การจัดการกระแสเงินสด: ทำไมกระแสเงินสดจึงมีความสำคัญมากกว่าผลกำไร

การปรับปรุงกระแสเงินสดเป็นการเคลื่อนไหวที่ชาญฉลาดสำหรับธุรกิจใดๆ ไม่สำคัญหรอกว่ารูปแบบธุรกิจของคุณจะดีแค่ไหน ทำกำไรได้แค่ไหน หรือคุณมีนักลงทุนเข้าแถวรอกี่คน หากคุณกำลังมองหาพื้นที่หนึ่งที่จะมุ่งเน้นที่จะมีผลกระทบอย่างมากต่อธุรกิจของคุณ นี่แหละ

ธุรกิจใหม่และที่กำลังเติบโตมักไม่มีเงินสำรองเพียงพอสำหรับช่วงที่ขาดแคลน เพราะพวกเขามักจะนำกลับมาลงทุนใหม่อยู่เสมอ ปีที่มีการเติบโตที่สำคัญที่สุด ซึ่งรวมถึงช่วงสองสามปีแรกของอายุธุรกิจ—ยังเป็นสิ่งที่ท้าทายเมื่อพูดถึงกระแสเงินสด

การจัดการกระแสเงินสดเป็นหนึ่งในหลาย ๆ เหตุผลที่ยากที่จะเริ่มต้นธุรกิจใหม่

การจัดการกระแสเงินสดคืออะไร?

ดังนั้นการจัดการกระแสเงินสดคืออะไรกันแน่? กระแสเงินสดคือจำนวนเงิน เงินสดและไม่ใช่เงินสด ที่เดินทางเข้าและออกจากธุรกิจ กระแสเงินสดที่เป็นบวกคือเงินเข้ามากกว่าการออก และกระแสเงินสดติดลบคือเงินที่เข้ามาน้อยกว่าที่ธุรกิจต้องการเพื่อชดเชยค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไป

ในการคำนวณกระแสเงินสด ธุรกิจจะบันทึกเงินสดที่มีอยู่เมื่อเริ่มต้นและเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาที่กำหนด ช่วงเวลานี้อาจเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์หรือหนึ่งเดือน ธุรกิจจะมีกระแสเงินสดเป็นบวกหากมีในบัญชี ณ สิ้นงวดมากกว่าเมื่อเริ่มงวด จะมีกระแสเงินสดติดลบหากมีเงินสดน้อยลงในตอนท้าย

การ จัดการกระแสเงินสด ให้ดีเป็นหนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้สำหรับธุรกิจของคุณ ไม่เพียงเท่านั้น ยังเป็นทักษะที่คุณสามารถนำไปใช้ในกิจการอื่นได้ เช่นเดียวกับการเงินส่วนบุคคลของคุณ

ความแตกต่างระหว่างกระแสเงินสดและความสามารถในการทำกำไร

กระแสเงินสดไม่เหมือนกับการทำกำไร ธุรกิจที่ทำกำไรยังคงไม่สามารถชำระค่าใช้จ่ายได้ ในทำนองเดียวกัน เพียงเพราะธุรกิจปฏิบัติตามภาระผูกพันทางการเงินทั้งหมดไม่ได้หมายความว่าธุรกิจจะทำกำไรได้

กำไรเป็นเงื่อนไขการบัญชีพื้นฐานสำหรับธุรกิจขนาดเล็กซึ่งมีอยู่จริงบนกระดาษเท่านั้น การวัดผลกำไรเป็นวิธีหนึ่งในการมองธุรกิจ ไม่ได้บอกคุณมากนักเกี่ยวกับวิธีที่ธุรกิจดำเนินไปในแต่ละวัน

วิธีคำนวณกำไร

ขั้นตอนแรกในการคำนวณกำไรคือการนำรายได้ทั้งหมดมาหักด้วยต้นทุนสินค้าที่ขาย ความแตกต่างคือกำไรขั้นต้นของคุณ

รายได้ – ต้นทุนขาย = กำไรขั้นต้น

ตัวอย่างเช่น หากคุณขายเก้าอี้โยกได้ 100,000 ดอลลาร์ และตัวเก้าอี้เองมีราคาขายส่ง 50,000 ดอลลาร์ กำไรขั้นต้นของคุณจะเท่ากับ 50,000 ดอลลาร์

รายได้: $100,000
ต้นทุนขาย -50,000 เหรียญสหรัฐ
กำไรขั้นต้น: $50,000

แน่นอน คุณอาจจะมีค่าใช้จ่ายอื่นนอกเหนือจากการซื้อเก้าอี้ ตัวอย่างเช่น คุณต้องการที่เก็บเก้าอี้ และคุณอาจต้องการแสดงโฆษณาเพื่อเพิ่มยอดขาย ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เรียกว่าค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และจะถูกหักออกจากกำไรขั้นต้นของคุณ

ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานรวมถึงค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่ที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับสิ่งที่คุณขาย เช่น ค่าเช่า อุปกรณ์ เงินเดือน และการตลาด

ขั้นตอนที่สองคือการลบค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานออกจากกำไรขั้นต้น ส่วนต่างคือกำไรสุทธิ

กำไรขั้นต้น – ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน = กำไรสุทธิ

รายได้: $100,000
ต้นทุนขาย: -50,000 เหรียญสหรัฐ
กำไรขั้นต้น: $50,000
ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน: -$35,000
กำไรสุทธิ: $15,000

หากกำไรสุทธิของคุณเป็นจำนวนบวก แสดงว่าคุณทำเงินได้ หากเป็นตัวเลขติดลบ แสดงว่าคุณเสียเงิน รายงานนี้โดยรวมเรียกว่างบกำไรขาดทุนหรือกำไรขาดทุน (P&L)

“ปัญหา” กับกำไร

ในส่วนที่เกี่ยวกับการจัดการกระแสเงินสดของธุรกิจขนาดเล็ก ปัญหาของงบกำไรขาดทุนคือการที่พวกเขาไม่ได้แสดงธุรกิจของคุณทั้งหมด ข้อมูลสำคัญบางส่วนขาดหายไป

1. การชำระหนี้

หากคุณมีเงินกู้ธุรกิจหรือเงินทุนเริ่มต้นอื่นๆ เพื่อชำระ จะไม่แสดงขึ้นที่นี่ เฉพาะดอกเบี้ยเงินกู้ดังกล่าวเท่านั้นที่รวมอยู่ในกำไรขาดทุน แม้ว่าการชำระหนี้จะกินเงินสดเป็นจำนวนมาก

2. ค่าอุปกรณ์

ในทำนองเดียวกัน หากคุณซื้ออุปกรณ์จำนวนมาก ค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะไม่แสดงในส่วนนี้ แต่ค่าใช้จ่ายนั้นจะกระจายไปตลอดอายุการใช้งานของอุปกรณ์ หากคุณใช้จ่าย 100,000 ดอลลาร์ในสายการผลิตกระป๋อง และคุณคิดว่าจะใช้เวลา 10 ปี งบกำไรขาดทุนของคุณจะแสดงค่าใช้จ่าย 10,000 ดอลลาร์ต่อปีเป็นเวลา 10 ปี แม้ว่าคุณจะต้องจ่ายทั้งหมดล่วงหน้าก็ตาม

3. ภาษี

โปรดทราบว่ากำไรสุทธิของคุณไม่ต้องเสียภาษี ณ จุดนี้ ซึ่งหมายความว่าจะหดตัวมากยิ่งขึ้น แม้ว่ากำไรทั้งหมดของคุณจะเป็นเงินสด คุณจะไม่สามารถใช้หมดได้ในที่เดียว

4. เงินสดที่ได้รับ

สุดท้าย ธุรกิจจำนวนมากใช้การบัญชีคงค้าง ซึ่งบันทึกรายได้แม้ว่าคุณจะยังไม่ได้รับเงินก็ตาม บนกระดาษ คุณอาจมียอดขาย 200,000 ดอลลาร์ แต่ถ้ายังไม่มีใครจ่ายเงินให้คุณ คุณก็ยังลำบากในการจ่ายบิล

นอกจากนี้ หากคุณมีสินค้าคงคลัง ผลิตภัณฑ์ทั้งหมดนั้นมีมูลค่าและรวมอยู่ในงบกำไรขาดทุนของคุณด้วย แน่นอน ในการดึงเงินสดออกจากสินค้าคงคลังของคุณ คุณต้องขายมันก่อน

คุณจัดการกระแสเงินสดและกำไรอย่างไร?

ในที่สุด การจัดการกระแสเงินสดก็ขึ้นอยู่กับจังหวะเวลา คุณอาจทำกำไรได้ตลอดระยะเวลาหนึ่งเดือนหรือหนึ่งปี แต่ไม่เกินวันหรือสัปดาห์ที่ระบุ ถ้าบิลของคุณครบกำหนดต้นเดือนแต่คุณจะไม่มีเงินในธนาคารจนถึงสิ้นเดือน แสดงว่าคุณมีปัญหากระแสเงินสด แม้ว่าตอนสิ้นเดือนคุณทำเงินเกิน คุณใช้จ่าย

นี่คือข้อตกลงกับกำไร: หากคุณไม่ได้ทำกำไรบนกระดาษ แสดงว่าคุณอยู่ในสถานะที่ไม่ดี คุณต้องเพิ่มรายได้หรือลดค่าใช้จ่ายหากต้องการทำธุรกิจต่อไป

แต่เพียงเพราะคุณมีกำไรไม่ได้หมายความว่าธุรกิจของคุณจะทำงานด้วยระบบอัตโนมัติได้ คุณยังต้องฝึกการควบคุมกระแสเงินสด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังเติบโต

เหตุใดการจัดการกระแสเงินสดจึงมีความสำคัญ

แม้ว่าอาจดูน่ากลัว แต่ก็มีประโยชน์ที่ชัดเจนในการควบคุมกระแสเงินสดและการจัดลำดับความสำคัญของการจัดการกระแสเงินสดที่มีประสิทธิภาพ

1. ทำนายการขาดแคลน

ประโยชน์แรกและชัดเจนที่สุดในการจัดการกระแสเงินสดและเงินทุนหมุนเวียนคือการรู้ล่วงหน้าว่าคุณจะมีปัญหาขาดแคลนเมื่อใด อย่าหาว่าคุณไม่สามารถเช่าได้หลังจากเช็คเด้งแล้ว ด้วยระบบที่ดี คุณจะคาดการณ์สัปดาห์ที่ขาดแคลนได้ บางครั้งอาจถึงเป็นเดือนได้ล่วงหน้า ซึ่งจะทำให้มีเวลาคิดแผน

ตัวอย่างเช่น:

• โทรหาเจ้าของบ้านและขอให้พวกเขานำเช็คไปขึ้นเงินในอีกสองสามวันต่อมา
• เลื่อนการจัดส่งออกไปสองสามสัปดาห์เพื่อเลื่อนการชำระอากรที่ศุลกากร
• จัดโปรเพิ่มยอดขายด่วน
• ไปเก็บของเพื่อเคลียร์ยอดค้างชำระ

2. ลดความเครียด

เชื่อหรือไม่ การจัดการกระแสเงินสดจะช่วยบรรเทาความเครียดได้มาก ความกังวลของผู้ประกอบการส่วนใหญ่เกี่ยวกับการจ่ายบิลมาจากการไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นและกังวลว่าสิ่งต่างๆ จะออกมาดีหรือไม่

จะดีกว่ามากที่จะรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น แม้ว่าแนวโน้มจะไม่ดีก็ตาม เมื่อคุณรู้ว่าคุณยืนอยู่ตรงไหน คุณจะรู้สึกพร้อม ที่สำคัญกว่านั้น คุณจะพร้อมที่จะรับมือกับมัน

3. รู้ว่าเมื่อไหร่จะเติบโต

เมื่อคุณจัดการกระแสเงินสด คุณจะรู้ว่าต้องใช้เงินเท่าไหร่ในการเติบโต โปรดจำไว้ว่า เพียงเพราะกำไรและขาดทุนของคุณบอกคุณว่ามีเงินเหลืออยู่ ไม่ได้หมายความว่าเงินดังกล่าวจะเกิดขึ้นในชีวิตจริง

ในทำนองเดียวกัน เพียงเพราะคุณมีเงินในธนาคาร $20,000 ไม่ได้หมายความว่าคุณสามารถใช้จ่ายได้ คุณอาจต้องใช้เพื่อชำระค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น เมื่อคุณดูกระแสเงินสดของคุณในช่วงสัปดาห์และหลายเดือน คุณจะรู้ว่าต้องเก็บเงินสดไว้เท่าไหร่และจะเก็บสะสมไว้หรือใช้จ่ายเพื่อการเติบโตได้มากน้อยเพียงใด

4. รับเลเวอเรจ

การจัดการกระแสเงินสดที่ดีจะทำให้คุณมีเลเวอเรจ หากคุณต้องการวงเงินสินเชื่อจากธนาคารเพื่อช่วยให้คุณผ่านพ้นช่วงที่ขาดไป หรือคุณต้องการให้ซัพพลายเออร์ให้เวลาคุณพักสักสองสามสัปดาห์โดยไม่กระทบต่อบริการ ระบบการจัดการกระแสเงินสดที่ดีจะช่วยสนับสนุนและสร้างความไว้วางใจให้กับคุณ

โดยทั่วไปแล้วธนาคารชอบที่จะเห็นการวางแผนประเภทนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณสามารถแสดงให้เห็นชัดเจนว่าคุณจะสามารถชำระคืนเงินได้เมื่อใด ซัพพลายเออร์มีแนวโน้มที่จะมีความยืดหยุ่นมากขึ้น หากคุณสามารถบอกพวกเขาได้อย่างชัดเจนว่าคุณจะจ่ายอย่างไรและเมื่อใด แทนที่จะตัดการสื่อสารเหมือนที่ธุรกิจส่วนใหญ่ทำในช่วงเวลาที่ยากลำบาก คนเหล่านี้ต้องการธุรกิจของคุณ และจะเต็มใจที่จะทำงานร่วมกับคุณผ่านช่วงที่ขึ้นๆ ลงๆ มากขึ้น หากพวกเขาสามารถไว้วางใจคุณได้

5. แม่นยำยิ่งขึ้น

กระแสเงินสดมีความแม่นยำมากกว่างบประมาณอย่างมาก งบประมาณบอกคุณว่าคุณต้องการเกิดอะไรขึ้น พวกเขากำลังคิดเพ้อฝันและผู้ประกอบการมองโลกในแง่ดีโดยธรรมชาติ ประมาณการกระแสเงินสดบอกคุณว่าเกิดอะไรขึ้นจริง ๆ เพื่อให้คุณสามารถจัดการกับมันได้ แม้ว่าจะไม่ใช่สิ่งที่คุณวางแผนไว้เมื่อต้นปีก็ตาม

พวกเราส่วนใหญ่ (รวมตัวเองด้วย) มักจะไม่คิดเกี่ยวกับการจัดการกระแสเงินสดและหวังว่าทุกอย่างจะออกมาดี แต่ก็ไม่คุ้มที่จะเสี่ยง คุณจะรู้สึกดีขึ้นจริง ๆ โดยการใช้เงินของคุณ

วิธีบริหารกระแสเงินสด

มีเครื่องมือที่ต้องจ่ายเงินจำนวนมากเพื่อช่วยจัดการกระแสเงินสด โดยส่วนตัวแล้ว ฉันคิดว่าอันที่ฟรีคืออันที่ดีที่สุด: Google ชีต ใครๆ ก็ใช้ Google สเปรดชีตเพื่อสร้างงบกระแสเงินสดได้ แม้ว่าจะเป็นกระบวนการแบบแมนนวล แต่ก็ใช้เวลาตั้งค่าไม่นาน และติดตามได้ง่าย

ที่สำคัญกว่านั้น ง่ายต่อการปรับแต่งทันทีและปรับให้เข้ากับความต้องการหรือสถานการณ์เฉพาะของคุณ คุณสามารถกว้างหรือเจาะจงเท่าที่คุณต้องการ และเวลาที่คุณใช้ในการสร้างและอัปเดตสเปรดชีตของคุณมีค่ามากสำหรับการทำความเข้าใจสถานการณ์ของคุณให้ชัดเจนยิ่งขึ้น

สเปรดชีตกระแสเงินสดเป็นโครงร่างของตำแหน่งที่เงินสดของคุณกำลังจะไป โดยจะแสดงให้คุณเห็นว่าเงินสดจะเข้าเมื่อใดและจะออกเมื่อใด และเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแสดงภาพการจัดการกระแสเงินสดและปรับวิธีการของคุณ

คุณควบคุมกระแสเงินสดของคุณได้อย่างไร?

วิธีที่ดีที่สุดในการควบคุมเงินของคุณคือการใช้งบกระแสเงินสด ในการจัดการเงินสดของธุรกิจขนาดเล็ก งบกระแสเงินสดคือบัญชีของเงินสดที่ไหลเข้าและออกจากธุรกิจในรอบระยะเวลาบัญชี เช่น เดือน ไตรมาส หรือปี แม้ว่าคุณจะสามารถติดตามกระแสเงินสดในช่วงเวลาใดก็ได้ที่ช่วย คุณเห็นว่าเงินของคุณไปไหน ลองใช้เครื่องคำนวณกระแสเงินสดของ Shopify

ธุรกิจส่วนใหญ่ทำงานได้ดีที่สุดโดยการวางแผนรายสัปดาห์ อย่างไรก็ตาม บางรายอาจต้องวางแผนรายวัน บางรายอาจต้องวางแผนรายเดือนเท่านั้น นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับคุณหากคุณต้องการรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดหรือเพียงแค่หมวดหมู่ของค่าใช้จ่าย การตัดสินใจเหล่านี้จะขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนของธุรกิจของคุณ

ในทำนองเดียวกัน บางธุรกิจจะสามารถคาดการณ์กระแสเงินสดได้อย่างแม่นยำเป็นเวลาหกเดือน ส่วนธุรกิจอื่นๆ เพียงสองสัปดาห์เท่านั้น โดยทั่วไป พยายามวางแผนสี่ถึงหกสัปดาห์ด้วยความถูกต้องตามสมควร หลักการทั่วไปที่ดีสำหรับการจัดการกระแสเงินสดของธุรกิจขนาดเล็กคือ ยิ่งคุณอยู่ไกลออกไปในอนาคต การคาดการณ์ของคุณก็จะยิ่งแม่นยำน้อยลงเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 1: คาดการณ์ค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนแรกคือการจัดวางภาระผูกพันทางการเงินที่กำลังดำเนินอยู่ทั้งหมดของคุณ เริ่มต้นด้วยการทำรายการของทุกสิ่งที่คุณต้องจ่าย ไม่ว่าจะเป็นค่าเช่า เงินเดือน ค่าโฆษณา ค่าธรรมเนียมซอฟต์แวร์ การชำระคืนเงินกู้ อะไรก็ได้ที่มาจากผลกำไรของคุณ

จดบันทึกว่ามีค่าใช้จ่ายอะไร ราคาเท่าไหร่ และถึงกำหนดชำระเมื่อไร คุณอาจจะลืมบางสิ่งไป ดังนั้นให้ตรวจสอบใบแจ้งยอดธนาคารและบัตรเครดิตของคุณเพื่อดูว่ามีค่าใช้จ่ายอื่นๆ อะไรบ้าง

ขั้นตอนที่ 2: คาดการณ์รายได้

ต่อไป ถึงเวลาคาดการณ์รายได้รายสัปดาห์ของคุณ ธุรกิจจำนวนมากประสบกับความผันผวนในการขาย ดังนั้นจึงอาจดูเหมือนเป็นงานศิลปะ พยายามทำให้แม่นที่สุด ยิ่งธุรกิจของคุณมั่นคงขึ้นเท่าไหร่ มันก็จะยิ่งง่ายขึ้นเท่านั้น

เริ่มต้นด้วยการเขียนรายได้ที่รับประกัน หากคุณขายการสมัครรับข้อมูลหรือมีสัญญาระยะยาว คุณจะมีความคิดที่ดีว่ากำลังจะเกิดอะไรขึ้น คุณสามารถประมาณได้ว่าตัวเลขเหล่านั้นจะขึ้น ลง หรือเท่าเดิม หากยอดขายส่วนใหญ่ของคุณมาจากลูกค้ารายแรก ก็จะเป็นการยากที่จะประมาณการ ถึงกระนั้น คุณควรมีความคิดที่ดีว่าจะคาดหวังอะไรในอีกไม่กี่สัปดาห์และหลายเดือนข้างหน้า ยิ่งเข้าใกล้ความเป็นจริงมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดประการหนึ่งในการจัดการเงินสดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กคือการดูข้อมูลในอดีตเพื่อช่วยในการคาดการณ์ ในหลายกรณี ยอดขายของคุณในสัปดาห์นี้เมื่อ 1 ปีที่แล้วจะแม่นยำกว่ายอดขายของคุณในสัปดาห์ที่แล้ว เนื่องจากข้อมูลที่ผ่านมาจะพิจารณารอบรายปีและฤดูกาลด้วย หากคุณเชื่อว่ายอดขายของคุณจะเพิ่มขึ้นเมื่อเทียบกับปีที่แล้ว คุณสามารถเพิ่มปริมาณได้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงการตกอยู่ในสถานการณ์ที่เลวร้าย

ขณะที่คุณคาดการณ์รายได้ในแต่ละสัปดาห์ ให้คำนึงถึงการลดลงของยอดขายเนื่องจากวันหยุดหรือช่วงเวลาของเดือนหรือปี เช่นเดียวกับการส่งเสริมการขายหรือข้อตกลงสำคัญที่จะส่งผลในเชิงบวกต่อรายได้ของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: เสียบข้อมูลของคุณ

มาถึงส่วนที่สนุกแล้ว นั่นคือการกรอกข้อมูลของคุณ ขั้นแรก คว้าสำเนาเทมเพลตการประมาณการกระแสเงินสดของคุณฟรี คุณสามารถกำหนดแถวสำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละรายการและแหล่งที่มาของรายได้แต่ละแห่งได้ คุณสามารถมีรายละเอียดหรือกว้างๆ ได้ตามต้องการ

ดูตัวอย่างการจัดการกระแสเงินสดของธุรกิจด้านล่างนี้

หากคุณขายผลิตภัณฑ์จำนวนมากในเว็บไซต์เดียว คุณอาจมีรายได้เพียงแหล่งเดียว หากคุณใช้หลายช่องทาง เช่น เว็บ การขายปลีก และงานแสดงสินค้า คุณอาจต้องการมีไลน์สำหรับแต่ละช่องทาง เพราะจะง่ายต่อการคาดการณ์

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเพิ่มรายได้ในสัปดาห์ที่จะพร้อมให้คุณใช้งาน โปรดทราบว่าอาจใช้เวลาสองสามวันกว่าจะเข้าบัญชีธนาคารของคุณ

ในทำนองเดียวกันกรอกค่าใช้จ่ายของคุณ บางส่วนจะเป็นรายสัปดาห์ รายปักษ์ รายปักษ์ รายเดือน บางตัวแปร คุณจะมีค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดมากมายปรากฏขึ้น ใช้แถวที่ชื่อ "อื่นๆ" เพื่อทำงานในสเปรดชีต

เพิ่มยอดเงินคงเหลือที่เปิดในสัปดาห์แรก สัปดาห์ถัดไปจะถูกคาดการณ์โดยอัตโนมัติตามการคาดการณ์รายได้และค่าใช้จ่ายของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: อัปเดตสเปรดชีตการฉายของคุณ

สเปรดชีตกระแสเงินสดของคุณเป็นเอกสารที่มีชีวิต หากคุณเก็บไว้เป็น Google ชีต จะใช้ได้ทุกที่ทุกเวลา คุณยังแชร์กับคนอื่นได้ง่ายๆ เช่น นักบัญชีหรือพนักงานคนอื่น

สเปรดชีตกระแสเงินสดที่ดีจะได้รับการอัปเดตเป็นประจำ เข้าสู่ระบบและอัปเดตยอดคงเหลือในธนาคารของคุณสัปดาห์ละครั้ง หากไม่ตรงกับการคำนวณก่อนหน้านี้ คุณควรหาสาเหตุ บางครั้งค่าใช้จ่ายที่คุณลืมเกี่ยวกับป๊อปอัปหรือคุณรู้ว่าคุณอาจมองโลกในแง่ดีเกินไปในการคาดการณ์รายได้ของคุณ

ถัดไป ซ่อนคอลัมน์ของเดือนที่แล้ว คุณจะไม่ต้องการมันอีกต่อไปเพราะมันผ่านมาแล้ว

สุดท้าย เพิ่มสัปดาห์ใหม่ของการคาดการณ์ในคอลัมน์สุดท้าย คุณต้องการวางแผนอย่างน้อยสี่ถึงหกสัปดาห์เสมอ เพื่อให้คุณสามารถวางแผนล่วงหน้าได้

ทุกครั้งที่คุณคาดการณ์การขาดแคลน ยอดดุลธนาคารที่ปิดจะแจ้งเตือนคุณโดยเปลี่ยนเป็นสีแดง ซึ่งจะแจ้งให้คุณทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง ในเทมเพลตที่มีให้ คุณจะเห็นว่ามีการคาดการณ์การขาดแคลนในเดือนที่สอง

หกวิธีง่ายๆ ในการปรับปรุงกระแสเงินสด

หากธุรกิจของคุณประสบปัญหาการจัดการเงินสดไม่ดี ต่อไปนี้คือ 7 วิธีในการปรับปรุงกระแสเงินสดในปัจจุบัน

1. เน้นการควบคุมสินค้าคงคลัง

โดยคำนึงถึงการจัดการกระแสเงินสด ให้พิจารณาอัปเดตสินค้าคงคลังเพื่อให้สะท้อนถึงระดับอุปสงค์และอุปทานในปัจจุบันในธุรกิจของคุณ ทำการวิเคราะห์ ABC บ่อยๆ เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณเพื่อดูว่าอะไรขายและไม่ขาย จากนั้น คุณสามารถเก็บสินค้าคงคลังเพิ่มเติมที่มีแนวโน้มว่าจะเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วและกำจัดสินค้าที่หมดสต็อกพร้อมส่วนลด

2. เช่าไม่ซื้อ

การเงินของธุรกิจขนาดเล็กนั้นยุ่งยากอยู่เสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่ท้าทาย คุณไม่ต้องการที่จะเป็นหนี้มาก แต่บางครั้งคุณต้องลงทุนในอุปกรณ์หรือสินค้าคงคลังที่จะจ่ายในระยะยาว แนวทางปฏิบัติที่ดีในการจัดการเงินสดคือการเช่ามากกว่าซื้อ เมื่อคุณเช่า คุณสามารถชำระเงินเล็กน้อยเมื่อเวลาผ่านไปและรักษากระแสเงินสดสำหรับการดำเนินงานประจำวันของคุณ นอกจากนี้ยังเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ดังนั้นคุณจึงสามารถหักภาษีได้

3. ส่งใบแจ้งหนี้ได้ทันที

ส่วนสำคัญอย่างหนึ่งของการจัดการกระแสเงินสดของธุรกิจขนาดเล็กคือการได้รับเงินโดยเร็วที่สุด หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ออกทันที ลูกหนี้จะเข้ามาเร็วขึ้น หากปกติแล้วคุณดำเนินการตามรอบการเรียกเก็บเงินรายเดือน ให้พูดคุยกับผู้ขายของคุณเพื่อแจ้งให้ทราบว่าคุณกำลังจะเปลี่ยนไปใช้รูปแบบใบแจ้งหนี้ตามความต้องการ คะแนนโบนัสหากคุณเสนอส่วนลดการจ่ายก่อนกำหนด

4. มองหาช่องทางอื่นของรายได้

หากสถานการณ์ของคุณกำลังเปลี่ยนแปลงและสร้างแรงกดดันต่อแหล่งรายได้ในปัจจุบันของคุณ ให้มองหาวิธีอื่นในการทำเงินออนไลน์ คุณอาจสามารถแทนที่แหล่งรายได้ที่ทำกำไรได้น้อยกว่าเป็นการชั่วคราวหรือถาวรด้วยช่องทางที่ง่ายกว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่า

ตัวอย่างเช่น การแพร่กระจายของ COVID-19 ทำให้ธุรกิจที่มีหน้าร้านจริงหลายแห่งต้องปิดตัวลงเนื่องจากการปิดภาคบังคับ แหล่งที่มาหลักของกระแสเงินสดสำหรับธุรกิจเหล่านี้คือการเดินเท้า เพื่อต่อสู้กับรายได้ที่ลดลง พวกเขากำลังย้ายธุรกิจออนไลน์และนำเสนอประสบการณ์การช็อปปิ้งที่แตกต่างกัน เช่น "ซื้อออนไลน์ ริมถนนรับของ" และตัวเลือกการจัดส่งในพื้นที่

สิ่งนี้สามารถช่วยทำให้การจัดการกระแสเงินสดของคุณง่ายขึ้นและลดความกดดันจากบรรทัดบนของคุณ

5. ตรวจสอบว่าซัพพลายเออร์เสนอส่วนลดการจ่ายก่อนกำหนดหรือไม่

วิธีหนึ่งในการรักษาเงินทุนหมุนเวียนและการจัดการกระแสเงินสดคือจ่ายให้ซัพพลายเออร์น้อยลง ซัพพลายเออร์บางรายอาจมีส่วนลดการจ่ายล่วงหน้าที่คุณไม่ทราบ การจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ของคุณก่อนกำหนดสามารถช่วยให้คุณประหยัดเงินและแม้กระทั่งปรับปรุงความสมบูรณ์ของความสัมพันธ์ในการจัดหาของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้ขายรายอื่นล่าช้าในการชำระเงินในสภาพธุรกิจที่ผิดปกติ

6. ใช้บัญชีออมทรัพย์ดอกเบี้ยสูง

เพื่อเพิ่มกระแสเงินสดให้สูงสุด ให้นำเงินเข้าบัญชีออมทรัพย์ของธุรกิจที่มีดอกเบี้ยสูง ค้นหาบัญชีที่ให้คุณมากกว่า 1% สำหรับการฝากเงินสดไว้ในนั้นด้วยเงินฝากขั้นต่ำที่ต่ำ สิ่งนี้สามารถปรับปรุงสถานะเงินสดของคุณทุกเดือน และช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับผลกระทบที่ไม่คาดฝันต่อลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ของคุณ

เรียนรู้เพิ่มเติม: วิธีใช้งบการเงินสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณ

รับเทมเพลตการประมาณการกระแสเงินสดฟรี

บริษัทส่วนใหญ่ไม่สามารถอยู่รอดได้หากไม่มีการจัดการกระแสเงินสดที่เหมาะสม แต่ใครๆ ก็ทำได้ ใช้เวลาในการจัดระเบียบตอนนี้ และมันจะเป็นเรื่องง่ายที่จะอยู่เหนือมัน

หากคุณยังไม่ได้ทำ อย่าลืมคว้าเทมเพลตกระแสเงินสดฟรี คุณสามารถเข้าถึงสเปรดชีตใน Google ไดรฟ์ คุณจะต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ของคุณเพื่อทำสำเนา

รับเทมเพลตฟรี

ภาพประกอบโดย ทิลล์ ลอเออร์