สุดยอดคู่มือการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM)

ธุรกิจมีความกังวลเกี่ยวกับบรรทัดล่าง พวกเขาอาจมีวิสัยทัศน์ แต่ได้รับการสนับสนุนจากผลกำไรเสมอ หากธุรกิจสามารถปรับปรุงวิธีการทำงาน พวกเขาจะมีความสามารถในการแข่งขันและสร้างรายได้มากขึ้น นั่นคือสิ่งที่การจัดการกระบวนการทางธุรกิจเป็นเรื่องเกี่ยวกับ

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจจะพิจารณากระบวนการที่บริษัทใช้ในการส่งมอบสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า ธุรกิจจึงหาวิธีดำเนินการให้ดีขึ้นเพื่อให้เป็นประโยชน์ต่อลูกค้าในท้ายที่สุด

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) คืออะไร?

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) เป็นแนวทางที่บริษัทต่างๆ ใช้ในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง ให้บริการฐานลูกค้า และสร้างมูลค่าทางธุรกิจ BPM ออกแบบ ทำโดยอัตโนมัติ ดำเนินการ ควบคุม วัดผล และปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม กระบวนการทางธุรกิจหมายถึงกิจกรรมหรือชุดกิจกรรมใดๆ ที่ใช้เพื่อช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายขององค์กร ทั่วทั้งระบบ พนักงาน ลูกค้า และคู่ค้า

เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ คุณจะต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจเพื่อวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ จำลองวิธีการทำงานในสถานการณ์ต่างๆ นำการเปลี่ยนแปลงไปใช้ ตรวจสอบกระบวนการใหม่และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง สิ่งนี้ช่วยปรับปรุงทั้งกระบวนการทำงานและกระบวนการทางธุรกิจของคุณ

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจนั้นกว้างและเป็นไดนามิก มันจะต้องมี บทบาทองค์กร กฎเกณฑ์ ยุทธวิธี เป้าหมายทางธุรกิจ และแง่มุมอื่นๆ ของบริษัทเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ในการเพิ่มประสิทธิภาพความพยายาม มีการใช้วิธีการต่างๆ เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตั้งแต่ Six Sigma ไปจนถึงการจัดการแบบลีนและการจัดการโครงการที่คล่องตัว

ไม่ว่าคุณจะทำธุรกิจขนาดใหญ่ ขนาดเล็ก หรือขนาดกลาง ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยคุณจัดการกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่สามารถทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพดีขึ้น ไม่ต้องกังวลเรื่องคุณภาพต่ำ เนื่องจากการตั้งค่าการอนุมัติงานของเราอนุญาตให้เฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะเปลี่ยนสถานะการทำงานของกิจกรรมได้ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

ประโยชน์ของ BPM

การปรับปรุงหน้าที่ทางธุรกิจของคุณเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ คุณต้องการให้มีความชัดเจน มีประสิทธิภาพ และเชื่อถือได้ การใช้การจัดการกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้คุณวัดผลและปรับกระบวนการปฏิบัติงาน และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานของคุณ โดยธรรมชาติแล้ว สิ่งนี้นำไปสู่การบริการลูกค้าที่ดีขึ้นและผลกำไรที่มากขึ้น แต่นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของประโยชน์ของ BPM

ความยืดหยุ่นเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจในการรับมือกับการขึ้นลงของตลาด การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีหรือข้อบังคับ BPM ช่วยเพิ่มความคล่องตัวทางธุรกิจและช่วยให้ธุรกิจสามารถแข่งขันได้ด้วยการหยุดกระบวนการชั่วคราวและทำการปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็วเพื่อให้พวกเขากลับมาสู่เส้นทางเดิม

การดำเนินธุรกิจโดยไม่เสียเวลาและเงินเป็นวิธีที่คุณอยู่ในธุรกิจ การจัดการกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจแบบลีนโดยปรับกระบวนการให้เหมาะสมและลดของเสีย สามารถทำได้โดยการพัฒนากระบวนการ ระบบอัตโนมัติ และวิธีการอื่นๆ ที่ดีขึ้น

ประโยชน์ทั้งหมดที่เรานำเสนอนั้นเป็นผลมาจากการจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่ช่วยให้มองเห็นกระบวนการทางธุรกิจได้มากขึ้น วิธีนี้ช่วยให้คุณเห็นสิ่งที่ใช้ได้ผลและไม่ได้ผล และตอบสนองตามนั้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดและปลอดภัยโดยหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจนำไปสู่การเสียค่าปรับหรือการละเมิดความปลอดภัย

สุดท้าย คุณจะพบว่าการถ่ายโอนความรู้ทางธุรกิจง่ายขึ้นเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น และพนักงานของคุณเติบโตขึ้น เกษียณอายุ หรือก้าวไปสู่โอกาสอื่นๆ สิ่งนี้และความจริงที่ว่า BPM นั้นเกี่ยวกับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง หมายความว่าธุรกิจต่างๆ ดำเนินการให้ได้รับผลประโยชน์โดยไม่ละอายใจ ซึ่งเป็นอันตรายต่อบริษัทใดๆ

วัฏจักรชีวิตของ BPM

เพื่อเก็บเกี่ยวผลประโยชน์เหล่านั้นและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ คุณต้องเริ่มใช้การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ ที่ต้องรู้ห้าขั้นตอนของวงจรชีวิต BPM: การออกแบบ โมเดล การดำเนินการ ตรวจสอบ และเพิ่มประสิทธิภาพ ทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เป็นมาตรฐาน แล้วคุณจะได้พัฒนากลยุทธ์สำหรับการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง

1. การออกแบบ

ในขั้นเริ่มต้นนี้ คุณจะต้องวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจของคุณเพื่อให้เข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงวิธีการดำเนินการ การวิจัยดำเนินการโดยการสัมภาษณ์ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจ ศึกษาเอกสาร และรู้กฎเกณฑ์ทางธุรกิจที่บังคับใช้ หากคุณสามารถสังเกตกระบวนการในการดำเนินการได้ ทั้งหมดยิ่งดี ขั้นตอนนี้รวมถึงการรู้ว่ากระบวนการเริ่มต้นอย่างไร นอกเหนือจากโฟลว์กระบวนการและผลลัพธ์สุดท้าย คุณยังระบุแต่ละงาน การผสานรวมระบบอื่นๆ ระยะเวลาของกระบวนการ และงานประเภทต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

2. แผนที่

ตอนนี้ คุณพร้อมแล้วสำหรับการแมปกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งกำลังสร้างการแสดงภาพ เช่น ผังงาน ของขั้นตอนกระบวนการที่คุณดูในขั้นตอนแรก ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าสิ่งต่างๆ เป็นอย่างไรในตอนนี้ ระบุชัดเจนว่าคุณต้องการให้สิ่งนั้นเป็นอย่างไรในอนาคต และแมปการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อไปถึงจุดนั้น

3. รุ่น

จากนั้น คุณสามารถสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งกำหนดขั้นตอนในการนำกระบวนการทางธุรกิจปัจจุบันของคุณไปสู่สถานะในอนาคตที่ต้องการ การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจแตกต่างจากการทำแผนที่เนื่องจากเป็นการมองไปข้างหน้าและมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ควรแชร์แบบจำลองนี้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อรับการประเมินและอนุมัติ เนื่องจากคุณต้องการให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียซื้อเข้ามาจึงจะได้ผล คุณควรเปิดรับความคิดเห็นของพวกเขาที่สามารถปรับปรุงแบบจำลองได้

4. ดำเนินการ

ในขั้นตอนนี้ คุณจะทดสอบแบบจำลองและดำเนินการตามกระบวนการใหม่เพื่อดูการใช้งานจริง เมื่อเป็นไปได้ ให้กระบวนการอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ แน่นอนว่าสิ่งนี้ไม่สามารถทำได้เสมอไป เนื่องจากอาจมีกระบวนการแบบแมนนวลที่ไม่สามารถดำเนินการอัตโนมัติได้ โดยไม่คำนึงถึง ขั้นตอนนี้คือการทดสอบแบบจำลองในหลายรอบในกลุ่มที่เล็กกว่า ก่อนที่คุณจะขยายขอบเขต วิธีนี้ช่วยให้คุณจัดการขอบที่หยาบได้ และพัฒนาความมั่นใจในกระบวนการใหม่ร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

5. มอนิเตอร์

เมื่อคุณพร้อมทำงานและรวบรวมข้อมูลแล้ว คุณต้องการตรวจสอบกระบวนการเหล่านี้ในการดำเนินการ ข้อมูลนี้จะแสดงให้เห็นว่าพวกเขาทำงานได้ดีเพียงใดและระบุความผิดปกติใดๆ ที่จะทำให้คุณต้องปรับกระบวนการทางธุรกิจเพื่อให้เป็นไปตามแผน การรวบรวมข้อมูลควรทำแบบเรียลไทม์ ถ้าเป็นไปได้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะตอบสนองได้อย่างรวดเร็วและกู้คืนกระบวนการทางธุรกิจไปยังที่ที่ควรจะเป็นโดยไม่ชักช้า ข้อมูลยังทำหน้าที่เป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เพื่อสร้างแผนภูมิประโยชน์ที่ BPM มอบให้กับธุรกิจของคุณ

ที่เกี่ยวข้อง: บันทึกตัวติดตามปัญหาฟรีสำหรับ Excel

6. เพิ่มประสิทธิภาพ

คุณสามารถนึกถึงห้าขั้นตอนเหล่านี้เป็นวงกลมในขณะที่ทำซ้ำเพื่อสร้างวงจรการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ณ จุดนี้ คุณจะดูข้อมูลเชิงลึกที่คุณได้รับขณะติดตามกระบวนการและหาวิธีปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณให้ดียิ่งขึ้น นั่นอาจหมายถึงการขจัดปัญหาคอขวดที่คุณค้นพบหรือสิ่งอื่น ๆ ที่ขัดขวางกระบวนการของคุณ สิ่งนี้นำไปสู่ประสิทธิภาพและคุณภาพที่ดีขึ้นในขณะที่ลดของเสีย

ประเภทของ BPM

ในขณะที่เรากำลังพูดถึงโดยทั่วไปเกี่ยวกับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ มาดูการจัดการกระบวนการทางธุรกิจประเภทต่างๆ อย่างละเอียดยิ่งขึ้น การทำความเข้าใจประเภทเหล่านี้ทำให้คุณสามารถนำไปใช้กับธุรกิจของคุณได้ดียิ่งขึ้น

เอกสารเป็นศูนย์กลาง

นี่เป็นเอกสารเชิงเอกสารและมักใช้ในการทำสัญญาเอกสารทางกฎหมายหรือเอกสารที่สร้างขึ้นหลังจากการอนุมัติหลายรอบ การใช้ BPM แทนที่ความต้องการเทมเพลตและข้อกังวลใดๆ เกี่ยวกับข้อมูลที่ถูกต้องที่เพิ่มลงในเอกสาร คุณจะพบได้ในธุรกิจที่ใช้การจัดซื้อ การบัญชี กฎหมายและการจัดการสัญญา

บูรณาการเป็นศูนย์กลาง

คุณจะใช้การจัดการกระบวนการทางธุรกิจประเภทนี้เพื่อรวมซอฟต์แวร์ธุรกิจทั่วทั้งบริษัทเข้ากับแผนกอื่นๆ เพื่อสร้างกระแสข้อมูลที่ราบรื่น การเชื่อมต่อระบบซอฟต์แวร์ของคุณทำให้กระบวนการทำงานคล่องตัวและเพิ่มประสิทธิภาพเพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แผนกไอทีมีแนวโน้มที่จะใช้สิ่งนี้เนื่องจากได้รับมอบหมายให้รวมระบบคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกัน

มนุษย์เป็นศูนย์กลาง

เมื่อมีคนทำงานให้กับคุณ ระบบอัตโนมัติทั้งหมดก็ไม่มีปัญหา นี่คือจุดที่การจัดการกระบวนการทางธุรกิจประเภทนี้มีประโยชน์ ช่วยให้คุณจัดการงานและสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อให้ผู้คนสามารถทำงานร่วมกันได้ นี่เป็น BPM ประเภทที่ได้รับความนิยมมากที่สุดสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ เนื่องจากโดยปกติแล้วจะมีพนักงานที่มีหน้าที่ในกิจกรรมต่างๆ เช่น การตรวจสอบข้อมูล การจัดการกระบวนการสร้างสรรค์ การดำเนินการ และอื่นๆ

เครื่องมือ BPM

ซอฟต์แวร์ช่วยในการประยุกต์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ คุณต้องการเครื่องมือที่สามารถช่วยคุณสร้างแบบจำลอง นำไปใช้ และทำให้ธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ หรือจัดเตรียมเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันให้กับทีม เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณตระหนักถึงประโยชน์ของ BPM

บริษัทส่วนใหญ่ต้องการเครื่องมือที่ไม่ต้องใช้รหัสจำนวนมากเพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของตน พวกเขาควรอนุญาตให้มีการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ การทำงานอัตโนมัติ และการกำหนดมาตรฐาน

คุณต้องการค้นหาซอฟต์แวร์ที่ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์ ใช้งานง่าย และทำงานร่วมกับระบบนิเวศปัจจุบันของคุณ ควรมีการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาทเพื่อความปลอดภัย ดังนั้นเฉพาะผู้ที่มีการกวาดล้างเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ซึ่งป้องกันการรั่วไหลของการเข้าถึง

ProjectManager ช่วยด้วย BPM

ProjectManager เป็นเครื่องมือจัดการกระบวนการธุรกิจออนไลน์ที่มีข้อมูลแบบเรียลไทม์สำหรับการตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่เพิ่มประสิทธิภาพและความปลอดภัยเพื่อให้ข้อมูลของคุณปลอดภัย ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติพร้อมการอนุมัติงานเพื่อปรับปรุงกระบวนการและรับรองคุณภาพ นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือสำหรับ BPM ที่เน้นมนุษย์เป็นศูนย์กลาง

สร้างและตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ภาพสำหรับทีม

คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยเครื่องมือคัมบังแบบภาพ ซึ่งให้ความโปร่งใสในกระบวนการ รอบการผลิตของคุณจะแสดงเป็นคอลัมน์บนกระดานคัมบัง โดยมีงานแสดงเป็นการ์ดที่ย้ายจากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่ง สิ่งนี้ทำให้ทีมของคุณมีอิสระในการจัดการงานในมือและวางแผนบนแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเราที่แชร์ไฟล์และมีการแสดงความคิดเห็นในระดับงาน ในขณะเดียวกัน ผู้จัดการสามารถดูงานและจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้ตามต้องการเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด

ตรวจสอบประสิทธิภาพและรับรายงานความคืบหน้าแบบเรียลไทม์

ในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณอย่างต่อเนื่อง คุณต้องรวบรวมข้อมูลอย่างต่อเนื่อง แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเราให้มุมมองระดับสูงเกี่ยวกับกระบวนการ ประสิทธิภาพ และความคืบหน้าของคุณ ต่างจากซอฟต์แวร์ BPM น้ำหนักเบา ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ โดยจะจับและคำนวณหกเมตริกโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณติดตาม สำหรับข้อมูลเชิงลึก มีรายงานต่างๆ เช่น รายงานสถานะ รายงานพอร์ตโฟลิโอ และอื่นๆ อีกมากมาย ทั้งหมดสามารถกรองเพื่อดูเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการตรวจสอบและแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างง่ายดายเพื่อให้พวกเขาอยู่ในวง

ซอฟต์แวร์ของเรามีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะเรียกใช้วิธีการแบบเดิม คล่องตัว หรือแบบผสม เรามีมุมมองโครงการหลายแบบ เนื่องจากเรารู้ว่าแผนกต่างๆ ใช้เครื่องมือต่างกัน แต่พวกเขาต้องการแหล่งข้อมูลเดียวเพื่อทำงานร่วมกัน เชื่อมต่อทั้งธุรกิจของคุณด้วยเครื่องมือ BPM เดียว

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ข้อมูลออนไลน์ของเรารวบรวมข้อมูลตามเวลาจริงเพื่อช่วยให้คุณหมุนอย่างรวดเร็วและอยู่ในเส้นทาง เข้าร่วมทีมที่ NASA, Siemens และ Nestle ที่ใช้เครื่องมือของเราเพื่อให้ทำงานได้ดีขึ้น เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี