน
• วิธีการวัดประสิทธิภาพ: กำหนดวิธีการวัดประสิทธิภาพต้นทุนเพื่อดูว่าคุณบรรลุเป้าหมายและความคาดหวังของโครงการหรือไม่ ในการดำเนินการดังกล่าว คุณจะต้องมีระบบติดตามต้นทุนและเทคนิคการจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM)
• แนวทางการรายงาน: คุณต้องมีรูปแบบและช่องทางการสื่อสารเพื่อรายงานสิ่งที่คุณค้นพบในขณะที่คุณติดตามความคืบหน้าของโครงการและนำเสนอข้อมูลนี้ต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

ทำไมการจัดการต้นทุนจึงสำคัญ?

สาเหตุหลักที่การจัดการต้นทุนมีความสำคัญมากในการจัดการโครงการคือ แผนการจัดการต้นทุนของคุณมีแนวทางและขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้อยู่ในงบประมาณ นี่เป็นสิ่งสำคัญเพราะไม่เช่นนั้น องค์กรอาจสูญเสียเงินเนื่องจากต้นทุนสูงกว่าผลกำไร

กระบวนการจัดการต้นทุนเริ่มต้นในขั้นตอนการวางแผนของโครงการ โดยจะมีการประมาณค่าใช้จ่ายและกำหนดงบประมาณโครงการ จากนั้น เมื่อดำเนินโครงการแล้ว ค่าใช้จ่ายจะได้รับการตรวจสอบและบันทึกอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับงบประมาณ

เมื่อคุณมีงบประมาณโครงการ จะเป็นการกำหนดพื้นฐานสำหรับต้นทุนโครงการ นั่นหมายความว่าจะควบคุมการตัดสินใจและทิศทางที่คุณใช้เมื่อจัดการต้นทุนในโครงการของคุณ สิ่งนี้ช่วยให้คุณติดตามโครงการได้โดยไม่ต้องใช้จ่ายเกิน

เคล็ดลับการจัดการต้นทุน

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการที่ควรคำนึงถึงในขณะที่คุณกำลังจัดการต้นทุนโครงการของคุณ

• แผนสำหรับอัตราเงินเฟ้อ: การ กำหนดราคาไม่ได้ถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน และงบประมาณที่ดีใดๆ จะนำมาพิจารณาโดยยอมให้มีต้นทุนที่หลากหลาย
• บัญชีสำหรับภัยธรรมชาติหรือเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้น: คาดว่าสิ่งที่ไม่คาดคิดอาจฟังดูงี่เง่า แต่คุณต้องมีที่ว่างในงบประมาณของคุณสำหรับเหตุการณ์สภาพอากาศ ปัญหาส่วนตัว หรือสิ่งอื่นที่ไม่ทราบซึ่งจะทำให้โครงการล่าช้า
• ค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดอื่น ๆ : ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดทั้งหมดนั้นสุ่ม อาจมีปัญหาทางกฎหมาย บทลงโทษที่เกี่ยวข้องกับโครงการ หรือค่าแรงที่ไม่คาดคิด ซึ่งทั้งหมดนี้คุณไม่สามารถจัดทำงบประมาณได้ แต่สามารถแจ้งงบประมาณของคุณได้
• ติดตามแบบเรียลไทม์: การมีซอฟต์แวร์เพื่อตรวจสอบงบประมาณในขณะที่คุณดำเนินโครงการคือกุญแจสำคัญสำหรับการจัดการต้นทุน อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังดูข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบัน คุณจะไม่สามารถดำเนินการอย่างรวดเร็วพอที่จะแก้ไขปัญหาได้ ดังนั้น คุณจึงต้องการมีซอฟต์แวร์พร้อมการติดตามข้อมูลแบบเรียลไทม์
• ตอบสนองทันที: ไม่ว่าคุณจะค้นพบความคลาดเคลื่อนของต้นทุนโครงการอย่างไร คุณต้องดำเนินการทันที ยิ่งรอนาน ยิ่งเสียเงิน
• ขนาดตามนั้น: บางคนคิดว่าโครงการขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องมีการจัดการต้นทุนโครงการ แต่ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ คุณจะต้องการจัดการต้นทุน

