การคำนวณค่าประมาณเมื่อเสร็จสิ้น (EAC)

แม้แต่โครงการที่วางแผนไว้อย่างพิถีพิถันที่สุดก็ยังประสบกับการเปลี่ยนแปลงที่คาดไม่ถึง และเมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น เราจำเป็นต้องหาปริมาณผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ โชคดีที่มีสูตรที่ช่วยขจัดการคาดเดา

หนึ่งในสูตรเหล่านี้แก้ปัญหาการประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น ซึ่งเป็นตัวชี้วัดที่สำคัญสำหรับการตรวจสอบงบประมาณโครงการ อ่านต่อเพื่อเรียนรู้ว่าเหตุใดจึงต้องคำนวณ Estimate at Completion เสมอ และแน่นอนว่าสูตรนี้ทำอะไรได้บ้าง

ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น (EAC) คืออะไร?

การประเมินเมื่อเสร็จสิ้นเป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM) คำนี้หมายถึงแนวปฏิบัติในการประมาณงบประมาณโครงการในช่วงชีวิตของโครงการ กล่าวอีกนัยหนึ่งโครงการจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไรเมื่อเสร็จสิ้น? จากนั้นคุณสามารถเปรียบเทียบ EAC กับงบประมาณที่คาดการณ์ไว้เดิมได้

แตกต่างจากวิธีการประมาณต้นทุนอื่น ๆ การประเมินเมื่อเสร็จสิ้นการคำนวณรวมถึงค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดและตระหนักว่าประมาณการงบประมาณเริ่มต้นไม่น่าจะสมบูรณ์แบบ ด้วยเหตุนี้ จึงมักเรียกกันว่า "เครื่องมือพยากรณ์โครงการ"

เพื่อให้เข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงบทบาทของ EAC ในระบบการจัดการมูลค่าที่ได้รับ เราต้องพิจารณาส่วนอื่นๆ ของระบบนี้และดูว่า EAC มีเอกลักษณ์เฉพาะตัวอย่างไร

ประมาณการที่สูตรสำเร็จ

สูตรการหา ETC คือ

ETC = ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น (EAC) – ต้นทุนจริง (AC)

ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น v. ประมาณการให้เสร็จสมบูรณ์

คำสองคำนี้มักปะปนกัน เนื่องจากทั้งสองคำอ้างถึงการประมาณการในบางแง่มุมของงบประมาณโครงการ เนื่องจากสับสนได้ง่าย จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบความแตกต่างและเมื่อใดจึงจะคำนวณได้

ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น (EAC) คาดการณ์ต้นทุนทั้งหมด ในขณะที่ประมาณการเพื่อให้เสร็จสมบูรณ์ (ETC) คาดการณ์เงินที่โครงการยังคงต้องการ ETC คือการคาดการณ์เงินเพิ่มเติมทั้งหมดที่จำเป็นต่อการทำโครงการให้เสร็จ ไม่นับเงินที่ใช้ไปแล้ว

ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น v. เพื่อจัดทำดัชนีประสิทธิภาพ (TCPI)

คำว่า "เพื่อทำดัชนีประสิทธิภาพให้สมบูรณ์" (TCPI) หมายถึงความคุ้มค่าของโครงการที่เหลือจะต้องมีประสิทธิภาพเพียงใดจึงจะบรรลุผลสำเร็จในขั้นสุดท้าย นี่คือส่วนย่อยของดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI) CPI แสดงให้เห็นว่ามีการใช้ต้นทุนและทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพในปัจจุบันอย่างไร

เมื่อเราแก้หา CPI คำตอบจะน้อยกว่า มากกว่า หรือเท่ากับหนึ่ง ขึ้นอยู่กับต้นทุนเปรียบเทียบกับปริมาณงานที่เสร็จสมบูรณ์

ตัวอย่างเช่น หาก CPI น้อยกว่าหนึ่ง จำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ประหยัดต้นทุนมากขึ้น เมื่อเป็นกรณีนี้ คุณจะแก้ปัญหาหา TCPI เพื่อค้นหาค่าตัวเลขที่แสดงว่าต้องมีการปรับนี้มากน้อยเพียงใด

สูตรนั้นมีลักษณะดังนี้:

TCPI = (งบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น (BAC) – มูลค่าที่ได้รับ (EV)) / (BAC – ต้นทุนจริง (AC))

เหตุใด EAC จึงมีความสำคัญ

แม้แต่งบประมาณที่วางแผนไว้อย่างดีที่สุดก็ไม่ได้แม่นยำ 100% เสมอไป โครงการมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนแปลงและสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายและต้นทุนที่เพิ่มขึ้นหรือลดลง

การคำนวณ EAC ช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีโอกาสติดตามว่าการเปลี่ยนแปลงจะส่งผลกระทบต่องบประมาณทั้งหมดมากเพียงใด โดยคิดเป็นเงินดอลลาร์ การทราบจำนวนเงินที่แน่นอนนี้จะช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้นและมีข้อมูลมากขึ้น

เมื่อใดควรพิจารณา EAC

การประเมินเมื่อเสร็จสิ้นเป็นวิธีการประเมินว่าโครงการจะมีค่าใช้จ่ายเท่าใดเมื่อสิ้นสุดสายการผลิต แต่เพื่อให้คำนวณ EAC ได้อย่างแม่นยำ คุณจำเป็นต้องทราบดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI) ดังนั้น EAC สามารถคำนวณได้เฉพาะเมื่อโปรเจ็กต์กำลังทำงานอยู่เท่านั้น

CPI คำนวณเป็นช่วงสม่ำเสมอระหว่างโครงการ เนื่องจากตัวเลขนี้แสดงถึงประสิทธิภาพการใช้จ่าย ทำให้เป็นนิสัยที่ดีในการคำนวณ EAC ทุกครั้งที่ CPI เปลี่ยนแปลง

วิธีการคำนวณประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น

เรายินดีที่จะรายงานว่าสูตรการประมาณการเมื่อเสร็จสิ้นที่ใช้บ่อยที่สุดนั้นค่อนข้างง่าย! ในการคำนวณค่าประมาณเมื่อเสร็จสิ้น (EAC) คุณต้องทราบงบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น (BAC) และดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI) ด้วยข้อมูลนี้ การคำนวณจึงง่ายพอๆ กับการหารทั้งสอง

ด้านล่างนี้คือลักษณะของสูตรนั้น:

ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น = งบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น / ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน

สูตรนี้ใช้เมื่อโครงการเบี่ยงเบนไปจากงบประมาณในทางใดทางหนึ่ง แต่ยังอยู่ในการติดตาม ตัวอย่างเช่น อาจมีความล่าช้าในการผลิตหนึ่งวันหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด

ประมาณการเพิ่มเติมเมื่อสูตรสำเร็จ

ค่าประมาณเมื่อเสร็จสิ้นสามารถคำนวณได้ด้วยวิธีอื่นๆ อีกสามวิธี และรูปแบบแต่ละรูปแบบจะดีที่สุดสำหรับบางสถานการณ์

ควรใช้สูตรนี้เมื่อความแตกต่างระหว่างงบประมาณโดยประมาณกับต้นทุนจริงในอนาคตจะแตกต่างไปจากปัจจุบัน:

ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น = ต้นทุนจริง + (งบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น – มูลค่าที่ได้รับ)

สูตรนี้เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดเมื่อการผลิตมีความมั่นคงและสิ่งต่างๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่น การใช้สูตรนี้ช่วยยืนยันว่าโครงการอยู่ในงบประมาณภายในงบประมาณ:

ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น = ต้นทุนจริง + (งบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น – มูลค่าที่ได้รับ)

เมื่อจำเป็นต้องพิจารณากำหนดการของโครงการและประสิทธิภาพด้านต้นทุน (เวลาและเงินที่ใช้ไปอย่างมีประสิทธิภาพ) เพื่อแก้ไขงบประมาณ ให้ใช้สูตรนี้เพื่อค้นหาค่าประมาณเมื่อเสร็จสิ้น อย่างที่คุณเห็น คุณต้องคำนวณดัชนีประสิทธิภาพตามกำหนดการและดัชนีประสิทธิภาพต้นทุนก่อน

ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น = ต้นทุนจริง + (งบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น – มูลค่าที่ได้รับ) / ดัชนีประสิทธิภาพตามกำหนดการ + ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน

ส่วนของประมาณการเมื่อสูตรสำเร็จ

สูตรการประมาณการเมื่อเสร็จสิ้นประกอบด้วยงบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน และบางครั้งกำหนดเวลาดัชนีประสิทธิภาพ สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของระบบการจัดการมูลค่าที่ได้รับ แต่คำเหล่านี้หมายถึงอะไรกันแน่ และคุณจะหาเจอได้อย่างไร?

• งบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น (BAC): งบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น (BAC) หมายถึงงบประมาณทั้งหมดที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จสิ้น ในการค้นหา BAC คุณต้องบวกต้นทุนและค่าใช้จ่ายโดยประมาณทั้งหมด โดยทั่วไป งบประมาณจะถูกแบ่งออกอย่างเป็นหมวดหมู่ BAC คือผลรวมของหมวดหมู่ทั้งหมด
• ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI): ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI) คืออัตราส่วนที่แสดงว่าต้นทุนถูกเปลี่ยนเป็นงานจริงอย่างไร เงินถูกใช้ไปอย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด พบได้โดยการหารมูลค่าที่ได้รับ (EV) ของงานที่เสร็จสมบูรณ์ด้วยต้นทุนจริง (AC) ที่ใช้ในการดำเนินการ
• ดัชนีประสิทธิภาพตามกำหนดการ (SPI): เช่นเดียวกับ CPI ดัชนีประสิทธิภาพตามกำหนดการจะวัดว่าเวลาที่ใช้ไปอย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด SPI คำนวณโดยการหารมูลค่าที่ได้รับ (EV) ของงานที่ทำด้วยมูลค่าตามแผน (PV)

ประมาณการที่ตัวอย่างเสร็จ

สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะใช้รูปแบบสูตรประมาณการเพื่อทำให้สูตรสมบูรณ์ โปรดทราบว่าสมการนั้นมีลักษณะดังนี้:

EAC = BAC / CPI

ในสถานการณ์สมมตินี้ Budget at Completion (BAC) คือ 50,000 ดอลลาร์ และดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI) ปัจจุบันจะเท่ากับ 0.8 ดังนั้น เราต้องหาร $50,000 ด้วย 0.8

EAC = 50,000 ดอลลาร์ / 0.8

EAC = 62,500 เหรียญสหรัฐ

ผลลัพธ์นี้บ่งชี้ว่าในขณะนี้ โปรเจ็กต์มีมูลค่าประมาณ 62,500 ดอลลาร์ ซึ่งสูงกว่างบประมาณเริ่มต้น 12,500 ดอลลาร์

ProjectManager ช่วยในการประมาณต้นทุนและความแปรปรวนได้อย่างไร

เมื่อคุณคำนวณค่าประมาณเมื่อเสร็จสิ้นได้สำเร็จ ก็ถึงเวลานำผลลัพธ์ไปใช้

คุณต้องมีข้อมูลล่าสุดเพื่อให้ได้ค่าประมาณที่ดีที่สุด แดชบอร์ด ProjectManager จะอัปเดตแบบเรียลไทม์ จึงไม่มีโอกาสที่จะใช้ข้อมูลเก่าในการตัดสินใจที่สำคัญสำหรับอนาคต

ใช้ตัวกรองที่หลากหลายเพื่อปรับแต่งมุมมองแดชบอร์ดตามที่คุณต้องการและปรับแต่งรายละเอียดที่สำคัญ ดูค่าใช้จ่าย งาน เวลาที่ใช้ และความสมบูรณ์ของโครงการโดยรวม ทั้งหมดนี้จากศูนย์กลางเดียว

ให้แดชบอร์ดของคุณคำนวณแทนคุณและเปรียบเทียบสิ่งต่างๆ เช่น ที่วางแผนไว้กับต้นทุนจริง ความสำเร็จที่วางแผนไว้ v. การเสร็จสิ้นจริง และอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งหมายความว่าไม่จำเป็นต้องออกจากเครื่องคิดเลขหรือใช้แอปพลิเคชันของบุคคลที่สามเพื่อดูสิ่งต่างๆ เช่น EAC ของคุณ

เมื่อสร้างการประมาณการเมื่อเสร็จสิ้นโครงการของคุณ คุณต้องมีเครื่องมือที่ดีที่สุดในการคำนวณการประมาณการต้นทุนและความแปรปรวน ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่มีแดชบอร์ดและคุณสมบัติการจัดการทรัพยากรที่ให้คุณควบคุมต้นทุนโครงการของคุณ ทดลองใช้ ProjectManager วันนี้ ฟรี!