7 เคล็ดลับสำหรับการจัดกำหนดการทรัพยากรที่ดีขึ้น

ทรัพยากรคืออะไร? เป็นทุกสิ่งที่คุณต้องการสำหรับโครงการ ซึ่งรวมถึงผู้คน สถานที่ และสิ่งของ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ทรัพยากรมีความจำเป็น การจัดการกับพวกเขาและการประสานงานการใช้งานเป็นหนึ่งในอุปสรรคสำคัญที่ผู้จัดการโครงการต้องทำความเข้าใจว่าพวกเขาจะข้ามเส้นชัยของโครงการนั้นหรือไม่

ทรัพยากรจะเชื่อมต่อกับทุกขั้นตอนของโครงการของคุณ พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผน การจัดกำหนดการ และการดำเนินโครงการ จำเป็นต้องมีระเบียบวิธีที่ถูกต้องเพื่อให้มีทรัพยากรที่คุณต้องการเมื่อคุณต้องการ คุณรู้ว่ามันกำลังจะไปไหน ใช่ การจัดกำหนดการทรัพยากร

เป็นการยากที่จะระบุแง่มุมที่สำคัญที่สุดของการจัดการโครงการ ทุกอย่างรู้สึกจำเป็น แต่มีบางเสาหลักที่ยึดโครงการและมีน้ำหนักมากกว่าเสาอื่นอย่างแน่นอน การจัดกำหนดการทรัพยากรเป็นหนึ่ง เรามีเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่จะช่วยให้คุณจัดการทรัพยากรได้ดียิ่งขึ้น

การจัดตารางทรัพยากรคืออะไร?

ก่อนที่เราจะก้าวไปข้างหน้า ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเราทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวกันและกำหนดการจัดกำหนดการทรัพยากร การจัดกำหนดการทรัพยากรคือการระบุและการประสานงานของทรัพยากรของคุณ และอาจเป็นส่วนสำคัญที่สุดของการวางแผนทรัพยากร

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการวางแผนทรัพยากร

การจัดกำหนดการทรัพยากรเกี่ยวข้องกับการจัดกำหนดการวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับแต่ละงานในโครงการตามทรัพยากรที่จำเป็นและความพร้อมใช้งาน การสร้างสมดุลระหว่างความพร้อมของทรัพยากรกับความสามารถในการทำงานของทีมคือการรักษาโครงการให้ตรงตามกำหนดเวลา การจัดกำหนดการทรัพยากรช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีเครื่องมือในการกำหนดระยะเวลาของงานของทีม

ด้วยการจัดสรรและจัดกำหนดการทรัพยากรตามความจุของทรัพยากร ความพร้อมใช้งาน ความพยายาม และขอบเขต โครงการสามารถหลีกเลี่ยงการจัดสรรเกินและเกินได้ สิ่งนี้นำไปสู่ไม่เพียงแต่การทำโครงการให้เสร็จทันเวลาและภายในงบประมาณเท่านั้น แต่ยังสร้างขวัญกำลังใจ ส่งเสริมความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น ช่วยให้มีผลกำไร และเพิ่มความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

หากคุณต้องการดูว่า ProjectManager มีประสิทธิภาพในการจัดกำหนดการอย่างไร ให้ดูวิดีโอแนะนำสั้นๆ นี้

ประโยชน์ของการจัดตารางทรัพยากร

ด้วยการจัดกำหนดการทรัพยากร องค์กรที่เหนือกว่าสำหรับโครงการ ทีม เว็บไซต์ อุปกรณ์ และทรัพยากรอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ทั้งหมดนี้กำหนดขั้นตอนสำหรับการกระจายทรัพยากรอย่างชาญฉลาดระหว่างงานโครงการของคุณ

ซึ่งรวมถึงการระบุทรัพยากรสำหรับแต่ละงาน ความพร้อมใช้งาน แล้วจับคู่ทรัพยากรเหล่านั้นกับความสามารถ นั่นคือใครในทีมของคุณเหมาะสมที่สุดสำหรับการดำเนินงาน

ด้วยข้อมูลนี้ การจัดกำหนดการทรัพยากรยังทำให้การประมาณเวลาดีขึ้นด้วย เนื่องจากมีตัววัดอีกหนึ่งตัวที่ใช้วัดกำหนดการโครงการของคุณ โดยอาศัยรายงานและการวิเคราะห์การจัดกำหนดการทรัพยากรโครงการที่ผ่านมาและโครงการอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกันสำหรับข้อมูล

การวางแผนยังได้รับประโยชน์จากการจัดกำหนดการทรัพยากร ซึ่งช่วยในการวางแผนสำหรับอนาคตด้วยการหาความจุและความต้องการ ยิ่งคุณทำสิ่งนี้ได้ดีเท่าไร ทีมของคุณจะยิ่งรู้สึกดีขึ้นเมื่อทำงานในโครงการ นั่นเป็นเพราะการวางแผนความจุอัจฉริยะจะป้องกันการจัดสรรเกิน พวกเขาจะไว้วางใจผู้จัดการโครงการ ซึ่งนำไปสู่การรักษาพนักงานและผลิตภาพที่ดียิ่งขึ้น

7 เคล็ดลับสำหรับการจัดกำหนดการทรัพยากรที่ยอดเยี่ยม

1. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากร

ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรเพื่อช่วยคุณติดตามทรัพยากรและกำหนดการโครงการของคุณ ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรจัดเก็บข้อมูลโครงการทั้งหมดของคุณเพื่อช่วยคุณจัดการทรัพยากรบุคคล วัสดุและอุปกรณ์

2. ใช้โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)

คุณไม่สามารถเริ่มจัดกำหนดการทรัพยากรของคุณได้ จนกว่าคุณจะรู้ว่าต้องใช้จำนวนเท่าใดและจะใช้เมื่อใด สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการรวบรวมทุกงานที่นำไปสู่การส่งมอบขั้นสุดท้ายของคุณ อาจดูเหมือนเป็นงานที่น่ากลัว แต่การใช้ WBS ช่วยให้คุณไม่ละเลยขั้นตอนใดๆ เป็นแผนผังต้นไม้ที่มีผลลัพธ์สุดท้ายของคุณอยู่ด้านบนและด้านล่าง กิ่งก้านต่างๆ ที่นำไปสู่มัน ยิ่งรายการของคุณสมบูรณ์มากเท่าไร กำหนดการทรัพยากรของคุณก็จะยิ่งแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น

3. ลองปรับทรัพยากรให้เรียบ

เมื่อคุณมีขั้นตอนทั้งหมดแล้ว มีหลายวิธีในการกำหนดเวลาทรัพยากร เทคนิคหนึ่งคือการปรับทรัพยากรให้ราบรื่น ซึ่งเน้นที่ข้อจำกัดด้านเวลาเหนือสิ่งอื่นทั้งหมด ที่นี่กำหนดเวลาเป็นกษัตริย์ แนวปฏิบัตินี้ใช้ดีที่สุดเมื่อต้องทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จทันเวลา แม้ว่าจะหมายถึงการล่าช้าในการทำงานบางอย่างก็ตาม แม้ว่าจะช่วยขจัดความยืดหยุ่นบางอย่างในกำหนดการของคุณ แต่ก็มีแนวโน้มที่จะทำให้การจัดกำหนดการมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ามากขึ้น

4. ฝึกการปรับระดับทรัพยากร

เทคนิคการปรับทรัพยากรให้เหมาะสมอีกอย่างหนึ่งเรียกว่าการปรับระดับทรัพยากร ใช้เมื่อคุณมีทรัพยากรเพียงพอในการทำโครงการให้เสร็จ จากนั้นจะกระจายทรัพยากรไปทั่วงานอย่างเท่าเทียมกัน

สิ่งนี้ช่วยปรับปรุงขวัญกำลังใจและทำให้ตารางเวลาเป็นจริงและทำได้ ซึ่งอาจเกิดจากการย่อหรือคลายกำหนดการ กำหนดเวลาอาจเปลี่ยนแปลงได้ แต่ไม่เป็นไรเพราะคุณไม่ได้เพิ่มความจุ

5. ระวังข้อจำกัด

มีข้อจำกัดในโครงการใดๆ เช่น ข้อจำกัดสามประการของเวลา ต้นทุน และขอบเขต กองกำลังทั้งหมดเหล่านี้กำลังทำงานเกี่ยวกับทรัพยากรของคุณ ดังนั้นยิ่งคุณสามารถกำหนดวิธีที่พวกเขาจะส่งผลกระทบต่องานในเคล็ดลับก่อนหน้านี้ได้ดียิ่งขึ้น กำหนดการทรัพยากรของคุณจะยิ่งเข้มงวดมากขึ้นเท่านั้น

6. รู้ว่าคุณต้องการทรัพยากรมากแค่ไหน

อีกครั้ง ให้กลับไปที่รายการงานของคุณ กำหนดว่าแต่ละงานต้องใช้ทรัพยากรจำนวนเท่าใด

เป็นทรัพยากรประเภทใด จะต้องทำภารกิจให้สำเร็จกี่คน? ตัวเลขนี้สามารถเป็นตัวเลขได้เช่นเดียวกับปริมาณที่ต้องการ แต่สามารถแสดงได้ในเวลาเช่นกัน คุณอาจต้องการทรัพยากรเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงหรือหลายสัปดาห์ ทั้งหมดนี้ควรสังเกต

7. ควบคุมความพร้อมใช้งานของทรัพยากร

คุณต้องการควบคุมความพร้อมในอนาคตของทรัพยากร การทำเช่นนี้ต้องรู้ว่าคุณมีความจุเท่าไรและการใช้ทรัพยากรในปัจจุบันของคุณ ตัวอย่างเช่น ทีมของคุณสามารถทำงานให้สำเร็จได้มากเพียงใดในช่วงเวลาที่กำหนด

