คำขอเปลี่ยนแปลง: วิธีการส่ง จัดการ และดำเนินการ

เราพูดอยู่เสมอ - การเปลี่ยนแปลงหลีกเลี่ยงไม่ได้ สุภาษิตนี้เป็นจริงสำหรับโครงการและองค์กรเช่นเดียวกับทุกสิ่งทุกอย่าง การเปลี่ยนแปลงสามารถรู้สึกเหมือนเป็นความไม่สะดวกหรือเป็นการตอบสนองต่อปัญหาที่ไม่คาดคิด และในขณะที่สิ่งนี้กำลังเกิดขึ้น คำขอเปลี่ยนแปลงยังสามารถเกิดขึ้นได้ตามธรรมชาติอย่างสมบูรณ์ และแม้กระทั่งในเชิงบวก ในรูปแบบที่ยิ่งใหญ่ของสิ่งต่างๆ เพราะท้ายที่สุด การเปลี่ยนแปลงคือวิวัฒนาการ

แล้วการเปลี่ยนแปลงจะนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้อย่างไร? เราสร้างระบบเพื่อเป็นแนวทางในการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ ระบบนี้ป้องกันความสับสนและความระส่ำระสายซึ่งอาจจมและดำเนินการได้ และทั้งหมดนี้เริ่มต้นด้วยคำขอเปลี่ยนแปลง

คำขอเปลี่ยนแปลงคืออะไร?

คำขอเปลี่ยนแปลงทำหน้าที่เป็นเอกสารที่เป็นทางการเหล่านี้และเป็นองค์ประกอบหลักของกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง เอกสารเหล่านี้ระบุถึงการปรับเปลี่ยนบางแง่มุมของโครงการหรือองค์กร ซึ่งโดยปกติแล้วจะอยู่ในระดับสูง เช่น ผลงานที่ส่งมอบได้ของโครงการหรือการดำเนินงานขององค์กร

คำขอเปลี่ยนแปลงสามารถมาจากภายในหรือภายนอกองค์กร และในขณะที่การเปลี่ยนแปลงที่ร้องขออาจแตกต่างกันอย่างมาก กระบวนการในการสร้างก็เหมือนกัน ความต่อเนื่องนี้ช่วยลดความยุ่งยากในกระบวนการสร้าง ส่ง ตรวจสอบและอนุมัติ (หรือปฏิเสธ) สิ่งเหล่านี้

ประเภทของคำขอเปลี่ยนแปลง

คำขอเปลี่ยนแปลงสามารถจัดเรียงเป็นหมวดหมู่ต่างๆ ได้ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการเปลี่ยนแปลง ต่อไปนี้เป็นคำขอเปลี่ยนแปลงที่สำคัญสี่ประเภทที่ควรทราบ ทั้งสี่นี้สามารถนำไปใช้กับทั้งโครงการและองค์กรโดยรวม

• การเปลี่ยนแปลงปกติ: คำขอเปลี่ยนแปลงปกติระบุถึงการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในการดำเนินการ ระบบที่มีอยู่ โครงสร้างพื้นฐาน ฯลฯ ประเภทนี้ไม่ใช่เรื่องแปลก แต่หมายความถึงการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญและกว้างขวางซึ่งจำเป็นต้องทำ และอย่างที่คุณจินตนาการได้ คำขอเปลี่ยนแปลงตามปกติมักส่งผลให้เกิดคำขอเพิ่มเติม
• การเปลี่ยนแปลงมาตรฐาน: คำขอเปลี่ยนแปลงมาตรฐานเสนอการเปลี่ยนแปลงที่มีความเสี่ยงต่ำซึ่งเกิดขึ้นบ่อยครั้ง ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว การเปลี่ยนแปลงหลายอย่างเกิดขึ้นได้ตามธรรมชาติตลอดโครงการหรือในองค์กร การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ถือได้ว่าเป็นวิวัฒนาการ เป็นข้อเสนอที่สรุปสิ่งที่จำเป็นต้องแก้ไข แต่การปรับเปลี่ยนเองจะเป็นไปตามระบบที่มีอยู่ก่อน
• การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ: คำขอเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่เสนอการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญซึ่งจะต้องใช้เงินทุนจำนวนมาก การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่มีความเสี่ยงสูง แต่ก็สามารถเก็บเกี่ยวผลตอบแทนสูงได้เช่นกัน การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อย และหากจัดการได้ไม่ดี ก็สามารถสร้างความเสียหายร้ายแรงได้ อย่างที่กล่าวไปแล้ว พวกมันจำเป็นต้องทำการปรับเปลี่ยนอย่างสุดโต่ง
• การเปลี่ยนแปลงฉุกเฉิน: คำขอเปลี่ยนแปลงฉุกเฉินเป็นข้อเสนอที่มีลำดับความสำคัญสูงสำหรับการเปลี่ยนแปลงทันที โดยทั่วไปแล้วประเภทนี้เป็นผลมาจากความผิดพลาดหรือบางสิ่งที่ไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ และสามารถใช้เพื่อป้องกันสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดเหล่านี้ไม่ให้สร้างความเสียหาย

วัตถุประสงค์ของคำขอเปลี่ยนแปลงคืออะไร?

ในโครงการหรือองค์กรใดๆ มีความเป็นไปได้ที่กระบวนการหรืองานจะต้องเปลี่ยนแปลง มีคำขอเปลี่ยนแปลงเพื่อจัดทำเอกสารรายละเอียดอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับประเด็นที่จำเป็นต้องแก้ไข จุดประสงค์ของพวกเขาคือการขอแก้ไขและควบคุมการเปลี่ยนแปลงนี้

การปรับเปลี่ยนเหล่านี้อาจมีความจำเป็นเมื่อเป้าหมายและวัตถุประสงค์ระดับสูงและ/หรือผลงานของโครงการเปลี่ยนแปลงหรือถูกเพิ่มเข้าไป ตัวอย่างเช่น ลูกค้าอาจต้องการเปลี่ยนผลลัพธ์ของโครงการ บริษัทอาจต้องการขยายภารกิจ องค์กรอาจต้องการปรับปรุงการสื่อสารหรือการดำเนินงานภายใน รายการดำเนินต่อไป ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงคืออะไร คำขอเปลี่ยนแปลงจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่เสนอ

คำขออย่างเป็นทางการเหล่านี้แสดงรายการข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด จากนั้นจึงส่งต่อไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย (หรือคณะกรรมการหรือกลุ่มบุคคล) เพื่อขออนุมัติ คำขอเปลี่ยนแปลงจะสรุปทุกสิ่งที่จำเป็นต้องรู้และทำให้กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีความคืบหน้าง่ายขึ้น

คำขอเปลี่ยนแปลงควรรวมอะไรบ้าง

ไม่ว่าจะมีการร้องขอการเปลี่ยนแปลงประเภทใด มีพื้นฐานบางประการที่คุณควรแน่ใจว่าครอบคลุม เริ่มต้นด้วยองค์ประกอบหลักเหล่านี้ และสร้างคำขอเปลี่ยนแปลงที่เหลือของคุณ

• ชื่อ
• หมายเลขประจำตัวประชาชน
• ประเภทคำขอ
• ที่มา: คำขอภายในหรือภายนอก
• คำอธิบายสั้น

คุณอาจต้องการใส่รายละเอียดเพิ่มเติม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของการเปลี่ยนแปลงหรือองค์กรหรือโครงการ วิธีนี้ใช้ได้อย่างสมบูรณ์ แต่คุณจะต้องทำให้ส่วนเพิ่มเติมเหล่านี้สั้นและน่าฟัง และต้องแน่ใจว่ารูปแบบของคำขอแต่ละรายการมีความสอดคล้องกันมากที่สุด

วิธีการสร้างกระบวนการเปลี่ยนแปลง

สิ่งสำคัญคือต้องมีระบบประมวลผลคำขอที่เป็นรูปธรรม สิ่งนี้จะสร้างชุดของขั้นตอนที่ทุกคนสามารถปฏิบัติตามและลดข้อผิดพลาดได้ สิ่งนี้จะดูแตกต่างออกไปขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม องค์กร หรือโครงการ แต่มีบางประเด็นที่เป็นสากลที่พวกเขาต้องเผชิญ ต่อไปนี้คือบางส่วนที่ควรเน้น:

1. ตัดสินใจว่าจะรวมคำขอเปลี่ยนแปลงใด

คำขอเปลี่ยนแปลงอาจส่งผลกระทบในหลายๆ ด้านของโครงการ แม้แต่กับทั้งองค์กร แต่ไม่ว่าจะส่งคำขอประเภทใด คำขอทั้งหมดควรมีองค์ประกอบเดียวกันและตอบคำถามเดียวกัน ความสอดคล้องในการจัดรูปแบบนี้ทำให้บันทึกได้ดีขึ้นและการรายงานที่ละเอียดยิ่งขึ้น

เนื่องจากความสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญ หลายองค์กรจึงเลือกใช้เทมเพลตเมื่อสร้าง เทมเพลตเหล่านี้ทำให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการ เนื่องจากคุณคุ้นเคยกับการจัดรูปแบบอยู่แล้ว เทมเพลตยังช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีรายละเอียดเหลืออยู่

2. กำหนดประเภทและขอบเขตของคำขอเปลี่ยนแปลง

ดังที่เราได้แสดงให้เห็น คำขอเปลี่ยนแปลงมีหลายประเภท แต่ละคำขอมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง ในการส่งและดำเนินการอย่างเหมาะสม คุณต้องรู้ว่าเป็นประเภทใด ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญจะได้รับการจัดการที่แตกต่างจากการเปลี่ยนแปลงปกติ

ทั้งหมดควรมีข้อมูลหลักเหมือนกัน แต่จะมีความแตกต่างบางประการขึ้นอยู่กับประเภทของคำขอ วิธีหนึ่งที่แน่นอนในการตัดสินใจว่าความแตกต่างเหล่านี้จะมีลักษณะอย่างไรคือการกำหนดขอบเขตของคำขอ กล่าวอีกนัยหนึ่งการเปลี่ยนแปลงที่คุณร้องขอจะมีผลอย่างไร? การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำจะกว้างไกลแค่ไหน?

3. สร้างห่วงโซ่การสื่อสาร

การส่งคำขอไม่ใช่จุดสิ้นสุดของกระบวนการ อันที่จริง การส่งมักจะเริ่มการสนทนาที่ยาวขึ้นเท่านั้น ไม่ว่าคำขอเปลี่ยนแปลงจะได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธหรือไม่ มีความเป็นไปได้ที่จะเกิดการสลับไปมาระหว่างบุคคลที่ส่งคำขอกับบุคคลที่รับผิดชอบในการตรวจสอบ

เนื่องจากคำขอเปลี่ยนแปลงมักจะเริ่มต้นการสนทนาเหล่านี้ สิ่งสำคัญคือต้องระบุว่าจะพูดถึง "การแก้ไข" เหล่านี้อย่างไรหรือจะถามคำถาม แต่ละฝ่ายต้องรู้ว่าจะพูดกับใครและจะพูดอย่างไรในคำถาม ข้อกังวล วิพากษ์วิจารณ์ ฯลฯ เมื่อมีระบบที่กำหนดไว้แล้ว สิ่งนี้จะช่วยลดความขัดแย้งและปรับปรุงประสิทธิภาพ

4. กำหนดขั้นตอนต่อไป

เมื่อได้รับอนุมัติ ก็ถึงเวลาดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่เป็นผลลัพธ์ นี้มักจะตกอยู่กับบุคคลหลายคนและอาจเกี่ยวข้องกับแผนกต่างๆ บางทีส่วนที่สำคัญที่สุดในการสร้างกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงก็คือการตัดสินใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นหลังจากคำขอได้รับการอนุมัติ

แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติอาจแตกต่างกันอย่างมาก แต่ขั้นตอนหลังการอนุมัติควรเหมือนกัน ซึ่งรวมถึงการจัดประชุมและกรอกแบบฟอร์มที่จำเป็น กุญแจสำคัญคือการมีระบบในการรับคำขอที่ได้รับอนุมัติจากเอกสารและเปลี่ยนให้เป็นจริง

ProjectManager ช่วยจัดการการเปลี่ยนแปลงในโครงการของคุณอย่างไร

เมื่อสร้างและส่งคำขอเปลี่ยนแปลง จำเป็นต้องมีเครื่องมือเอกสารที่เหมาะสม ตลอดระยะเวลาของโครงการ คุณจะต้องจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสารต่างๆ เพื่อให้ทุกอย่างเป็นเรื่องง่ายสำหรับทุกคนในการค้นหาและไม่มีอะไรสูญหาย ProjectManager ให้คุณอัปโหลดเอกสารทั้งหมดที่คุณต้องการไปยังโครงการของคุณ โดยมีพื้นที่ไฟล์ไม่จำกัด

และถ้าคุณต้องการระบุรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับคำขอเปลี่ยนแปลง เพียงแค่แสดงความคิดเห็นในเอกสารและแท็กสมาชิกในทีมที่คุณต้องการแสดง สิ่งนี้ทำให้ไม่จำเป็นต้องส่งอีเมล PDF กลับไปกลับมาและรวมการติดต่อทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว

การรักษาคำขอเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวยังทำให้ง่ายต่อการดำเนินการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง เนื่องจากคำขอเหล่านี้อยู่ในพื้นที่เดียวกับแผนโครงการ กำหนดการ แดชบอร์ด เครื่องมือการจัดการงาน และอื่นๆ คุณจึงปรับเปลี่ยนได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้งและเริ่มทำงานได้ทันที

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่จัดการการเปลี่ยนแปลงในโครงการของคุณด้วยคุณสมบัติที่จะแนะนำคุณในทุกขั้นตอน ระบุสิ่งที่ต้องการเปลี่ยนแปลง วางแผนการเปลี่ยนแปลง แล้วติดตามความคืบหน้าทั้งหมดด้วยเครื่องมือเดียวกัน ควบคุมการเปลี่ยนแปลงโครงการทั้งหมดโดยลองใช้ ProjectManager ฟรีวันนี้