วิธีสร้างระบบจัดการเรื่องร้องเรียนเพื่อปกป้องชื่อเสียงแบรนด์ของคุณ

เผยแพร่แล้ว: 2024-01-10

การได้รับการร้องเรียนเกี่ยวกับธุรกิจของคุณไม่เคยรู้สึกดีเลย นอกจากนี้ยังสามารถส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อชื่อเสียงของคุณอีกด้วย เมื่อพิจารณาถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น จึงเป็นที่เข้าใจได้ว่าทำไมคุณถึงต้องการหลีกเลี่ยงการร้องเรียนโดยสิ้นเชิง ไม่ต้องพูดถึงการตอบสนองต่อสิ่งเหล่านั้นเลย อย่างไรก็ตาม การจัดการข้อร้องเรียนอาจเป็นโอกาสในการเติบโต โดยให้ข้อมูลเชิงลึกเพื่อปรับปรุงผลิตภัณฑ์ บริการ หรือประสบการณ์ของลูกค้า

นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสในการเป็น 'ฮีโร่' ในเรื่องราวของลูกค้าอีกด้วย การเปลี่ยนสถานการณ์เชิงลบให้เป็นผลลัพธ์เชิงบวกจะช่วยให้ได้รับความภักดี และอาจได้รับคำชมจากสาธารณชนต่อแบรนด์ของคุณบนโซเชียลมีเดียด้วยซ้ำ

ดังนั้น คุณจะจัดการข้อร้องเรียนในลักษณะที่สามารถแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้อย่างไร ในบทความนี้ เราจะแจกแจงรายละเอียดระบบการจัดการข้อร้องเรียนและเสนอเคล็ดลับในการปรับปรุงกระบวนการจัดการชื่อเสียงของคุณ

การจัดการเรื่องร้องเรียนคืออะไร?

การจัดการข้อร้องเรียนเป็นกระบวนการในการจัดการข้อร้องเรียนของลูกค้าภายในองค์กร

การจัดการข้อร้องเรียนที่ประสบความสำเร็จนั้นขึ้นอยู่กับการดูแลลูกค้า การตอบสนองและแก้ไขปัญหาเฉพาะของลูกค้าอย่างทันท่วงทีสามารถเปลี่ยนประสบการณ์เชิงลบให้กลายเป็นเชิงบวกได้ ช่วยปรับปรุงการรักษาลูกค้าและความพึงพอใจ และปกป้องผลกำไรสูงสุดของคุณในที่สุด

ตัวอย่างเช่น การตอบสนองอย่างรวดเร็วของ Southwest Airlines ต่อข้อร้องเรียนของลูกค้าเกี่ยวกับขั้นตอนการตรวจสัมภาระที่มีความยาว ทำให้ลูกค้าที่ไม่พึงพอใจมั่นใจได้ว่าพวกเขามุ่งมั่นที่จะให้บริการโดยเร็วที่สุด ท้ายที่สุด ลูกค้าบอกว่ารอได้ไม่นานและยังชื่นชมพนักงานที่เป็นมิตรของสายการบินอีกด้วย

โพสต์โซเชียลเกี่ยวกับการโต้ตอบการบริการลูกค้าบน X ซึ่งเดิมเรียกว่า Twitter ระหว่างทีมสนับสนุนของ Southwest Airlines และลูกค้า

ระบบการจัดการข้อร้องเรียนมีความสำคัญอย่างไร?

การร้องเรียนเกิดขึ้น นั่นคือความจริงของการดำเนินธุรกิจ แต่วิธีที่คุณตอบสนองต่อพวกเขาทำให้เกิดความแตกต่าง การจัดการข้อร้องเรียนที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลเสียต่อบริษัทของคุณมากกว่าการร้องเรียนเสียอีก ร้านอาหารในสหราชอาณาจักรถึงกับพาดหัวข่าวจากการที่เจ้าของร้านตอบโต้อย่างเผ็ดร้อนต่อรีวิวที่ไม่ดี ซึ่งพิสูจน์ได้ว่าการประชาสัมพันธ์ไม่ใช่การประชาสัมพันธ์ที่ดีทั้งหมด

อุตสาหกรรมบางประเภทดึงดูดข้อร้องเรียนมากกว่าอุตสาหกรรมอื่น ตั้งแต่สัมภาระสูญหายไปจนถึงการเดินทางที่ถูกยกเลิก บริษัทในอุตสาหกรรมการท่องเที่ยวมักจะจัดการกับข้อร้องเรียนจากลูกค้าจำนวนมาก ตัวแทนจำหน่ายรถยนต์มือสอง บริษัทซ่อมแซมบ้าน และบริษัทด้านสุขภาพและสุขภาพ ล้วนเป็นบริษัทที่ถูกร้องเรียนมากที่สุดเช่นกัน

ยิ่งปริมาณมากเท่าไร ทีมของคุณก็จะยิ่งล้นหลามมากขึ้นเท่านั้น แต่ระบบการจัดการข้อร้องเรียนจะช่วยให้แบรนด์ของคุณตอบสนองและมีส่วนร่วมกับลูกค้าที่ไม่พึงพอใจในวงกว้าง ระบบที่มีประสิทธิภาพจะยอมรับ จัดหมวดหมู่ และติดตามข้อร้องเรียนของลูกค้าตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการแก้ไข

การใช้ระบบการจัดการข้อร้องเรียนเพื่อขยายขนาดยังช่วยเพิ่มประโยชน์และโอกาสให้กับธุรกิจของคุณอีกด้วย รวมไปถึง:

ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

ลูกค้าไม่พอใจไม่ชอบรอ ตามดัชนีสังคม Sprout ของเรา ลูกค้า 69% คาดหวังการตอบรับจากแบรนด์บนโซเชียลภายใน 24 ชั่วโมง ระบบการจัดการข้อร้องเรียนจะระบุ จัดหมวดหมู่ และจัดระเบียบข้อร้องเรียนอย่างรวดเร็วเพื่อแก้ไขปัญหาของลูกค้าอย่างรวดเร็ว เพื่อให้ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การดำเนินกลยุทธ์ประสบการณ์ที่ชนะใจลูกค้า

การแสดงข้อมูลจาก The Sprout Social Index แสดงให้เห็นว่าผู้บริโภคคาดหวังการตอบรับจากแบรนด์บนโซเชียลได้รวดเร็วเพียงใดในปี 2565 และ 2566 ในปี 2566 เกือบ 70% คาดว่าจะตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมงหรือน้อยกว่านั้น ในปี 2022 ผู้บริโภค 77% คาดว่าจะตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมงหรือน้อยกว่านั้น

ความจงรักภักดีต่อแบรนด์

ประสบการณ์เชิงลบกับแบรนด์ของคุณอาจขัดขวางลูกค้าบางรายตลอดไป อย่างไรก็ตาม ผลการวิจัยพบว่าหนึ่งในสาม (33%) ของผู้บริโภคจะพิจารณาให้โอกาสบริษัทครั้งที่สอง หากพวกเขารู้สึกว่าแบรนด์พยายามแก้ไขปัญหาอย่างจริงใจ การแก้ไขข้อร้องเรียนที่มีประสิทธิภาพช่วยเปลี่ยนลูกค้าที่ไม่พึงพอใจให้กลายเป็นลูกค้าที่พึงพอใจ เพิ่มโอกาสในการเป็นลูกค้าซ้ำ และเสริมสร้างความภักดีต่อแบรนด์

ระบุปัญหาที่เกิดซ้ำ

ระบบการจัดการข้อร้องเรียนช่วยให้ผู้ใช้สามารถซูมออกและระบุรูปแบบและปัญหาที่เกิดซ้ำโดยการจัดการข้อร้องเรียนไว้ในที่ส่วนกลาง เมื่อระบุได้แล้ว บริษัทต่างๆ จะสามารถจัดลำดับความสำคัญของปัญหาที่พบบ่อยที่สุด และใช้มาตรการป้องกันเพื่อไม่ให้มีการร้องเรียนเกิดขึ้นตั้งแต่แรก

ตัวอย่างเช่น เครื่องมือการฟังทางโซเชียลที่ขับเคลื่อนโดยการวิเคราะห์การสนทนาช่วยให้แบรนด์ตรวจสอบแฮชแท็กและข้อเสนอแนะเพื่อระบุความคิดเห็นเชิงลบและตอบกลับได้อย่างรวดเร็ว นี่คือรายงานจากความสามารถในการฟังของ Sprout

ภาพหน้าจอของแฮชแท็กและหัวข้อที่กล่าวถึงบ่อยใน Sprout Social

การปกป้องแบรนด์

วิธีที่คุณจัดการกับข้อร้องเรียนส่งผลโดยตรงต่อชื่อเสียงของแบรนด์ของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณเผชิญหน้า ปกป้อง หรือเมินเฉยเกินไป ผู้คนจะรู้สึกว่าคุณไม่ให้ความสำคัญกับความคิดเห็นนั้นอย่างจริงจังและไม่คำนึงถึงข้อกังวลของพวกเขา

อย่างไรก็ตาม การตอบสนองอย่างใจเย็น เห็นอกเห็นใจ และจริงจังจะสร้างความไว้วางใจกับลูกค้าปัจจุบันและผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า นอกจากนี้ยังจะแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของคุณในการแก้ไขปัญหาและมอบประสบการณ์เชิงบวก

สร้างโอกาสในการมีส่วนร่วม

จากโซเชียลมีเดียไปจนถึงไซต์บทวิจารณ์ มีหลายวิธีให้ลูกค้าแสดงความคิดเห็นต่อสาธารณะได้ นี่อาจเป็นเรื่องที่ต้องติดตามมาก แต่ก็อาจเป็นโอกาสในการมีส่วนร่วมกับลูกค้าของคุณโดยตรงด้วย

การมีส่วนร่วมในการสนทนาแบบเปิดบนโซเชียลมีเดียหรือแพลตฟอร์มการทบทวนแสดงให้เห็นถึงความโปร่งใสและการตอบสนอง ซึ่งช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวกับผู้ชมของคุณมากขึ้น

ลดความเหนื่อยหน่ายของตัวแทน

มาเผชิญหน้ากันเถอะ ไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับทีมบริการลูกค้าของคุณที่จะจัดการกับลูกค้าที่ไม่มีความสุขตลอดทั้งวัน ระบบการจัดการข้อร้องเรียนที่เป็นระบบจะปรับปรุงวิธีการรับ จัดหมวดหมู่ และจัดการข้อร้องเรียน ช่วยให้ตัวแทนของคุณตอบสนองและแก้ไขปัญหาได้ง่ายขึ้น

กระบวนการจัดการเรื่องร้องเรียน

จริงๆ แล้วกระบวนการจัดการเรื่องร้องเรียนคืออะไร? กล่าวโดยย่อคือ นี่เป็นวิธีหนึ่งที่ทำให้ความพยายามในการจัดการข้อร้องเรียนของคุณง่ายขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ให้ความชัดเจน และลดข้อผิดพลาด หากไม่มีกระบวนการ ทีมบริการลูกค้าของคุณอาจใช้เวลาและพลังงานเกินความจำเป็นในการแก้ไขปัญหาหรืออาจตอบสนองในลักษณะที่อาจส่งผลเสียมากกว่าผลดีเนื่องจากขาดข้อมูล

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดทำกระบวนการจัดการข้อร้องเรียนมาตรฐาน

แยกประเภทลูกค้าและประเภทข้อร้องเรียน

โดยทั่วไปแล้ว ลูกค้าที่ไม่พอใจและการร้องเรียนของพวกเขาจะจัดอยู่ในหมวดหมู่เฉพาะ ตัวอย่างเช่น Zendesk สรุปลูกค้าห้าประเภท: โกรธ ใจร้อน คลุมเครือ เรียกร้อง และท้าทาย พวกเขายังระบุประเภทการร้องเรียนทั่วไปบางประเภทด้วย:

  • เวลารอนาน
  • ไม่สามารถพูดคุยกับมนุษย์ได้
  • ตัวแทนที่ไม่สนับสนุน
  • จำเป็นต้องทำซ้ำข้อมูล
  • เวลาให้บริการลูกค้าไม่สะดวก
  • ความยากลำบากในการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
  • ขาดช่องทางการสนับสนุนที่หลากหลาย
  • บริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ไม่ดี

การจัดหมวดหมู่ลูกค้าและประเภทข้อร้องเรียนจะช่วยให้คุณระบุการตอบสนองที่ดีที่สุดสำหรับสถานการณ์ได้เร็วขึ้น

กำหนดนโยบายสำหรับลูกค้าแต่ละประเภทและการร้องเรียน

เมื่อคุณจัดหมวดหมู่ลูกค้าและประเภทการร้องเรียนแล้ว ให้สร้างแนวทางในการจัดการและแก้ไขปัญหาเฉพาะ ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าของคุณรู้สึกไม่สบายใจที่ต้องรอนาน คุณสามารถแนะนำให้พวกเขาไปที่ตัวเลือกการบริการตนเองซึ่งพวกเขาสามารถค้นหาวิธีแก้ปัญหาได้อย่างอิสระ

ถามคำถามติดตามผลอย่างละเอียดสำหรับลูกค้าที่คลุมเครือเพื่อรับข้อมูลที่จำเป็น เทคนิคการฟังอย่างกระตือรือร้นยังช่วยให้เข้าใจและรับประกันได้ว่าคุณจะเข้าใจตรงกัน ยิ่งคุณกำหนดมาตรฐานการตอบกลับมากเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น

การออกตั๋วและการติดตาม

ระบบตั๋วคือซอฟต์แวร์ที่จัดการและติดตามข้อร้องเรียนจากแหล่งต่างๆ และมอบหมายให้กับบุคคลที่เหมาะสมในทีมของคุณ ทำให้กระบวนการจัดการข้อร้องเรียนของคุณเป็นแบบอัตโนมัติโดยการสร้างตั๋วตามกฎที่ตั้งไว้ล่วงหน้า การส่งการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือน การอัปเดตตั๋ว และสร้างรายงานและข้อมูลเชิงลึก

ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น มั่นใจได้ว่าไม่มีการร้องเรียนสูญหายหรือถูกทิ้งไว้ข้างหลัง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเห็นแนวโน้ม เช่น การเพิ่มขึ้นหรือลดลงของการร้องเรียน ระยะเวลาที่เจ้าหน้าที่ใช้ในการแก้ไขปัญหา และความพึงพอใจของลูกค้าต่อการโต้ตอบการสนับสนุน

การฝึกอบรมและความพร้อมของทีม

เตรียมทีมบริการลูกค้าของคุณให้ประสบความสำเร็จโดยมอบการฝึกอบรมและทรัพยากรให้พวกเขาทำงานให้ดีที่สุด สร้างสื่อการฝึกอบรมที่ครอบคลุมพื้นฐานของการจัดการข้อร้องเรียนและสรุปนโยบายและขั้นตอนของบริษัท นอกจากนี้ ยังมีการฝึกอบรมทักษะการบริการลูกค้าที่ครอบคลุมหัวข้อต่างๆ เช่น การฟังอย่างกระตือรือร้น การเอาใจใส่ และการแก้ปัญหา

แบบฝึกหัดการแสดงบทบาทสมมติช่วยให้พนักงานได้ฝึกจัดการกับข้อร้องเรียนประเภทต่างๆ สุดท้ายนี้ ซอฟต์แวร์การจัดการข้อร้องเรียนแบบผสานรวมและฐานความรู้ที่สามารถค้นหาได้จะช่วยให้ตัวแทนของคุณมีข้อมูลลูกค้าทั้งหมดที่พวกเขาต้องการในที่เดียว

กำหนดเกณฑ์มาตรฐาน

เมื่อคุณเริ่มรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลการจัดการข้อร้องเรียน ให้สร้างเกณฑ์มาตรฐานเพื่อติดตามความพยายามของทีมและกำหนดเป้าหมายในการปรับปรุง นี่คือตัวชี้วัดทั่วไปบางส่วนที่คุณสามารถติดตามได้:

  • คะแนนความพึงพอใจของลูกค้า (CSAT): รักษาคะแนน CSAT ให้สูงเพื่อวัดความพึงพอใจของลูกค้าด้วยกระบวนการแก้ไขข้อร้องเรียน
  • เวลาในการแก้ไข: กำหนดเป้าหมายสำหรับเวลาเฉลี่ยในการแก้ไขข้อร้องเรียนของลูกค้า
  • อัตราการแก้ไขการติดต่อครั้งแรก: วัดเปอร์เซ็นต์ของการร้องเรียนที่ได้รับการแก้ไขระหว่างการติดต่อครั้งแรกกับลูกค้า
  • คะแนนผู้สนับสนุนสุทธิ (NPS): ประเมินว่าลูกค้ามีแนวโน้มที่จะแนะนำบริษัทโดยพิจารณาจากประสบการณ์การแก้ปัญหาข้อร้องเรียนของพวกเขามากน้อยเพียงใด

กลยุทธ์การปรับปรุงระบบการจัดการเรื่องร้องเรียน

เนื่องจากความคาดหวังและความชอบของลูกค้ามีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา คุณควรตรวจสอบและอัปเดตระบบการจัดการข้อร้องเรียนของคุณเป็นประจำ สำรวจโซลูชันใหม่ๆ และการนำเทคโนโลยีล้ำสมัยมาใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการและประสบการณ์ของลูกค้าของคุณ

ต่อไปนี้เป็นกลยุทธ์ต่างๆ บางประการที่ควรพิจารณา

ยอมรับการฟังทางสังคม

Sprout Social มีโซลูชันการฟังผ่านโซเชียลมีเดียที่ช่วยให้คุณสามารถติดตามการกล่าวถึง ความคิดเห็น และการสนทนาที่เกี่ยวข้องกับแบรนด์ของคุณบนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียต่างๆ แม้ว่าแบรนด์ของคุณจะไม่ได้ติดแท็กก็ตาม ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือความปลอดภัยของแบรนด์ เช่น Message Spike Alerts เพื่อติดตามข้อความขาเข้าที่เพิ่มขึ้น และระบุและตอบสนองต่อคำติชมเชิงลบได้อย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถจัดหมวดหมู่ข้อร้องเรียนตามความรุนแรงเพื่อจัดลำดับความสำคัญของการตอบกลับได้

ภาพหน้าจอของฟังก์ชัน Spike Alerts ของ Sprout ที่แจ้งให้คุณทราบเมื่อแบรนด์ของคุณกล่าวถึงเพิ่มขึ้นอย่างมาก

ติดตามบทวิจารณ์ออนไลน์

ลูกค้ามักจะแห่กันไปที่เว็บไซต์ตรวจสอบเพื่อร้องเรียนเกี่ยวกับบริษัท แต่การตรวจสอบแพลตฟอร์มการตรวจสอบต่างๆ ด้วยตนเองทั้งหมดนั้นเป็นเรื่องที่ท้าทาย Sprout ทำให้การจัดการรีวิวออนไลน์ง่ายขึ้นโดยดึงรีวิวจาก Facebook, Google My Business, TripAdvisor และไซต์รีวิวออนไลน์อื่นๆ มาไว้ในแพลตฟอร์มเดียว คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณตอบสนองต่อข้อร้องเรียน กรองบทวิจารณ์ และมอบหมายงานให้กับผู้ใช้รายอื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ภาพหน้าจอของฟีเจอร์การจัดการรีวิวของ Sprout Social ที่แสดงความเห็นเกี่ยวกับรีวิวจากแหล่งต่างๆ และคุณสามารถกรองด้วยแท็กได้

ใช้ประโยชน์จาก AI

เทคนิค AI เช่น การวิเคราะห์ความรู้สึก ช่วยให้คุณตรวจสอบชีพจรโดยอาศัยข้อมูลได้อย่างรวดเร็วว่าผู้ชมรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับแบรนด์ของคุณ เครื่องมือวิเคราะห์ความรู้สึกประมวลผลความคิดเห็นนับล้านรายการในเวลาไม่กี่นาที โดยกลั่นข้อมูลลงในแดชบอร์ดที่สามารถเข้าถึงได้ เครื่องมือของ Sprout ยังสามารถวิเคราะห์ข้อมูลหลายภาษา เปิดเผยหัวข้อที่กำลังมาแรงในเครือข่ายโซเชียลมีเดีย และทบทวนแพลตฟอร์มด้วยแฮชแท็กและคำสำคัญ

ภาพหน้าจอของเครื่องมือวิเคราะห์ความรู้สึกของ Sprout Social ซึ่งแสดงคะแนนความรู้สึกเชิงลบและเชิงบวก และการระบุแนวโน้มความรู้สึกตลอดระยะเวลา

มั่นใจในการติดตามผล

การบูรณาการเทคโนโลยีและระบบโซเชียลมีเดียอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะมีการตอบสนองต่อข้อร้องเรียนได้ทันท่วงที โดยไม่ต้องมีทีมตัวแทนที่ทำงานตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ตัวอย่างเช่น ใน Sprout ตัวสร้างบอทจะช่วยคุณสร้างแชทบอทอัตโนมัติ และการตอบกลับที่บันทึกไว้ของเราจะช่วยให้ทีมของคุณตอบสนองต่อข้อร้องเรียนทั่วไปได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

ผสานรวมเครื่องมือบริการลูกค้าของคุณเข้ากับ CRM เพื่อเข้าถึงและอัปเดตโปรไฟล์ ประวัติ และความชอบของลูกค้า และฐานความรู้หรือการบูรณาการพอร์ทัลบริการตนเองจะช่วยให้ตัวแทนของคุณได้รับข้อมูล โซลูชัน หรือคำถามที่พบบ่อยที่เกี่ยวข้อง

พัฒนาศูนย์ช่วยเหลือ

ช่วยให้ลูกค้าของคุณช่วยเหลือตัวเองด้วยการสร้างฐานความรู้ ฐานความรู้หรือศูนย์ช่วยเหลือเป็นเครื่องมือแบบไดนามิกสำหรับลูกค้าของคุณในการรับการสนับสนุน อัปเดตฐานข้อมูลความรู้ของคุณเป็นประจำเพื่อรวมข้อมูล ทรัพยากร หรือกลยุทธ์การแก้ปัญหาใหม่ ๆ ตามคำติชมของลูกค้า

ตัวอย่างเช่น ศูนย์ช่วยเหลือของ Sprout Social มีลิงก์ไปยังหลักสูตรเบื้องต้นเพื่อช่วยให้ผู้คนเริ่มต้นและใช้งานบนแพลตฟอร์มของเรา คำแนะนำเฉพาะเครือข่ายโซเชียล และอื่นๆ อีกมากมาย ฐานความรู้ยังสามารถค้นหาได้เพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาคำตอบได้เร็วยิ่งขึ้น

ภาพหน้าจอของศูนย์ช่วยเหลือของ Sprout ที่ผู้ใช้สามารถรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเริ่มต้น บันทึกประจำรุ่น สิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ การเรียกเก็บเงิน และอื่นๆ

การฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง

เมื่อบริษัทของคุณพัฒนาและเติบโต ทีมสนับสนุนลูกค้าของคุณก็ควรทำเช่นนั้นเช่นกัน ให้การฝึกอบรมอย่างสม่ำเสมอเพื่อแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการ และการอัปเดตล่าสุดขององค์กร การฝึกอบรมควรครอบคลุมถึงนโยบายหรือขั้นตอนใหม่อันเนื่องมาจากการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบหรือมาตรฐานอุตสาหกรรม ตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณใช้ AI มากขึ้นในกระบวนการของพวกเขา คุณอาจเสนอการฝึกอบรมเพื่อให้แน่ใจว่าเจ้าหน้าที่ของคุณใช้งานอย่างเหมาะสม

อนาคตของการจัดการข้อร้องเรียน

ผลตอบรับเชิงบวกจะสร้างความไว้วางใจให้กับผู้ชมของคุณและเพิ่มชื่อเสียงของแบรนด์ของคุณ แต่วิธีที่คุณตอบสนองต่อรีวิวเชิงลบก็บอกอะไรเกี่ยวกับธุรกิจของคุณได้มากมายเช่นกัน มันแสดงให้เห็นว่าคุณมุ่งมั่นที่จะเรียนรู้ เติบโต และใส่ใจลูกค้าของคุณ

อย่างไรก็ตาม ในยุคดิจิทัลนี้ ความเร็วคือชื่อของเกม คุณอาจได้รับผลตอบรับเชิงลบตลอดเวลา ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจของคุณ และลูกค้าของคุณจะยังคงคาดหวังการตอบกลับอย่างทันท่วงที นี่คือจุดที่แพลตฟอร์มการจัดการโซเชียลมีเดียที่ครอบคลุมอย่าง Sprout Social โดดเด่น

ตั้งแต่การจัดการการตรวจสอบไปจนถึงระบบอัตโนมัติ AI ไปจนถึงการวิเคราะห์ Sprout จัดเตรียมทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อตอบสนองและแก้ไขปัญหาในวงกว้างในขณะที่ยังคงรักษาชื่อเสียงของแบรนด์ของคุณไว้

ขอรับการสาธิตวันนี้เพื่อเรียนรู้ว่า Sprout สามารถปรับปรุงกระบวนการจัดการข้อร้องเรียนของคุณได้อย่างไร