เพื่อที่จะจัดการต้นทุนโครงการได้ดีที่สุด คุณต้องรู้จักโครงการของคุณทั้งภายในและภายนอก วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนั้นคือเมื่อเริ่มต้นโครงการโดยการสร้างกฎบัตรโครงการอย่างละเอียด

ProjectManager คือซอฟต์แวร์การจัดการต้นทุนของคุณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่มีเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการวางแผนการจัดการต้นทุนในทุกขั้นตอนของโครงการของคุณ เนื่องจากซอฟต์แวร์ของเราทำงานบนระบบคลาวด์ ข้อมูลโครงการจึงถูกส่งแบบเรียลไทม์ คุณจึงสามารถวัดความถูกต้องของการประมาณการต้นทุนกับค่าใช้จ่ายจริงได้ทันที

คุณลักษณะการจัดการทรัพยากรของเราช่วยให้คุณรักษาปริมาณงานของคุณให้สมดุล ซึ่งควบคุมต้นทุน เรายังมีไทม์ชีทที่ใช้งานง่าย ซึ่งสมาชิกในทีมสามารถส่งได้ด้วยคลิกเดียว และผู้จัดการโครงการสามารถอนุมัติได้ด้วยคลิกเดียว แต่คุณลักษณะที่มีประสิทธิภาพที่สุดของเราสำหรับการจัดการต้นทุนคือแดชบอร์ดโครงการ ซึ่งติดตามต้นทุนโครงการแบบเรียลไทม์ เพื่อให้คุณสามารถจับตาดูงบประมาณของคุณได้อย่างใกล้ชิด

เทมเพลตการจัดการต้นทุนฟรี

เรามีเทมเพลตการจัดการโครงการหลายสิบแบบเพื่อช่วยคุณจัดการโครงการของคุณ ต่อไปนี้คือเทมเพลตบางส่วนที่จะช่วยคุณในกระบวนการจัดการต้นทุน

เทมเพลตงบประมาณโครงการ

เทมเพลตงบประมาณโครงการของเราเหมาะสำหรับการบันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณและกำหนดพื้นฐานสำหรับโครงการของคุณ สามารถปรับแต่งได้อย่างง่ายดายเพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กรของคุณ

เทมเพลตแผนทรัพยากร

คุณไม่สามารถจัดการต้นทุนได้หากไม่มีการวางแผนทรัพยากรที่มั่นคง เทมเพลตแผนทรัพยากรของเราเป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการติดตามทรัพยากรต่างๆ ทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อดำเนินโครงการของคุณ

เทมเพลตการวิเคราะห์ต้นทุนผลประโยชน์

โครงการต้องทำกำไรได้ มิฉะนั้น ไม่ควรดำเนินการ ก่อนที่คุณจะเริ่มโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์ไว้ล่วงหน้า เทมเพลตการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์ของเราเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

• การวิเคราะห์ผลประโยชน์ค่าใช้จ่าย
• วิธีติดตามค่าใช้จ่ายโครงการ
• วิธีการคำนวณความแปรปรวนของต้นทุน
• เคล็ดลับเพื่อการควบคุมต้นทุนที่ดีขึ้น

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการต้นทุนโครงการ

เมื่อคุณทำงานเกี่ยวกับการจัดการต้นทุน คุณกำลังกำหนดนโยบายและขั้นตอนเพื่อจัดการและควบคุมต้นทุนโครงการของคุณ Jennifer Bridges, PMP พูดถึงความรู้หลักที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อทำความเข้าใจการจัดการต้นทุนในโครงการใดๆ ในวิดีโอแนะนำสั้นๆ นี้

นี่คือภาพขนาดย่อสำหรับการอ้างอิงของคุณ