การจัดการผลประโยชน์สำหรับโครงการ: วิธีการจัดทำแผนการจัดการผลประโยชน์

โครงการเป็นพาหนะในการมอบผลประโยชน์ให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ประโยชน์เหล่านี้รวมถึงคุณภาพที่ดีขึ้น ลดต้นทุนการผลิต การบริการลูกค้าที่ดีขึ้น การรักษาลูกค้าที่เพิ่มขึ้น และอื่นๆ

การระบุ อธิบาย และวัดผลผลประโยชน์เหล่านี้เรียกว่าการจัดการผลประโยชน์ การมีแผนการจัดการผลประโยชน์ช่วยให้ผู้จัดการโครงการได้รับผลลัพธ์สูงสุดสำหรับองค์กรและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และเป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ

การจัดการผลประโยชน์คืออะไร?

การจัดการผลประโยชน์เป็นวิธีการลงทุนเวลาและทรัพยากรเพื่อขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกในโครงการ ซึ่งทำได้โดยการระบุ วางแผน วัดผล และติดตามผลประโยชน์ตั้งแต่เริ่มต้นโครงการจนถึงจุดสิ้นสุด เมื่อบรรลุผลประโยชน์ทั้งหมดแล้ว

การจัดการผลประโยชน์เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ที่เฉพาะเจาะจง สามารถวัดผล ตกลงกันได้ ตามความเป็นจริงและมีเวลาจำกัด ประโยชน์เหล่านี้สามารถนำไปใช้กับการเปลี่ยนแปลงองค์กร กระบวนการ ประโยชน์ของโครงการ หรือการวางแผนกลยุทธ์ คำจำกัดความทั้งหมดเหล่านี้ตอบสนองต่อความต้องการในการจัดตำแหน่งผลลัพธ์ของโครงการและกลยุทธ์ทางธุรกิจ

ในขณะที่การจัดการผลประโยชน์สามารถพูดถึงผลลัพธ์ที่ใหญ่กว่าโครงการแต่ละโครงการ แต่ก็มีจุดมุ่งหมายเพื่อเพิ่มความสำเร็จของโครงการเสมอ จากข้อมูลของ Project Management Institute (PMI) องค์กรจำนวนมากไม่ได้วัดผล (และดังนั้นจึงไม่ได้จัดการ) ผลประโยชน์ ซึ่งหมายความว่ามีองค์กรเพียงไม่กี่แห่งเท่านั้นที่บรรลุผลประโยชน์ตามเป้าหมาย บรรลุความคาดหวังในโครงการควรเป็นขั้นต่ำเปล่าและความสนใจมากขึ้นจะต้องมุ่งเน้นไปที่การจัดการผลประโยชน์

วัตถุประสงค์ของการจัดการผลประโยชน์คืออะไร?

คิดว่าการจัดการผลประโยชน์เป็นลิงค์ที่เชื่อมโยงการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จด้วยการจัดการการเปลี่ยนแปลง กล่าวคือ วัตถุประสงค์ของการจัดการผลประโยชน์คือเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการการเปลี่ยนแปลงนั้นขับเคลื่อนด้วยผลประโยชน์ นี่คือวิธีการรับความคุ้มค่าสูงสุดจากการลงทุนในโครงการ

เก็บผลประโยชน์ไว้ในใจ

การจัดการผลประโยชน์ใช้เพื่อจัดการการลงทุนขององค์กร เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนมุ่งเน้นไปที่ผลประโยชน์ในขณะที่ดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจ การจัดการผลประโยชน์ระบุว่าโครงการสามารถสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ออกแบบมาเพื่อส่งมอบได้หรือไม่ จากนั้นจะดำเนินไปเกี่ยวกับการลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการบรรลุผลประโยชน์เหล่านั้น และเพิ่มโอกาสในการบรรลุผลประโยชน์มากขึ้น กล่าวอีกนัยหนึ่ง การจัดการผลประโยชน์ช่วยให้แน่ใจว่าโครงการยังคงสร้างมูลค่าต่อไป

การมุ่งเน้นที่ผลประโยชน์นำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้นเมื่อจัดการโครงการและการจัดสรรทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับโครงการเหล่านั้น การจัดการผลประโยชน์ก้าวไปไกลกว่าการวัดผลเฉพาะโครงการด้วยประสิทธิภาพในการรวมผลตอบแทนจากการลงทุนเมื่อเวลาผ่านไป

โปรแกรมควรมุ่งเน้นไปที่ผลประโยชน์เมื่อใด

ควรคำนึงถึงผลประโยชน์เมื่อเริ่มต้นโครงการและติดตามไปจนสิ้นสุดโครงการ เช่นเดียวกับแผนอื่นๆ แผนการจัดการผลประโยชน์จะกำหนดหลักสูตรตั้งแต่เนิ่นๆ และยังคงปรับหลักสูตรนั้นต่อไปเมื่อการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นตลอดทั้งโครงการ

ประโยชน์ที่ได้รับมักจะรับรู้ในระหว่างขั้นตอนการส่งมอบของโครงการ ก่อนหน้านั้น การจัดการผลประโยชน์สามารถเพิ่มต้นทุนให้กับโครงการได้ เมื่อโครงการเคลื่อนไปสู่การปิด ต้นทุนเหล่านั้นจะลดลงและผลประโยชน์จะเพิ่มขึ้น ซึ่งจะดำเนินต่อไปหลังจากโครงการเสร็จสิ้น อย่างไรก็ตาม ณ จุดนั้น มักจะได้รับการจัดการโดยองค์กรอื่น

แผนการจัดการผลประโยชน์คืออะไร?

แผนการจัดการผลประโยชน์จะอธิบายว่าประโยชน์ของพื้นที่โครงการคืออะไรและจะส่งมอบอย่างไรและเมื่อใด แผนดำเนินการนี้โดยรวมถึงสิ่งต่อไปนี้

• อธิบายว่าประโยชน์คืออะไร
• การสร้างกำหนดการเมื่อผลประโยชน์จะถูกส่ง
• การระบุว่าใครเป็นเจ้าของผลประโยชน์
• การกำหนดตัวชี้วัดที่ใช้ในการวัดผลประโยชน์และสิ่งที่พื้นฐานจะเป็น
• การระบุสมมติฐานและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการบรรลุผลประโยชน์

ผลประโยชน์ประเภทต่างๆ

แผนการจัดการผลประโยชน์จะจัดการกับผลประโยชน์สองประเภท: ที่จับต้องได้และจับต้องไม่ได้ สามารถวัดผลประโยชน์ที่เป็นรูปธรรมได้ เช่น การลดต้นทุน ในขณะที่ผลประโยชน์ที่จับต้องไม่ได้นั้นไม่สามารถแม่นยำได้ เช่น การรับรู้ถึงแบรนด์

กรณีธุรกิจจะแจ้งแผนการจัดการผลประโยชน์ของคุณ ซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวกับผลประโยชน์ของโครงการ แผนจะรวมพื้นฐานเพื่อให้สามารถวัดผลประโยชน์ได้เมื่อดำเนินโครงการ

เมื่อจัดทำแผนการจัดการผลประโยชน์แล้ว จะมีการทบทวนตลอดวงจรชีวิตของโครงการ วิธีนี้ช่วยให้แน่ใจว่าเป็นไปตามแผน ผลประโยชน์บางอย่างจะไม่ถูกส่งมอบจนกว่าโครงการจะแล้วเสร็จ ในกรณีนี้ เจ้าของผลประโยชน์มีหน้าที่ติดตามผลประโยชน์

วิธีการสร้างแผนการจัดการผลประโยชน์

แผนการจัดการผลประโยชน์จะระบุ ติดตาม และติดตามผลประโยชน์ตลอดวงจรชีวิตของโครงการ และบ่อยครั้งหลังจากโครงการเสร็จสิ้น ใช้เพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรและเจ้าของผลประโยชน์ (ผู้ที่เป็นผู้รับผลประโยชน์หลัก) ให้ความสำคัญกับผลประโยชน์ตลอดกระบวนการนี้

ขั้นตอนต่อไปนี้เป็นเรื่องปกติสำหรับการสร้างแผนการจัดการผลประโยชน์ส่วนใหญ่:

• ระบุผลประโยชน์ ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการและองค์กรขนาดใหญ่คืออะไร? ต้องทำก่อนเริ่มโครงการ
• สร้างแผนที่จะตระหนักถึงประโยชน์ รวมถึงสมมติฐาน ความเสี่ยง และงานที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นเหล่านั้น
• ผลประโยชน์แต่ละอย่างจะต้องมีตัววัดเพื่อวัดผลลัพธ์เพื่อติดตามและตรวจสอบให้แน่ใจว่าในขณะที่โครงการกำลังดำเนินการอยู่นั้นสอดคล้องกับแผน
• กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของผู้ที่จะจัดการผลประโยชน์
• เพิ่มแผนการดูแลผลประโยชน์ที่จะดำเนินต่อไปหลังจากปิดโครงการ
• จัดทำแผนการรายงานเพื่อสื่อสารสถานะของโครงการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ไม่ว่าจะผ่านรายงานประจำ การประชุม หรือการประชุมแบบเห็นหน้ากัน
• ดำเนินการตามแผน
• ประเมินผลการปฏิบัติงานของโครงการหลังปิดโครงการเพื่อรักษาผลประโยชน์หลังการดำเนินโครงการ

สร้างแผนที่การพึ่งพาผลประโยชน์

เป็นประโยชน์ในการสร้างแผนผังการพึ่งพาผลประโยชน์ ซึ่งจะเชื่อมโยงผลประโยชน์กับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์ขององค์กร สิ่งนี้แบ่งออกเป็นห้าส่วน:

1. วัตถุประสงค์ที่วัดผลได้ซึ่งสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ขององค์กร
2. ผลประโยชน์สุดท้ายที่กระตุ้นให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียลงทุนในโครงการ
3. ประโยชน์ขั้นกลางเพิ่มผลประโยชน์ขั้นสุดท้าย
4. การเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
5. กระบวนการหรือระบบใด ๆ ที่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงข้างต้น

นอกจากนี้ยังมีเครือข่ายการพึ่งพาผลประโยชน์ที่กำหนดวัตถุประสงค์การลงทุน ผลประโยชน์ การเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ การเปลี่ยนแปลงที่เปิดใช้งาน และเทคโนโลยีที่จำเป็น

ProjectManager ช่วยวางแผนสวัสดิการของคุณอย่างไร

แผนการจัดการสวัสดิการจำเป็นต้องมีการจัดกำหนดการ การกำหนด และการรายงานเช่นเดียวกับแผนโครงการใดๆ ซึ่งเป็นสาเหตุที่คุณต้องการ ProjectManager เพื่อจัดการแผนอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซอฟต์แวร์บนคลาวด์ของเราให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์แก่คุณเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับโครงการของคุณ

เมื่อคุณมีรายการงานแล้ว ให้ป้อนข้อมูลลงในเครื่องมือของเราแล้วเปิดมุมมองโครงการแผนภูมิแกนต์ เมื่อต้องการเติมงานเหล่านี้บนไทม์ไลน์ ให้เพิ่มวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดให้กับแต่ละงาน ตอนนี้คุณมีภาพรวมของโครงการทั้งหมดแล้ว คุณสามารถแยกมุมมองที่กว้างขึ้นนี้ได้โดยกำหนดหลักเป้าหมาย ซึ่งเป็นวันที่สำคัญ เช่น การเริ่มต้นของระยะโครงการหนึ่งและการสิ้นสุดของอีกช่วงหนึ่ง

มีหลายวิธีในการตรวจสอบโครงการและแจ้งให้ทุกคนทราบถึงความคืบหน้าของโครงการ สำหรับมุมมองระดับสูง จะมีแดชบอร์ดตามเวลาจริงในการติดตามเวลา ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ โดยนำข้อมูลสดโดยอัตโนมัติมาคำนวณเป็นกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย

เมื่อคุณพบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณต้องใช้รายงานเพียงคลิกเดียวที่ปลายนิ้วของคุณ ซึ่งสามารถแชร์เป็น PDF หรือพิมพ์ออกมาได้อย่างง่ายดาย ข้อมูลล่าสุดเป็นภาพที่แม่นยำที่สุดของประสิทธิภาพและความคืบหน้าของโครงการ ตั้งแต่เวลาที่เหลืออยู่ในงานไปจนถึงรายงานสถานะพอร์ตโฟลิโอ หากคุณจัดการมากกว่าหนึ่งโครงการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดการโครงการ ทีม และงานต่างๆ วางแผน กำหนดเวลา ตรวจสอบและรายงานเกี่ยวกับโครงการของคุณเพื่อให้เป็นไปตามแผน ใช้โดยองค์กรที่มีความหลากหลายเช่น US Postal Service, NASA และ Ralph Lauren เพื่อจัดการผลประโยชน์ เข้าร่วมกับทีมนับหมื่นที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้วันนี้