แบบฟอร์มการบริโภคถูกยกเลิก: การสร้างกระบวนการทำงานขั้นต่ำ

คุณอาจคุ้นเคยกับแนวคิดเล็กๆ น้อยๆ ที่เรียกว่า Minimum Viable Product

เป็นแนวคิดที่ว่าในการทดสอบผลิตภัณฑ์ คุณต้องเปิดเผยเวอร์ชันก่อนหน้าแก่ผู้ใช้เป้าหมาย รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และเรียนรู้จากสิ่งนั้นเพื่อทำซ้ำ

นั่นอาจฟังดูเหมือนสามัญสำนึก แต่ลองนึกย้อนกลับไปที่ Windows 98—ซอฟต์แวร์ชนิดบรรจุกล่องแบบคลาสสิกที่คุณจำได้ว่าติดตั้งและต้องรออย่างน้อยหนึ่งปีหรือนานกว่านั้นสำหรับการอัปเดตครั้งต่อไป ไม่พบการปรับปรุงใดๆ จนกว่าสำเนาของซอฟต์แวร์ฉบับต่อไปจะอยู่ ในมือ คุณ

ย้อนกลับไปมันเป็นทั้งหมดหรือไม่มีอะไร แต่ชีวิตในโลกดิจิทัลได้ผลักดันให้เราหันมาใช้แนวทางการพัฒนาที่คล่องตัวมากขึ้น

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณสามารถนำแนวคิดของ Minimum Viable Product และนำไปใช้กับกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรของคุณ?

กระบวนการอาจบวม ใช้มากเกินไป เกินความต้องการ เหตุใดจึงไม่ปลูกฝังปรัชญาของ กระบวนการ ทำงานขั้นต่ำ—ค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่เล็กที่สุดที่เป็นไปได้เพื่อสนับสนุนปัญหาตรงหน้าคุณ ปรับผ่านแนวทางปฏิบัติรุ่นแรก ๆ แทนที่จะสร้างแผนระยะยาวและภักดีต่อกระบวนการตายตัวที่คุณรู้ว่าจะพัง?

ใครกลัวระบบราชการที่เกินกระบวนการมากที่สุด? องค์กรที่มีการเติบโตสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในพื้นที่เทคโนโลยีซึ่งวิธีการแบบ Agile เป็นที่นิยม แต่อาจไม่ได้นำไปใช้ในทางที่มุ่งมั่นเสมอไป ความคิด MVP สามารถช่วยได้

Sprout ไม่ใช่คนแปลกหน้าสำหรับความเจ็บปวดที่เพิ่มขึ้น ในฐานะผู้อำนวยการฝ่ายการจัดการโปรแกรม ฉันต้องพบกับงานในการปรับโครงสร้างการทำงานร่วมกันระหว่างสองแผนก นั่นคือ การตลาดและครีเอทีฟ ทั้งหมดนี้เกิดจากการที่บริษัทเติบโตขึ้นเป็นสองเท่า

ประเด็นสำคัญสองสามประการนำเราไปสู่จุดที่เราเป็นอยู่ตอนนี้: การสร้างและการจัดทีม เน้นการสื่อสาร การพัฒนาเวิร์กโฟลว์การรักษาตนเอง และการปรับปรุงกระบวนการของเราทุกสัปดาห์

แบบอย่างที่เป็นประชาธิปไตยมากขึ้น

ในแอปพลิเคชันแบบเดิมของ Minimum Viable Product คุณกำลังทำซ้ำเพื่อผลิตมากขึ้น แต่ในฐานะเทคนิคการจัดการโครงการ คุณกำลังทำซ้ำเพื่อสร้างงานน้อยลง—รับภาระน้อยลง, สับสนน้อยลง, มีเลเยอร์น้อยลง

กระบวนการมีขนาดเล็กลง แต่คุณกำลังมอบอำนาจนั้นกลับคืนสู่ทีมในที่อื่น เช่น ส่งเสริมความเป็นเจ้าของให้กับผู้คนที่เกี่ยวข้องกับงานที่ทำในองค์กรของคุณมากขึ้น

สิ่งที่คุณจะได้คือกระบวนการทำงานร่วมกันเวอร์ชันที่เล็กที่สุด รวดเร็วที่สุด แต่มีประโยชน์ใช้สอยมากที่สุด สิ่งที่สามารถทดสอบได้ง่ายๆ ซ้ำแล้วซ้ำเล่า จนกว่าจะได้ผล

คุณสามารถนึกถึง MV Process ได้เหมือนกับหน้า Wikipedia คำตอบอยู่ที่นั่น แต่คำตอบจะค่อยๆ พัฒนาไปตามกาลเวลา

หน่วยรักษาตัวเอง

ปรัชญานี้เกิดจากขบวนการ Lean Startup ได้รับการเน้นย้ำโดยสมมติฐานที่ว่าธุรกิจต่างๆ ควรพัฒนาผลิตภัณฑ์และดำเนินการซ้ำๆ และในขั้นตอนเล็กๆ เพื่อลดความเสี่ยงและช่วยให้องค์กรประหยัดจากการใช้จ่ายเกินและการสร้างมากเกินไป ข้อเสนอนี้เป็นครั้งแรกโดย Eric Ries ซึ่งใช้ประสบการณ์ของเขาในโลกเริ่มต้นเพื่อพัฒนาวิธีการแบบลีนเพื่อสร้างบริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็ว

เพื่อเริ่มต้นในการปรับโครงสร้างใหม่ของเรา เราเริ่มต้นด้วยการจัดตำแหน่งทีม แทนที่จะทำงานลับๆ ล่อๆ เพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์ยูโทเปียสมบูรณ์แบบ เราจำเป็นต้องรวมทีมที่จัดตั้งขึ้นใหม่ของเราเข้าด้วยกัน เรากำหนดจังหวะของการสแตนด์อัพแบบตัวต่อตัวอย่างรวดเร็วในแต่ละวัน ซึ่งเป็นเวทีสำหรับทีมในการหยิบยกและแก้ไขปัญหาในแต่ละวัน

ไม่เป็นไรที่จะยอมรับว่าสิ่งต่าง ๆ พังทลาย การดูการวิ่งที่ทีมการตลาดและครีเอทีฟของเราเคยร่วมงานกันก็เหมือนกับการเข้าใกล้โครงการใหม่ มีบทบาทใหม่ ทีมงานใหม่ ความคิดริเริ่มใหม่ ๆ และยังมีกระบวนการแบบเดิม เราต้องยอมรับว่ามันไม่สมเหตุสมผลอีกต่อไป—หากการเปลี่ยนแปลงคงที่ ทำไมตามหลักเหตุผล เราจะดำเนินการตามกระบวนการที่ตายตัวหรือไม่

เช่นเดียวกับกระบวนการใหม่ๆ ผู้คนต่างก็มีคำถาม แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่กลวิธีในการแก้ไขการวิ่ง ปัญหาที่ใหญ่กว่าคือการให้ผู้คนเข้าใจเพื่อให้เราสามารถก้าวไปข้างหน้าได้ คำถามของทุกคนจำเป็นต้องได้รับการตอบอย่างมีประสิทธิภาพและรอบคอบ

เราได้สร้างเอกสารเพื่อติดตามปัญหาที่ทีมรู้สึกว่าไม่สามารถแก้ไขได้ ผู้จัดการโครงการจึงยกประเด็นเหล่านี้ขึ้นสู่ความเป็นผู้นำ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดการที่สอดคล้อง ดังนั้นผู้ร่วมให้ข้อมูลแต่ละรายจะได้ไม่ต้องคอยดูถูกกันเอง

ผู้บริหารก้าวขึ้น ตอนนี้เรามีกระดานสนทนาเพื่อรับฟังปัญหาทุกวันแล้ว เรายังมีหน้าที่รับผิดชอบในการแก้ไขปัญหายากๆ ที่เคยถูกฝังไว้โดยไม่มีเจ้าของที่ชัดเจน สิ่งนี้ทำให้เกิดการจัดตำแหน่งที่สร้างความไว้วางใจให้กับทีมในท้ายที่สุดเมื่อพวกเขาเริ่มเห็นกำแพงของไซโลเก่าพังทลาย ทีมงานโดยรวมสามารถเห็นได้ว่าการตัดสินใจเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ซึ่งเริ่มการรักษาบางส่วนจากการปรับโครงสร้างใหม่

สิ่งที่เรากำลังทำอยู่คือทีมที่แข็งแกร่งในการสื่อสารและไม่กลัวปัญหา การเน้นย้ำการสื่อสารที่สร้างสรรค์และเป็นประชาธิปไตยจะกระตุ้นให้เกิดการเดิมพันที่ใหญ่ขึ้นในอนาคต คุณกำลังสร้างหน่วยงานที่จะรับความเสี่ยงเพราะพวกเขามีความมั่นใจที่จะแก้ไข ทุกครั้งที่ได้รับความรู้สึกที่ดีขึ้นในสิ่งที่ผู้คนตอบสนองและส่งมอบคุณค่าได้เร็วขึ้น

นี่คือการรักษาตัวเอง เมื่อทีม “ได้รับบาดเจ็บ” หรือจัดการกับสิ่งที่ไม่คาดฝัน ตอนนี้ทุกอย่างพร้อมสำหรับพวกเขาแล้วในการแก้ปัญหาของตนเองและยกระดับรายการที่มีขนาดใหญ่ขึ้นด้วยความมั่นใจว่าจะมีการแก้ไขอย่างรวดเร็ว

เราไม่สามารถหลีกเลี่ยงความท้าทายได้ หากเป้าหมายขององค์กรของคุณคือการหลีกเลี่ยงความท้าทาย คุณจะไม่มีวันเติบโต คุณควรตั้งทีมเพื่อจัดการกับปัญหาโดยตรงจะดีกว่า และคนคนหนึ่งไม่ควรคิดหาวิธีตอบสนองความท้าทายทั้งหมดเช่นกัน สร้างกระบวนการที่ทำให้ทีมเป็นประชาธิปไตยและให้เสียงกับผู้สนับสนุนแต่ละคน

ความตายตามแบบฟอร์มการบริโภค

ไม่ใช่ความตายในรูปแบบ การ บริโภค แต่เป็นความตาย ด้วย รูปแบบการรับเข้า

คุณอาจคิดว่าแบบฟอร์มการรับเข้าเรียนนั้นเป็นข้อกำหนดที่คล่องตัว รวมเป็นหนึ่ง และให้ข้อมูลเพื่อให้กระบวนการใดๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่น ที่เข้าใจได้ แต่ถ้าคุณแยกแยะได้จริงๆ ทุกทีมจะมีกระบวนการพิเศษเฉพาะเจาะจงการรับเข้าและการผลักดันกระดาษไปรอบ ๆ ไม่ใช่จุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับทีมที่ทำงานอยู่

จุดประสงค์ของการพัฒนารูปแบบทีมคือการส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างทีมอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างฝ่ายการตลาดและฝ่ายสร้างสรรค์—ให้ทุกคนมีส่วนร่วมในโครงการในห้องหนึ่งเพื่อทำงานร่วมกัน ขจัดแบบฟอร์มและกำหนดกฎเกณฑ์ของถนนในขณะที่คุณทำ

แทนที่จะใช้กระบวนการด้านเดียวหรือแย่กว่านั้น บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องกับผลกระทบเลยในการออกแบบกระบวนการ—เราให้สมาชิกในทีมหลักสองคนที่เกี่ยวข้องกันในโครงการแบบเห็นหน้ากันและถามว่า “อะไรจะดีที่สุดที่จะตอบสนองทั้งสอง ความต้องการของคุณ?”

สิ่งที่เราพบคือวิธีการแก้ปัญหานี้ง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในกระบวนการที่เหมาะสม และมีอะไรอีกมากมายให้ติดตามเพราะคุณรู้ว่าคุณกำลังช่วยเหลือคนจริง ไม่ใช่แค่ทำตามพิธีการหรือคำถามตามอำเภอใจในแบบฟอร์ม

ในการขัดเกลากฎจราจรของเราทุกสัปดาห์และจัดทำเอกสารทุกขั้นตอน เรากำลังเรียนรู้และเติบโตอย่างแท้จริง การประชุมที่เราตระหนักดีว่าเราไม่ต้องการอีกต่อไปกำลังถูกยกเลิก และทั้งหมดนี้ต้องขอบคุณระดับของการสื่อสารแบบตัวต่อตัวที่เรากำลังประกาศใช้

ให้บริการประชาชนเสมอ

ตอนนี้ฉันได้ทำมานานแล้ว ฉันจะแจ้งให้คุณทราบเป็นความลับ: สิ่งนี้ไม่ได้เกี่ยวกับกระบวนการเลยจริงๆ มันเกี่ยวกับคน

ง่ายเกินไปที่จะลองทำกระบวนการที่แก้ปัญหาที่เป็นไปได้ทั้งหมด การกำหนดและจัดทำเอกสารแผนที่จะแก้ปัญหาสำหรับ Edge Case ทุกกรณีนั้นซับซ้อนเกินไป แห้งเกินไป และล้าสมัยอย่างรวดเร็วเมื่อบริษัทของคุณเติบโตอย่างต่อเนื่อง

คุณสามารถหาวิธีแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบที่สมบูรณ์แบบที่สุดได้ แต่ถ้าขาดความแตกต่างที่ทำให้เป็นกระบวนการของผู้คน ก็จะไม่มีใครทำตาม

องค์กรจำเป็นต้องเข้าใจว่าการแว็กซ์เชิงปรัชญาเกี่ยวกับวิธีการที่คล่องตัวโดยไม่ต้องฝึกฝนมันเป็นแค่ขุย กระบวนการคือภาพสะท้อนของวัฒนธรรมองค์กรของคุณ วิธีการดำเนินงานของคุณคือสิ่งที่ผู้คนในสำนักงานของคุณจะเดินออกไปทุกวัน ให้ความสำคัญกับการส่งเสริมและใช้ประโยชน์จากความคิดเห็นอย่างต่อเนื่อง อ่านกระบวนการใดๆ ที่คุณทำใหม่อีกครั้ง และนึกถึงสมาชิกในทีมคนใหม่: พวกเขาสามารถสำรวจสิ่งที่คุณสร้างขึ้นโดยไม่ได้รับความช่วยเหลือจากคุณได้หรือไม่

ในท้ายที่สุด มันไม่เกี่ยวกับการมุ่งเน้นไปที่ว่าคุณแก้ปัญหาได้มากน้อยเพียงใด แต่มันเกี่ยวกับว่ากระบวนการที่คุณสร้างขึ้นนั้นเข้าถึงได้ง่ายและสนับสนุนมากเพียงใด ต่อผู้คนที่ทำงานผ่านมัน

และนั่นเป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับระบบราชการ