การจัดการการเปลี่ยนแปลงคืออะไร? อธิบายกระบวนการและแบบจำลอง

สิ่งหนึ่งที่แน่นอนคือการเปลี่ยนแปลงกำลังจะเกิดขึ้นในองค์กรหรือโครงการของคุณ ในการวางแผนและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้ดีที่สุด ก่อนอื่นต้องเข้าใจคำจำกัดความที่ชัดเจนของการจัดการการเปลี่ยนแปลง

การจัดการการเปลี่ยนแปลงคืออะไร?

คำว่าการจัดการการเปลี่ยนแปลงหมายถึงการดำเนินการ เครื่องมือ และแบบจำลองที่ใช้เพื่อจัดการการเปลี่ยนแปลงประเภทต่างๆ ทั้งในระดับโครงการหรือระดับองค์กร

มีกลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงในองค์กรหลายประการที่สามารถประยุกต์ใช้ในการจัดการงาน ทรัพยากร กระบวนการทางธุรกิจ และการจัดสรรงบประมาณ ตลอดจนการเปลี่ยนแปลงในองค์กรประเภทต่างๆ

ในระดับโครงการ คุณจะต้องตั้งค่ากรอบการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่รับประกันว่าการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดกับแผนโครงการจะได้รับการอนุมัติ นำไปใช้ และติดตามอย่างเหมาะสม เพื่อให้ลำดับเวลาของโครงการ งบประมาณ หรือทรัพยากรไม่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหันใดๆ ที่เกิดขึ้นกับ ขอบเขตเริ่มต้น กำหนดการ หรือพื้นฐานงบประมาณ

ProjectManager ช่วยคุณสร้างแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงและติดตามแบบเรียลไทม์ ไม่ว่าคุณจะจัดการการเปลี่ยนแปลงโครงการหรือการเปลี่ยนแปลงในองค์กร จัดทำแผนด้วยแผนภูมิ Gantt ที่มีประสิทธิภาพของเรา ซึ่งบรรจุแผนไว้ในไทม์ไลน์แบบภาพ เพื่อให้คุณเห็นทั้งหมดได้ในที่เดียว เพิ่มทรัพยากร งาน ระยะเวลา เหตุการณ์สำคัญ และการอ้างอิงงาน เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

โมเดลการจัดการการเปลี่ยนแปลง

การใช้โมเดลการจัดการการเปลี่ยนแปลงจะช่วยแนะนำทีมผ่านการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในระดับโครงการหรือองค์กร การปรับให้เข้ากับกระบวนการใหม่อาจเป็นเรื่องยาก แต่เมื่อคุณสร้างแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง คุณจะได้รับประโยชน์สำหรับองค์กรของคุณ โมเดลการจัดการการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้สามารถช่วยวางแผนและจัดการการเปลี่ยนแปลงขององค์กรได้

รูปแบบการจัดการการเปลี่ยนแปลงของ Lewin

เคิร์ต เลวิน นักจิตวิทยาชาวเยอรมัน-อเมริกัน ได้พัฒนารูปแบบการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่แบ่งการเปลี่ยนแปลงออกเป็น 3 ระยะ ได้แก่ เลิกหยุดนิ่ง เปลี่ยนแปลง และกลับสู่สภาพเดิม ระยะแรกเตรียมคุณให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง จากนั้นจึงดำเนินการ และสุดท้าย การเปลี่ยนแปลงนั้นจะมั่นคง

โมเดลการจัดการการเปลี่ยนแปลง 7-S ของ McKinsey

โมเดลที่เกี่ยวข้องมากกว่าของ Lewin เกี่ยวข้องกับองค์ประกอบเจ็ดประการ พวกเขาคือเอสทั้งเจ็ด ซึ่งได้แก่ กลยุทธ์ โครงสร้าง ระบบ ค่านิยมร่วมกัน สไตล์ พนักงาน และทักษะ ซึ่งแตกต่างจากของ Lewin คือไม่มีคำสั่งเฉพาะ ใช้เพื่อระบุถึงผลกระทบที่มีต่อกันเพื่อระบุจุดอ่อน

โมเดลการจัดการการเปลี่ยนแปลงของ Kotter

ดร. จอห์น พี. คอตเตอร์ เป็นศาสตราจารย์ด้านความเป็นผู้นำ กิตติคุณ จาก Harvard Business School เขาเป็นที่รู้จักในฐานะผู้คิดค้นกระบวนการแปดขั้นตอนในการเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง ซึ่งกลายเป็นเครื่องมือสำคัญในกลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลง

1. สร้างความเร่งด่วน
2. สร้างพันธมิตรที่ทรงพลัง
3. สร้างวิสัยทัศน์สำหรับการเปลี่ยนแปลง
4. สื่อสารวิสัยทัศน์
5. ขจัดอุปสรรค
6. สร้างชัยชนะในระยะสั้น
7. สร้างการเปลี่ยนแปลง
8. ยึดการเปลี่ยนแปลง

ทฤษฎีการจัดการการเปลี่ยนแปลงนี้เป็นการขยายสิ่งที่เป็นรากฐานของการจัดการการเปลี่ยนแปลง การจัดการการเปลี่ยนแปลงตั้งอยู่บนสี่เสาหลัก สิ่งเหล่านี้คือความมุ่งมั่นว่าจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลง การเตรียมการและการวางแผนสำหรับการเปลี่ยนแปลงนั้น การนำการเปลี่ยนแปลงนั้นไปใช้ และสุดท้ายคือการรักษาการเปลี่ยนแปลงนั้นไว้

รูปแบบการจัดการการเปลี่ยนแปลงของ ADKAR

วิธีการจากล่างขึ้นบนนี้มุ่งเน้นไปที่ผู้ที่อยู่เบื้องหลังการเปลี่ยนแปลง ADKAR เป็นตัวย่อที่ย่อมาจากความตระหนัก ความปรารถนา ความรู้ ความสามารถ และการเสริมแรง สิ่งเหล่านี้ไม่ได้อยู่ในลำดับใด ๆ แต่กล่าวถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง มีส่วนร่วมและสนับสนุนการเปลี่ยนแปลง รู้ว่าจะทำการเปลี่ยนแปลงอย่างไร มีทักษะและพฤติกรรมที่จำเป็นสำหรับการเปลี่ยนแปลง แล้วรักษามันไว้

โมเดลการเปลี่ยนสะพาน

ด้วยโมเดลนี้ คุณกำลังมุ่งเน้นไปที่ปฏิกิริยาทางอารมณ์ที่จะเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการนำไปใช้ โมเดลนี้พิจารณาว่าผู้คนตอบสนองต่อการสิ้นสุด สูญเสีย หรือปล่อยวางบางสิ่ง แทนที่จะจัดการกับการเปลี่ยนแปลงด้วยตัวเอง ประเด็นที่เป็นกลางหลังจากการเปลี่ยนแปลงเสร็จสิ้นและจากนั้นจึงเปิดรับการเริ่มต้นใหม่

กรอบการจัดการการเปลี่ยนแปลง Kubler-Ross

ตามห้าขั้นตอนของความเศร้าโศก วิธีนี้รับทราบปฏิกิริยาทางอารมณ์ที่ผู้คนต้องเปลี่ยนแปลง เช่นเดียวกับกระบวนการเศร้าโศกมีห้าขั้นตอน กระบวนการเปลี่ยนแปลงก็เช่นกัน ได้แก่ การปฏิเสธ ความโกรธ การต่อรอง ความหดหู่ใจ และการยอมรับ

Satir Change Management Model

แบบจำลองนี้เกี่ยวกับการวัดสภาวะทางอารมณ์ของพนักงานโดยการติดตามผลการปฏิบัติงานผ่านขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงทั้ง 5 ขั้น ได้แก่ สถานะที่เป็นอยู่ล่าช้า การต่อต้าน ความสับสนอลหม่าน การผสานรวม และสถานะที่เป็นอยู่ใหม่ ดังนั้นโมเดลนี้จึงเป็นเรื่องของการเตรียมตัวและยอมรับการเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่การระบุว่าอะไรจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง

รูปแบบการจัดการการเปลี่ยนแปลง PDCA

เรียกอีกอย่างว่าวงจร Deming แบบจำลองนี้ PDCA ย่อมาจาก plan, do, check และ act ขั้นตอนทั้งสี่นี้ช่วยในการปรับปรุงกระบวนการโดยการระบุปัญหา ทำการเปลี่ยนแปลงเพื่อแก้ไข ตรวจสอบ และดำเนินการ

ทฤษฎีเขยิบ

ตามชื่อที่บอกเป็นนัย ทฤษฎีนี้เกี่ยวกับการใช้คำแนะนำทางอ้อมที่ละเอียดอ่อนซึ่งอิงตามหลักฐานเพื่อเปลี่ยนพนักงานให้ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น เพื่อให้การดำเนินการนี้ประสบความสำเร็จ คุณต้องกำหนดการเปลี่ยนแปลง โดยคำนึงถึงมุมมองของพนักงาน เสนอหลักฐานว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นถูกต้องและเป็นทางเลือก รับฟังความคิดเห็น จำกัดตัวเลือก และเสนอผลสำเร็จในระยะสั้นเพื่อทำให้การเปลี่ยนแปลงมีความมั่นคง

กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

การจัดการการเปลี่ยนแปลงมีได้หลายรูปแบบ ตั้งแต่โครงการขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ เราทุกคนต้องรับมือกับการเปลี่ยนแปลง และไม่มีวิธีการเดียวที่จะมาถึง อย่างไรก็ตาม ต่อไปนี้คือขั้นตอนบางส่วนที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้เพื่อแนะนำคุณตลอดกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

1. กำหนดการเปลี่ยนแปลง

ขั้นแรก สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดว่าการเปลี่ยนแปลงคืออะไร และข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนั้น เพื่อให้คุณและทีมทราบวิธีดำเนินการต่อ ถามตัวเองเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง เช่น มีแผนหรือไม่มีแผน จะมีการเปิดตัวที่เพิ่มขึ้นหรือจะต้องมีการใช้งานที่เร็วขึ้น? คำถามเหล่านี้จะช่วยคุณรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้คุณสามารถสร้างแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ ตรวจสอบว่าคุณใช้คำสั่งเปลี่ยนแปลงเพื่อควบคุมการเปลี่ยนแปลงในโครงการ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอของคุณ

2. สร้างวิสัยทัศน์การเปลี่ยนแปลง

วิสัยทัศน์การเปลี่ยนแปลงของคุณคือคำอธิบายว่าองค์กรของคุณจะมีลักษณะอย่างไรหลังจากดำเนินการเปลี่ยนแปลงสำเร็จแล้ว คล้ายกับการวิเคราะห์ช่องว่าง โดยจะอธิบายความแตกต่างระหว่างสถานะปัจจุบันและสถานะในอนาคตที่ต้องการและผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับสำหรับโครงการหรือองค์กร

3. เลือกรูปแบบการจัดการการเปลี่ยนแปลง

มีรูปแบบการจัดการการเปลี่ยนแปลงหลายรูปแบบที่คุณสามารถเลือกได้ ซึ่งแต่ละรูปแบบมีข้อดีและข้อเสียแตกต่างกันไปตามลักษณะเฉพาะของโครงการหรือองค์กรของคุณ

4. สร้างแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงจะอธิบายถึงวิธีจัดการการเปลี่ยนแปลง ทั้งในระดับโครงการหรือระดับองค์กร โดยจะอธิบายถึงบทบาทและความรับผิดชอบในการจัดการการเปลี่ยนแปลง ใครอยู่ในคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง กระบวนการร้องขอการเปลี่ยนแปลงจะทำงานอย่างไร และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการการเปลี่ยนแปลง

5. รวบรวมทีมบริหารการเปลี่ยนแปลง

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณมีกลยุทธ์ แนวทาง และขั้นตอนทั้งหมดที่คุณจะใช้เพื่อจัดการการเปลี่ยนแปลง ตอนนี้คุณจะต้องมีทีมเพื่อดำเนินการ รวบรวมทีมข้ามสายงานเพื่อให้คุณมีมุมมองที่แตกต่างกันในการวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลง

6. ดำเนินการและติดตามการเปลี่ยนแปลง

งานจะไม่เสร็จสิ้นเมื่อคุณดำเนินการเปลี่ยนแปลงในโครงการหรือองค์กรของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องติดตามและติดตามผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงของคุณโดยใช้ข้อมูลและตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI)

เปลี่ยนเทมเพลตการจัดการ

ต่อไปนี้คือเทมเพลตฟรีบางส่วนที่สามารถช่วยคุณในการจัดการการเปลี่ยนแปลงในระดับโครงการ นอกจากนี้ เรายังมีเทมเพลตการจัดการโครงการมากมายที่จะช่วยคุณในการวางแผน กำหนดเวลา และการติดตาม

เปลี่ยนรูปแบบคำขอ

เทมเพลตฟรีนี้เหมาะอย่างยิ่งในการปรับปรุงกระบวนการขออนุมัติการเปลี่ยนแปลงของคุณ สามารถปรับแต่งและแบ่งปันกับทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย

เปลี่ยนเทมเพลตคำสั่งซื้อ

คำสั่งการเปลี่ยนแปลงเป็นเอกสารการจัดการการเปลี่ยนแปลงโครงการพื้นฐาน เทมเพลตฟรีนี้เหมาะสำหรับคุณในการเริ่มต้น

เปลี่ยนเทมเพลตบันทึก

เทมเพลตบันทึกการเปลี่ยนแปลงนี้เหมาะอย่างยิ่งในการติดตามทุกการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นระหว่างวงจรชีวิตโครงการของคุณ

ProjectManager ช่วยในการจัดการการเปลี่ยนแปลง

เมื่อคุณกำหนดกระบวนการของคุณแล้ว คุณต้องตัดสินใจว่าคุณต้องการใช้เครื่องมือใดในการจัดการกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงนั้น หลายทีมหันไปใช้เทมเพลต Excel แบบง่ายเพื่อแสดงรายการคำขอเปลี่ยนแปลงและติดตามความคืบหน้า โดยทั่วไปมีจุดข้อมูลหลายจุดที่คุณต้องการติดตามเมื่อคุณจัดการกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง:

• คำอธิบายคำขอเปลี่ยนแปลง
• ใครขอไว้
• ลำดับความสำคัญของรายการ
• ผู้รับมอบหมายรับผิดชอบการดำเนินการเปลี่ยนแปลง
• ดำเนินการเปลี่ยนวันที่แล้ว
• หมายเหตุ

นั่นเป็นวิธีง่ายๆ ในการติดตามกระบวนการทั้งหมด อย่างไรก็ตาม เครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบางอย่างช่วยให้คุณจัดการการเปลี่ยนแปลงโดยเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการของคุณ ตัวอย่างเช่น ใน ProjectManager คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงพร้อมกับความเสี่ยงและปัญหาต่างๆ ได้โดยตรงในซอฟต์แวร์

ประโยชน์ของการรวมการจัดการการเปลี่ยนแปลงเข้ากับเครื่องมือ PM ของคุณคือ:

• ติดตามการเปลี่ยนแปลงกับโครงการ
• แนบคำขอเปลี่ยนแปลงกับงานเฉพาะ
• รับอีเมลแจ้งเตือนเมื่อมีการอัปเดตการเปลี่ยนแปลง
• ติดตามการเปลี่ยนแปลงบนแดชบอร์ด

เมื่อการเปลี่ยนแปลงเชื่อมโยงกับโครงการเฉพาะ หรือแม้แต่เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงขององค์กรในโครงการของตนเอง การใช้เครื่องมือที่ช่วยให้กระบวนการของคุณก้าวไปข้างหน้าผ่านระบบอัตโนมัติและความสามารถในการติดตามสามารถช่วยได้ ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือใด อย่าลืมว่าต้องนำการเปลี่ยนแปลง ในขณะที่การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น การจัดการการเปลี่ยนแปลงต้องใช้ความเป็นผู้นำ

การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น แต่ไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสมในการจัดการการเปลี่ยนแปลงนั้น การเปลี่ยนแปลงไม่ใช่คุณที่กำกับโครงการ เพื่อให้มีกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่แข็งแกร่ง คุณต้องมีเครื่องมือการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีความสามารถ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์แก่คุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถระบุการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ จากนั้นคุณจะมีคุณลักษณะที่คุณและทีมของคุณต้องการเพื่อแก้ไขการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager ฟรีและจัดการการเปลี่ยนแปลงโดยทดลองใช้ฟรี 30 วัน