การสร้างประสบการณ์ชุมชนและวัฒนธรรมเพื่อให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลมีส่วนร่วม

ผู้เชี่ยวชาญหลายคนได้กล่าวไว้แล้ว: สำหรับบางอุตสาหกรรม งานทางไกลก็อยู่ที่นี่เพื่อคงอยู่ต่อไป จากผลสำรวจของ Gallup เมื่อเร็วๆ นี้ พนักงานเกือบสองในสามของสหรัฐฯ ที่ทำงานนอกสถานที่ระหว่างการระบาดใหญ่กล่าวว่าพวกเขาต้องการที่จะทำเช่นนั้นต่อไป PwC ยังพบว่า 83% ของนายจ้างเชื่อว่าการเปลี่ยนไปทำงานทางไกลนั้นประสบความสำเร็จสำหรับบริษัทของพวกเขา

แต่ถึงแม้จะมีความสนใจเพิ่มขึ้นในสถานการณ์การทำงานจากที่บ้านที่ถาวรมากขึ้น ผู้คนก็ยังตระหนักถึงคุณค่าของสภาพแวดล้อมในสำนักงาน จากการสำรวจของ PwC พบว่า 65% ของผู้ตอบแบบสอบถามเชื่อว่าสำนักงาน “สำคัญมาก” ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ในขณะที่มากกว่าครึ่งถือว่าสำนักงาน “สำคัญมาก” สำหรับการทำงานร่วมกันของพนักงาน

เพื่อเชื่อมช่องว่างระหว่างความปรารถนาที่จะทำงานทางไกลต่อและประโยชน์ของสภาพแวดล้อมในสำนักงาน องค์กรในปัจจุบันจำเป็นต้องตระหนักว่าอะไรที่ทำให้พนักงานมีส่วนร่วมตลอดเวลา และเข้าใจวิธีส่งเสริมชุมชนและวัฒนธรรมในหมู่พนักงานไม่ว่าจะอยู่ที่ใด

ส่วนสำคัญของการรวมงานทางไกลเข้ากับข้อดีของตัวบุคคลคือการใช้อินทราเน็ตที่ประสบความสำเร็จ ซึ่งถือเป็น "ประสบการณ์ของชุมชนและวัฒนธรรม" ประสบการณ์เหล่านี้ให้ความเป็นส่วนตัวมากขึ้น นำวัฒนธรรมของบริษัทมาสู่ชีวิตในช่วงเวลาที่พนักงานต้องการมากที่สุด และมอบวิธีใหม่ๆ ในการเชื่อมต่อกับงานและกันและกัน

ความท้าทายในการสร้างชุมชนและวัฒนธรรมในปัจจุบัน

มีหลายปัจจัยที่ทำให้การสร้างชุมชนและวัฒนธรรมองค์กรยากขึ้นกว่าเดิม ความท้าทายเหล่านี้มีอยู่มากมายก่อนการแพร่ระบาด แต่กลับทวีความรุนแรงขึ้นจากผลกระทบของมัน

ประการแรก ข้อมูลล้นเกินภายในธุรกิจขณะนี้เป็นการต่อสู้สากล ไม่ว่าคุณจะเป็นทีมขนาดเล็กหรือองค์กรขนาดใหญ่ ข้อมูลจำนวนมากจะถูกแชร์แบบดิจิทัลผ่านช่องทางต่างๆ ที่เพิ่มขึ้น—ระบบแชทของพนักงาน ไดรฟ์ที่แชร์ อีเมล แฮงเอาท์วิดีโอ และอื่นๆ

ที่น่าแปลกก็คือ การเพิ่มจำนวนเครื่องมือดิจิทัลที่ยอดเยี่ยมเหล่านี้ในบางครั้งทำให้เรารู้สึก “รู้” น้อยลง เนื่องจากดูเหมือนว่าเราไม่สามารถตามทันได้ทั้งหมด เพื่อทำให้เรื่องยุ่งยากขึ้น การเปลี่ยนแปลงภายในบริษัทกำลังเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วกว่าที่เคยเป็นมา

การอัปเดตทางธุรกิจที่สำคัญ เช่น เกี่ยวกับนโยบาย COVID-19 ใหม่ การเปลี่ยนแปลงขององค์กร หรือเป้าหมายรายได้ท่ามกลางการแพร่ระบาด กำลังถูกส่งไปอย่างรวดเร็วตามที่โลกรอบตัวเราเปลี่ยนแปลง ทำให้ข่าวสารและข้อมูลนี้ทันเวลาและสำคัญยิ่งขึ้น

ประการที่สอง การเริ่มต้นใช้งานพนักงานใหม่และสมาชิกในทีมยากขึ้นในสภาพแวดล้อมระยะไกล พนักงานใหม่กำลังเริ่มทำงานพร้อมกับความท้าทายเพิ่มเติมที่ไม่สามารถพบปะใครได้แบบตัวต่อตัว

แม้แต่เรื่องง่ายๆ อย่างการเอนตัวไปบนโต๊ะเพื่อถามคำถามกับคนที่นั่งอยู่ข้างๆ ก็เป็นไปไม่ได้เมื่อเริ่มต้นจากระยะไกล ซึ่งหมายความว่าพนักงานใหม่และมีประสบการณ์จะรู้สึกเชื่อมโยงกับเพื่อนร่วมงานน้อยลง

ความรู้สึกเชื่อมต่อที่ลดลงนี้ประกอบกับความไม่แน่นอนของการไม่รู้ว่าเมื่อไรพนักงานจะสามารถทำงานร่วมกันได้ด้วยตนเอง และความยากลำบากในการทำความรู้จักเพื่อนร่วมงานในระดับส่วนตัวนอกการประชุมเสมือนจริง

สุดท้ายนี้ ด้วยการประชุมเสมือนจริงมากขึ้น ทำให้มีเวลาน้อยลงในการค้นหาและอ่านข้อมูลที่สำคัญ ไม่น่าแปลกใจเลยที่ผลการศึกษาแสดงให้เห็นว่าผู้คนมีการประชุมมากขึ้นในช่วงการระบาดใหญ่มากกว่าที่เคยเป็นมา

แม้ว่าเวลาที่ใช้ในการประชุมแต่ละครั้งจะลดลง แต่ความจำเป็นในการเตรียมและเข้าร่วมการโทรยังคงเป็นอุปสรรคต่อวันหรือเวิร์กโฟลว์ของคนงาน ทำให้ผู้คนมีพื้นที่ว่างและเวลาในการทำงานน้อยลง การต้องเปลี่ยนจากการโทรหนึ่งไปยังอีกสายหนึ่งอาจนำไปสู่การพลาดประกาศในตอนเริ่มการประชุม ทำให้พนักงานรู้สึกหลุดพ้นจากวัฏจักร

ตัวอย่างเหล่านี้ชี้ให้เห็นถึงความจริงที่ว่าการแพร่ระบาดได้เพิ่มความท้าทายให้กับการสร้างชุมชนและวัฒนธรรมในสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบัน แต่ปัญหาเหล่านี้สามารถบรรเทาได้อย่างง่ายดายด้วยเนื้อหาและเทคโนโลยีที่เหมาะสม

ปฏิรูปอินทราเน็ตให้เป็นประสบการณ์ชุมชนและวัฒนธรรม

ผู้คนมักมองว่าอินทราเน็ตเป็นระบบที่ล้าสมัย แต่ความท้าทายข้างต้นเน้นย้ำว่าเหตุใดการทำงานระยะไกลจึงนำไปสู่การฟื้นตัวของความต้องการ หากทำถูกต้อง อินทราเน็ตก็มีพลังที่จะทำหน้าที่เป็นประสบการณ์ของชุมชนและวัฒนธรรม

วันนี้ มีสามสิ่งที่องค์กรควรจัดลำดับความสำคัญในอินทราเน็ตเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมระยะไกลที่มีประสิทธิภาพสำหรับพนักงานของตน

