7 เคล็ดลับเพื่อการควบคุมต้นทุนและการควบคุมค่าใช้จ่ายที่ดีขึ้น

เพื่อให้เข้าใจการควบคุมต้นทุน คุณต้องเข้าใจก่อนว่าทำไมจึงใช้: การตรวจสอบค่าใช้จ่ายและการระบุความเสี่ยงเพื่อเพิ่มผลกำไร เพื่อไม่ให้สับสนกับการจัดการต้นทุน การควบคุมต้นทุนมีเป้าหมายของตัวเองที่สามารถประหยัดเงินของธุรกิจได้

การควบคุมต้นทุนคืออะไร?

การควบคุมต้นทุนเป็นกระบวนการประมาณการต้นทุนเพื่อวางแผนและปรับงบประมาณ เพื่อให้ประมาณการต้นทุนได้อย่างแม่นยำ ค่าใช้จ่ายทั้งหมดต้องได้รับการตรวจสอบและควบคุมการใช้จ่ายเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงใดๆ

การคาดการณ์ความเสี่ยงเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญในการควบคุมต้นทุน เมื่อคุณวิเคราะห์ความเสี่ยงได้อย่างถูกต้องก่อนที่จะเกิดขึ้น คุณสามารถปรับเปลี่ยนงบประมาณโครงการก่อนที่จะมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ซึ่งจะทำให้โอกาสในการเกินงบประมาณลดลง โครงการก่อสร้างมักใช้งบประมาณเกินกำหนด แต่การควบคุมต้นทุนที่เหมาะสมจะป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้นและให้ข้อมูลเพื่อคาดการณ์ในอนาคต

การควบคุมต้นทุนโครงการเริ่มต้นด้วยการติดตามและติดตามการเปลี่ยนแปลงของค่าใช้จ่าย การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เรียกว่าการเปลี่ยนแปลง และสามารถเป็นได้ทั้ง "ดี" หรือ "เสียเปรียบ" ตัวแปรเหล่านี้สามารถใช้ในการทำนายที่แม่นยำยิ่งขึ้นในอนาคต

การควบคุมค่าใช้จ่ายคืออะไร?

การควบคุมค่าใช้จ่ายคือกระบวนการเปลี่ยนแปลงการใช้จ่ายโดยตรง ตามหลักการแล้ว การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะได้รับแจ้งจากข้อมูลการควบคุมต้นทุน ที่ซึ่งการควบคุมต้นทุนมุ่งเน้นไปที่ทั้งภาพรวมและรายละเอียดที่เล็กกว่า การควบคุมค่าใช้จ่ายจะทำการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการใช้จ่ายทันทีเพื่อให้โครงการดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง

ในการติดตามและควบคุมค่าใช้จ่าย จะต้องระบุและแยกประเภทค่าใช้จ่ายออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ ค่าใช้จ่ายทางตรงและค่าใช้จ่ายทางอ้อม

ค่าใช้จ่ายโดยตรง

ค่าใช้จ่ายโดยตรงไปสู่ความต้องการที่จับต้องได้ของโครงการโดยตรง ตัวอย่างค่าใช้จ่ายโดยตรงที่พบบ่อยที่สุดสามตัวอย่าง ได้แก่ วัสดุ แรงงาน และอุปกรณ์ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะเฉพาะเจาะจงสำหรับโครงการและ "สร้าง" สิ่งที่จับต้องได้ เทมเพลตการประมาณการฟรีของเราสามารถช่วยคุณคาดการณ์และจัดการค่าใช้จ่ายโดยตรงของคุณได้

ค่าใช้จ่ายทางอ้อม

ค่าใช้จ่ายทางอ้อมคือต้นทุนที่สะสมอยู่เบื้องหลังอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างทั่วไปของค่าใช้จ่ายทางอ้อม ได้แก่ เงินเดือนพนักงาน ผลประโยชน์พนักงาน และค่าเช่าสำนักงาน/สิ่งอำนวยความสะดวก การควบคุมค่าใช้จ่ายทางอ้อมอาจเป็นความแตกต่างระหว่างความสำเร็จของโครงการและความล้มเหลวของโครงการ

เคล็ดลับเจ็ดประการเพื่อการควบคุมต้นทุนที่ดีขึ้น

ทุกโครงการมีความเสี่ยงและมีโอกาสมากกว่าที่จะเปลี่ยนแปลงประสบการณ์ ไม่ได้หมายความว่าต้องใช้งบประมาณเกิน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการควบคุมต้นทุนเหล่านี้ทำให้กระบวนการของคุณประสบความสำเร็จ:

1. กำหนด KPI ที่สำคัญ

สำหรับแต่ละงานหรือกระบวนการ ผู้จัดการโครงการควรตัดสินใจเกี่ยวกับตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก KPI เหล่านี้เป็นตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่ทีมสร้างขึ้นก่อนที่จะเริ่มโครงการ และจะมีการอ้างถึงตลอดทั้งโครงการเพื่อตรวจสอบความคืบหน้า

2. คาดการณ์อัตราเงินเฟ้อ

ต้นทุนสินค้าและบริการผันผวนขึ้นอยู่กับปัจจัยทางการตลาด ซึ่งอาจส่งผลให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น การเปลี่ยนแปลงราคาเหล่านี้จำเป็นต้องปรับงบประมาณและการใช้จ่าย ในแง่ของการควบคุมต้นทุน คุณต้องคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เมื่อเตรียมรับความเสี่ยงและความแปรปรวน

3. สร้างแผนฉุกเฉิน

ไม่ว่าโครงการจะวางแผนดีแค่ไหน แต่ก็ยังมีโอกาสที่บางสิ่งจะผิดพลาด คุณต้องคาดการณ์ความเสี่ยงทางการเงินเหล่านี้และสร้างกลยุทธ์ในการปรับตัวให้เข้ากับความเสี่ยงโดยไม่ทำให้เกิดความแปรปรวนที่ไม่เอื้ออำนวย คิดว่าเหตุการณ์ฉุกเฉินเหล่านี้เป็นแผนสำรอง ยิ่งคุณจินตนาการถึงสิ่งที่ไม่คาดฝันได้มากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งพร้อมสำหรับสถานการณ์ที่เลวร้ายมากขึ้นเท่านั้น

4. ติดตามค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์

สิ่งสำคัญในการควบคุมต้นทุนคือการติดตามและบันทึกค่าใช้จ่าย นี่เป็นวิธีเดียวที่จะระบุความแปรปรวนและแก้ไขให้ถูกต้องในอนาคต เมื่อคุณติดตามค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ คุณสามารถระบุความแปรปรวนและทำการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมได้ ด้วยวิธีนี้ แม้แต่ผลต่างที่ไม่เอื้ออำนวยก็สามารถแจ้งว่าคุณควบคุมต้นทุนสำหรับส่วนที่เหลือของโครงการได้อย่างไร

5. รวบรวมข้อมูลเป็นประจำ

ความสม่ำเสมอคือชื่อของเกม เมื่อโครงการดูเหมือนดำเนินไปอย่างราบรื่น การรวบรวมข้อมูลอาจดูเหมือนมีความสำคัญต่ำ แต่เมื่อเราปล่อยให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ข้อมูลจะเบ้และมีประโยชน์น้อยลงในอนาคต ท้ายที่สุดแล้ว การควบคุมต้นทุนควรเกี่ยวกับการระบุความแปรปรวนที่น่าพอใจมากเท่ากับที่ไม่ควรมองข้าม

ความถี่ในการรวบรวมข้อมูลจะแตกต่างกันไปตามขนาดและขอบเขตของโครงการ แต่ต้องมีการกำหนดตารางเวลาสำหรับการรวบรวม ไม่ว่าจะเป็นรายสัปดาห์ รายปักษ์ รายเดือน ฯลฯ

6. บันทึกรูปแบบทั้งหมด

แม้แต่รูปแบบที่เล็กที่สุดก็ควรจัดทำเป็นเอกสาร พวกเขาอาจดูเหมือนไม่มีนัยสำคัญในขณะนั้น แต่โอกาสที่พวกเขาจะมีประโยชน์ในภายหลัง ถ้าพนักงานรายชั่วโมงต้องทำงานล่วงเวลาสองสามชั่วโมงเพื่อทำงานให้เสร็จ นี่ถือเป็นค่าใช้จ่ายทางอ้อมที่ไม่คาดคิด รูปแบบเล็กๆ น้อยๆ เช่นนี้อาจดูเหมือนเป็นเรื่องบังเอิญ แต่สามารถใช้เพื่อสร้างงบประมาณที่แม่นยำยิ่งขึ้นได้ในอนาคต

7. สื่อสารกับทีม

การควบคุมต้นทุนไม่ใช่การแสดงคนเดียว ในการสร้างงบประมาณที่ชาญฉลาดขึ้น คุณต้องถ่ายทอดความผันแปรและสาเหตุให้กับทั้งทีม สิ่งนี้ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและตระหนักถึงความพ่ายแพ้และความสำเร็จ อย่าเข้าใจผิดคิดว่าข้อมูลไม่เกี่ยวข้องกับสมาชิกในทีม การควบคุมต้นทุนเป็นส่วนใหญ่เกี่ยวกับการรวบรวมข้อมูล แต่ถ้าไม่มีใครใช้มัน ข้อมูลก็จะไร้ประโยชน์

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อต้องควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่าย

การควบคุมต้นทุนเป็นกระบวนการที่เหมาะสม แต่มีหลายวิธีที่จะทำให้ยุ่งยากน้อยลง ข้อผิดพลาดทั่วไปเกี่ยวกับการจัดการต้นทุนสามข้อที่แม้แต่ผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดก็ยังทำอยู่มีดังนี้ โชคดีที่พวกเขาสามารถหลีกเลี่ยงได้เมื่อคุณรู้ว่าควรระวังอะไร:

ละเลยการพิจารณาค่าใช้จ่ายทางอ้อม

ค่าใช้จ่ายทางอ้อมมักถูกมองข้าม ค่าใช้จ่ายเหล่านี้แฝงตัวอยู่เบื้องหลังของโครงการใด ๆ แต่ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น นอกจากนี้ เมื่อคุณไม่ติดตามค่าใช้จ่ายทางอ้อมอย่างสม่ำเสมอ คุณจะไม่สังเกตเห็นค่าใช้จ่าย เช่น ค่าเช่าที่เพิ่มขึ้น ผลประโยชน์ของพนักงาน และอัตราเงินเฟ้อรูปแบบอื่นๆ ในโลกที่สมบูรณ์แบบ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะคงที่ แต่การไม่คำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องอาจทำให้คุณใช้จ่ายเกินงบประมาณ

การประเมินค่าความสัมพันธ์ระหว่างผู้รับเหมาและซัพพลายเออร์

ความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้รับเหมาหรือซัพพลายเออร์สามารถทำให้การควบคุมค่าใช้จ่ายโดยตรงง่ายขึ้นมาก เมื่อคุณมีความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์ พวกเขาอาจมีแนวโน้มที่จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการขึ้นราคาล่วงหน้า การรักษาความสัมพันธ์เหล่านี้ให้สมบูรณ์สามารถช่วยให้เจรจาสัญญาใหม่ได้ง่ายขึ้นหากจำเป็น

ความแปรปรวนที่ดีอาจหมายความว่าคุณสามารถซื้อวัสดุเพิ่มเติมหรือทำสัญญาความช่วยเหลือเพิ่มเติม ความแปรปรวนที่ไม่เอื้ออำนวยอาจทำให้คุณต้องลดทอนลง ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ความสัมพันธ์ที่ดีจะทำให้กระบวนการนี้ไม่เจ็บปวด

ไม่ใช้เครื่องมืออัตโนมัติ

เคล็ดลับในการควบคุมต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพคือการควบคุมค่าใช้จ่าย ความเสี่ยง และปัจจัยอื่นๆ ที่ส่งผลต่องบประมาณ คุณต้องใช้เครื่องมือในการจัดการข้อมูล ติดตามค่าใช้จ่ายและทรัพยากร สร้างรายงาน และทำการปรับงบประมาณแบบเรียลไทม์

เมื่อดำเนินการงานเหล่านี้เป็นกระบวนการที่ยาวนาน ข้อมูลอาจมีการเปลี่ยนแปลงแล้ว และคุณไม่สามารถจัดทำเอกสารทุกรูปแบบได้ ให้ใช้โซลูชันอัตโนมัติที่ช่วยให้คุณเห็นข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการในคราวเดียว และทำการปรับเปลี่ยนและรายงานที่จำเป็น

ProjectManager ช่วยควบคุมต้นทุนอย่างไร

ProjectManager คือโซลูชันการจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่ให้คุณจัดการทุกแง่มุมของโครงการได้จากทุกที่ที่คุณทำงานให้เสร็จ การควบคุมต้นทุนต้องการข้อมูลปัจจุบันและการรายงานที่รวดเร็ว เพื่อให้สามารถประมาณการได้แม่นยำที่สุด เมื่อคุณไม่สามารถเข้าถึงและอัปเดตข้อมูลนี้ได้ในขณะเดินทาง กระบวนการควบคุมต้นทุนจะหยุดลง

การจัดการทรัพยากร

ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรของเราช่วยให้คุณติดตามได้อย่างแม่นยำว่ามีการใช้ทรัพยากรอย่างไร จากนั้นให้คุณสร้างรายงานและระบุตำแหน่งที่สามารถใช้ทรัพยากรเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อลดค่าใช้จ่าย

การติดตามต้นทุนแบบเรียลไทม์

ProjectManager ให้อำนาจคุณในการดูข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการบนแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่สะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงใดๆ ของโปรเจ็กต์ ซึ่งหมายถึงการจำแนกรูปแบบก่อนที่จะส่งผลเสียต่องบประมาณของคุณ

การควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่ายเป็นกระบวนการที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลซึ่งต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพเพื่อแยกแยะและแจกจ่ายข้อมูล ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์พร้อมเครื่องมือ เช่น แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ ที่สามารถรวบรวม กรอง และแบ่งปันผลลัพธ์ของคุณในกราฟและแผนภูมิที่สแกนได้ ทดลองใช้วันนี้พร้อมทดลองใช้ฟรี 30 วัน