กระบวนการจัดทำงบประมาณในธุรกิจและการจัดการโครงการ

มีสิ่งหนึ่งที่ทุกธุรกิจมีเหมือนกันกับการจัดการโครงการ นั่นคือเงิน หากปราศจากเงินทุนและกระบวนการจัดทำงบประมาณที่เหมาะสม โครงการต่างๆ ในอุตสาหกรรมใดๆ ก็ตามจะต้องหยุดชะงักลง การจัดทำงบประมาณคือวิธีการใช้จ่ายเงินเหล่านั้น

แต่ก่อนอื่น เรามานิยามว่างบประมาณคืออะไร และสำรวจประเภทของงบประมาณและวิธีการจัดทำงบประมาณ เมื่อเข้าใจกระบวนการจัดทำงบประมาณสำหรับธุรกิจและการจัดการโครงการ คุณจะเข้าใจวิธีการจัดทำงบประมาณสำหรับบริษัทหรือโครงการของคุณได้ง่ายขึ้น

งบประมาณคืออะไร?

งบประมาณคือการประมาณรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง เป็นเอกสารที่มีชีวิตซึ่งมีการทบทวนและแก้ไขเป็นระยะ องค์กรที่ใช้จ่ายเงินจะใช้งบประมาณในการจัดการต้นทุน ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจ โครงการ หน่วยงานราชการ หรือแม้แต่ครัวเรือนส่วนบุคคล

อีกวิธีหนึ่งในการดูงบประมาณคือการวางแผนทางการเงิน มันวางแผนการใช้จ่ายของคุณในช่วงเวลาที่กำหนด การใช้งบประมาณเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินความพยายามทางการเงินให้ประสบความสำเร็จ ด้วยเหตุนี้จึงมีงบประมาณองค์กร งบประมาณโครงการ และงบประมาณที่รัฐบาลจัดทำขึ้นเพื่อสนับสนุนบริการต่างๆ

กระบวนการงบประมาณจะแสดงทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการจัดการธุรกิจหรือโครงการ แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมดที่งบประมาณสามารถทำได้ เป็นเครื่องมือในการกำหนดเป้าหมายรายไตรมาสหรือรายปี การวัดผลลัพธ์ และการวางแผนสำหรับเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้น ไม่ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจหรือจัดการโครงการ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยคุณวางแผน จัดการ และติดตามงบประมาณของคุณได้

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลพร้อมแผนภูมิ Gantt ที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณจัดการทรัพยากรและต้นทุนได้แบบเรียลไทม์ คุณสามารถจัดระเบียบงานของคุณและแนบทรัพยากรและค่าใช้จ่ายกับแต่ละงานได้ เชื่อมโยงการพึ่งพาเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่มีค่าใช้จ่ายสูง และแม้แต่กรองเส้นทางวิกฤตเพื่อให้รู้ว่างานใดที่จำเป็นต่อความสำเร็จของโครงการ เมื่อคุณตั้งค่าพื้นฐานแล้ว คุณสามารถติดตามต้นทุนตามแผนเทียบกับต้นทุนจริงได้แบบเรียลไทม์ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

ประเภทของงบประมาณ

เมื่อพิจารณาว่างบประมาณสามารถนำไปใช้กับหน่วยงานที่หลากหลายได้ จึงไม่น่าแปลกใจที่จะมีงบประมาณหลายประเภท งบประมาณแต่ละรายการเหล่านี้ช่วยแนะนำการใช้จ่ายตลอดทั้งปี คุณจึงไม่ต้องใช้จ่ายเกินตัว สิ่งเหล่านี้มีความสำคัญต่อการตัดสินใจทางการเงินที่สำคัญ แต่ก็แตกต่างกันไปตามความต้องการทางธุรกิจและโครงการต่างๆ

งบประมาณโครงการ

งบประมาณโครงการใช้เพื่อประเมินต้นทุนของโครงการ สร้างขึ้นโดยผู้จัดการโครงการและใช้เพื่อติดตามต้นทุนตลอดระยะการดำเนินการของโครงการ และทำการปรับเปลี่ยนใด ๆ ที่จะทำให้โครงการดำเนินไปตามแผนทางการเงิน งบประมาณโครงการแบ่งต้นทุนออกเป็นแต่ละงานและทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น

งบประมาณหลัก

ตามชื่อที่แนะนำ งบประมาณหลักประกอบด้วยงบประมาณส่วนบุคคลทั้งหมด เช่น การขาย การผลิต ฯลฯ ที่ใช้ในธุรกิจ สิ่งนี้ทำขึ้นเพื่อให้เห็นภาพทางการเงินที่สมบูรณ์ของบริษัท และแสดงให้เห็นว่ารายได้และค่าใช้จ่ายเฉพาะนั้นเหมาะสมกับธุรกิจอย่างไร งบประมาณหลักมักพบในธุรกิจขนาดใหญ่ แม้ว่าบริษัทขนาดเล็กสามารถใช้งบประมาณหลักเพื่อดูการเงินตามหมวดหมู่หรือแผนกได้

งบประมาณดำเนินการ

งบประมาณการดำเนินงานแสดงรายการค่าใช้จ่ายและรายได้ทั้งหมดที่ธุรกิจประมาณการไว้สำหรับการดำเนินงานรายเดือนหรือรายปี นี่เป็นวิธีที่จะเข้าใจว่าคุณต้องใช้เงินเท่าไหร่ในการดำเนินธุรกิจให้ดี งบประมาณการดำเนินงานประกอบด้วยต้นทุนคงที่และต้นทุนผันแปร รายได้และค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด เป็นการรวมกันของงบประมาณการขายและการผลิต วัสดุและแรงงานทางตรง และค่าใช้จ่ายด้านโสหุ้ยและการบริหาร

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตงบประมาณการดำเนินงานฟรีสำหรับ Excel

งบประมาณการขาย

งบประมาณการขายเกี่ยวข้องกับการประมาณรายได้ที่คุณคาดว่าจะสร้างจากการขายและค่าใช้จ่ายในช่วงเวลาหนึ่ง ด้วยการสร้างงบประมาณการขาย คุณสามารถวางแผนการใช้จ่ายและปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ ยิ่งงบประมาณการขายของคุณแม่นยำมากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งมั่นใจได้ว่าคุณมีวัสดุและสินค้าคงคลังอยู่ในมือเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้นเท่านั้น

งบประมาณทางการเงิน

งบประมาณทางการเงินใช้เพื่อกำหนดจำนวนเงินที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว โดยดูที่สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น คุณจะมีภาพรวมของสถานะของธุรกิจและสถานะของธุรกิจของคุณว่ามีเสถียรภาพหรือไม่ งบประมาณทางการเงินมักใช้เมื่อธุรกิจกำลังมองหาเงินทุนหรือวางตำแหน่งตัวเองสำหรับการเสนอขายครั้งแรกต่อประชาชนทั่วไป (IPO)

งบประมาณกระแสเงินสด

การทราบเงินที่เข้าและออกจากธุรกิจของคุณในช่วงเวลาหนึ่งเป็นสิ่งสำคัญ และงบประมาณกระแสเงินสดจะช่วยคาดการณ์กระแสเงินสดนั้นได้ การทราบกระแสเงินสดของคุณมีความสำคัญต่อการตัดสินใจทางการเงินที่สำคัญ แต่ยังช่วยค้นหาปัญหาและป้องกันการใช้จ่ายเกินตัว ตามหลักการแล้ว คุณต้องการให้แน่ใจว่ามีเงินเข้ามาเพียงพอที่จะครอบคลุมเงินที่ออกจากธุรกิจของคุณ กระแสเงินสดติดลบคือการที่คุณมีเงินไม่เพียงพอที่จะครอบคลุมค่าใช้จ่ายชดเชย

วิธีการจัดทำงบประมาณ

วิธีการจัดทำงบประมาณคือวิธีที่คุณใช้กระบวนการจัดทำงบประมาณ งบประมาณมีหลายประเภท จึงมีหลายวิธีในการจัดทำงบประมาณ และเช่นเดียวกับประเภทของงบประมาณ ไม่มีทางเลือกเดียวที่เหมาะสม คุณต้องตัดสินใจตามพฤติกรรมการใช้จ่ายและการวางแผนเชิงกลยุทธ์ ต่อไปนี้คือสี่วิธีในการจัดทำงบประมาณเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

การจัดทำงบประมาณเป็นศูนย์

การจัดทำงบประมาณเป็นศูนย์คือรายได้ลบค่าใช้จ่ายเท่ากับศูนย์ เป็นวิธีการจัดทำงบประมาณทั่วไปวิธีหนึ่ง และเริ่มต้นด้วยสมมติฐานว่างบประมาณทั้งหมดเป็นศูนย์และสร้างขึ้นใหม่ตั้งแต่ต้น สิ่งนี้สร้างงบประมาณที่จำกัดมากและหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายใดๆ ที่ไม่จำเป็นต่อความสำเร็จของธุรกิจ เป็นวิธีการจัดทำงบประมาณจากล่างขึ้นบนซึ่งใช้สำหรับการควบคุมต้นทุน แต่ใช้เวลานาน

การจัดทำงบประมาณส่วนเพิ่ม

งบประมาณส่วนเพิ่มทำงานโดยใช้ตัวเลขจริงของปีที่แล้วและเพิ่มหรือลบเปอร์เซ็นต์ของตัวเลขนั้นเพื่อกำหนดงบประมาณของปีปัจจุบัน เป็นวิธีการจัดทำงบประมาณทั่วไปเนื่องจากเป็นวิธีที่ง่ายและใช้ดีที่สุดเมื่อตัวขับเคลื่อนต้นทุนหลักไม่เปลี่ยนแปลงในแต่ละปี แต่สามารถยืดเยื้อความไร้ประสิทธิภาพ ส่งผลให้เกิดการขาดแคลนงบประมาณ และเพิกเฉยต่อกิจกรรมและประสิทธิภาพจากภายนอก

การจัดทำงบประมาณตามกิจกรรม

การจัดทำงบประมาณตามกิจกรรมเป็นวิธีการจากบนลงล่าง กำหนดจำนวนอินพุตที่จำเป็นเพื่อรองรับเอาต์พุตที่กำหนดโดยธุรกิจ กิจกรรมที่ก่อให้เกิดต้นทุนจะถูกบันทึก วิเคราะห์ และวิจัย เป็นวิธีการจัดทำงบประมาณที่เข้มงวดซึ่งช่วยลดต้นทุนการผลิตในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพการผลิต และกำหนดวิธีทำให้ผลิตภัณฑ์เป็นมิตรกับต้นทุนมากขึ้น

การจัดทำงบประมาณคุณค่า

เมื่อใช้การจัดทำงบประมาณแบบเน้นคุณค่า คุณจะถามตัวเองว่าเหตุใดจึงรวมอยู่ในงบประมาณ งบประมาณนี้สร้างมูลค่าให้กับลูกค้า พนักงาน หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือไม่ และมูลค่าของรายการนั้นมากกว่าต้นทุนหรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้น เหตุผลของคุณสำหรับค่าใช้จ่ายคืออะไร การถามคำถามเหล่านี้ช่วยให้แน่ใจว่าทุกอย่างในงบประมาณของคุณมอบคุณค่าให้กับลูกค้าของคุณ

วิธีการจัดทำงบประมาณสำหรับโครงการหรือธุรกิจใน 6 ขั้นตอนง่ายๆ

กระบวนการจัดทำงบประมาณเริ่มต้นด้วยการจัดทำงบประมาณ ไม่ว่าคุณจะจัดการธุรกิจหรือโครงการ หกขั้นตอนต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการสร้างงบประมาณ

1. เลือกแนวทางการจัดทำงบประมาณ

ดังที่แสดงไว้ข้างต้น มีหลายวิธีในการจัดทำงบประมาณ กระบวนการจัดทำงบประมาณที่เหมาะกับคุณคือขั้นตอนแรกในการกำหนดงบประมาณธุรกิจหรือโครงการของคุณ ดูสถานการณ์ทางการเงินในปัจจุบันของคุณและลำดับความสำคัญของคุณ และเลือกแนวทางงบประมาณที่ตรงกับเป้าหมายทางการเงินของคุณ

2. กำหนดวัตถุประสงค์ของงบประมาณของคุณ

อีกครั้ง มีเหตุผลหลายประการสำหรับงบประมาณ เช่น งบประมาณการขาย งบประมาณการดำเนินงาน เป็นต้น ก่อนที่คุณจะเริ่มได้ คุณต้องรู้ว่างบประมาณประเภทใดที่คุณกำลังทำอยู่ ซึ่งจะแนะนำคุณตลอดกระบวนการจัดทำงบประมาณ

3. จัดทำแผนปฏิบัติการ

เมื่อคุณมีวิธีการและวัตถุประสงค์แล้ว ก็ถึงเวลาสร้างแผนปฏิบัติการ ซึ่งเป็นขั้นตอนที่จะนำคุณไปสู่งบประมาณที่สมบูรณ์ คุณจะต้องกำหนดขอบเขต เช่น เป้าหมายและการส่งมอบที่วางแผนไว้ จากนั้น คุณจะต้องวางสิ่งนี้บนไทม์ไลน์เพื่อติดตามงบประมาณของคุณในช่วงเวลาหนึ่งๆ

4. ประมาณการต้นทุนคงที่และผันแปร

ประการแรก ต้นทุนคงที่คือต้นทุนที่ไม่เปลี่ยนแปลง เช่น ค่าเช่าของคุณ ค่าสาธารณูปโภค ค่าจ้างเงินเดือน ประกัน ดอกเบี้ยเงินกู้ ภาษีโรงเรือน ฯลฯ ต้นทุนผันแปรคือต้นทุนที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เช่น วัตถุดิบ แรงงาน ค่าคอมมิชชั่นการขาย ค่าขนส่ง ฯลฯ เมื่อรวมกันแล้วสิ่งเหล่านี้จะทำให้งบประมาณของคุณบานเบอะ

5. ประมาณการรายได้ที่คาดหวัง

รายได้ที่คาดหวังคือจำนวนเงินที่บริษัทคาดว่าจะสร้างได้จากการขาย สามารถทำได้ง่าย ๆ เพียงจำนวนหน่วยที่ขายได้คูณด้วยจำนวนที่ขายได้ แต่รายได้ไม่ได้คำนึงถึงต้นทุนและค่าใช้จ่าย ใช้ข้อมูลในอดีตและการวิจัยตลาดเพื่อประเมินสิ่งที่คุณคาดว่าจะได้รับในช่วงระยะเวลางบประมาณ

6. สร้างกองทุนฉุกเฉิน

อย่างที่คุณเห็น ตัวเลขทั้งหมดนี้เป็นการประมาณการ ข้อมูลเหล่านี้ควรแม่นยำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และอิงจากการวิจัยและข้อมูล แต่ไม่ได้กำหนดไว้ นั่นเป็นเหตุผลที่การมีกองทุนฉุกเฉินเมื่อสร้างงบประมาณจึงสำคัญมาก เป็นเงินก้อนที่กันไว้เพื่อชดเชยความไม่ถูกต้องในการประมาณการต้นทุนและรายได้ในงบประมาณ รวมทั้งครอบคลุมความเสี่ยงด้วย

ProjectManager ช่วยในกระบวนการจัดทำงบประมาณอย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยในกระบวนการจัดทำงบประมาณ เมื่อคุณเริ่มโครงการด้วยการนำเข้าไฟล์ Excel หรือ Microsoft Project หรือใช้หนึ่งในเทมเพลตเฉพาะอุตสาหกรรมของเรา คุณสามารถกำหนดงบประมาณโครงการได้ เราได้แสดงวิธีที่คุณสามารถวางแผนงบประมาณของคุณบนแผนภูมิ Gantt ที่จัดระเบียบงานของคุณ รวมถึงทรัพยากรและต้นทุนที่เกี่ยวข้อง แต่ยังมีอีกมากที่คุณสามารถทำได้เพื่อจัดการและติดตามค่าใช้จ่ายของคุณตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

ตรวจสอบค่าใช้จ่ายด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

กระบวนการจัดทำงบประมาณไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการวางแผน แต่ยังต้องติดตามและเปลี่ยนแปลงด้วยเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายเกินตัว ด้วยแดชบอร์ดตามเวลาจริงของเรา คุณสามารถมีภาพรวมระดับสูงของค่าใช้จ่ายของคุณ รวมทั้งเมตริกอื่นๆ ที่สามารถแจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับปัญหา เพื่อให้คุณแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว แดชบอร์ดสดของเรารวบรวมข้อมูลตามเวลาจริงโดยอัตโนมัติและแสดงเป็นกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย ไม่เหมือนกับซอฟต์แวร์ขนาดเล็กตรงที่ไม่จำเป็นต้องมีการกำหนดค่าที่ยาวนานเพื่อตั้งค่าแดชบอร์ดของเรา พร้อมเมื่อคุณพร้อม

ใช้ Timesheets และ Workload Chart เพื่อติดตามทรัพยากร

ทรัพยากรคือทุกสิ่งที่คุณใช้เพื่อทำงานให้เสร็จ ตั้งแต่แรงงานไปจนถึงวัสดุและทุกสิ่งในระหว่างนั้น การติดตามทรัพยากรของคุณเพื่อให้อยู่ในงบประมาณของคุณเป็นสิ่งสำคัญ และเครื่องมือของเรามีคุณลักษณะการจัดการทรัพยากรที่ทำให้ง่าย เมื่อคุณเข้าร่วมทีม คุณสามารถเพิ่มความพร้อมใช้งานของพวกเขา รวมถึงส่งกำลังออก วันหยุดและวันหยุดทั่วโลก ซึ่งช่วยให้มอบหมายงานได้ง่ายขึ้น แผ่นบันทึกเวลาที่ปลอดภัยของเราช่วยปรับปรุงบัญชีเงินเดือนและให้คุณดูได้ว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนทำงานเสร็จลุล่วงไปถึงไหนแล้ว คุณจึงดูได้ว่าพวกเขาทำงานตามกำหนดเวลาหรือไม่ นอกจากนี้ยังมีแผนภูมิปริมาณงานที่มีรหัสสีซึ่งแสดงว่ามีใครอยู่ในตำแหน่งโดยรวมหรือไม่ คุณสามารถจัดสมดุลปริมาณงานได้จากแผนภูมิเพื่อให้ทำงานตามความจุโดยไม่ต้องเสียค่าล่วงเวลา

คุณลักษณะการจัดการทรัพยากรของเราช่วยให้คุณรักษางบประมาณได้เช่นเดียวกับงานและเครื่องมือการจัดการความเสี่ยงของเรา หากทีมของคุณตามไม่ทัน นั่นหมายถึงเงินและปัญหาที่เพิ่มขึ้นอาจทำให้โครงการของคุณเบี่ยงเบนความสนใจและส่งผลเสียต่องบประมาณ การใช้คุณลักษณะการรายงานของเราช่วยให้คุณเจาะลึกข้อมูลได้มากกว่าแดชบอร์ด และติดตามสถานะโครงการ ผลต่าง และอื่นๆ รายงานทั้งหมดสามารถปรับแต่งได้เพื่อกรองเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดูและสามารถแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีส่วนได้เสียในโครงการของคุณได้อย่างง่ายดาย

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ช่วยวางแผน จัดการ และติดตามงบประมาณแบบเรียลไทม์ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเราช่วยให้คุณสามารถแชร์ไฟล์ แสดงความคิดเห็น และอื่นๆ อีกมากมาย เชื่อมโยงทุกคนเข้าด้วยกัน โดยไม่คำนึงว่าพวกเขาจะอยู่ในสำนักงานถัดไปหรือสถานที่อื่น เข้าร่วมทีมที่ Avis, Nestle และ Siemens ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อมอบความสำเร็จ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี