วิธีตรวจสอบ จัดหมวดหมู่ และเลือกเครื่องมือสำหรับหน่วยงานที่ดีที่สุด

คุณเคยรู้สึกหนักใจกับจำนวนเครื่องมือที่หน่วยงานของคุณใช้หรือไม่?

นักการตลาดดิจิทัลโดยเฉลี่ยใช้เครื่องมือ 12.4 อย่างเพื่อสนับสนุนการส่งมอบแคมเปญการตลาดที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

และนั่นเป็นเพียงค่าเฉลี่ย… บางคนใช้เครื่องมือมากกว่า 30 รายการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เหมือนกัน!

สำหรับเอเจนซี การดำเนินการนี้เกินการควบคุมอย่างรวดเร็ว คุณไม่เพียงแต่มีตัวเลือกชุดเครื่องมือของคุณเอง แต่คุณต้องทำงานกับแอปและซอฟต์แวร์ที่ลูกค้าของคุณเลือกและรวมเข้าด้วยกันในกลยุทธ์เดียว

แน่นอน คุณไม่สามารถโยนทารกออกด้วยน้ำอาบได้ เครื่องมือของเอเจนซี่เป็นสิ่งชั่วร้ายที่จำเป็น – เครื่องมือเหล่านี้นำประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น ผลลัพธ์ของลูกค้าที่ดีขึ้น และกระบวนการที่ปรับขนาดได้

คุณจะหาสื่อที่มีความสุขได้อย่างไร? คุณจะรวบรวมชุดเครื่องมือของเอเจนซีที่ใช้ประโยชน์จากสิทธิประโยชน์เหล่านี้โดยไม่ทำให้ซอฟต์แวร์โอเวอร์โหลดได้อย่างไร

เริ่มต้นด้วยการจัดระเบียบ

ขั้นตอนแรกในการอธิบายความซับซ้อนคือการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดของคุณและจัดระเบียบให้เป็นกรอบที่ย่อยได้

เมื่อพูดถึงเครื่องมือซอฟต์แวร์ของเอเจนซี ให้ใช้เวลาในการแสดงรายการแอปทั้งหมดที่คุณ ทีมของคุณ และลูกค้าของคุณพึ่งพาเพื่อทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้น

กระบวนการรวบรวมรายการเครื่องมือทั้งหมดของคุณอาจเป็นประสบการณ์ที่น่าจับตามองในตัวเอง คุณจะแปลกใจว่าคุณมีแอปกี่แอปในมิกซ์

เมื่อคุณมีรายการหลักแล้ว ให้จัดหมวดหมู่ตามส่วนต่างๆ ของธุรกิจและหน้าที่ของลูกค้า ต่อไปนี้คือหมวดหมู่ที่จับได้ทั้งหมดที่คุณสามารถใช้ได้:

• การขายและการตลาด – แอปและเครื่องมือภายในที่คุณใช้เพื่อขยายเอเจนซีและปิดการขาย
• การจัดการโครงการและการสื่อสาร – ซอฟต์แวร์ที่คุณไว้วางใจในการทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นและทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้า
• แคมเปญ – เครื่องมือที่ช่วยคุณดำเนินการและจัดการแคมเปญสำหรับลูกค้า
• การรายงาน – สิ่งที่คุณใช้ในการสร้างและส่งมอบการอัปเดตความคืบหน้าให้กับลูกค้า
• ความชำนาญพิเศษ – เครื่องมือพิเศษใดๆ ที่หน่วยงานของคุณต้องการ โดยอิงจากความเชี่ยวชาญของคุณ

การจัดหมวดหมู่เครื่องมือที่คุณกำลังใช้อยู่ คุณอาจพบความไร้ประสิทธิภาพหรือช่องว่างในชุดเครื่องมือของคุณ ตัวอย่างเช่น เครื่องมือหลายอย่างอาจทำสิ่งเดียวกัน ช่วยให้คุณกำจัดเครื่องมือที่คุณไม่ต้องการได้ หรือคุณอาจพบว่าคุณพลาดอะไรบางอย่างไป

เพื่อช่วยคุณในกระบวนการนี้ต่อไป เรามาแจกแจงหมวดหมู่แต่ละหมวดหมู่ด้านบนและดูเครื่องมือเอเจนซี่แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละรายการ

การขายและการตลาด

อย่างที่คุณทราบดี การบริหารเอเจนซี่เป็นมากกว่าแค่การส่งมอบผลลัพธ์ให้กับลูกค้า การหาลูกค้าเป้าหมายและการสร้างความสนใจในตัวสินค้ามีความสำคัญต่อความสำเร็จในระยะยาวของบริษัทที่ให้บริการ

เครื่องมือที่คุณใช้ภายในสำหรับการขายและการตลาดอาจทับซ้อนกัน กับเครื่องมือที่คุณเลือกสำหรับการส่งมอบลูกค้า แต่มีรายละเอียดปลีกย่อยบางอย่าง

ต่อไปนี้คือตัวอย่างเครื่องมือบางส่วนที่จำเป็นสำหรับการทำตลาดเอเจนซีและปิดดีลเป็นประจำ

• ซอฟต์แวร์ CRM และการจัดการลูกค้าเป้าหมาย – มีแอปติดตามการขายมากมายที่อาจเป็นประโยชน์ต่อกระบวนการขายของเอเจนซีของคุณ ตั้งแต่ CRM แบบครบวงจรที่ติดตามอีเมลอัตโนมัติและติดตามการโทรการขาย เช่น HubSpot หรือ Salesforce ไปจนถึงเครื่องมือที่เน้นองค์ประกอบที่แคบของระบบนิเวศการขาย เช่น io

• ซอฟต์แวร์ข้อเสนอ – หน่วยงานส่วนใหญ่เริ่มกระบวนการข้อเสนอด้วยชุด PowerPoint, ห่วงโซ่อีเมลที่ไม่ได้ติดตาม และวิธีการติดตามที่ไม่สอดคล้องกัน วิธีการนี้ใช้ได้ในช่วงแรกๆ แต่ถ้าคุณต้องการปรับขนาด คุณจะต้องมีซอฟต์แวร์สร้างข้อเสนอที่มีประสิทธิภาพและติดตาม เช่น Proposify

• ชุดเครื่องมือทางการตลาด – เครื่องมือของคุณจะแตกต่างกันไปตามกลยุทธ์ทางการตลาดของคุณ คุณน่าจะมีรูปแบบอีเมลอัตโนมัติ การจัดการเว็บไซต์ การสร้างเอกสาร การออกแบบ และเครื่องมือการจัดการโซเชียลมีเดีย ฉันจะอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมในส่วนการจัดส่งลูกค้าด้านล่าง

ง่ายต่อการติดตามการส่งมอบลูกค้าและมีเครื่องมือการขายและการตลาดที่เย็บปะติดปะต่อกัน แต่ไม่สามารถปรับขนาดได้

การบริหารโครงการและการสื่อสาร

ชีวิตของหน่วยงานมีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวจำนวนมาก อาจมากกว่าธุรกิจอื่นๆ เพราะคุณกำลังเล่นกลกับความต้องการและบุคลิกของลูกค้า พนักงาน ฟรีแลนซ์ และซัพพลายเออร์จำนวนมากในคราวเดียว

สิ่งนี้ทำให้เครื่องมือการจัดการโครงการและการสื่อสารมีความสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้แน่ใจว่างานที่สำคัญจะไม่หลุดลอดผ่านช่องโหว่

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของเครื่องมือที่คุณต้องการในคลังแสงของคุณ:

• การจัดการเอกสาร – คุณจะสร้างและแชร์เอกสารทุกประเภทกับทีมและลูกค้าของคุณที่ต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ระดับการเข้าถึงที่หลากหลาย และการรวมที่ชาญฉลาด เป็นเรื่องยากที่จะผ่าน Google Workspace เพื่อสิ่งนี้