สมาชิกในทีมมีเวลาว่างในช่วงเวลานั้นหรือไม่? มีวันหยุดไหม? ยิ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานของทรัพยากรมากเท่าใด คุณก็ยิ่งสามารถจัดการกำหนดการสำหรับทรัพยากรของคุณได้มากขึ้นเท่านั้น

8. จัดสรรทรัพยากรของคุณอย่างชาญฉลาด

เคล็ดลับสุดท้ายใช้กับการมอบหมายทรัพยากรของคุณหลังจากที่คุณได้แสดงรายการงาน ระบุข้อจำกัด ทราบจำนวนทรัพยากรที่คุณต้องการและความพร้อมใช้งาน ณ จุดนี้ คุณมีข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างกำหนดการทรัพยากรที่สามารถหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดที่มีค่าใช้จ่ายสูง

ดังนั้นมอบหมายด้วยความระมัดระวัง วันที่ครบกำหนดอาจต้องเปลี่ยนแปลงหรืออาจล่าช้า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับทรัพยากร ความต้องการและความจุของคุณ ตารางทรัพยากรสามารถทำงานได้ดีกว่าใบชาในการทำนายอนาคตของโครงการของคุณ

ProjectManager สามารถจัดกำหนดการทรัพยากรของคุณได้

ProjectManager มีคุณสมบัติมากมายที่จะช่วยให้คุณจัดการและควบคุมกำหนดการทรัพยากรของคุณได้ดียิ่งขึ้น หลังจากที่คุณสร้างรายการงานแล้ว คุณสามารถนำเข้าสเปรดชีตไปยังซอฟต์แวร์ของเราและสร้างโครงการใหม่ได้อย่างง่ายดาย

ซึ่งจะเปิดแผนภูมิแกนต์พร้อมงานต่างๆ ทางด้านซ้าย เพิ่มวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดเพื่อสร้างระยะเวลาของงาน และไทม์ไลน์จะปรากฏขึ้นทางด้านขวา

มอบหมายงานและทรัพยากรกับ Gantt

การมอบหมายสามารถทำได้จากแผนภูมิแกนต์ และสามารถเชื่อมโยงการขึ้นต่อกันของงานเพื่อลดการขาดแคลนทรัพยากรได้ เมื่อคุณสร้างงาน ความพร้อมใช้งานของสมาชิกในทีมจะได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์ คุณจึงทราบอยู่เสมอว่ามีทรัพยากรใดบ้าง

คุณยังสามารถติดตามทรัพยากรโดยจัดประเภทเป็นทีมหรืออุปกรณ์ โดยการเพิ่มอัตรารายชั่วโมงให้กับทรัพยากรเหล่านี้ คุณยังสามารถติดตามค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย เมื่อมีการบันทึกชั่วโมงงาน ค่าใช้จ่ายเหล่านั้นจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติและเปรียบเทียบกับแผนของคุณ คุณจึงสามารถดูได้ทันทีว่าคุณกำลังออกนอกเส้นทางหรือไม่

หน้าภาระงานติดตามความพร้อมใช้งานและกำหนดการ

ในแง่ของความพร้อมใช้งาน ProjectManager ช่วยให้คุณบล็อกวันทำงาน วันหยุด และชั่วโมงที่วางแผนไว้ได้ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณจัดการทีมแบบกระจายในประเทศต่างๆ โดยมีเขตเวลาและวันหยุดต่างกัน

เพื่อสร้างสมดุลให้กับงานในทีมของคุณ เรามีหน้าปริมาณงานที่ช่วยให้คุณมองเห็นได้ว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนได้รับมอบหมายมากแค่ไหน ภาระงานของพวกเขามีรหัสสี คุณจึงสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่ามีความไม่สมดุลหรือไม่ หากมี เพียงมอบหมายงานใหม่จากหน้าภาระงาน

การติดตามแบบเรียลไทม์ด้วยแดชบอร์ด

เนื่องจากซอฟต์แวร์ของเราใช้ระบบคลาวด์ จึงอัปเดตตามเวลาจริง สิ่งนี้ทำให้ฟีเจอร์ทีมของเรามีประโยชน์เป็นพิเศษ ซึ่งช่วยให้คุณติดตามว่าทีมของคุณทำอะไรเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ ติดตามความคืบหน้าของงานได้อย่างง่ายดาย ใครได้รับมอบหมายให้ทำอะไรและสิ่งที่แต่ละทีมกำลังทำงานอยู่ หากจำเป็นต้องมอบหมายบางสิ่งใหม่ ทำได้เพียงไม่กี่คลิก

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่จัดกำหนดการทรัพยากรและติดตามทรัพยากร แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ติดตามตัววัดโครงการ 6 ตัวเพื่อติดตามความคืบหน้า และการรายงานแบบคลิกเดียวเจาะลึกถึงความแปรปรวน งาน และอื่นๆ เรายังมีไทม์ชีทที่จะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อทีมของคุณทำงานเสร็จ ควบคุมทรัพยากรของคุณและทำให้เป็นไปตามกำหนดเวลาด้วย ProjectManager รุ่นทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้