1. การจัดการและบูรณาการงาน : เพื่อบรรเทาการโอเวอร์โหลดของข้อมูล พนักงานจำเป็นต้องมีร้านค้าครบวงจรที่พวกเขาสามารถพึ่งพาได้สำหรับการอัปเดตทางธุรกิจทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนโยบายภายในหรือวันเกิดของพนักงาน แม้ว่าจะมีการแบ่งปันข้อมูลในช่องทางอื่นด้วย การมีแหล่งอ้างอิงจากส่วนกลางเพียงแหล่งเดียวจะช่วยปรับปรุงการสื่อสารและช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ความสามารถในการรวมอินทราเน็ตเข้ากับระบบอื่นๆ หมายความว่าธุรกิจสามารถลดการสลับบริบทได้โดยการเชื่อมต่อกับเครื่องมือที่พนักงานใช้อยู่แล้ว
2. ความสามารถในการเล่าเรื่อง : เรื่องราวเชื่อมโยงเราเข้าด้วยกันและเป็นองค์ประกอบสำคัญของวัฒนธรรมองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมที่ห่างไกล ผู้คนกำลังมองหาวิธีในการเชื่อมต่อกับผู้อื่น แบ่งปันความคิดเห็น และตรวจสอบกับเพื่อนร่วมงานบ่อยขึ้น การอ้างถึงรายงานของ Globoforce ที่พบว่า 89% ของผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคลเห็นด้วยว่าการตอบรับจากเพื่อนร่วมงานอย่างต่อเนื่องและการเช็คอินเป็นกุญแจสู่ผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จ Forbes กล่าวว่านี่เป็นเครื่องเตือนใจที่ดีว่าการมีส่วนร่วมของพนักงานควร “เป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์ทางธุรกิจโดยรวม” ด้วยเหตุนี้ ประสบการณ์ของชุมชนและวัฒนธรรมจึงควรจัดเตรียมเนื้อหาประเภทต่างๆ สำหรับการเล่าเรื่อง ตั้งแต่บทความและบล็อกสด ไปจนถึงแกลเลอรีและวิดีโอ ความสามารถด้านเนื้อหาที่ผู้ใช้สร้างขึ้นยังหมายถึงเสียงของพนักงานมากขึ้นที่สามารถได้ยินผ่านเนื้อหาที่สามารถสร้างและแชร์ได้โดยตรง
3. คุณลักษณะด้านการสื่อสารเพื่อการอุปถัมภ์ชุมชน : อินทราเน็ตสมัยใหม่เชื่อมช่องว่างระหว่างทุกส่วนในองค์กร ซึ่งหมายความว่าพนักงานและผู้บริหารระดับสูงสามารถทำงานร่วมกันและสื่อสารกันได้อย่างง่ายดาย ซึ่งรวมถึงคุณลักษณะต่างๆ เช่น โปรไฟล์พนักงานที่ช่วยระบุชื่อและเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ เช่น โมดูลที่กำหนดไว้ซึ่งอนุญาตให้องค์กรส่งเนื้อหาไปยังกลุ่มเฉพาะตามตำแหน่งทางภูมิศาสตร์หรือทีม เป็นต้น

การทำงานร่วมกันจากระยะไกลได้กลายเป็นเรื่องปกติใหม่อย่างรวดเร็ว ในขณะที่ข้อมูลล้นเกิน การเริ่มต้นจากระยะไกล และการประชุมที่มากเกินไปกำลังพิสูจน์ความท้าทายสำหรับธุรกิจในปัจจุบัน พวกเขากำลังสร้างกรณีสำหรับโซลูชันที่สามารถช่วยนำชุมชนและวัฒนธรรมกลับมาอยู่ในระดับแนวหน้าของประสบการณ์ของพนักงาน

การจัดการงานที่ง่ายขึ้น ความสามารถในการเล่าเรื่อง และการสื่อสารที่ราบรื่น ทั้งหมดนี้มีส่วนช่วยในการเปลี่ยนอินทราเน็ตในปัจจุบันให้กลายเป็นสภาพแวดล้อมในสำนักงานระยะไกลที่พนักงานแสวงหา

David Gang กำลังนำทาง Brightspot ให้กลายเป็นหนึ่งในบริษัทพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่เติบโตเร็วที่สุดและมีนวัตกรรมมากที่สุด ก่อนร่วมงานกับ Brightspot David ดำรงตำแหน่งรองประธานบริหาร ฝ่ายผลิตภัณฑ์และการเขียนโปรแกรม และประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายเทคโนโลยีของ WebMD ก่อนร่วมงานกับ WebMD Health David ดำรงตำแหน่งรองประธานบริหารผลิตภัณฑ์ AOL เดวิดยังดำรงตำแหน่งรองประธานบริหารฝ่ายการตลาดผลิตภัณฑ์ ซึ่งรับผิดชอบกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์สำหรับบริการ AOL แบรนด์ AOL และ AOL Web Properties ก่อนร่วมงานกับ AOL David เป็นผู้นำกลุ่มผลิตภัณฑ์ที่ Aldus Consumer Division ตั้งแต่ปี 1992 ถึง 1994 นอกจากนี้เขายังดำรงตำแหน่งประธาน After Hours Software ตั้งแต่ปี 1990 ถึง 1992 David สำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัยคอนเนตทิคัต