แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ: วิธีป้องกันธุรกิจของคุณจากภัยพิบัติ

หลายปีก่อน ฉันถูกจ้างให้เป็นนักการตลาดให้กับบริษัทผู้ผลิต สิ่งแรกที่ฉันสังเกตเห็นระหว่างทัวร์คืออาคารหลังหนึ่งที่ไร้ขอบเขตโดยสิ้นเชิง กลายเป็นว่า ไฟไหม้อุตสาหกรรมที่ร้ายแรง ซึ่งใช้รถดับเพลิง 15 คันในการดับ ได้โหมกระหน่ำไปทั่วอาคารเมื่อปีก่อน

ฉันถามว่าคนที่ก่อไฟถูกไล่ออกหรือไม่ คำตอบของประธานาธิบดีทำให้ฉันประหลาดใจ: “ไฟไหม้ทำให้ธุรกิจเสียเงินเป็นจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม เราตัดสินใจที่จะไม่ไล่ออกบุคคลที่ก่อให้เกิดเพลิงไหม้เนื่องจากวิธีที่เขาจัดการกับสถานการณ์”

วินาทีที่เพลิงเริ่มลุกไหม้ บุคคลนั้นก็ดึงสัญญาณเตือนไฟไหม้ วิ่งไปที่ทุกสถานีงาน และบอกให้ทุกคนออกไปโดยเร็ว เขาเป็นคนสุดท้ายที่ออกจากอาคารหลังจากพาทุกคนออกไปอย่างปลอดภัย อันเป็นผลมาจากการกระทำที่รวดเร็วของเขา ไม่มีใครเสียชีวิต

ในการให้สัมภาษณ์กับสื่อหลังเกิดเพลิงไหม้ ประธานบริษัทกล่าวว่า "การวางแผนสถานการณ์อย่างรอบคอบช่วยบรรเทาสถานการณ์ที่ยากลำบากได้" หากไม่ใช่เพราะแผนฉุกเฉินที่รัดกุม ผลลัพธ์อาจถึงแก่ชีวิตได้

จากนั้นบริษัทต้องหันไปใช้แผนอื่น—แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ—เพื่อให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไปโดยไม่มีส่วนสำคัญของโครงสร้างพื้นฐานที่สำคัญ

แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจคืออะไร?

แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจคือชุดของกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจสามารถรักษาการดำเนินงานไว้ได้ในระหว่างเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น ไฟไหม้ การ ระบาดใหญ่ หรือการโจมตีทางไซเบอร์

แผนความต่อเนื่องของธุรกิจเน้นที่สิ่งที่ต้องทำ ในระหว่าง การหยุดชะงัก—แผน B สำหรับเมื่อสิ่งผิดปกติ ในทางตรงกันข้าม แผนการกู้คืนจากภัยพิบัติจะเน้นที่ "การกลับสู่สภาวะปกติ" จากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด การกู้คืนจากภัยพิบัติคือวิธีที่คุณกลับไปยังแผน A

ประโยชน์ของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณมีหลายสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน เป็นเรื่องง่ายที่จะละเลยบางอย่าง เช่น แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็น "จะเกิดอะไรขึ้นถ้า" ขี้ระแวง

อย่างไรก็ตาม ตามที่เราเรียนรู้เกี่ยวกับโควิด-19 และการแฮ็กที่พุ่งสูงขึ้นเป็นประวัติการณ์ ปัจจัยภายนอกอาจขัดขวางประสิทธิภาพทางธุรกิจและความไว้วางใจของลูกค้า การวางแผนล่วงหน้าและพิจารณาความเสี่ยงอย่างรอบคอบ จะช่วยให้คุณลดผลกระทบที่วิกฤตมีต่อธุรกิจของคุณได้

นี่คือสิ่งที่คุณจะได้รับจากความพยายามในการคิดล่วงหน้าสี่ประการ:

1. ดำเนินธุรกิจต่อไป

เป้าหมายหลักของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจคือการดำเนินธุรกิจต่อไปเมื่อเกิดภัยพิบัติ ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานในพื้นที่ที่มีแนวโน้มว่าจะเกิดไฟฟ้าดับ คุณอาจเลือกที่จะลงทุนในเครื่องสำรองไฟเพื่อไม่ให้ไฟดับไม่หยุดการทำงาน

2. ป้องกันอันตรายต่อพนักงาน

หลายธุรกิจขอให้พนักงานทำงานจากที่บ้านเพื่อป้องกันการแพร่กระจายของ COVID-19 น้อยคนนักที่จะพร้อมจะทำ แผนความต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น จัดให้พนักงานมีแล็ปท็อปแทนที่จะเป็นเดสก์ท็อป ทำให้มั่นใจได้ว่าการดำเนินธุรกิจจะดำเนินต่อไป ในขณะที่ลดความเสี่ยงของการเจ็บป่วยร้ายแรงหรือการเสียชีวิตของพนักงาน

3. สร้างความไว้วางใจให้กับแบรนด์

การโจมตีทางไซเบอร์สามารถทำลายความเชื่อมั่นในแบรนด์ได้ในทันที ลูกค้าคาดหวังให้ธุรกิจออนไลน์เติบโตตลอดเวลา (และเพื่อปกป้องข้อมูลที่พวกเขาแชร์กับพวกเขา) หากเหตุฉุกเฉินส่วนบุคคลกำหนดให้คุณต้องติดต่อสมาชิกในครอบครัวผ่านแอปรับส่งข้อความ แต่แอปไม่ทำงาน คุณจะสูญเสียลูกค้ารายนั้น แผนความปลอดภัยทางไซเบอร์ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ใหญ่ขึ้น ช่วยลดเวลาหยุดทำงานและการละเมิดข้อมูล

4. ป้องกันการสูญเสียทางการเงิน

ความล้มเหลวทางเศรษฐกิจทำให้ธุรกิจสูญเสียทางการเงินจำนวนมาก ในช่วงเวลาที่ลูกค้าระมัดระวังการใช้จ่ายมากขึ้นอย่างรวดเร็วและรวดเร็ว ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องมีแผนความต่อเนื่องเพื่อลดการสูญเสียหรือเพิ่มแหล่งรายได้ ตัวอย่างเช่น ผู้ผลิตเบียร์และร้านอาหารบางแห่งหันไปผลิตเจลล้างมือในช่วงที่มีการระบาดใหญ่ เนื่องจากไม่สามารถให้บริการเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ในสถานที่ได้เนื่องจากการล็อกดาวน์ชั่วคราว

ความเสี่ยงเริ่มก่อตัวขึ้นในใจคุณหรือเปล่า? มาดูวิธีการสร้างแผนความต่อเนื่องของคุณกัน

วิธีการสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

การสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอาจใช้เวลานานถึงหกเดือนเพื่อสรุปรายละเอียดทั้งหมด ได้รับการอนุมัติจากทุกฝ่าย และฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับแผน อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว ธุรกิจจำนวนมากจะสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจและฝึกอบรมบุคคลภายในสามเดือน

ปฏิบัติตามเจ็ดขั้นตอนเหล่านี้:

1. กำหนดเป้าหมายของแผน

เป้าหมายของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอาจเป็นการปกป้องพนักงาน ทรัพย์สิน และป้องกันการสูญเสียทางการเงิน หากเกิดวิกฤตขึ้นหรือเมื่อไร

แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจบางอย่างเกิดขึ้นได้—สร้างขึ้นหลังจากธุรกิจประสบภัยพิบัติครั้งแรก ในกรณีเหล่านี้ คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การป้องกันภัยพิบัติบางประเภท ในขณะที่ยังคงไตร่ตรองถึงสิ่งอื่นที่อาจทำให้เกิดการหยุดชะงักในการดำเนินธุรกิจ

2. ตั้งทีม

ก่อนเลือกทีมเพื่อช่วยดำเนินการตามแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณ ให้สร้างชุดความรับผิดชอบที่จะมอบหมาย ความรับผิดชอบอาจรวมถึง:

คณะกรรมการขับเคลื่อนความต่อเนื่องทางธุรกิจ รวบรวมบุคคลหกถึงแปดคนจากทุกพื้นที่ของธุรกิจเพื่อจัดทำรายการความเสี่ยงหรือสินทรัพย์ที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดในแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ หลังจากที่คุณสร้างแผนแล้ว ทีมนี้ควรประชุมกันทุกไตรมาสเพื่อประเมินแผนเพื่อความถูกต้องและรับรองความรู้ทั่วทั้งบริษัท

ผู้จัดการโปรแกรมความต่อเนื่องทางธุรกิจ จัดการความรับผิดชอบรายวันของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ เช่น การฝึกอบรมพนักงาน การประเมินความปลอดภัย และการตั้งค่าความคาดหวังกับผู้นำธุรกิจและผู้ที่อยู่ในทีมความต่อเนื่องทางธุรกิจ

สมาชิกในทีมความต่อเนื่องทางธุรกิจ ปฏิบัติตามคำแนะนำของผู้จัดการโปรแกรมความต่อเนื่องทางธุรกิจ

เจ้าของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก เช่น ทรัพยากรบุคคล เงินเดือน การรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ สุขภาพและความปลอดภัย และบุคคลสำคัญอื่นๆ ที่จะทำงานในแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจสำหรับพื้นที่ของตน โดยได้รับคำแนะนำจากผู้จัดการโครงการความต่อเนื่องทางธุรกิจ

นักวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ ดำเนินการตามคำแนะนำโดยตรงจากเจ้าของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเพื่อสนับสนุนการเปิดตัวแผน

จำนวนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่คุณต้องการจะแตกต่างกันไปตามขนาดของธุรกิจของคุณ องค์กรขนาดใหญ่จะมีความเสี่ยงเพิ่มขึ้น ซึ่งจะส่งผลให้เจ้าของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเพิ่มมากขึ้น อย่างไรก็ตาม การมีสมาชิกในคณะกรรมการกำกับความต่อเนื่องทางธุรกิจมากกว่าแปดคน อาจทำให้กระบวนการจัดส่งแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจทั้งหมดช้าลง

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำรองอาจเป็นประโยชน์สำหรับช่วงเวลาชั่วคราว เช่น การลาออกของพนักงาน การเปลี่ยนแปลงความเป็นผู้นำ หรือการควบรวมกิจการ

3. กำหนดความเสี่ยง สินทรัพย์ หน้าที่ และผลกระทบ

ความเสี่ยงหรือภัยคุกคามทางธุรกิจที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่:

• ภัยธรรมชาติ ไฟไหม้ และไฟฟ้าดับ
• วิกฤตสาธารณสุข เช่น โควิด-19
• การโจมตีทางไซเบอร์หรือการก่อการร้าย
• ภาวะเศรษฐกิจตกต่ำ
• ปัญหาการล้มละลาย เครดิตไม่ดี หรือปัญหากระแสเงินสด
• ข้อพิพาททางกฎหมาย ข้อบังคับของรัฐบาล และการยกเลิกใบอนุญาต
• อุบัติเหตุในที่ทำงาน
• ความล้มเหลวของเทคโนโลยี รวมถึงความล้มเหลวของแพลตฟอร์มหรือระบบ ณ จุดขาย

สินทรัพย์ที่มีความเสี่ยงมากที่สุด ได้แก่ :

• ประชากร
• รายการสิ่งของ
• ทรัพย์สินของบริษัท
• ความไว้วางใจในแบรนด์และความสัมพันธ์กับลูกค้า
• สัญญาอนุญาต

ในบางกรณี คุณอาจจ้างการจัดการทรัพย์สินจากภายนอกได้ ตัวอย่างเช่น หากสินค้าคงคลังของคุณถูกครอบครองโดยบุคคลที่สามเนื่องจากคุณดำเนินธุรกิจดรอปชิปปิ้ง คุณจะสูญเสียการควบคุมเนื้อหานั้น การสร้างความสัมพันธ์และกระบวนการที่แน่นแฟ้นกับคู่ค้าของคุณสามารถลดความเสี่ยงต่อทรัพย์สินเหล่านั้นได้

หน้าที่ทางธุรกิจที่สำคัญที่ได้รับผลกระทบบ่อยที่สุด ได้แก่:

• การผลิตสินค้า
• การปฏิบัติตามคำสั่ง
• การดำเนินงานบริการ
• การป้องกันข้อมูล
• การสื่อสารกับลูกค้า
• การเงิน รวมทั้งเจ้าหนี้หรือลูกหนี้

การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ—วิธีที่ธุรกิจ จะ ได้รับผลกระทบ—กำหนดความเสี่ยง สินทรัพย์ และหน้าที่ทางธุรกิจที่สำคัญสำหรับธุรกิจของคุณมากที่สุด สิ่งที่อาจปิดสำนักงานของคุณเป็นเวลาหนึ่งเดือน? และจะมีผลกระทบอย่างไร? หากคุณทำบัญชีโซเชียลมีเดียหาย การตลาดของคุณจะล่มสลายหรือไม่? หากข้อมูลลูกค้าของคุณเปิดเผย คุณจะสูญเสียความไว้วางใจจากผู้บริโภคทั้งหมดหรือไม่

4. กำหนดระยะเวลาการฝึกบังคับ

เมื่อคุณเสร็จสิ้นการประเมินความเสี่ยง สินทรัพย์ และหน้าที่ทางธุรกิจแล้ว ฝึกอบรมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและพนักงานที่มีความต่อเนื่องทางธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องกัน คุณสามารถฝึกอบรมพนักงานเมื่อได้รับการว่าจ้างครั้งแรกและรวมการฝึกซ้อมทุกไตรมาสหลังจากนั้น

การฝึกอบรมพนักงานทั้งหมดของคุณจะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าทุกคนมีความรู้ที่จำเป็นในกรณีที่ไม่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเมื่อเกิดภัยพิบัติ ฝึกอบรมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายรายสำหรับพื้นที่ที่ส่งผลกระทบต่องานของพวกเขา ตัวอย่างเช่น พนักงานความปลอดภัยทางไซเบอร์ควรรู้ว่าควรรายงานการละเมิดต่อใคร แม้ว่าหัวหน้าแผนกจะลาพักร้อนก็ตาม

(แม้ว่าจะไม่ใช่ศูนย์กลางของความต่อเนื่องทางธุรกิจ แต่ให้พิจารณาฝึกอบรมพนักงานทุกคนในเรื่องความปลอดภัยจากอัคคีภัย CPR และความเสี่ยงด้านสุขภาพและความปลอดภัยอื่นๆ สถานการณ์ที่ดีที่สุดคือ ไม่ จำเป็นต้องใช้แผนความต่อเนื่องของคุณ)

5. ระบุจุดอ่อนและทางเลือกอื่น

หลังจากสร้างแผนของคุณแล้ว ให้สังเกตช่องโหว่หลักในธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น ธุรกิจอีคอมเมิร์ซอาจรู้สึกอ่อนแอที่สุดเกี่ยวกับการพึ่งพาผู้ผลิตรายอื่นเพียงรายเดียว ความล่าช้าในการจัดส่งไปต่างประเทศ หรือการโจมตี DDOS

จากนั้นพิจารณาว่าแต่ละรายการมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นมากน้อยเพียงใด โดยใช้มาตราส่วนตั้งแต่หนึ่งถึงสิบเพื่อประเมินความน่าจะเป็นของช่องโหว่แต่ละรายการ จัดลำดับความสำคัญของแต่ละรายการในแผนความต่อเนื่องของธุรกิจของคุณตามโอกาสและแสดงรายการโซลูชันการสำรองข้อมูลที่เป็นไปได้

ตัวอย่างเช่น หากบัญชีโฆษณาของคุณอาจถูกระงับ คุณอาจสร้างแคตตาล็อกตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการตลาด (หรือแม้แต่รู้ว่าคุณควรสร้างชุดช่องทางการตลาดที่หลากหลายมากขึ้นใน ตอนนี้ ) คุณอาจมีรายชื่ออีเมลจำนวนมาก แสดงโฆษณาบนแพลตฟอร์มอื่น หรือมีศักยภาพในการสร้างเนื้อหาเว็บไซต์เพิ่มเติม เช่น บล็อกเพื่อเพิ่มปริมาณการเข้าชมเว็บไซต์ของคุณ

6. รายละเอียดการดำเนินการสำหรับแต่ละช่องโหว่ในแผนความต่อเนื่องของคุณ

เมื่อคุณมีรายการของ การ แก้ไขที่เป็นไปได้แล้ว ให้จัดโครงสร้างเป็นคำสั่ง if-then พร้อมรายการวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ แผนความต่อเนื่องสำหรับความผิดพลาดของเซิร์ฟเวอร์อาจมีลักษณะดังนี้:

หากเซิร์ฟเวอร์ของเราหยุดทำงานในช่วงลดราคาวันหยุดสุดสัปดาห์ เราก็สามารถเพิ่มรายได้ของเราต่อไปได้โดย:

• การนำผู้ชมอีเมลของเราไปยังแอพของร้านค้าออนไลน์ของเรา
• การขายสินค้าผ่านแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย เช่น Instagram

คุณยังอาจต้องการเริ่มคิดเกี่ยวกับแผนฟื้นฟู—วิธีกลับสู่ "ปกติ" หรือหลีกเลี่ยงวิกฤตอื่น ในตัวอย่างนี้ ผลลัพธ์อาจเป็นการอัปเกรดโซลูชันโฮสติ้งของคุณหรือเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มที่มีโฮสติ้ง

7. ขอคำติชม

การขอความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั่วทั้งบริษัทสามารถรับประกันได้ว่าไม่มีช่องว่างที่ขาดหายไป เป้าหมายคือการสร้างแผนรายละเอียดที่คำนึงถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมด และอธิบายวิธีดำเนินธุรกิจต่อไปแม้จะมีความเสี่ยงก็ตาม

แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจช่วยให้ธุรกิจของคุณอยู่รอดจากภัยพิบัติ การรู้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณคือใคร ความเสี่ยงใดที่ทำให้ธุรกิจของคุณเปราะบาง และวิธีลดความเสี่ยงเหล่านั้นจะปกป้องความไว้วางใจในแบรนด์ สร้างความมั่นใจในความปลอดภัยของพนักงาน และลดการสูญเสียทางการเงิน

ในทางกลับกัน ทุกช่องโหว่ที่พลาดไปหรือวิธีแก้ปัญหาที่ไม่สามารถใช้งานได้ มีความเสี่ยงที่จะทำให้เกิดวิกฤตที่ใหญ่กว่ามาก ซึ่งอาจไม่มีความต่อเนื่องหรือแผนฟื้นฟู