วิธีพูดคุยกับนักพัฒนา: คู่มือผู้จัดการโครงการ

บทบาทของ Project Manager ในด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์แตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท ขึ้นอยู่กับโครงสร้างการจัดการ อาจรวมถึงหน้าที่หรือความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน นอกจากนี้ แต่ละโครงการและลูกค้าแต่ละรายแตกต่างกัน และผู้จัดการโครงการต้องปรับให้เข้ากับสภาพแวดล้อม อย่างไรก็ตาม สิ่งหนึ่งที่แน่นอนในฐานะนายกรัฐมนตรี คุณจะต้องพึ่งพาทักษะในการสื่อสารเป็นอย่างมาก จึงจะสามารถวางแผนและประสานงานกระบวนการทำงานให้ประสบความสำเร็จได้

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพหมายถึงอะไร?

จุดมุ่งหมายหลักของการสื่อสารทุกประเภทคือ การส่งข้อความจากฝ่ายหนึ่งไปยังอีกฝ่ายหนึ่ง แต่การส่งข้อความธรรมดาไม่นับเป็นการ สื่อสารที่มีประสิทธิภาพ หากไม่ตรงตามเกณฑ์อื่นๆ ตัวอย่างเช่น ข้อความมีความชัดเจนหรือไม่ ข้อความเข้าใจหรือไม่? สำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือไม่?

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลซึ่งมีความเข้าใจซึ่งกันและกันและการมีปฏิสัมพันธ์ร่วมกัน มันเป็นเรื่องของการฟังและการมีส่วนร่วมมากกว่าการพูด มันเป็นเรื่องของความตั้งใจและจุดมุ่งหมายเบื้องหลังการสื่อสาร

เหตุใดการสื่อสารเพื่อผลิตภาพจึงมีความสำคัญต่อการเติบโตของธุรกิจ

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ การสื่อสารมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อถ่ายทอดค่านิยมและเป้าหมายของบริษัท และจัดกระบวนการทำงาน ในบริบทนี้ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีส่วนสนับสนุนในระดับอื่นๆ มากมาย ส่งเสริม การเติบโตขององค์กร การสร้างทีม สภาพแวดล้อมที่ไว้วางใจ ตลอดจนความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม ยังช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นพื้นฐานของโครงสร้างบริษัทที่แข็งแกร่งและการจัดการที่มีประสิทธิภาพ สร้างความสัมพันธ์ที่ยั่งยืนระหว่างพนักงาน ทำให้มั่นใจในการตัดสินใจที่ดีขึ้น และท้ายที่สุดจะนำไปสู่สภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิผลและสร้างแรงบันดาลใจมากขึ้น

บทบาทของนายกรัฐมนตรีแห่งโลกการพัฒนาไอที

ในฐานะผู้จัดการโครงการของทีมพัฒนาไอที คุณเป็น ผู้เชื่อมต่อ ระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด – ทีม หัวหน้าทีม ผู้บริหารระดับสูง ลูกค้า และบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้อง คุณต้องมีความยืดหยุ่นและปรับตัวได้ และสามารถประมวลผลข้อมูลจำนวนมากได้ คุณจะต้องสวมบทบาทที่แตกต่างกัน และจำไว้ว่าทุกคนที่คุณ ทำงานด้วยนั้นมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว มีภูมิหลัง ทักษะ และประสบการณ์ที่แตกต่างกัน

ขณะสื่อสารกับทีมของคุณ คุณไม่ควรมุ่งแต่ที่จะจัดระเบียบกระบวนการทำงานและบรรลุวัตถุประสงค์บางอย่างเท่านั้น แต่ยังต้องตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงของทีม จูงใจ ทำความเข้าใจ และส่งเสริมการเติบโต คุณควรตั้งเป้าที่จะเป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากเท่ากับคนที่สอนทีมของคุณให้สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน การส่งมอบโครงการเป็นความพยายามของทีม และคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจสิ่งนี้ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณแน่ใจว่าทุกคนรู้จักบทบาทของตน เป็นเจ้าของงาน และรับผิดชอบ

หลัก 5 ประการของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับนักพัฒนา

ทุกคนมีวิธีการสื่อสารของตนเอง แต่มีหลักการพื้นฐานบางประการที่จะช่วยให้คุณบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในสภาพแวดล้อมการทำงาน:

1. ทำให้มันง่าย - ตามคำพูดของ Einstein ที่มีชื่อเสียง "ถ้าคุณไม่สามารถอธิบายให้เด็กอายุ 6 ขวบเข้าใจได้ คุณก็ไม่เข้าใจมันด้วยตัวเอง" อย่าลืมว่าเป้าหมายแรกของคุณคือการสื่อข้อความที่ชัดเจน ทิ้งภาษาองค์กรไว้และพูดคุยอย่างเรียบง่ายและตรงประเด็น ท้ายที่สุด คุณและทีมของคุณควรเข้าใจตรงกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
2. พูดในสิ่งที่คุณหมายถึงและหมายถึงสิ่งที่คุณพูด นี่อาจเป็นหลักการที่สำคัญที่สุดในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ คำพูด ไม่ว่าคำพูดจะสวยงามหรือสร้างแรงบันดาลใจเพียงใด ก็ไม่มีความหมายอะไรหากไม่ได้สำรองไว้ด้วยการกระทำ คุณควรยึดมั่นในสิ่งที่คุณพูดและเป็นตัวอย่างให้กับทีมของคุณ
3. ให้คำแนะนำแต่ไม่จำกัด - ในฐานะ PM บทบาทของคุณรวมถึงคำแนะนำและการสนับสนุน คุณเป็นศูนย์กลางของทีมและพวกเขามักจะขอคำแนะนำจากคุณ นี่เป็นโอกาสของคุณที่ไม่เพียงแต่ให้การชี้นำ แต่ยังส่งเสริมการคิดอย่างอิสระและความเชื่อมั่นในตนเอง ถือโอกาสอภิปรายประเด็น รับฟังความคิดเห็นต่าง ๆ ให้คำแนะนำ แต่ปล่อยให้ทีมงานเป็นผู้ริเริ่ม
4. อย่าปล่อยให้อารมณ์เข้ามาเกี่ยวข้อง – งานพัฒนาไอทีเป็นไดนามิกอย่างมากกับทุกสิ่งที่เกิดขึ้นพร้อม ๆ กัน – ทั้ง ความสำเร็จ และ ความล้มเหลว มันง่ายที่จะถูกพัดพาไปและปล่อยให้อารมณ์เข้าครอบงำ อย่าปล่อยให้อารมณ์มาบดบังการตัดสิน และพยายามอย่าถ่ายทอดความรู้สึกจากสถานการณ์หนึ่งไปยังอีกสถานการณ์หนึ่ง อย่ารีบเร่งในการสื่อสารเมื่อโกรธ ไม่พอใจ ผิดหวัง หรือเมื่อคุณตื่นเต้นหรือดีใจมาก
5. บันทึกทุกอย่าง – บ่อยครั้งเราคิดว่าการแลกเปลี่ยนข้อมูลหมายถึงความเข้าใจซึ่งกันและกัน อย่างไรก็ตาม เราไม่เคยรู้เลยว่าสิ่งที่เราพูดนั้นได้รับมาอย่างไร และเราไม่สามารถแน่ใจได้ว่าเราเข้าใจอีกฝ่ายหนึ่งอย่างถ่องแท้ เพื่อหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาด ให้บันทึกการโต้ตอบที่สำคัญเสมอ - แบ่งปันรายงานการประชุมที่สำคัญ ส่งอีเมลติดตามผลเพื่อยืนยันการตัดสินใจที่สำคัญ เผยแพร่เป้าหมาย แผนและผลลัพธ์ และที่สำคัญที่สุด - ยืนยันทีมของคุณให้ทำเช่นเดียวกัน การส่งเสริมการมองเห็นสร้างความไว้วางใจภายในทีม

3 ข้อผิดพลาดในการสื่อสารที่ควรหลีกเลี่ยง

มีหลายปัจจัยที่อาจส่งผลกระทบและขัดขวางกระบวนการสื่อสาร บางครั้งสิ่งเหล่านี้อาจเป็นปัจจัยภายนอก เช่น อุปสรรคทางภาษา การขาดประสบการณ์ร่วมกัน หรือมุมมองที่แตกต่าง บางครั้งอาจเป็น สิ่งที่เราทำโดยไม่รู้ ตัวซึ่งบ่อนทำลายความพยายามอย่างเต็มที่ในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อผิดพลาดสามข้อที่ควรหลีกเลี่ยงเพื่อการสื่อสารที่ดีขึ้น:

เมื่อทุกคนมีความรับผิดชอบ ไม่มีใครรับผิดชอบ

เมื่อสื่อสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณเข้าใจบทบาทและหน้าที่ของตน ผู้จัดการโครงการจำนวนมากถูกล่อลวงให้ใช้สรรพนามพหูพจน์เช่น "เรา" และ "ของเรา" เพื่อเสริมสร้างจิตวิญญาณของทีม แต่นี่อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก

ลองนึกภาพว่าทีมของคุณทำงานสำคัญเสร็จแล้ว และคุณส่งข้อความต่อไปนี้ให้พวกเขา:

“ทำได้ดีมากทีม ตอนนี้เราต้องอัพเดท ลูกค้าเกี่ยวกับการพัฒนาล่าสุดที่นี่” ,

หรือ

“ทำได้ดีมากทีม มาอัปเดต ลูกค้าเกี่ยวกับการพัฒนาล่าสุดที่นี่”

ไม่ว่าในกรณีใด ยังไม่ชัดเจนว่าใครจะเป็นผู้ดำเนินการ ในการสื่อสารทั้งทางวาจาและลายลักษณ์อักษร คุณควรคำนึงถึงวิธีที่คุณแสดงคำขอ

ไม่ใส่ใจกับแง่มุมที่ไม่ใช้คำพูดของการสื่อสาร

ในขณะที่ท่าทาง การแสดงออก และภาษากายเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสาร หลายคนทำผิดพลาดที่จะเพิกเฉยหรือแม้แต่สังเกตเห็น เมื่อพูดคุยกับทีมของคุณแบบเห็นหน้ากัน คุณควรคอย สังเกตข้อความที่ไม่ใช่คำพูด ที่ทีมอาจส่งถึงคุณ พวกเขาฟุ้งซ่านหรืออาจจะเหนื่อย พวกเขาเห็นด้วยกับสิ่งที่คุณพูดหรือไม่? หากคุณทำงานจากระยะไกล คุณควร ยืนกรานที่จะใช้วิดีโอแชทสำหรับการประชุมที่สำคัญ และในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร การใช้เครื่องหมายวรรคตอน อีโมจิ หรือคำและสำนวนบางคำสามารถส่งสัญญาณถึงน้ำเสียงของข้อความได้

หลีกเลี่ยงการสนทนาที่ยากลำบาก

การสื่อสารกับทีมของคุณจะไม่ค่อยราบรื่นเสมอไป บางครั้งผู้คนไม่เห็นด้วยและโต้แย้ง สิ่งสำคัญคือต้องไม่ปล่อยให้สถานการณ์ไม่ได้รับการแก้ไข แม้ว่าอารมณ์จะเย็นลงและทุกอย่างดูโอเค ให้หาเวลาสำหรับการสนทนาย้อนหลังที่เปิดกว้างและตรงไปตรงมาเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนรู้สึกรับฟังและสบายใจ

สรุปแล้ว

การสื่อสารคือหัวใจของกระบวนการทางธุรกิจใดๆ ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณควรพยายามพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณและนำผู้อื่นให้ทำเช่นเดียวกัน การลงทุนเวลาและความพยายามในสิ่งนี้จะช่วยได้กับทีมที่แข็งแกร่งขึ้น กระบวนการที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และการเติบโตของธุรกิจ