• การจัดการงาน – การตั้งค่าโปรเจ็กต์ การสร้างไทม์ไลน์ และการมอบหมายงานเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นแบบวันต่อวันในความสัมพันธ์ระหว่างเอเจนซีกับลูกค้า เครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น Asana ช่วยให้คุณมองเห็นได้ทั่วทั้งบัญชีและความอุ่นใจว่าทุกอย่างเสร็จสิ้นตรงเวลา

• การสื่อสาร – ใช่ ส่วนหนึ่งของการสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะทำผ่านอีเมล แต่การหลีกเลี่ยงกล่องขาเข้าที่มากเกินไปด้วยเครื่องมืออย่าง Slack สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของหน่วยงานได้อย่างมาก คุณจะต้องมีแอปการประชุมทางวิดีโอ เช่น Zoom สำหรับการประชุมเสมือนจริง

หย่อน

แม้ว่าแอปเหล่านี้จะเป็นแกนหลักของสิ่งที่คุณต้องการสำหรับการจัดการโครงการและการสื่อสารในเอเจนซีของคุณ แต่ก็มีทางเลือกมากมายที่ให้ผลลัพธ์ที่คล้ายคลึงกัน

แคมเปญ

การดำเนินการแคมเปญสำหรับลูกค้าของคุณต้องเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากที่สุด คุณไม่เพียงแค่ต้องการได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมเท่านั้น แต่คุณต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบ ตรงตามกำหนดเวลา และความคาดหวังหรือสิ่งที่ส่งมอบอื่นๆ ด้วย

แคมเปญการตลาดแต่ละรายการจะแตกต่างกัน และเครื่องมือที่คุณใช้จะขึ้นอยู่กับข้อเสนอหลักของคุณต่อลูกค้า อย่างไรก็ตาม ต่อไปนี้คือเครื่องมือทั่วไปบางส่วนที่คุณจะต้องดำเนินการแคมเปญการตลาด

• แพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมล – เกือบทุกแคมเปญการตลาดมีรูปแบบการจับอีเมล ติดตาม หรือลำดับที่เกี่ยวข้อง และระบบนิเวศของซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมลนั้นกว้างใหญ่ เครื่องมือที่เหมาะกับคุณจะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของแคมเปญของลูกค้า ในแง่ง่ายๆ แอปอย่าง Mailchimp อาจเพียงพอ หรือสำหรับแพลตฟอร์มการทำงานอัตโนมัติที่เข้มข้นกว่านี้ ลองดู Ontraport

• ตัวสร้างหน้า Landing Page – แคมเปญจะไม่ทำงานหากไม่มีหน้า Landing Page และคุณจำเป็นต้องสร้างหน้าที่ออกแบบมาอย่างดีได้อย่างรวดเร็วซึ่งสามารถทำซ้ำและทดสอบได้อย่างรวดเร็ว หากเอเจนซีของคุณมุ่งเน้นที่การจับภาพอีเมลและแคมเปญโซเชียลมีเดีย เครื่องมือสร้างหน้า Landing Page ของ ShortStack เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่คุณวางใจได้

• เครื่องมือออกแบบกราฟิก – ทุกแคมเปญที่คุณเปิดตัวจะมีองค์ประกอบหลายอย่างที่จำเป็นต้องออกแบบ เช่น โฆษณาแบนเนอร์ โพสต์บนโซเชียลมีเดีย กราฟิกหน้า Landing Page และอื่นๆ เอเจนซี่หลายแห่งจะมีนักออกแบบภายในองค์กรที่ใช้ Adobe Creative Suite แต่ถ้าคุณไม่มี Canva ก็เป็นทางเลือกที่ราคาไม่แพงและใช้งานง่าย

• เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการแปลง – ในขณะที่ซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมลและหน้า Landing Page จะมีคุณสมบัติบางอย่างในการวิเคราะห์และเพิ่มประสิทธิภาพแคมเปญของคุณ คุณอาจต้องการยกระดับการเพิ่มประสิทธิภาพ Conversion ไปอีกระดับด้วยการวิเคราะห์ข้อมูล การทดสอบ A/B หรือเครื่องมือแผนที่ความร้อน ตัวอย่างหนึ่งคือ VWO

วิธีที่คุณนำเสนอและเพิ่มประสิทธิภาพแคมเปญสำหรับลูกค้าของคุณจะกำหนดระยะเวลาที่พวกเขาจะอยู่ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องมีชุดเครื่องมือที่เหมาะสม

การรายงาน

เครื่องมือหลายอย่างที่ฉันได้พูดคุยถึงตอนนี้มีองค์ประกอบของการรายงานที่คุณสามารถใช้เพื่อส่งต่อการอัปเดตความคืบหน้ากลับไปยังลูกค้าของคุณ อย่างไรก็ตาม การวิเคราะห์ที่คุณได้รับจากแพลตฟอร์มเหล่านี้มีความเฉพาะเจาะจงสำหรับวัตถุประสงค์ของเครื่องมือ

ตัวอย่างเช่น ShortStack นำเสนอหน้า Landing Page เชิงลึกและการวิเคราะห์อีเมลสำหรับแคมเปญของคุณ ซึ่งสามารถช่วยระบุตัวบ่งชี้ที่นำไปสู่ผลลัพธ์เชิงบวกและปรับปรุงประสิทธิภาพของแคมเปญ แต่มีจุดข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกอื่นๆ มากมายที่ลูกค้าของคุณอาจสนใจ เช่น การมีส่วนร่วมของโซเชียลมีเดีย การปรับปรุงอันดับ SEO หรืออัตราการแปลง PPC ที่ประกอบเป็นมุมมององค์รวมของการทำงานร่วมกันของคุณ

การมีเครื่องมือที่เชื่อถือได้ซึ่งคุณสามารถสร้างรายงานข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมายสำหรับลูกค้า ช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการรวบรวมสิ่งต่างๆ ในสเปรดชีตหรือชุดสไลด์

เครื่องมือชั้นนำบางส่วนในพื้นที่การรายงานของหน่วยงาน ได้แก่ DashThis, AgencyAnalytics, Swydo และ ReportGarden

การรายงานอย่างสม่ำเสมอซึ่งคุณสามารถทำซ้ำกับลูกค้าทั้งหมดของคุณได้ในเวลาไม่กี่นาทีทุกเดือน จะช่วยปรับปรุงอัตราการรักษาข้อมูลของคุณได้อย่างมาก

รวมทุกอย่างไว้ด้วยกัน

บทความนี้เน้นที่เครื่องมือที่จำเป็นสำหรับหน่วยงานด้านการตลาด ซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับพื้นที่ที่คุณเชี่ยวชาญ ตัวอย่างเช่น หากคุณเสนอบริการ SEO โดยเฉพาะ จะต้องเพิ่มเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล SEO ที่มีประสิทธิภาพ เช่น ahrefs หรือ SEMrush ลงในรายการ หรือหากคุณใช้งานแคมเปญโฆษณาบน Facebook ที่ปรับขนาดได้สำหรับลูกค้า AdEspresso อาจอยู่ในแถบเครื่องมือของคุณ

บทความเกี่ยวกับเครื่องมือของเอเจนซีสามารถคงอยู่ตลอดไป... มีแอปทางการตลาดนับพันรายการที่ช่วยให้เอเจนซีทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ในท้ายที่สุด สิ่งสำคัญที่สุดสำหรับคุณคือการระบุว่าชุดเครื่องมือของคุณจะดึงเอาสิ่งที่ดีที่สุดออกจากทีมของคุณได้อย่างไร

คุณอาจกำลังค้นหาโซลูชันแบบครบวงจรหรือผู้รวบรวมการรายงานที่สร้างประสิทธิภาพในกระบวนการของคุณ อย่างไรก็ตาม น้อยก็ไม่ได้ดีกว่าเสมอไป คุณคงไม่อยากเสียสละคุณภาพเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน หากนั่นหมายถึงการลดผลลัพธ์ของลูกค้า

มองหาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างเครื่องมือพิเศษ ผู้รวมระบบ และกระบวนการสื่อสารทั่วทั้งหน่วยงานที่ทีมของคุณทำงานอย่างพร้อมเพรียงกันเพื่อส่งมอบผลลัพธ์ให้กับลูกค้า