คู่มือฉบับย่อสำหรับการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ

ทำงานในที่มืดและในที่สุดคุณจะชนกำแพง ในขณะที่ตำนานของผู้ประกอบการที่คิดไอเดียมูลค่าล้านเหรียญและหันกลับมามองการหมุนเวียนของเงินอาจเป็นเรื่องโน้มน้าวใจได้ แต่มันคือนิยาย ธุรกิจจำเป็นต้องวางแผนและดำเนินงานอย่างเป็นระบบ

ในการทำเช่นนั้น ทุกบริษัทต้องการกระบวนการทางธุรกิจเพื่อจัดการงานและบรรลุเป้าหมาย กระบวนการทางธุรกิจคือชุดของงานหรือขั้นตอนที่องค์กรต้องดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เป็นรูปธรรม

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้ทำให้บริษัทมีประสิทธิภาพ และนั่นคือสาเหตุที่สร้างการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) การจัดการกระบวนการทางธุรกิจเป็นวินัยที่ใช้เครื่องมือและวิธีการต่างๆ เพื่อช่วยให้ผู้จัดการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจให้คล่องตัว

วิธีการหนึ่งที่เรียกว่าการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ มานิยามกันดีกว่าว่ามันคืออะไร และเหตุใดการจัดการกระบวนการทางธุรกิจจึงมีความสำคัญ

การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจคืออะไร?

การแม็ปกระบวนการทางธุรกิจประกอบด้วยการใช้ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์หรือแผนผังกระบวนการเพื่อแสดงกระบวนการทางธุรกิจด้วยสายตาและกำหนด:

• ขั้นตอนกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบในกระบวนการทางธุรกิจ
• จะใช้เครื่องมืออะไร
• มาตรฐานในการทำธุรกิจให้สำเร็จคืออะไร
• ความสำเร็จถูกกำหนดไว้อย่างไร

ด้วยไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ที่ชัดเจนหรือแผนผังกระบวนการทางธุรกิจที่มีรายละเอียด ทำให้ง่ายต่อการดูว่าสามารถปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจได้ที่ไหนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล นี่เป็นวิธีที่จะใช้วัตถุประสงค์เฉพาะและวัดผลเพื่อเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์โดยรวมของธุรกิจ เพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกัน

ตอนนี้เราเข้าใจแล้วว่าการแมปกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร มาเรียนรู้วิธีสร้างแผนผังกระบวนการกัน

แผนผังกระบวนการคืออะไร?

แผนผังกระบวนการ โดยพื้นฐานแล้วจะเป็นแผนภาพโฟลว์ที่แสดงถึงองค์ประกอบของกระบวนการทางธุรกิจที่มีสัญลักษณ์ สัญลักษณ์เหล่านั้นมีมาตรฐานที่เรียกว่า Business Process Modeling Notation (BPMN) ซึ่งสร้างขึ้นโดย Business Process Management Initiative

อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญ BPMN เพื่อสร้างแผนผังกระบวนการ วันนี้มีเครื่องมือการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจออนไลน์มากมายที่ทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติสำหรับคุณ

ขั้นตอนการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ

การทำแผนที่กระบวนการสามารถช่วยเป้าหมายทางธุรกิจมากมายตั้งแต่การปรับปรุงกระบวนการไปจนถึงการฝึกอบรมและการชี้แจงเวิร์กโฟลว์ แต่ยังรวมถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การตรวจสอบภายใน และบทบาทการชี้แจงในธุรกิจ ต่อไปนี้คือ 7 ขั้นตอนในการสร้างแผนผังกระบวนการสำหรับธุรกิจของคุณ

1. การระบุกระบวนการ

ระบุวัตถุประสงค์ ขอบเขต ผู้เล่น และพื้นที่ทำงานที่คุณต้องการมุ่งเน้น ซึ่งสามารถทำได้ในสามระดับ: ปฏิกิริยา เมื่อจัดการกับกระบวนการที่ล้มเหลวหรือประสิทธิภาพต่ำกว่า เชิงกลยุทธ์เช่นเดียวกับการยกเครื่องระดับสูง มุ่งเน้นลูกค้า เช่น การแสวงหาความพึงพอใจของลูกค้าที่ดีขึ้น

2. รวบรวมทีม

หากลุ่มคนที่ทำงานกับกระบวนการ แม้ว่าจะมีผู้บริหารระดับสูงร่วมด้วยก็ตาม แม้จะช่วยในการอนุมัติเมื่อมีการร้องขอการเปลี่ยนแปลง

3. การรวบรวมข้อมูล

เมื่อคุณระบุกระบวนการได้แล้ว คุณต้องรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นเพื่อสร้างแผนผังกระบวนการ เช่น ใคร อะไร ที่ไหน และเมื่อใดของกระบวนการทางธุรกิจ ทำได้โดยการรวบรวมข้อมูลและสัมภาษณ์ผู้ที่ทำงานที่คุณกำลังทำแผนที่

4. การทำแผนที่กระบวนการ

นำข้อมูลทั้งหมดที่คุณรวบรวมมาและเปลี่ยนเป็นแผนภาพผังกระบวนการ ซึ่งอาจรวมถึงกระบวนการหรือเวิร์กโฟลว์โดยรวม แผนที่กระบวนการทั้งหมดแตกต่างกัน แต่สิ่งเหล่านี้เป็นองค์ประกอบหลักที่คุณควรรวมไว้ในไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ของคุณ:

• งาน: แต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์
• เหตุการณ์: ทริกเกอร์หรือเกตเวย์ที่เริ่มต้น เปลี่ยนเส้นทาง หรือสิ้นสุดกระบวนการ
• ผู้เข้าร่วม: ผู้ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการทางธุรกิจ

5. บทวิเคราะห์

ศึกษาแผนผังกระบวนการและท้าทายแต่ละขั้นตอนโดยตั้งคำถามว่าทำไมแต่ละขั้นตอน

6. พัฒนาและติดตั้งวิธีการใหม่

หลังจากที่การวิเคราะห์กระบวนการของคุณระบุงานที่ไม่จำเป็นแล้ว ให้ดูว่าขั้นตอนต่างๆ อาจรวมกัน จัดเรียงใหม่ หรือเพิ่มขั้นตอนใหม่เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพได้อย่างไร

7. จัดการกระบวนการ

ตอนนี้กระบวนการทางธุรกิจต้องได้รับการบำรุงรักษาและจัดเก็บ แต่ยังมีการทบทวนเป็นประจำตลอดจนการตรวจสอบกระบวนการสำหรับการเปลี่ยนแปลง

ประเภทของแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ

การแม็ปกระบวนการทางธุรกิจสามารถทำได้หลายวิธี มีแผนที่กระบวนการหลายประเภทที่คุณสามารถใช้เพื่อแสดงภาพกระบวนการของคุณ แผนที่กระบวนการแต่ละอันมีข้อดีและข้อเสีย

ผังกระบวนการ

ไดอะแกรมโฟลว์เป็นแผนผังกระบวนการประเภทที่พบบ่อยที่สุด พวกเขาสามารถวาดด้วยมือหรือสร้างขึ้นในซอฟต์แวร์ ความง่ายในการใช้งานและความคุ้นเคยเป็นข้อได้เปรียบ แต่ข้อเสียคือการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจประเภทนี้ขาดความยืดหยุ่นในการปรับและเปลี่ยนผังงาน

ที่เกี่ยวข้อง: 3 เครื่องมือฟรีสำหรับสร้างไดอะแกรมเครือข่าย

ไดอะแกรมว่ายน้ำ

ไดอะแกรม swimlane ทำหน้าที่เป็นผังงานแบบคลาสสิก ยกเว้นในไดอะแกรม swimlane แต่ละขั้นตอนจะถูกแบ่งระหว่างทีมต่างๆ หรือบุคคลที่รับผิดชอบ ดังนั้นชื่อ swimlane เนื่องจากแผนภาพดูเหมือนเลนในสระสำหรับว่ายน้ำ ข้อดีและข้อเสียใกล้เคียงกับผังงาน

แผนผังสายธารคุณค่า

แผนผังสตรีมค่ามักใช้ในแอปพลิเคชันซิกม่าแบบลีน การวิเคราะห์ในคราวเดียวไม่ใช่เรื่องง่าย ดังนั้น สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์มากกว่าสำหรับผู้ที่มองหามุมมองเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ ไม่แนะนำให้ใช้แผนที่ Value stream เพื่อให้ข้อมูลสรุปกระบวนการที่อ่านง่ายแก่ผู้คน

SIPOC Diagram

ซัพพลายเออร์ ป้อน ผลลัพธ์ กระบวนการ ลูกค้า หรือ SIPOC เป็นแผนผังกระบวนการทางธุรกิจที่เรียบง่าย โดยจะลบข้อมูลส่วนใหญ่และเน้นเฉพาะความจำเป็นของกระบวนการและบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น โดยธรรมชาติแล้ว สิ่งนี้จะให้ภาพรวมที่สามารถเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว แต่จะไม่ให้ความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับกระบวนการและวิธีที่กระบวนการโต้ตอบกัน

ซอฟต์แวร์

มีซอฟต์แวร์สำหรับการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ เครื่องมือเหล่านี้ช่วยในการติดตามกระบวนการหลังจากการทำแผนที่เสร็จสิ้น ดังนั้นคุณจึงสามารถดูวิธีการดำเนินการและที่ที่มันมีประสิทธิภาพต่ำกว่าเนื่องจากปัญหาคอขวด กำหนดเวลาที่ไม่ได้รับ และการบล็อกอื่นๆ ข้อดีของการใช้กระบวนการทางธุรกิจคือการสร้างแผนผังกระบวนการโดยอัตโนมัติและมีคุณลักษณะอื่นๆ ที่พนักงานสามารถใช้เพื่อจัดการงานและรายการสิ่งที่ต้องทำ นอกจากนี้ยังช่วยให้ฝ่ายจัดการสามารถตรวจสอบสิ่งที่เกิดขึ้นได้อย่างง่ายดาย

ประโยชน์ของการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ

การใช้แผนผังกระบวนการเพื่อให้เห็นภาพว่าธุรกิจทำงานอย่างไร บทบาทของบุคคลคืออะไร ความรับผิดชอบและมาตรฐานของธุรกิจมีความจำเป็นด้วยเหตุผลหลายประการ

รักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ช่วยให้บริษัทเป็นไปตามมาตรฐาน ISO 9001 นี่คือชุดของมาตรฐานที่มุ่งทำให้แน่ใจว่าธุรกิจตอบสนองความต้องการของลูกค้าและปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้ ยังมีการปฏิบัติตามกฎหมาย Sarbanes-Oxley Act ปี 2002 หรือที่เรียกว่ากฎหมายปฏิรูปการบัญชีของบริษัทมหาชนและกฎหมายคุ้มครองผู้ลงทุนปี 2002 กฎหมายของรัฐบาลกลางนี้กำหนดให้บริษัทที่ซื้อขายในตลาดหลักทรัพย์ทุกแห่งมีความโปร่งใสและต้องเปิดเผยอย่างเหมาะสม เอกสารการจัดการกระบวนการทางธุรกิจเป็นองค์ประกอบสำคัญของพระราชบัญญัตินี้

ช่วยในการออนบอร์ด

การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ ด้วยชุดของกระบวนการที่เป็นเอกสารเพื่อให้พนักงานใหม่ปฏิบัติตาม การเปลี่ยนผ่านจะสั้นลงและไม่ต้องใช้เวลามากจากพนักงานคนอื่นๆ ในการฝึกอบรมและเรื่องอื่นๆ แผนผังกระบวนการยังสร้างกระบวนการปฐมนิเทศและความต่อเนื่องระหว่างพนักงานใหม่

สื่อสารหนุน

การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสื่อสารกับผู้อื่นทั้งในและนอกธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจเป็นการแสดงภาพกระบวนการ จึงสามารถแยกแยะได้ง่ายกว่าบล็อกยาวสำหรับทุกคนในธุรกิจ

ลดความซับซ้อนของการตรวจสอบ

การตรวจสอบภายในสามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยแผนผังกระบวนการ พวกเขาสามารถมั่นใจได้ว่างานจะสอดคล้องกับมาตรฐานและแนวปฏิบัติทางธุรกิจเสมอ นอกจากนี้ยังนำไปสู่การปรับปรุงกระบวนการ เมื่อกระบวนการได้รับการจัดทำเป็นเอกสารและเข้าใจแล้ว ก็สามารถศึกษาเพื่อดูว่าจะปรับปรุงได้อย่างไร

ที่เกี่ยวข้อง: การใช้ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานเพื่อให้เกิดประสิทธิผลมากขึ้น

ปรับปรุงการแก้ปัญหา

แผนที่กระบวนการสามารถช่วยในการแก้ปัญหาทั่วไปได้เช่นกัน พวกเขาสร้างภาพกระบวนการ และในการทำเช่นนั้น ทำให้ง่ายต่อการค้นพบข้อขัดแย้ง หากมีบล็อกใดที่หนึ่งในกระบวนการ แผนที่แบบภาพจะทำให้เห็นชัดเจนว่าอะไรที่นำไปสู่คอขวดนั้นและเสนอเส้นทางในการแก้ไข

นอกจากนี้ การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจยังช่วยระบุความเสี่ยงที่เกิดจากกระบวนการที่อาจเปิดธุรกิจให้เกิดปัญหาด้านกฎหมายหรือสุขภาพและความปลอดภัย การแสดงภาพใหญ่ยังช่วยให้ธุรกิจมีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอีกด้วย

ประวัติการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ

แนวทางกระบวนการในการจัดการคุณภาพ และวิธีการที่แต่ละกระบวนการเกี่ยวข้องกับกระบวนการอื่นๆ ในธุรกิจ เป็นหัวใจสำคัญของการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ วิธีนี้ย้อนกลับไปที่วิธีการแบบมีโครงสร้างวิธีแรกในการจัดทำเอกสารโฟลว์ของกระบวนการ ซึ่งก็คือแผนผังลำดับงาน ซึ่งวิศวกร Frank Gilbreth ได้แนะนำในปี 1921

เครื่องมือเหล่านี้ถูกหยิบขึ้นมาโดยวิศวกรรมอุตสาหการ และในช่วงต้นทศวรรษ 1930 วิศวกรอุตสาหการ Allan H. Mogensen ได้เริ่มฝึกอบรมผู้อื่นด้วยวิธีการนี้ Art Spinanger ซึ่งสำเร็จการศึกษาจากชั้นเรียนหนึ่งของ Mogensen ได้นำระเบียบวินัยไปที่ Procter and Gamble และพัฒนาโปรแกรมลดความซับซ้อนของงานที่เรียกว่าโครงการเปลี่ยนวิธีการโดยเจตนา

เบน ผู้สำเร็จการศึกษาจาก Mogensen อีกคนหนึ่ง S. Graham นำผังกระบวนการมาใช้กับการประมวลผลข้อมูลด้วยการพัฒนาแผนภูมิกระบวนการหลายขั้นตอน ซึ่งแสดงเอกสารหลายฉบับและความสัมพันธ์

การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจดีที่สุดด้วยซอฟต์แวร์ที่ทุกคนในธุรกิจสามารถเข้าถึงได้ อัปเดตสถานะของพวกเขาในแบบเรียลไทม์ และให้พอร์ทัลผู้จัดการเพื่อติดตามและติดตามความคืบหน้า ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่มีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์เพื่อติดตามและรายงานเกี่ยวกับกระบวนการ ด้วยแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ทุกคนสามารถใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานและการสื่อสาร รวมถึงบอร์ด Kanban เพื่อสร้างแผนที่กระบวนการ ดูวิธีที่สามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้ในวันนี้ด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้