Change Control Board: บทบาท ความรับผิดชอบ และกระบวนการ

กำหนดว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงแผนโครงการในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการโครงการ เป็นไปไม่ได้ที่จะคำนึงถึงทุก สิ่ง ตั้งแต่สภาพอากาศ ห่วงโซ่อุปทาน ไปจนถึงคำขอเปลี่ยนแปลง บาง สิ่ง กำลังจะเกิดขึ้นกับกำหนดการและงบประมาณของคุณ นี่คือเหตุผลที่โครงการต่างๆ มีคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง

การจัดการโครงการเป็นแบบแผน แต่การเปลี่ยนแปลงไม่ใช่ หากมีการร้องขอการเปลี่ยนแปลง คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงจะแสดงให้เห็นว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้รับการจัดการอย่างไรโดยมีการหยุดชะงักของแผนโครงการน้อยที่สุด ความสำคัญของคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงต่อโครงการที่ประสบความสำเร็จและมีคุณภาพสูงไม่สามารถพูดเกินจริงได้

คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงคืออะไร?

คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงบางครั้งเรียกว่าคณะกรรมการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง เป็นกลุ่มคนจากทีมงานโครงการที่พบปะกันเป็นประจำเพื่อพิจารณาการเปลี่ยนแปลงโครงการ ผ่านกระบวนการตรวจสอบอย่างละเอียดนี้ คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงจะตัดสินใจเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของคำขอเปลี่ยนแปลงหรือให้คำแนะนำตามนั้น คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงประกอบด้วยตัวแทนของพื้นที่ทำงานที่เกี่ยวข้องของโครงการนอกเหนือจากผู้จัดการโครงการ มีแนวโน้มว่าจะมีผู้เชี่ยวชาญ ลูกค้า และผู้สนับสนุนรวมอยู่ด้วย แน่นอน ขึ้นอยู่กับโครงการและองค์กร ผู้อื่นอาจมีส่วนร่วม

โครงการขนาดใหญ่ที่มีหลายทีมทำงานร่วมกันมักจะมีคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงส่วนกลาง นอกเหนือจากกระดานการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับพื้นที่โครงการของพวกเขา ทีมเหล่านี้รายงานต่อคณะกรรมการการเปลี่ยนแปลงกลางซึ่งมีคำตัดสินขั้นสุดท้ายในเรื่องนี้ อาจมีกระดานเปลี่ยนไซต์สำหรับการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยที่ส่งผลกระทบเฉพาะไซต์ระยะไกลเท่านั้น

เมื่อคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงอนุมัติการเปลี่ยนแปลงแล้ว การเปลี่ยนแปลงจะต้องได้รับการจัดการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่มีมุมมองโครงการหลายแบบที่ช่วยให้คุณทำงานได้ตามที่คุณต้องการ ไม่ว่าคุณจะใช้มุมมองใดก็ตาม คุณสามารถสร้างแท็กหนึ่งหรือหลายแท็กและกรองตามความเหมาะสมเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงโครงการ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงทำอะไร?

คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงจะพิจารณาคำขอเปลี่ยนแปลงซึ่งจะได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดแล้ว การเปลี่ยนแปลงแตกต่างจากข้อกำหนดพื้นฐานที่กำหนดไว้เมื่ออนุมัติแผนโครงการ จากนั้นคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงจะอภิปรายข้อดีและข้อเสียของการเปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่สะท้อนถึงทุกแง่มุมของโครงการ ตั้งแต่ทีมไปจนถึงผู้ใช้ปลายทาง

โดยทุกคนที่ประเมินการเปลี่ยนแปลงจากมุมมองของพวกเขา คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงจะกำหนดว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นคุ้มค่ากับผลกระทบที่อาจมีต่อกำหนดการและงบประมาณของโครงการหรือไม่ เมื่อตัดสินใจแล้ว จะถูกส่งไปยังทีมงานโครงการและลูกค้า คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงไม่ใช่คำพูดสุดท้ายในเรื่องเสมอไป แม้ว่าคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงมักจะมีอำนาจ การตัดสินใจของคณะกรรมการก็ไม่ใช่ที่สิ้นสุดและมีผลผูกพันเสมอไป

เปลี่ยนบทบาทและความรับผิดชอบของคณะกรรมการควบคุม

บทบาทในคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงจะแตกต่างกันไปตามโครงการ องค์กร และอุตสาหกรรม โดยทั่วไป มีบทบาทพื้นฐานที่เหมือนกันในแผงควบคุมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด

ผู้จัดการ

ผู้จัดการเป็นผู้นำกลุ่ม ประสานงานกิจกรรม และดูแลการเปลี่ยนแปลงทุกด้าน กล่าวคือ พวกเขาจัดลำดับความสำคัญของคำขอเปลี่ยนแปลงและเป็นผู้นำในการประเมินผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลต่อโครงการ ผู้จัดการการเปลี่ยนแปลงมีหน้าที่จัดทำเอกสารกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงและแผนที่จำเป็นในการดำเนินการเปลี่ยนแปลง พวกเขายังเป็นผู้นำการประชุมคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง

ผู้อนุมัติ

ตามชื่อเรื่อง ผู้อนุมัติหรือผู้มีอำนาจในการเปลี่ยนแปลงจะตัดสินใจว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นได้รับอนุญาตหรือปฏิเสธ นี่อาจเป็นรายบุคคล ซึ่งมักจะเป็นผู้จัดการหรือผู้บริหาร แต่การตอบสนองยังสามารถวางอยู่บนกระดานควบคุมการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้พวกเขาสามารถตัดสินใจร่วมกันได้ ผู้อนุมัติทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้จัดการเพื่ออนุมัติและกำหนดทิศทางการเปลี่ยนแปลงในองค์กรและ/หรือโครงการ อย่างไรก็ตาม ในองค์กรขนาดเล็ก ผู้อนุมัติและผู้จัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นคนเดียวกัน

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจ

เป็นเรื่องปกติที่จะมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการจัดการการเปลี่ยนแปลงและมีส่วนร่วมในคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง นั่นหมายความว่าสามารถนำแผนกต่างๆ เข้ามาเพื่อทำความเข้าใจผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงได้ดียิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น สามารถเป็นตัวแทนของฝ่ายขายหรือฝ่ายการเงินได้ หากทีมเหล่านี้ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง

สมาชิกในทีม

ทีมที่ทำงานในโครงการมักจะเป็นคนที่ส่งการเปลี่ยนแปลงไปยังคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง พวกเขาจะบันทึกเหตุผลที่พวกเขาเชื่อว่าการเปลี่ยนแปลงมีความสำคัญและช่วยโครงการ พวกเขาไม่เพียงแต่แนะนำการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น แต่ยังเป็นผู้ที่จะดำเนินการ ตรวจสอบ และตอบสนองต่อปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ทีมเหล่านี้อาจเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์ ผู้ทดสอบ สำนักงานประกันคุณภาพ ทีมการตลาด ฯลฯ

ฝ่ายบริการลูกค้า/ฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิค/ตัวแทนฝ่ายช่วยเหลือ

ใครก็ตามที่รับผิดชอบในการโต้ตอบกับลูกค้าต้องมีที่ในคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง พวกเขาอยู่ในแนวหน้าของธุรกิจ ติดต่อกับผู้ที่ใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการจริง ๆ และมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งว่าการเปลี่ยนแปลงจะมีผลกระทบเชิงบวกหรือเชิงลบ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตเมทริกซ์ความเสี่ยงฟรีสำหรับ Excel

การพัฒนากระบวนการสำหรับคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง

ส่วนหนึ่งของการควบคุมการเปลี่ยนแปลงคือการมีกระบวนการ คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงสำหรับโครงการหรือองค์กร เป็นวิธีจับการเปลี่ยนแปลง ตรวจสอบ และยอมรับหรือปฏิเสธ

ขั้นตอนแรกคือการระบุความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจมาจากทีมงาน ผู้ผลิต หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นที่ใด การจับภาพเป็นสิ่งสำคัญที่จะเริ่มกระบวนการ

ถัดไป คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงจะถูกประกอบขึ้นหรือส่งคำขอเปลี่ยนแปลงไปยังคณะกรรมการเพื่อตรวจสอบ ดังที่กล่าวไว้ คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงประกอบด้วยผู้คนจากแต่ละขั้นตอนของวงจรชีวิตของโครงการ เพื่ออำนวยความสะดวกในการอภิปรายอย่างรอบรู้และจัดวางการเปลี่ยนแปลงในบริบทที่ใหญ่ขึ้น

เมื่อถึงจุดนี้คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงจะกำหนดผลลัพธ์และเป้าหมายของกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง มีการตั้งค่าไทม์ไลน์เพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงและเอกสารจะถูกสร้างขึ้นเพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงกับเป้าหมายของโครงการ

แทนที่จะตอบโต้ คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงจำเป็นต้องดำเนินการในเชิงรุกเมื่อต้องรับมือกับต้นทุนและกำหนดการเพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบที่สร้างความเสียหาย หากการเปลี่ยนแปลงได้รับการอนุมัติ คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงจะส่งไทม์ไลน์ตามด้วยขั้นตอนการทดสอบและการทำซ้ำ พวกเขาจะพบปะและหารือเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นต่อไป และทำให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นไปตามกำหนดเวลา

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ CCBs

ความสำคัญของคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงนั้นชัดเจน: หากไม่มีกระบวนการในการจัดการการเปลี่ยนแปลงโครงการ คุณอาจส่งผลกระทบในทางลบต่อไทม์ไลน์และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เราได้พูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดข้อแรกไปแล้ว ทำให้คณะกรรมการเป็นตัวแทนของตัวแทนโครงการที่หลากหลาย รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด เลือกสมาชิกในทีม ลูกค้า ซัพพลายเออร์ ฯลฯ

เมื่อคุณมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการเข้าร่วมแล้ว คุณต้องการกำหนดความรับผิดชอบของพวกเขาให้ชัดเจน เพื่อให้คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงมีประสิทธิภาพ ควรมีขนาดที่เหมาะสมในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและด้วยความเฉียบแหลมทางเทคนิคและทางธุรกิจที่เพียงพอ

เช่นเดียวกับที่คุณสร้างกฎบัตรสำหรับโครงการ คุณควรทำเช่นนั้นกับคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของคุณ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถกำหนดวัตถุประสงค์ของคณะกรรมการ ขอบเขตอำนาจหน้าที่ เกณฑ์และความรับผิดชอบในการเป็นสมาชิก ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และกระบวนการตัดสินใจ เมื่อแชร์ข้อมูลนี้จะทำให้ชัดเจนว่าคณะกรรมการทำอะไรและไม่ทำอะไร ซึ่งช่วยให้ดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ คุณยังต้องการทราบว่าคุณพบปะกันบ่อยเพียงใดและสิ่งใดที่กระตุ้นให้มีการประชุมพิเศษที่ไม่ได้วางแผนไว้

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการยอมรับในกระบวนการตัดสินใจเพื่อให้ทุกคนอยู่ในแนวเดียวกัน ซึ่งจะกำหนดว่าคุณกำหนดองค์ประชุมอย่างไร กฎเกณฑ์ใดที่ควบคุมกิจกรรมของคุณในคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง อำนาจที่ผู้จัดการของคณะกรรมการมี และหากการตัดสินใจของคณะกรรมการจำเป็นต้องให้สัตยาบันโดยผู้มีอำนาจที่สูงกว่า

อย่างที่คุณคาดหวัง การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นช่องทางและความถี่ในการอัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจน ควรมีสมาชิกที่รับผิดชอบในการปรับปรุงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านั้น ตามหลักการแล้ว ควรมีคลังข้อมูลหนึ่งแห่งเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนกำลังทำงานกับข้อมูลล่าสุด

อย่าลืมเกี่ยวกับขอบเขตการคืบ ควรเป็นหัวใจสำคัญของสมาชิกควบคุมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะผลักดันการเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลต่อขอบเขตของโครงการ เป็นหน้าที่ของคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่จะต้องดำเนินการตามคำขอเหล่านั้นอย่างจริงจังและปรับสมดุลกับไทม์ไลน์และต้นทุนของโครงการ

ProjectManager ช่วยจัดการการเปลี่ยนแปลงและโครงการอย่างไร

เพื่อให้มีคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพซึ่งส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ คุณต้องมีเครื่องมือที่เก็บข้อมูลแบบเรียลไทม์ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ช่วยให้ทีมโครงการและข้อมูลแบบเรียลไทม์ของคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้สามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น

ติดตามการเปลี่ยนแปลงด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

เราได้กล่าวถึงวิธีที่หลายมุมมองโครงการของเรามีแท็กเพื่อช่วยให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะที่พวกเขาย้ายผ่านโครงการ แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ทำได้มากกว่านั้น ให้มุมมองระดับสูงเกี่ยวกับความคืบหน้าและประสิทธิภาพของการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น คำนวณข้อมูลโดยอัตโนมัติและแสดงในกราฟที่มีสีสันซึ่งติดตามเมตริก 6 รายการ ต่างจากซอฟต์แวร์ที่ทรงพลังน้อยกว่า ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ และพร้อมใช้งานทุกเมื่อ

ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอัปเดตด้วยรายงานเพียงคลิกเดียว

เปลี่ยนแผงควบคุมต้องการข้อมูล แดชบอร์ดนั้นดีสำหรับภาพรวมทั่วไป แต่เมื่อพวกเขาต้องการเน้นสิ่งใดสิ่งหนึ่งและพิจารณาให้ละเอียดยิ่งขึ้น สามารถสร้างรายงานแบบคลิกเดียวสำหรับรายงานสถานะหรือพอร์ตโฟลิโอ เวลา ต้นทุน และอื่นๆ สามารถกรองรายงานทั้งหมดเพื่อให้สมาชิกคณะกรรมการสามารถมุ่งเน้นไปที่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากที่สุด รายงานยังสามารถแบ่งปันได้อย่างง่ายดายและมีหลายรูปแบบเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอัปเดตอยู่เสมอ

เนื่องจากมีแหล่งที่มาของความจริงของโครงการเพียงแหล่งเดียว ทั้งทีมโครงการและคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงสามารถทำงานกับข้อมูลเดียวกันได้ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเราเชื่อมต่อทีมไฮบริดได้ทุกที่ทุกเวลา แชร์ไฟล์ เพิ่มงาน และแสดงความคิดเห็นแบบเรียลไทม์ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสำนักงาน ภาคสนาม หรือทำงานจากที่บ้าน เรามีเครื่องมือในการทำงานร่วมกันและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณระบุ ติดตาม และรายงานการเปลี่ยนแปลงโครงการ จัดระเบียบงาน และเชื่อมต่อกับทีมของคุณเพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มุมมองโครงการที่หลากหลายของเราหมายความว่าแผนกที่ทำงานตามธรรมเนียมสามารถทำงานร่วมกับผู้ที่ทำงานในสภาพแวดล้อมที่คล่องตัว เป็นเครื่องมือไฮบริดที่ยืดหยุ่นได้อย่างแท้จริง ดูด้วยตัวคุณเอง เริ่มต้นวันนี้ฟรี