การสื่อสารที่ประสบความสำเร็จในที่ทำงาน: คำแนะนำที่ชัดเจนจาก Loryn Cole ของ Copyblogger

เนื่องจากเมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันสนใจการปรับแต่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เราทุกคนสามารถทำได้เพื่อพัฒนาทักษะการสื่อสารของเรา (แม้ว่าเราจะภูมิใจในตัวเองอยู่แล้วก็ตาม) ฉันต้องการพูดคุยกับ Loryn Cole เพื่อนร่วมงานของฉันเกี่ยวกับหัวข้อนี้

Loryn เป็นนักวิเคราะห์ข้อมูลของ Copyblogger และเราแบ่งปันสไตล์ที่คล้ายกันเมื่อพูดถึงการสื่อสาร

บางคนอาจเรียกว่า การสื่อสารมากเกินไป

เราเรียกว่าการ หลีกเลี่ยงการสื่อสารผิดพลาด

นี่คือบทสนทนาของฉันกับ Loryn เกี่ยวกับการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จในที่ทำงาน

หากคุณต้องการ "คุณร็อค!" มากขึ้น การตอบกลับอีเมลจากเพื่อนร่วมงานลูกค้าหรือเจ้านายของคุณลองดูสิ

ถาม: องค์ประกอบใดบ้างที่ประกอบเป็นประเภทของอีเมลหรือบันทึกโครงการที่คุณชอบอ่าน

Loryn: ฉันมักจะชอบอีเมลและบันทึกโครงการที่มีคุณสมบัติที่ขัดแย้งกันสองประการ: มีความชัดเจนและกระชับ แต่ครอบคลุมและครอบคลุมหลากหลาย

การสื่อสารโครงการที่ดีใช้คำไม่กี่คำในการสื่อสารสิ่งที่สำคัญ แต่ต้องแน่ใจว่าครอบคลุมรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดด้วย

การเขียนสั้น ๆ แต่เนื้อหาละเอียดถี่ถ้วน

ฉันรู้สึกขอบคุณเช่นกันเมื่อผู้คนใช้เวลาเขียนเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ บ่อยครั้งที่เราคิดว่าสิ่งเหล่านี้ชัดเจนสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องและอาจจะเป็นเรื่องจริงในบางครั้ง แต่ก็ไม่เป็นความจริงตลอดเวลา

หากคุณไม่ได้เขียนสิ่งอื่นใดเกี่ยวกับโครงการให้จดเป้าหมายกลยุทธ์หรือวัตถุประสงค์ของคุณเพราะหากคุณพลาดอย่างอื่นสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้เพื่อนร่วมทีมเติมเต็มช่องว่างและเป็นเจ้าของโครงการได้

ถาม: คุณสามารถอธิบายรายละเอียดที่ คุณเขียน เพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับจะชอบอ่านอีเมลหรือบันทึกโครงการของคุณหรือไม่?

Loryn: ฉันไม่สามารถพูดได้อย่างแน่นอนว่าคนอื่น ชอบ อ่านอีเมลของฉันหรือไม่… แต่ฉันสามารถพูดได้ว่าฉันพยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้อ่านง่าย ซึ่งหมายถึงการใช้เครื่องหมายวรรคตอนและการจัดรูปแบบจำนวนมากแทนประโยคเต็มและจะแบ่งย่อหน้าเสมอเมื่อยาวเกินสองถึงสามบรรทัด

การเขียนอีเมลทำให้ฉันนึกถึงคำพูดของ Mark Twain เสมอ -“ ฉันไม่มีเวลาเขียนจดหมายสั้น ๆ ดังนั้นฉันจึงเขียนจดหมายยาว ๆ แทน”

เราลืมไปว่าการเขียนอีเมลที่กระชับและมีประโยชน์หรือคำอธิบายโครงการต้องได้ผล

คุณไม่สามารถคาดหวังว่าร่างบันทึกที่ยุ่งเหยิงฉบับแรกของคุณจะเหมาะสมกับผู้ที่ต้องดำเนินการในโครงการ

ช้าลงใช้เวลาของคุณและเอาใจใส่กับคนที่จะต้องดำเนินการกับคำพูดของคุณ

ถาม: คุณมีกระบวนการตรวจสอบการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนที่จะส่งหรือโพสต์หรือไม่?

Loryn: ไม่เฉพาะอย่างยิ่ง แต่ฉันพยายาม จำกัด งานที่คนต่อไปจะต้องทำโดยการเชื่อมโยงทรัพยากรและเอกสารที่สำคัญ

ตัวอย่างเช่นหากฉันอ้างอิงเอกสารฉันก็ลิงก์ไปหรืออย่างน้อยก็บอกพวกเขาว่าจะหาได้ที่ไหน

และแน่นอนฉันทบทวนสิ่งที่ฉันเขียนเพื่อความชัดเจนไวยากรณ์ความสามารถในการอ่านและความละเอียดถี่ถ้วน

ถาม: คุณจัดการวิธีต่างๆในการสื่อสารในที่ทำงาน (อีเมล, Skype, Slack, Trello ฯลฯ ) อย่างไร

Loryn: แต่ละแพลตฟอร์มให้บริการช่องทางการสื่อสารที่แตกต่างกันซึ่งหมายความว่าบางครั้งคุณต้องเพิ่มสองเท่า

ตัวอย่างเช่นเมื่อฉันทำรายงานเกี่ยวกับโครงการที่เสร็จสมบูรณ์แล้วฉันจะเพิ่มรายงานลงในการ์ด Trello จากนั้นส่งรายงานไปยังทีมใน Slack พร้อมกับสรุปสั้น ๆ

ฉันทำเช่นนี้เพราะโดยทั่วไป Slack เป็นสื่อที่ดีกว่าสำหรับการโต้ตอบที่เร็วขึ้น - โดยหลักการแล้วฉันต้องการให้ผู้คนอ่านรายงาน (หรืออย่างน้อยก็สรุป) และถามคำถามเกี่ยวกับเรื่องนี้ ฉันพบว่าสิ่งนี้ไม่ค่อยเกิดขึ้นกับเครื่องมือการจัดการโครงการเช่น Trello

แต่รายงานนี้จำเป็นต้องโพสต์บน Trello ด้วยเนื่องจากเป็นส่วนสำคัญของเอกสารโครงการของเรา ในอนาคตหากมีคนกลับมาดูสิ่งที่เราทำในโครงการนี้ฉันต้องการให้พวกเขามีรายงานเกี่ยวกับความพยายามของเรา

ดังนั้นในการจัดการแพลตฟอร์มการสื่อสารของคุณคุณต้องตระหนักถึงวิธีการใช้งานแต่ละแพลตฟอร์มและข้อมูลประเภทใดที่เพื่อนร่วมทีมของคุณคาดหวังว่าจะพบในแต่ละแพลตฟอร์ม

แม้ว่าจะหมายความว่าคุณแชร์ข้อมูลที่ซ้ำกันข้ามแพลตฟอร์มเป็นครั้งคราว แต่ก็ยังดีกว่าที่จะไม่มีข้อมูลที่จำเป็น

ถาม: เหตุใดการสื่อสารผิดพลาดในที่ทำงานจึงน่าหงุดหงิด

Loryn: การสื่อสารเป็นหัวใจสำคัญของที่ทำงานสมัยใหม่ - และนี่เป็นเรื่องจริงยิ่งขึ้นสำหรับ บริษัท ที่อยู่ห่างไกลเช่นเรา

หากไม่มีการสื่อสาร (ซึ่งรวมถึงเอกสารประกอบ) การทำงานระยะไกลจะกลายเป็นเกมวงกลมของ“ ไฟล์นั้นอยู่ที่ไหน” และ“ มีใครรู้วิธีทำบ้าง” และ“ เมื่อไหร่ที่เราจะเปิดตัว eBook ใหม่อีกครั้ง”

เรามักจะคิดว่าการสื่อสารผิดกันในที่ทำงานเป็นกรณีของความเข้าใจผิดซึ่งทั้งสองฝ่ายคิดแตกต่างกันเกี่ยวกับงานและจบลงด้วยการสร้างเป้าหมายสุดท้ายที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง

และอาจเกิดขึ้นได้ในบางครั้ง แต่บ่อยครั้งสิ่งที่ฉันได้เห็นก็คือการสื่อสารผิดพลาดเรื้อรัง (และการสื่อสารระหว่างกัน) มักก่อให้เกิดความสับสนและความระส่ำระสาย และเมื่อเวลาผ่านไปความระส่ำระสายนั้นจะบั่นทอนความรู้สึกของเพื่อนร่วมงานของคุณ

ในตอนแรกผู้คนจะขอในสิ่งที่หาไม่ได้หรือคิดออกด้วยตนเอง แต่เมื่อเวลาผ่านไปการถามอย่างต่อเนื่องว่าสิ่งต่างๆอยู่ที่ไหนหรือทำงานพื้นฐานอย่างไรโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสิ่งต่างๆเปลี่ยนแปลงไปและทำให้ทีมรู้สึกไม่ปะติดปะต่อและแปลกแยก

ด้วยการสื่อสารที่ไม่ดี บริษัท ของคุณจะทำหน้าที่เหมือนเพื่อนที่พยายามทำอาหารเย็นในบ้านเช่าริมทะเลสาบ ในท้ายที่สุดคนหนึ่งหรือสองคนจบลงด้วยการทำทุกอย่างในขณะที่คนที่เหลือเริ่มเกมไพ่ต่อต้านมนุษยชาติ

เพื่อให้พนักงานของคุณทำงานได้ดีที่สุดสำนักงานของคุณควรทำงานเหมือนครัวมืออาชีพมากขึ้นซึ่งทุกคนรู้ว่าบทบาทของตนคืออะไรและจะหาทุกสิ่งที่ต้องการได้จากที่ใด

ถาม: หากมีการสื่อสารมากเกินไปจะกลายเป็นภาระของทุกคนที่เกี่ยวข้องเมื่อใด

Loryn: การสื่อสารมาก เกินไป อาจกลายเป็นภาระเมื่อเพื่อนร่วมทีมไม่ได้อยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับวิธีใช้เครื่องมือสื่อสารของพวกเขา

ตัวอย่างเช่นหากเพื่อนร่วมทีมเพียงคนเดียวเคยสื่อสารข้อมูลสำคัญใน Slack และใช้“ @channel” ในทุกข้อความมันจะสร้างความรำคาญและไม่เป็นประโยชน์อย่างรวดเร็วจากนั้นคนอื่นจะต้องแปลข้อมูลนั้นเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการ

ทีมจำเป็นต้องมีแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีใช้เครื่องมือและข้อมูลใดอยู่ที่ไหน

แต่การสื่อสารมากเกินไปเกี่ยวกับข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจกลายเป็นเรื่องยุ่งยากได้เช่นกัน

การสื่อสารเกี่ยวกับข้อเท็จจริงมากเกินไป (“ เราจะเปิดตัวเมื่อไหร่”“ เราใช้หน้า Landing Page อะไร”) สร้างความสับสนและน่าหงุดหงิดให้กับทุกคน การสื่อสารเกินขนาดนี้ควรได้รับการแก้ไขด้วยกระบวนการและเอกสารที่ดีกว่าการถามกลับไปกลับมา

ถาม: การสื่อสารที่ดีขึ้นเกี่ยวข้องกับผลผลิตที่เพิ่มขึ้นอย่างไร

Loryn: คำตอบง่ายๆสำหรับคำถามนี้คือกระบวนการและเอกสารที่ดีช่วยประหยัดเวลา - ถ้าทุกคนรู้ว่าสิ่งต่างๆอยู่ที่ไหนคนก็สามารถทำงานได้เร็วขึ้นเช่นเดียวกับการเปรียบเทียบในครัวมืออาชีพที่ฉันกล่าวไว้ก่อนหน้า

แต่ที่สำคัญกว่านั้นคือเมื่อทุกคนรู้ว่าจะหาข้อมูลที่ต้องการได้ที่ไหนและจะสื่อสารอย่างไรเพื่อนร่วมทีมจะรู้สึกเป็นเจ้าของงานของพวกเขามากขึ้นและบทสนทนาก็เริ่มจาก“ ฉันจะหาของได้ที่ไหน” ถึง“ เราจะทำให้ดีขึ้นได้อย่างไร”

ผลผลิตไม่ได้เป็นเพียงแค่การทำสิ่งต่างๆให้สำเร็จ มันเกี่ยวกับการทำสิ่งที่ถูกต้องและทำให้บรรลุเป้าหมายของคุณ

หาก บริษัท ของคุณมีการสื่อสารที่ไม่ดีคุณและเพื่อนร่วมทีมอาจจะรู้สึกหนักใจและวุ่นวาย ด้วยการสื่อสารที่ดีขึ้นคุณอาจรู้สึกยุ่งน้อยลงและคุณจะสามารถมุ่งเน้นไปที่โครงการความคิดริเริ่มและคำถามที่ทำให้งานและ บริษัท ของคุณดีขึ้นได้

ถาม: มีเคล็ดลับในการหลีกเลี่ยงข้อความย้อนกลับมากเกินไปหรือไม่?

Loryn: จาก ประสบการณ์ของฉันประเภทของข้อความกลับไปกลับมาที่ก่อให้เกิดความรำคาญและเสียเวลามากที่สุดอาจเกี่ยวกับข้อเท็จจริง (“ ฉันจะหาข้อความนี้ได้ที่ไหน”) หรือการอนุมัติ (“ ฉันจะทำเช่นนี้ได้หรือไม่” ).

หากต้องการลดสิ่งเหล่านี้คุณต้องทำสองสิ่ง:

1. จัดทำเอกสารข้อมูลสำคัญอย่างชัดเจนและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าจะหาได้จากที่ใด
2. เพิ่มศักยภาพให้เพื่อนร่วมทีมของคุณในการเป็นเจ้าของความรับผิดชอบภายในโครงการ

พนักงานที่รู้สึกไม่ปลอดภัยเกี่ยวกับบทบาทของตนใน บริษัท จะขออนุมัติจาก“ ที่สูงขึ้น” สำหรับงานเล็ก ๆ ทุกงานซึ่งเป็นการเสียเวลาสำหรับทั้งสองฝ่าย

การสร้างวัฒนธรรมการสื่อสารที่ดีสามารถช่วยได้ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว แต่คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานรู้ว่าคุณไว้วางใจให้พวกเขาทำงานของตน

ถาม: อะไรคือสิ่งหนึ่งที่ผู้คนสามารถทำได้ตั้งแต่วันนี้เพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานลูกค้าหรือหัวหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น?

Loryn: ครั้งต่อไปที่คุณเขียนอีเมลหรือขอบเขตโครงการให้วางตัวเองเป็นผู้อ่าน

• พวกเขาต้องรู้อะไรบ้างเพื่อดำเนินการ?
• คุณจะทำอย่างไรเพื่อให้ข้อมูลชัดเจนและอ่านง่ายที่สุด
• คุณตั้งสมมติฐานอะไรที่ควรระบุไว้อย่างชัดเจน

การทำเช่นนี้จะไม่เพียง แต่เขียนอีเมลข้อเสนอเอกสารหรือคำขอที่ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นและแน่นแฟ้นกับคนที่คุณทำงานด้วย

ไปยังคุณ …

เคล็ดลับยอดนิยมในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานลูกค้าหรือเจ้านายได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นคืออะไร?

แบ่งปันในความคิดเห็นด้านล่าง