รายงานงบประมาณคืออะไร? วัตถุประสงค์ ส่วนประกอบ และคุณประโยชน์

ไม่ว่าคุณจะบริหารบริษัทหรือโครงการ คุณจะต้องจัดการกับงบประมาณ งบประมาณคือแผนการใช้จ่ายที่คุณคาดการณ์โดยใช้รายได้และค่าใช้จ่ายโดยประมาณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณรักษางบประมาณการดำเนินงานที่สำคัญตลอดไป คุณจะจัดทำรายงานงบประมาณปกติและอ้างอิงงบการเงิน

รายงานงบประมาณเป็นเครื่องมือที่จำเป็นในการจัดการการเงินของคุณและทำให้ธุรกิจหรือโครงการของคุณดำเนินไปได้ เพื่อหลีกเลี่ยงหลุมเงินที่อาจเกิดขึ้น เรียนรู้ว่ารายงานงบประมาณคืออะไร วัตถุประสงค์ของรายงานคืออะไร และประกอบด้วยอะไรบ้าง เราจะอธิบายถึงประโยชน์มากมายของการใช้รายงานงบประมาณ ตลอดจนสาธิตวิธีจัดทำรายงานด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

รายงานงบประมาณคืออะไร?

รายงานงบประมาณเป็นภาพทางการเงินของธุรกิจหรือโครงการในช่วงเวลาหนึ่งๆ รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการใช้จ่ายจริงและเปรียบเทียบกับสิ่งที่คาดการณ์ไว้สำหรับช่วงเวลานั้นในแง่ของงบประมาณ

ซึ่งหมายความว่ารายงานงบประมาณจะช่วยตัดสินว่าคุณใช้จ่ายตามงบประมาณของคุณหรือมากไปหรือน้อยไป รายงานงบประมาณมีอย่างน้อยสองคอลัมน์: คอลัมน์หนึ่งสำหรับการใช้จ่ายที่วางแผนไว้ซึ่งได้รับการกำหนดงบประมาณสำหรับรอบระยะเวลาที่รายงาน และอีกคอลัมน์สำหรับการใช้จ่ายจริงสำหรับรอบระยะเวลานั้น

เมื่อสร้างรายงานงบประมาณ สิ่งสำคัญคือคุณต้องใช้เครื่องมือที่รวบรวมข้อมูลตามเวลาจริงเพื่อให้มุมมองที่แม่นยำที่สุดเกี่ยวกับการใช้จ่ายจริงของคุณในช่วงเวลาดังกล่าว ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลพร้อมการรายงานตามเวลาจริง เราจะอธิบายวิธีสร้างรายงานงบประมาณในภายหลัง แต่ถ้าคุณต้องการดูการใช้จ่ายของคุณในระดับสูง ให้ใช้แดชบอร์ดสดของเรา แดชบอร์ดของเราไม่ต้องการการกำหนดค่าที่ใช้เวลานาน ซึ่งแตกต่างจากเครื่องมือน้ำหนักเบา พร้อมแสดงค่าใช้จ่ายจริงเมื่อคุณต้องการดู เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

วัตถุประสงค์ของรายงานงบประมาณคืออะไร?

วัตถุประสงค์หลักของรายงานงบประมาณคือการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเงินที่คุณใช้จ่ายไปกับธุรกิจหรือโครงการของคุณในช่วงเวลาหนึ่งๆ ข้อมูลนี้มีความสำคัญต่อการดำเนินบริษัทหรือโครงการที่ประสบความสำเร็จ คุณไม่สามารถใช้จ่ายสุ่มสี่สุ่มห้าและคาดหวังที่จะอยู่ในธุรกิจหรือส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ

ความสามารถในการควบคุมการใช้จ่ายอย่างเหมาะสมคือสิ่งที่ทำให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเศรษฐกิจหมุนเวียนผ่านช่วงเวลาที่ดีและไม่ดี ธุรกิจไม่สามารถเพิกเฉยต่อภูมิทัศน์ทางเศรษฐกิจและคาดหวังว่าจะอยู่รอดได้ แต่การรายงานงบประมาณเป็นประจำจะช่วยให้คุณขับเคลื่อนธุรกิจของคุณผ่านกระแสที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของอุตสาหกรรม

วัตถุประสงค์อีกประการหนึ่งของการจัดทำรายงานงบประมาณคือการกำหนดความคาดหวังและพารามิเตอร์ที่ชัดเจนสำหรับทีมของคุณ มีแนวโน้มว่าพวกเขาจะใช้จ่ายตามงบประมาณหากพวกเขาเข้าใจว่างบประมาณนั้นคืออะไรและการใช้จ่ายของพวกเขามีผลกระทบอย่างไร ความสามารถทางการเงินประเภทนี้นำไปสู่การใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

งบประมาณยังเป็นตัวคาดเดาได้ดีที่สุดว่าบริษัทหรือโครงการจะใช้จ่ายเงินเท่าไร ความถูกต้องอ้างอิงจากงานวิจัยและข้อมูลย้อนหลัง ดังนั้น รายงานงบประมาณของคุณสามารถเก็บถาวรและเข้าถึงได้เมื่อวางแผนงบประมาณในอนาคต เพื่อให้ประมาณการต้นทุนและค่าใช้จ่ายของคุณได้ดีขึ้น

ส่วนประกอบของรายงานงบประมาณ

รายงานงบประมาณสามารถรวมคอลัมน์ต่างๆ ได้ ขึ้นอยู่กับธุรกิจหรือโครงการ บ่อยครั้งที่รายงานงบประมาณเป็นส่วนหนึ่งของรายงานสถานะขนาดใหญ่ที่รวบรวมจุดข้อมูลที่หลากหลายมากขึ้น สิ่งนี้สามารถช่วยให้ต้นทุนอยู่ในบริบทและให้ภาพที่ดีขึ้นไม่เพียงแค่สิ่งที่ใช้ไปเท่านั้นแต่ทำไม

แต่ถ้าคุณต้องต้มรายงานงบประมาณให้เหลือองค์ประกอบที่สำคัญ รายงานจะเปิดเผยองค์ประกอบทั้งสี่นี้ ได้แก่ ต้นทุนจริง ต้นทุนตามแผน งบประมาณ และงบประมาณที่เหลืออยู่ รายงานงบประมาณใดๆ ที่คุณสร้างควรมีองค์ประกอบทั้งสี่นี้ เรามาดูรายละเอียดสี่ส่วนเหล่านี้ของรายงานงบประมาณพื้นฐานกันดีกว่า

ค่าใช้จ่ายจริง

ต้นทุนจริงในรายงานงบประมาณคือค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่บริษัทหรือโครงการใช้ในช่วงเวลาที่แสดงในรายงาน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าการคาดการณ์หรืองบประมาณพยายามเพื่อความถูกต้อง แต่ไม่เคยถูกต้องทั้งหมด มีค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่าย ฯลฯ ที่ไม่คาดคิดเกือบทุกครั้ง ซึ่งจะส่งผลต่องบประมาณของคุณ ดังนั้น ค่าใช้จ่ายจริงจะให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับจำนวนเงินที่คุณใช้จ่าย เพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบกับสิ่งที่คุณคิดว่าจะใช้จ่ายในช่วงเวลานี้

ต้นทุนตามแผน

ต้นทุนตามแผนคือต้นทุนที่คุณคาดหวังสำหรับธุรกิจในช่วงเวลาที่กำหนดหรือสำหรับระยะเวลาของโครงการที่ยาวนานขึ้น ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายโดยประมาณที่ขึ้นอยู่กับงบประมาณและระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ต้นทุนเหล่านี้บางส่วนรวมถึงค่าวัตถุดิบ ค่าแรง และค่าโสหุ้ย เช่น ค่าสาธารณูปโภค

งบประมาณ

งบประมาณคือแผนทางการเงินที่บริษัทหรือโครงการใช้เพื่อแสดงให้เห็นถึงเงินที่จำเป็นในการดำเนินงานในช่วงระยะเวลาหนึ่งหรือสำหรับโครงการในการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการให้ประสบความสำเร็จ แสดงจำนวนเงินที่ต้องใช้และเวลาที่ต้องใช้เงินเพื่อดำเนินธุรกิจหรือดำเนินการตามเป้าหมายของโครงการ

งบประมาณคงเหลือ

สุดท้าย งบประมาณที่เหลือคือสิ่งที่คุณเหลือไว้ในแง่ของงบประมาณโดยรวมของคุณหลังจากค่าใช้จ่ายในช่วงเวลาที่รายงาน แสดงจำนวนเงินที่คุณเหลือเพื่อดำเนินธุรกิจหรือส่งมอบโครงการของคุณต่อไป นั่นก็เพียงพอแล้ว แต่หากคุณใช้จ่ายเกินขอบเขตในช่วงเวลาที่รายงาน คุณจะต้องระบุเวลา ขอบเขต หรือค่าใช้จ่ายของธุรกิจหรือโครงการของคุณเพื่อกลับไปดำเนินการตามเดิม

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตงบประมาณโครงการฟรีสำหรับ Excel

5 ประโยชน์ของรายงานงบประมาณ

เราได้กล่าวถึงวัตถุประสงค์ของรายงานงบประมาณแล้ว แต่ก็มีประโยชน์เช่นกัน โดยปกติแล้ว วัตถุประสงค์เป็นส่วนหนึ่งของผลประโยชน์ แต่รายงานงบประมาณมีความสำคัญมาก มันคุ้มค่าที่จะตอกกลับถึงความสำคัญของการใช้รายงานเมื่อจัดการธุรกิจหรือโครงการ

1. ระบุภัยคุกคาม

ข้อดีประการหนึ่งคือรายงานงบประมาณสามารถแสดงให้คุณเห็นภัยคุกคามที่อาจส่งผลเสียต่อบริษัทหรือโครงการของคุณ ดังนั้นคุณมีเวลาที่จะตอบกลับพวกเขาก่อนที่พวกเขาจะสามารถทำให้งานของคุณตกรางได้ หากคุณเห็นว่ามีปัญหา คุณสามารถเปลี่ยนกำหนดการหรือขอบเขตของงานเพื่อรักษางบประมาณและเป็นไปตามแผน

2. แจ้งประมาณการในอนาคต

การเก็บรายงานงบประมาณตามที่กล่าวไว้ข้างต้นอาจมีประโยชน์เมื่อวางแผนงบประมาณหรือโครงการถัดไปของคุณ เนื่องจากรายงานเหล่านี้ให้บันทึกประวัติที่สามารถแจ้งการประมาณการของคุณในอนาคตได้ สิ่งนี้สามารถช่วยให้ธุรกิจระบุการเติบโตหรือกำหนดความมีชีวิตหรือจุดอ่อนของโครงการในอนาคต

3. ตรวจสอบประสิทธิภาพ

ในแง่ของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบันหรือโครงการต่อเนื่องที่คุณกำลังจัดการ รายงานงบประมาณจะช่วยให้คุณตรวจสอบประสิทธิภาพได้ นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการปรับใช้เงินทุนได้ดีขึ้นและระบุจุดที่มีของเสียที่สามารถลดได้เพื่อให้เงินของคุณไปได้ไกลขึ้น

4. สร้างความรับผิดชอบ

ประโยชน์อีกประการหนึ่งของการใช้รายงานงบประมาณคือความรับผิดชอบ ฝ่ายบริหารอาจสร้างงบประมาณขึ้นมา แต่คนงานในบริษัทและทีมงานที่ดำเนินโครงการใช้จ่ายเงินนั้น ไม่ว่าจะเป็นแรงงานหรือทรัพยากรที่พวกเขาใช้ในการทำงาน การมีรายงานงบประมาณเป็นประจำจะช่วยให้พวกเขารู้ว่าพวกเขากำลังทำงานอย่างมีประสิทธิภาพหรือต้องระมัดระวังมากขึ้นหรือไม่

5. สรุปสถานะสภาพคล่อง

นอกจากนี้ยังมีข้อมูลที่รายงานงบประมาณระบุสถานะสภาพคล่องของบริษัท นั่นคือมีเงินสดอยู่ในมือเท่าไร ข้อมูลนี้แจ้งงบประมาณเงินสด ซึ่งช่วยให้บริษัททราบว่ามีเงินสดเพียงพอที่จะจัดการกับการไหลเข้าและออกที่จำเป็นสำหรับความต้องการในการดำเนินงานหรือไม่ มันมีบทบาทในการตัดสินใจที่ใหญ่ขึ้นของบริษัท โดยนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของลูกหนี้และการฟื้นตัวในอนาคต ระบุว่าบริษัทสามารถดำเนินการตามกำหนดได้หรือไม่ และนำเสนอข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่นักลงทุน

วิธีสร้างรายงานงบประมาณด้วย ProjectManager

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ให้คุณสร้างรายงานตามเวลาจริงที่สามารถปรับแต่งได้ ดังนั้นพวกเขาจึงแสดงเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการดูเท่านั้น เมื่อสร้างรายงานแล้ว คุณสามารถแชร์ในรูปแบบต่างๆ และแจกจ่ายให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเพื่ออัปเดตตามงบประมาณ ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีสร้างรายงานสถานะ ซึ่งรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับงบประมาณของคุณ

เริ่มต้นด้วยการตั้งค่าพื้นฐาน

ใช้แผนภูมิแกนต์ที่มีประสิทธิภาพของเราในการวางแผนและกำหนดเวลางานของคุณ คุณสามารถจัดระเบียบงาน ทรัพยากร และค่าใช้จ่ายของคุณ ทำแผนที่งานของคุณบนไทม์ไลน์เพื่อดูทุกสิ่งที่คุณต้องทำในที่เดียว จากนั้นตั้งค่าพื้นฐาน ข้อมูลนี้จะบันทึกความพยายามตามแผนของคุณ ดังนั้นคุณจะสามารถเปรียบเทียบกับความพยายามจริงของคุณเมื่อคุณสร้างรายงานสถานะ

คลิกที่ไอคอนรายงาน

ตอนนี้ เมื่อคุณพร้อมที่จะสร้างรายงาน ให้ค้นหาและคลิกที่ไอคอนรายงาน ซึ่งดูเหมือนคลิปบอร์ดที่มีกระดาษที่มีเส้นบรรทัดอยู่ จากนั้น คุณจะเข้าสู่หน้ารายงาน ทางด้านซ้ายมือคือรายการรายงานทั้งหมดที่คุณสามารถสร้างได้ มีรายงานพอร์ตโฟลิโอ รายงานสถานะ แผนโครงการ งาน แผ่นเวลา ความพร้อมใช้งาน ปริมาณงาน และความแปรปรวน

เลือกรายงานสถานะโครงการ

เมื่อคุณเลือกรายงานสถานะโครงการ จะมีตัวกรองทางด้านขวามือ จากนั้น เลือกชื่อเรื่อง สถานะโครงการ และคอลัมน์ที่คุณต้องการรวมไว้ในรายงาน เพียงทำเครื่องหมายที่คุณต้องการให้รายงาน ตัวอย่างเช่น มีตัวเลือกงบประมาณที่คุณสามารถเลือกได้ หากคุณเลือกสุขภาพ คุณจะเห็นค่าใช้จ่ายและปริมาณงาน

จากนั้น คุณสามารถดูรายงานในเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ หรือคลิก PDF หรือ Excel เพื่อดาวน์โหลดและแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ รายงานจะแสดงต้นทุนที่วางแผนไว้ ต้นทุนทรัพยากรที่วางแผนไว้ เปอร์เซ็นต์ความสมบูรณ์ และอื่นๆ อีกมากมาย

รายงานที่ปรับแต่งได้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของสิ่งที่ซอฟต์แวร์ของเรานำเสนอ เรามีเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกับทีมข้ามสายงาน มุมมองหลายโครงการของเราหมายความว่าสิ่งที่วางแผนไว้บนแผนภูมิ Gantt สามารถแชร์บนกระดานคัมบัง มุมมองรายการ และปฏิทิน ข้อมูลทั้งหมดอัปเดตแบบเรียลไทม์เพื่อให้ทุกคนทำงานในหน้าเดียวกัน นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติการจัดการงาน การจัดการความเสี่ยง และการจัดการทรัพยากรเพื่อให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและอยู่ในงบประมาณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้ทีมวางแผน จัดการ และติดตามงานแบบเรียลไทม์ เครื่องมือการรายงานอันทรงพลังของเราช่วยให้คุณทำงานตามกำหนดเวลาและอยู่ในงบประมาณของคุณ เข้าร่วมทีมที่ Avis, Nestle และ Siemens ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อประสบความสำเร็จ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี