วิธีคำนวณผลต่างต้นทุนสำหรับโครงการ (รวมสูตร)

ตลอดอายุของโครงการ ผู้จัดการโครงการจะตรวจสอบความคืบหน้าและเปรียบเทียบกับแผนโครงการ โดยเปรียบเทียบการคาดการณ์กับความเป็นจริง หากพวกเขาไม่ทำเช่นนี้เป็นประจำ โอกาสที่งบประมาณจะได้รับผลกระทบและโครงการของพวกเขาก็จะล้มเหลวโดยสิ้นเชิง โชคดีที่ความเบี่ยงเบนจากแผนเหล่านี้ เช่น ความแปรปรวนของต้นทุน ไม่จำเป็นต้องทำให้โครงการล่ม

อันที่จริงพวกเขาสามารถเสริมความแข็งแกร่งได้ กุญแจสำคัญคือการจำแนกพวกมันและทำการปรับเปลี่ยนเพื่อให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายส่วนเกินคือการคำนวณความแปรปรวนของต้นทุน

ทำความเข้าใจต้นทุนโครงการ

ทุกโครงการมีค่าใช้จ่ายโดยไม่คำนึงถึงขนาด ขอบเขต หรือการส่งมอบ เราทุกคนคงเคยได้ยินคำว่า “อาหารกลางวันฟรีไม่มี” เช่นเดียวกับโครงการ – ไม่มีโครงการใดที่ไม่มีค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มีหลายรูปแบบ ตั้งแต่ค่าวัสดุไปจนถึงค่าใช้จ่ายในการทำธุรกิจ (ค่าเช่า เงินเดือน ฯลฯ) เป็นหน้าที่ของผู้จัดการโครงการที่จะต้องพิจารณาต้นทุนทั้งหมดเหล่านี้และสร้างงบประมาณที่ยืดหยุ่น

ต้นทุนโครงการประเภทต่างๆ

เพื่อให้เข้าใจความแปรปรวนของต้นทุนโครงการอย่างเต็มที่ การทำความคุ้นเคยกับประเภทหลักของต้นทุนโครงการจะเป็นประโยชน์ ดูสี่สิ่งที่คุณน่าจะเห็นมากที่สุด โครงการส่วนใหญ่มีทั้งหมดสี่โครงการ และแต่ละโครงการสามารถนำไปสู่ความแปรปรวนของต้นทุนโดยรวมได้:

• ต้นทุนทางตรง: คิดว่าต้นทุนทางตรงเป็นต้นทุนที่ตรงไปยังโครงการเพื่อบรรลุผลสำเร็จ ตัวอย่างที่เป็นประโยชน์ของต้นทุนโดยตรงคือต้นทุนของวัสดุที่จำเป็นในการสร้างบางสิ่ง ต้นทุนของวัสดุเหล่านี้กำลังไปสู่การสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย
• ต้นทุนทางอ้อม: ในทางกลับกัน ต้นทุนทางอ้อมไปสู่การระดมทุน "เบื้องหลัง" ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตลอดอายุของโครงการ พวกเขายังเป็นที่รู้จักกันในนามต้นทุนค่าโสหุ้ย ตัวอย่างเช่น ค่าเช่าพื้นที่สำนักงานเป็นค่าใช้จ่ายทั่วไปคงที่ ค่าใช้จ่ายนี้ต้องจ่ายเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ แต่จะนำไปสนับสนุนโครงการอื่นๆ ด้วย
• ต้นทุนคงที่: ต้นทุน คงที่คือค่าใช้จ่ายที่มีราคากำหนดซึ่งไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายที่เชื่อถือได้ซึ่งจะไม่ผันผวนและอาจทำให้งบประมาณลดลง ทั้งต้นทุนทางตรงและทางอ้อมอาจเป็นต้นทุนคงที่ (หรือต้นทุนผันแปร) ตัวอย่างเช่น ต้นทุนคงที่ อาจดูเหมือนค่าธรรมเนียมคงที่ที่ผู้รับเหมาเรียกเก็บสำหรับบริการของตน
• ต้นทุนผันแปร: ในทางกลับกัน ต้นทุนผันแปรไม่สามารถคาดการณ์ได้ ตัวอย่างเช่น ค่าเช่าอุปกรณ์อาจขึ้นหรือลงขึ้นอยู่กับผู้ขาย ความต้องการ หรือระยะเวลาที่ต้องใช้อุปกรณ์

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตงบประมาณโครงการฟรีสำหรับ Excel

ความแปรปรวนของต้นทุนในการบริหารโครงการคืออะไร?

ความแปรปรวนของต้นทุน (เรียกอีกอย่างว่า CV) คือความแตกต่างระหว่างต้นทุนโครงการที่ประเมินระหว่างขั้นตอนการวางแผนและต้นทุนจริง กล่าวอีกนัยหนึ่งคือค่าใช้จ่ายจริงแตกต่างจากต้นทุนงบประมาณเท่าใด การคำนวณความแปรปรวนของต้นทุนเป็นวิธีที่ผู้จัดการโครงการติดตามค่าใช้จ่ายเพื่อดูว่าโครงการอยู่ภายใต้หรือเกินงบประมาณหรือไม่

การคำนวณเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของเทคนิคที่เรียกว่าการจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM) ในระบบ EVM เป้าหมายของการจัดการต้นทุนคือการกำหนดว่าความแปรปรวนเป็นค่าบวก ค่าลบ หรือศูนย์

เมื่อผู้จัดการโครงการได้รับข้อมูลการวิเคราะห์มูลค่าที่ได้รับ พวกเขาก็สามารถทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นเพื่อให้อยู่ในแนวทางที่ถูกต้อง หากความแปรปรวนสูงมาก (เชิงลบ) จำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลง หากมีความแปรปรวนต้นทุนต่ำมาก (บวก) หรือความแปรปรวนเป็นศูนย์ พวกเขาสามารถถือเป็นสัญญาณของการจัดการต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ

สูตรความแปรปรวนต้นทุนสี่ประเภทใน EVM

สูตรผลต่างต้นทุนที่ใช้ในการจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM) มีสี่รูปแบบ สมการความแปรปรวนเหล่านี้แต่ละสมการแก้หาค่าต่างๆ ได้ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะเข้าใจค่าเหล่านี้ทั้งหมดและสิ่งที่แสดงให้เห็นอย่างชัดเจน

ความแปรปรวนของต้นทุน

ผลต่างต้นทุน (CV) = มูลค่าที่ได้รับ (EV) – ต้นทุนจริง (AC)

ความแปรปรวนของต้นทุนคือจำนวนเงินที่โครงการเกินหรือต่ำกว่างบประมาณ สมการความแปรปรวนของต้นทุนจะลบต้นทุนจริงออกจากมูลค่าที่ได้รับเพื่อแก้ปัญหาสำหรับตัวเลขนี้

เปอร์เซ็นต์ผลต่างต้นทุน

เปอร์เซ็นต์ผลต่างต้นทุน (CV%) = ความแปรปรวนต้นทุน (CV) / มูลค่าที่ได้รับ (EV)

เปอร์เซ็นต์ผลต่างของต้นทุนคือเปอร์เซ็นต์ที่เกินหรือต่ำกว่างบประมาณสำหรับโครงการ ซึ่งคำนวณโดยการหารผลต่างต้นทุนจากมูลค่าที่ได้รับ

ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน

ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI) = มูลค่าที่ได้รับ (EV) / ต้นทุนจริง (AC)

ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI) เป็นตัวชี้วัดที่ใช้ในการตัดสินว่ามีการใช้ทรัพยากรในโครงการได้ดีเพียงใด เมื่อแก้ไข CPI ค่าจะเป็นหนึ่งในสองสิ่ง:

• น้อยกว่าหรือเท่ากับ 1 (ทรัพยากรไม่ได้ใช้อย่างมีประสิทธิภาพ)
• มากกว่าหรือเท่ากับ 1 (ทรัพยากรถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพ)

ในการแก้ปัญหา CPI คุณต้องหารมูลค่าที่ได้รับด้วยต้นทุนจริง

ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุนที่สมบูรณ์

To Complete Cost Performance Index (TCPI) = (งบประมาณรวม – EV) / (งบประมาณรวม – AC)

การแก้ปัญหาสำหรับดัชนีประสิทธิภาพต้นทุนทั้งหมด (TCPI) มีประโยชน์อย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณประสบกับความแปรปรวนของโครงการสูง (เชิงลบ) TCPI คือดัชนีที่แสดงให้คุณเห็นว่าต้องใช้ทรัพยากรอย่างไรสำหรับส่วนที่เหลือของโครงการเพื่อให้อยู่ภายใต้หรืออยู่ในงบประมาณ

ในการค้นหา TCPI ของคุณ ให้เริ่มต้นด้วยการลบมูลค่าที่ได้รับออกจากงบประมาณทั้งหมดของคุณ จากนั้นลบต้นทุนจริงออกจากงบประมาณทั้งหมด สุดท้าย หารผลหารแรกด้วยผลหารที่สอง

การใช้เครื่องมือในการคำนวณความแปรปรวนของโครงการโดยอัตโนมัติ

ตลอดอายุของโปรเจ็กต์ คุณจะต้องมีสูตรความแปรปรวนของต้นทุนแต่ละสูตรพร้อมใช้ โชคดีที่มีเครื่องมือการจัดการต้นทุนที่ช่วยให้จับตาดูความแปรปรวนได้อย่างง่ายดาย เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องคิดคำนวณด้วยตนเอง

ProjectManager เติมสูตรด้วยค่าที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติและป้องกันข้อผิดพลาดของมนุษย์ที่อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดด้านงบประมาณที่สำคัญ ปัจจัยต่างๆ เช่น งบประมาณทั้งหมด ต้นทุนจริง มูลค่าที่ได้รับ และอื่นๆ จะได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์ เพื่อให้คุณเห็นข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ

สร้างและจัดการงบประมาณโครงการ ตลอดจนดูว่าต้นทุนจริงเป็นอย่างไรเมื่อเปรียบเทียบกับต้นทุนที่วางแผนไว้บนแดชบอร์ดโครงการ แดชบอร์ดโครงการ ProjectManager จะอัปเดตโดยอัตโนมัติ คุณจึงดูตัวเลขล่าสุดและตัดสินใจด้านงบประมาณได้อย่างชาญฉลาดที่สุด สิ่งนี้ทำให้เกิดความแตกต่างระหว่างการจำแนกความแตกต่างของต้นทุนและรายละเอียดที่สำคัญที่ขาดหายไป จับตาดูพื้นฐานต้นทุนตลอดจนการใช้จ่ายและที่ตั้งโครงการในแง่ของงบประมาณ

ต้องการแบ่งปันข้อมูลนี้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือไม่? สร้างรายงานงบประมาณด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้งเพื่อให้ทีมทำงานได้อย่างรวดเร็วและตัดสินใจร่วมกันได้ดีที่สุด การมีข้อมูลนี้อยู่ใกล้แค่ปลายนิ้วและสามารถแชร์ได้ เป็นความแตกต่างระหว่างโครงการที่อยู่ในงบประมาณและงบประมาณเกิน ซึ่งอาจส่งผลให้ต้นทุนเกินและความล้มเหลวทั้งหมด

การคำนวณความแปรปรวนของต้นทุนต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่แข็งแกร่งพอที่จะคำนวณและจัดระเบียบข้อมูลของคุณแบบเรียลไทม์ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่ช่วยให้ต้นทุนของโครงการอยู่ในงบประมาณ ทดลองใช้วันนี้พร้อมทดลองใช้ฟรี 30 วัน